Voditelji i menadžeri inženjerskih timova, odrađujete li 1:1 razgovore s članovima svog tima (i zašto ne)?

Kad su ljudi dugo vezani uz tehnologiju, zaborave neke stvari. Poput činjenice da su – skoro sve što danas jedemo, nosimo i koristimo – napravili drugi ljudi. Mi ovisimo jedni o drugima. Bez obzira na tu očitu činjenicu, u mnogim IT timovima često se zbog rokova i trčanja za rezultatima zaboravi na onog drugog, zaboravi na važnost građenja odnosa, na važnost razgovora…

A što se dogodi jednom IT timu kad to zaboravi (i kako to izbjeći) bila je tema drugog po redu meetupa iz Photomathove serije događaja koje su posvetili edukaciji voditelja i menadžera inženjera. Više od 100 stručnjaka, većinski u ulogama tim i tech leadova, senior inženjera te direktora inženjerstva okupilo se 29. lipnja unatoč nesnosnim vrućinama da nauče kako ispolirati svoje vještine stvaranja uspješnih i zadovoljnih timova.

Sukus najbitnijeg što su naučili prenijet ću vam u nastavku, a za sve one koji žele detalje – možete na YouTubeu pogledati čitavu snimku meetupa.

Timska lekcija #1: Konflikt

Ivica Vrančić, psiholog i Management Development konzultant, prvi je otvorio meetup s predavanjem o timu i timskom radu. Dva naizgled veoma općenita pojma rastvorio je na proste faktore učeći nas osnovama toga tko smo. Za početak, društvena bića. Neće vam biti prevelika novost da izolacija od društvenog kontakta nepovoljno djeluje na naše mentalno stanje i kognitivni sustav. No, svima nam je itekako ostala u ušima ova činjenica koju je Ivica podijelio odmah na početku:

Najveći prediktor zdravstvenog zdravlja u 80-ima nije krvni tlak, pušenje ni pretilost nego zadovoljstvo odnosima s drugim ljudima u 50-ima.

A to zadovoljstvo ne počiva na tome da je svatko u odnosu ili timu usmjeren na sebe. Osim toga, zadovoljstvo se ne proklamira izrazima: “Nama je super, nemamo mi problema”, naglašavao je Ivica. To je upravo simptom da u timu ima problema.

I u redu je da u timovima ima problema, ljudska priroda je takva da će uvijek biti konflikata, dodaje, no problem nastaje kad se oni trpaju pod tepih!

Ivica se u svom predavanju zato posebno osvrnuo na vrste konflikata, onih u nama samima, onih s drugima te kako možemo pristupiti njihovom rješavanju. Ne izbjegavanju, ne glumljenju da ih nema (jer ih uvijek ima).

Predstavio je matricu za rješavanje konflikata, a optimalna metoda se isčitava prema tome da li vam je u timu (ovisno o situaciji) važnije održavanje kvalitetnih međusobnih odnosa ili izvršavanje zadataka.

U timu uvijek žonglirate između toga: želim li da što bolje izvršimo zadatak ili ću se fokusirati da sačuvam dobar odnos. No, ovdje je problematično što su kvalitetnom IT timu skoro uvijek bitni i odnosi i zadaci! To je u pravilu najčešći broj odnosa i tada najbolje funkcionira konfrontacija.

Engleska riječ “to confront” na hrvatskom će vas prvo asocirati na riječ sukob, ali njezin prijevod je suočiti se sa. U tom smislu konfrontacija je najzdraviji način rješavanja, evo i primjera: “Čini mi se da razumijem tvoje razmišljanje, ono je skroz suprotno mome zbog ovoga i ovoga, a ja ću ti sad reći moje s kojim se možda nećeš složiti, ono je tako, tako i tako… idemo sad vidjeti gdje smo.”

Naravno da su mnogi u publici frknuli na ideju korištenja konfrontacije u svakodnevnom radu, ali ako na nju stvarno gledamo kao na suočavanje s nečim, a ne sukob – i naš pristup istoj bi mogao biti značajno drugačiji.

Timska lekcija #2: Povjerenje

Sad kad smo utvrdili da će konflikta uvijek biti, važno je razmisliti kako s tim na umu svejedno možemo graditi, zadržati i imati povjerenje u druge.

Povjerenje Ivica tako dijeli na četiri ključne stavke: Clarity (jasnoću), Caring (brižnost), Consistency (konzistentnost), Commitment (predanost), prevedeno u praksi…

Ja ti vjerujem: ako osjetim da me tretiraš kao ljudsku osobu, ako razumijem što mi hoćeš reći, ako znam da ono što preuzmeš ćeš izvršiti do kraja i nećeš na pola puta odustati, i ako znam da će informacija koju si mi dao danas, a do tebe je, bit će ista i sutra. Među ova četiri elementa vrijedi funkcija i, a ne ili. Ako jedna stvar otpada, sve se ruši.

Zaključno dodaje Ivica, ako želite biti dobar član tima zapitajte druge da vas procijene po tome.

A naveo je i nekoliko stvari na koje trebate paziti ako vodite tim, od onih standardnih da morate definirajte cilj i svrhu tima te razjasniti pojedine uloge, najvažnije je:

Da uvažavate i budite sretni što su vam ljudi u timu različiti, koliko god to bilo zahtjevno.

Po pitanju građenja tima, Ivica je posebno naglasio da osobnosti članova tima birate po tome da ih nadopunjujete, a ne da birate iste. Svi imamo tendenciju tražiti sebi slične, ali nijedan tim nije uspio osvojiti prvenstvo s 11 dobrih centara…

Timska lekcija #3: Razgovor 1:1

Kao epilog svemu što smo prošli s Ivicom, Photomathov Engineering Manager Filip Šišić se posvetio temi razgovora 1:1. Neupitno najbitniji alat jednog voditelja, bez kojeg on zapravo i ne može raditi svoj posao kako treba, istaknuo je. Razgovorom 1:1 ćete uostalom osigurati izgradnju povjerenja, ali i rješavanje konflikata u timu.

Najčešće se i događa da zbog nedostatka 1:1 razgovora dolazi do problema. Često oni timovi koji ih ne rade redovito ili uopće imaju izlike poput: Ali mi pričamo svaki dan u timu… ili… Feedback si dajemo kroz PR-ove. To nije isto.

Filip zato jasno ocrtava što sve riskiramo kada ne odrađujemo 1:1. Najvažnije, to je odlazak top performera na koji niste bili spremni, jer niste na vrijeme saznali za njegove ili njezine probleme. Zapamtite, nisu svi proaktivni i glasni – ne želite za problem saznati na razgovoru o odlasku. Osim toga, nedostatkom 1:1 razgovora riskirate razvoj loše atmosfere unutar tima i među timovima. To sve potvrđuju i podaci istraživanja, navodi Filip:

Za zaposlenike koji nemaju 1:1 razgovore je četiri puta vjerojatnije da će postati “odsutni i nezainteresirani”, past će im rezultati i motivacija. Isto tako, jako važno, dvostruko je vjerojatnije da će zaposlenici koji nisu imali 1:1 sastanke negativno ocijeniti vodstvo firme.

Uz to, puno je benefita koje dobivate kad kao voditelj odrađujete 1:1. Postoji hrpa informacija koje vam ljudi neće dati u grupi, prilika da razgovaraju s vama u četiri oka čini čuda i za najpovučenije zaposlenike. Zatim, saznat ćete nekolicinu informacija s kojima ćete bolje raditi svoj posao. Prepoznat ćete i spriječiti moguće eskalacije na vrijeme te ćete dugoročno razviti dobre odnose s članovima tima. A tome takvi razgovori i primarno služe.

Iako je teško dati recept za dobar 1:1 razgovor, Filip je bio veoma metodičan u odgovaranju na ključna pitanja: Kako započeti takav sastanak, što pitati, koliko ih često održavati, što potom napraviti s informacijama. U tom kontekstu, posebno se osvrnuo na dvije stvari:

Dogovorite “action pointove”: sad smo puno pričali, idemo se sad dogovoriti konkretno što će se napraviti. A kad ste osobi rekli da ćete nešto provjeriti s nekim u tvrtki ili mu doći s točnom informacijom za tjedan dana – toga se držite. Ljude strašno frustrira kada se nešto kaže da će se napraviti – pa se ne napravi, zato djelujte!

I još jedna korisna stvar, u razgovorima se vraćajte na stvari o kojima o se pričalo na ranijim sastancima – ljudi će cijeniti što ih slušate i što ste zapamtili što ih muči.

Filip za kraj navodi i sljedeće korake za svakog voditelja:

• ako već niste, započnite imati redovite 1:1!
• kad to odlučite, prvo objasnite timu zašto ćete imati te sastanke.
• napravite dokument gdje ćete zajedno sa svakom osobom voditi zapisnik toga što ste prošli i što ćete napraviti (naravno, poželjno je imati dokument i za svoju vlastitu evidenciju!)
• uvijek pripremite pitanja, ali dopustite osobi da ona vodi razgovor o onom što ona želi razgovarati, makar vi ne postavili nijedno do kraja sastanka.

Da publiku ne bi ostavio samo na tome, Filip je otišao i korak dalje te složio i dokument s prijedlozima pitanja koji vam mogu dobro poslužiti za 1:1 razgovore, a koje je podijelio i po temama: osobnog razvoja, osjećaja vrijednosti, skaliranja uloga, uvođenja novih kolega i sličnog.

Osim što Photomathovi Engineering Manageri dijele znanja, oni traže i kolege!

I ovaj Engineering Managment Meetup u organizaciji Photomatha oduševio je okupljene koji su već dali i prijedloge o tome što ih zanima čuti na sljedećem meetupu. Nastavak slijedi 5. listopada, a kako ne biste propustili sve daljnje novosti uključite se u EM grupu na Meetupu. Za sve one koji žele znati više tu je snimka meetupa, a možete škicnuti fotogaleriju i aftermovie.

I za zaključak mi jedino preostaje uputiti vas na Photomathove stranice karijera. 🙂