Kako uz pomoć 'design thinkinga' razbiti kreativnu blokadu u tradicionalnom okruženju
Apsolon

Kako uz pomoć ‘design thinkinga’ razbiti kreativnu blokadu u tradicionalnom okruženju

Sve organizacije – bez obzira bave li se proizvodnjom metala ili razvojem kompleksnih IT sustava – u svijetu sve bržeg razvoja tehnologije, globalizacije, promjena očekivanja potrošača i ubrzavanja poslovne dinamike nalaze se pred istim izazovima i na razne načine pokušavaju odgovoriti na njih.

One koje percipiramo kao suvremene organizacije, poslovanje baziraju na novim tehnologijama, prate globalne trendove i pokušavaju ih iskoristiti i predvidjeti. Vidimo ih kao otvorenije za nove smjerove razvoja, imaju mehanizme kojima zaposlenici mogu predlagati promjene, a one koje donose vrijednost brzo se implementiraju. U ovakvim organizacijama vlada meritokracija, a zdrav razum i potrebe poslovanja imaju prednost pred postojećim procedurama, pravilima i hijerarhijskom strukturom – fluidnije su i mijenjaju se, ako tako donose korist.

One druge –  konvencionalnije i tradicionalnije – tehnologiju koriste u manjem obujmu, a i one koje se koriste, ne predstavljaju osnovu poslovanja, već podršku postojećim procesima. Novi trendovi i brža dinamika promjena ne doživljavaju se kao prilike, već kao prijetnje, a postojeće strukture i procedure se rijetko propituju, i još rjeđe mijenjaju. U njima je mogućnost prikupljanja ideja od zaposlenika ili formalna i birokratizirana, ili nepostojeća i oslonjena na neformalne kontakte.

Iz ovih opisa jasno je kako u nijednoj organizaciji okruženje nije ni isključivo moderno, ali ni samo tradicionalno. Tvrtke koje rade u “tradicionalnim” industrijama mogu disruptirati tržište, a one “moderne” uz malo sreće i dovoljno dobru ponudu mogu godinama funkcionirati bez većih kreativnih pomaka.

Svaka tvrtka – bez obzira na to prepoznaje li (i priznaje) – ima i tradicionalne i suvremene elemente koje može i treba koristiti na najbolji način, prepoznati među njima elemente koje je moguće i potrebno mijenjati i graditi poslovanje na tim saznanjima. Isto tako, bez obzira na to prevladava li u organizaciji tradicionalno ili moderno, postoje načini na koje se zaposlenike može potaknuti na kreativnije razmišljanje i inovativnije rezultate – neke od njih donosimo u nastavku.

Usmjeravanje ideacije

Što se događa kad sjednete pred prazan list papira bez konkretne upute o tome što se od vas traži?

Sve je u dobroj pripremi…

Sjednete li pred prazan list papira s uputom da na njega napišete nešto vrijedno i kvalitetno, potrošit ćete vrijeme i energiju u promišljanje toga što se od vas traži –  što je to vrijedno i kvalitetno.

Jednom kada stranicu i popunite, teško ćete znati koliko ste uspješni bili u tome bez razumijevanja šire slike, kao i funkcije i vrijednosti tog teksta u daljnjim procesima. Međutim, ako uz zadatak dobijete konkretnu uputu o tome kakav tekst je dobar tekst, koje kriterije taj tekst treba zadovoljiti i što će se s njim događati nakon što ga dovršite – zadatak postaje bitno jasniji čak i bez izravne upute o tome što točno trebate napisati.

Iste principe potrebno je koristiti i pri poticanju zaposlenika na veći kreativni angažman i predlaganje novih ideja. Bez kvalitetno pripremljene podloge lako može doći do nerazumijevanja toga što se od njih uopće traži jer im nije objašnjen širi kontekst koji uključuje misiju i viziju. Isto tako bez operativnih ciljeva koji se žele ostvariti, prikupljene ideje vjerojatno neće biti jednako fokusirane i ići će u raznim smjerovima; a bez primjera dobre, kvalitetno razrađene ideje, realno je očekivati i značajne amplitude u kvaliteti razrade prijedloga.

… I preciznom definiranju problema

Primjena Design Thinkinga i strukture koje pruža rad u fazama može imati velik doprinos u ovom smislu. Od pet faza procesa, dvije su u potpunosti orijentirane na razumijevanje i bolje shvaćanje korisnika za koje se rješenje radi, bez obzira na to radi li se o klijentu ili kolegi.

Faza empatije podrazumijeva izravan kontakt s osobama kojih se izazov koji se rješava najviše tiče, učenje od njih i shvaćanje perspektive korisnika uz ranije stečeno razumijevanje perspektive organizacije. Uz to, timski rad na redefiniranju izazova osigurava da svi članovi tima imaju jednako razumijevanje toga što je točno problem i što je točno potreba korisnika. Konačno, formuliranjem jedinstvene problemske izjave, koja će nerijetko u samo nekoliko rečenica sumirati i precizirati što točno trebamo postići rješenjem, dobivamo jasan smjer u kojem se cijeli tim treba kretati te kompas koji omogućava da jednostavno uočimo svako skretanje s puta i olakšava vraćanje na njega.

Kreativnost i igra

Okruženje u kojemu zaposlenici provode većinu svog vremena nije idealno za poticanje kreativnosti.

Fizičko okruženje u kojem zaposlenici provode većinu svog vremena, u kojem rade na propisan i standardiziran način i u kojemu je uobičajen fokus na izvršavanje dobivenih zadataka u definiranom roku, obično je idealno za aktivnosti za koje se koristi – obavljanje svakodnevnog posla. Istovremeno, nikako nije idealno okruženje za poticanje kreativnosti.

Kreativne aktivnosti i brainstorminge možemo promatrati i kao igru koja ima svoja pravila, teren u kojem se odvija te unaprijed definiran početak i kraj – elemente koje bi i vaše kreativne vježbe trebale imati. Kako svaka igra ima nekakav teren i fizički prostor unutar kojeg se odvija, i “igralište” koje ćete koristiti za kreiranje kreativnih rješenja treba biti odvojeno od prostora u kojem sudionici provode radne dane, i fizički, i vizualno. Ovakve bi aktivnosti idealno bilo provoditi off site, s ciljem micanja sudionika od svakodnevnog okruženja i promjene načina razmišljanja uvjetovanog zadacima, rokovima i drugim operativnim detaljima posla kojeg obavljaju.

Igra, s druge strane, ima i unaprijed definirano trajanje i jasno definiran početak i kraj. Primjena strogo definiranih vremenskih termina ima niz pozitivnih efekata:

  • Prvo – pravovremena najava takvog termina pojednostavljuje planiranje i pripremu koju sudionici trebaju obaviti, daje prostor za davanje potrebnih inputa timu i vrijeme za promišljanje.
  • Drugo, ovakav pristup jasno definira “prostor” za rad na inovacijama unutar radnog dana, čija bi alternativa bila konstantno odgađanje zbog hitnijih zadataka koje je potrebno obaviti.
  • Možda najvažnija prednost time-boxinga je činjenica da takav pristup osigurava maksimalan fokus na rezultat – tim unutar unaprijed definiranog vremena mora doći do rezultata pa se sudionici fokusiraju na ključne funkcionalnosti onoga što rade umjesto da vrijeme ulažu u uljepšavanje prototipa ili razrađivanje detalja koji u ranim fazama projekta često nisu nužni niti ključni.

Design Thinking projekti i treninzi koncipirani su kako bi maksimalno iskoristili ovaj pristup. Radionice u pravilu održavamo izvan ureda klijenata, na lokaciji koja omogućava fokus na zadatke koji su pred timom, ali i lak pristup korisnicima. Sve su aktivnosti unaprijed planirane i u svakoj je fazi kristalno jasno što je očekivani ishod rada i kako bi trebao izgledati, a odstupanja od unaprijed definiranog rasporeda su minimalna zbog fokusa na rezultat koji timovi dobivaju.

Aktivnosti u sklopu design thinking radionica strogo su planirane, iako to ne biste očekivali od “igre”.

Isti pristup možete i vi iskoristiti

Jednostavno na vrijeme timu pošaljite termin i agendu sastanka na kojem planirate adresirati problem, s njima podijelite informacije koje mogu biti korisne za pripremu, unaprijed definirajte ishod kakav očekujete i unatrag planirajte korake koji će dovesti do tog ishoda. Tijekom sastanka koristite štopericu, najavite koliko će svaka aktivnost trajati i držite se vremena. Kad god je moguće, sastanak organizirajte na mjestu na kojem to inače ne radite – u prirodi, caffe baru ili u unajmljenom uredu u nekom od coworking prostora. Tempiranje sastanka dat će vam strukturu, a nova okolina dodatnu inspiraciju.

Uloga facilitatora

Definiranje i poštivanje pravila ne čini se intuitivno u kreativnom procesu, no ona su nužna za kvalitetan proces i rezultat. Pravila trebaju biti poznata i prihvaćena, a sama aktivnost, kako god da je formatirana, mora imati osobu koja će pozvati sve prisutne na njihovo poštivanje i koja će imati autoritet potreban za korigiranje ponašanja tijekom aktivnosti. Uloga facilitatora je ključna i može napraviti razliku između dobrog i lošeg rezultata. Timovima je u pravilu potreban snažan facilitator kako bi se iznijele ideje i kako bi se aktivnost kretala naprijed, a sudionici ostali fokusirani i angažirani.

(Dobar) facilitator se ne uključuje u same aktivnosti, no detaljno ih unaprijed planira.

  • Dobar facilitator tim i izazov koji treba riješiti stavlja ispred sebe, postavlja infrastrukturu za rad tima i potiče tim tijekom rada.
  • Svima u timu, bez obzira na hijerarhiju ili iskustvo, osigurava jednake prilike za izražavanje, odnosno spriječi dominiranje bilo kojeg od članova tima.
  • Ima visoku razinu energije koju zna prenijeti na tim i aktivno sluša prijedloge tima.
  • Ne utječe na način na koji tim razmišlja, no potiče ga na razmišljanje.
  • Ne predlaže ideje i ne nameće svoje mišljenje, no vodi računa o svim izgovorenim idejama.
  • Nepristran je i ne uzima strane, podržava izgovorene ideje koliko god one bile “divlje”.
  • Maksimalno razdvaja fazu generiranja ideja od faze evaluacije ideja.

Za ovakve je zadatke bitnije poznavati proces i metodologiju dolaska do kvalitetne ideje nego detaljno poznavati organizaciju, sektor i postojeće procese. Facilitator ne mora uvijek biti osoba izvan organizacije (iako su rezultati i proces kvalitetniji uz angažman stručnjaka), no nužno je da to bude osoba s dovoljno iskustva, osoba koja ima sposobnost napraviti zoom in na tehniku ili alat koji tim koristi u nekom trenutku, ali i zoom out i razumijevanje načina na koji se alat uklapa u širu sliku i ostatak procesa.

Timovima je potreban snažan facilitator kako bi se iznijele ideje i kako bi se aktivnost kretala naprijed, a sudionici ostali fokusirani i angažirani.

Provedba ovakvih aktivnosti bez facilitatora će često biti nestrukturirana i nesustavna, a rezultat će ovisiti o trenucima inspiracije raspoloženih pojedinaca – a takvu vjerojatnost za uspjeh moguće je imati i bez njihove provedbe. Čak i tada je bolje ne imati facilitatora, nego imati lošeg facilitatora koji se neće prilagoditi ritmu tima, koji će aktivno predlagati ideje, koristiti svoju poziciju za njihovo branjenje i forsiranje ili (uspješno ili neuspješno) pokušati manipulirati načinom na koji tim razmišlja.

Što dalje?

Ovi su principi rada univerzalni i uz malo kreativnosti i snalažljivosti moguće ih je implementirati u gotovo svaku organizaciju. Naravno, pod uvjetom podrške menadžmenta – svaka će se organizacija tijekom tog procesa suočiti s drukčijim setom izazova. Pri njihovom adresiranju treba biti oprezan – negativna iskustva potencijalno mogu umanjiti postojeći angažman i motivaciju tima, generirati frustracije i otpor prema daljnjim promjenama, a to nikako ne želite.

U osjetljivim trenucima procesa, u pilot-projektima i testiranjima novih pristupa uvijek je dobro u proces uključiti i vanjskog stručnjaka koji može pružiti podršku u pripremi i planiranju, prepoznavanju potencijalnih rizika, dati vam dodatnu sigurnost u vođenju aktivnosti i imati ulogu objektivnog promatrača koji će bez utjecaja hijerarhije moći pomoći u donošenju najboljih odluka.

ponuda

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Novost

Apple Pay konačno i službeno u Hrvatskoj uz Revolut, Monese…

Svoju Revolut ili Monese Mastercard karticu od danas možete staviti u Apple Wallet i plaćati pomoću pametnog sata ili iPhonea.

Tehnologija

Zašto Facebookove Libra i Calibra nisu pravi blockchain, a trebaju ih se bojati najviše – banke?

Svaka osoba na svijetu koja koristi Facebook, Instagram ili WhatsApp će uskoro nesumnjivo imati i svoj crypto novčanik, što je gotovo trećina svih ljudi na svijetu.

Intervju

Prvo smo tržište za Settle, nordijski sustav koji će POS zamijeniti vašim mobitelom?

Pionir nordijskog plaćanja, Auka uz Sberbank Hrvatska donosi nam Settle aplikaciju za mobilna plaćanja. Hoćemo li Hrvatsku pamtiti kao prvo tržište budućeg Alipaya Europe?

Što ste propustili

Internet marketing

Pošto kila utjecaja? Kod domaćih influencera od 5 do 700 eura!

Znate li da od 1400 regionalnih influencera najviše pratitelja prosječno imaju influenceri u dobi od 30 do 40 godina? To je samo jedna od zanimljivosti koje otkrivaju podaci domaće Milenial platforme...

Startupi i poslovanje

Pauza.hr pokreće PauzaGO! Uz nove dostavljače pristižu i novi restorani

U ponedjeljak službeno na ulicu izlaze PauzaGO dostavljači. Za korisnike to znači još više izbora, a novim restoranima i operativno rasterećenje.

Intervju

Razvoj IT-ja ne utječe samo na IT, nego i na druge lokalne biznise: Primjer Maksimiliana iz Osijeka

Iako se najčešće smatra da je zatvoren u svom balončiću, razvoj IT scene utječe pozitivno i na mnoge druge biznise i industrije, a jedna od njih može biti i turizam.

Istraživanje

Poslodavci, hrvatski digitalni dizajneri ne žele površne povlastice već investiranje u edukaciju i procese!

Danas svi govore o dizajnerskim vrijednostima, ali rijetko imamo priliku shvatiti kako najbolje integrirati dizajn u kulturu tvrtke - lokalna zajednica IxDA Hrvatska odlučila je to promijeniti.

Intervju

Osijek Software City: Osječki učenici i studenti navaljuju na IT smjerove, ali tvrtkama i dalje nedostaje zaposlenika

Udruga Osijek Software City s novim vodstvom sve se više okreće razvoju novih studijskih programa i edukaciji kako bi se u Osijeku osigurao adekvatan kadar za sve veći broj IT kompanija koje u njemu nastaju ili otvaraju urede.

Intervju

Friendly Fire, igraonica koja ima svoj brend računalne periferije i softver koji prodaje diljem EU

Ni igraonice više nisu što su nekad bile, a najbolji pokazatelj rasta ove industrije dolazi iz Friendly Fire Esports arene, tvrtke koja osim igraonica proizvodi vlastiti softver, hardver i uskoro se širi po EU.