Je li pohrana podataka u oblaku pravo rješenje za arhiviranje?

Je li pohrana podataka u oblaku pravo rješenje za arhivsku struku?

Današnje poslovanje i komunikacija povezana s njime dominantno se odvija u elektroničkome obliku. Privatne tvrtke, industrija, ali i tijela državne i javne uprave nastoje smanjiti korištenje papira te postići višu efikasnost i smanjiti troškove korištenjem suvremenih informacijsko-komunikacijskih tehnologija. Pritom koriste razna softverska rješenja za zaprimanje elektroničke dokumentacije, upravljanje dokumentima, upravljanje zapisima, pohranu i arhiviranje. Sva ova rješenja različita su, ali se međusobno nadovezuju i čine smislenu cjelinu.

arhiv cloud

Prije svega, važno je razlikovati termine dokument i zapis, radi boljeg razumijevanja zahtjeva koje postavlja arhivska struka. Prema definiciji, dokument je jedinica koja ima sadržaj i oblik koji se smiju mijenjati, a zapis arhivska jedinica koja ima sadržaj, kontekst i strukturu, zabilježena je u stabilnome obliku i stvorena ili zaprimljena tijekom pojedinačnih ili institucijskih aktivnosti te pohranjena kao dokaz tih aktivnosti za buduću uporabu.

Iz ovih definicija važno je uočiti da se dokument smije mijenjati, a zapis ne, ali i da se zapis može koristiti kao dokaz na sudu. Pritom je potrebno naglasiti veliku razliku između papirnatih dokumenata i zapisa te onih u elektroničkome obliku. Papirnate je dovoljno ispravno odložiti, tj. arhivirati u ispravnim okolinskim uvjetima i očekivati da će se oni i za 100 godina moći pročitati. S njihovim elektroničkim verzijama takva očekivanja posve su nerealna. Naime, svakodnevni napredak informacijsko-komunikacijskih tehnologija koji nas svakodnevno razveseljava novim mogućnostima stvara probleme dugoročnom ili trajnom čuvanju digitalnih zapisa.

Izazovi suvremene arhivske struke

Gdje bismo danas mogli pročitati sadržaj 3,5 inčne diskete koju smo koristili prije samo 10-15 godina? Čak i kad bismo imali uređaj za čitanje, pitanje je bi li ga suvremeni operativni sustavi prepoznali kada bismo ga priključili na računalo. Nadalje, formati zapisa zastarijevaju i neke novije inačice programa mogu čitati starije verzije zapisa, ali pitanje je koliko generacija unatrag. Sve ovo predstavlja izazove suvremenoj arhivskoj struci. Na primjer, Opći popis gradiva s rokovima čuvanja predviđa da se isplatne liste plaća čuvaju 70 godina, ali istovremeno predviđa da se priručnici i uputstva za upravljanje, održavanje i korištenje aplikacija čuvaju svega 2 godine nakon što su prestali važiti ili nakon što su zamijenjeni drugim odgovarajućim dokumentom.

Iz ovog vrlo jednostavnog primjera vidljivo je da je predviđeni rok čuvanja digitalnih isplatnih lista plaća višestruko dulji nego predviđeno trajanje aplikacije koja je te zapise stvorila. Zbog toga nije moguće čuvati digitalne zapise kao što čuvamo analogne, papirnate zapise. Digitalni zapisi će tijekom čuvanja, koje, kao što smo vidjeli, može biti 70 godina ili čak trajno, svakako morati promijeniti medij na kojem se čuvaju (tako ćemo migrirati sadržaj CD-a na DVD, pa potom na Blu-Ray itd.), format zapisa (konvertirat ćemo, primjerice, starije zapise u .doc formatu u noviji .docx format). Za neke zapise ćemo morati iskoristiti posebna softverska rješenja – emulatore. Njima možemo emulirati zastarjeli program na suvremenom operativnom sustavu i tako pročitati stare zapise. Dakle, ne preostaje nam drugo nego proaktivno pratiti razvoj tehnologije i pravovremeno migrirati ili konvertirati zapise kako bi oni i dalje ostali čitljivi. No, podsjetimo se, ovdje je riječ o arhivskim zapisima, a ne o dokumentima, pa oni moraju tijekom svih tih promjena zadržati sadržaj, kontekst i strukturu, a svaka promjena mora biti brižno zabilježena u metapodacima da se ne bi mogla dovesti u pitanje autentičnost očuvanih digitalnih zapisa.

Od kada su se pojavile usluge pohrane podataka u oblaku, arhivska struka postavila si je pitanje jesu li one pravo rješenje za dugotrajnu pohranu. Naizgled, korištenjem pohrane u oblaku rješavamo se problema migracije zapisa s medija na medij, jer o tome brine pružatelj usluga u oblaku. No, pohrana, bilo da spremamo zapise na vlastiti ili udaljeni server (u oblaku) je i dalje samo pohrana, ne i arhiviranje (arhivska pohrana). Arhivska pohrana mnogo je više od same pohrane. Ona je utemeljena na relevantnim arhivskim normama kao što je, primjerice, ISO 15489 Informacije i dokumentacija – Upravljanje zapisima i drugim normama bez kojih je taj proces danas nezamisliv.

Suradnja gospodarskog i akademskog sektora

Krešo Troha, predsjednik Uprave tvrtke itSoft, dio brenda Sector koji će nakon završetka projekta uspostaviti usluge arhivske pohrane u oblaku.
Krešo Troha, predsjednik Uprave tvrtke itSoft, dio brenda Setcor koji će nakon završetka projekta uspostaviti usluge arhivske pohrane u oblaku.

Upravo su ovu problematiku prepoznale tvrtke okupljene u brand Setcor koje su nedavno potpisale ugovor o suradnji s Filozofskim fakultetom Sveučilišta u Zagrebu. Na njegovom Odsjeku za informacijske i komunikacijske znanosti obrazuju se arhivisti suvremene orijentacije – okrenuti digitalnim tehnologijama i provode se znanstvena istraživanja u okviru domaćih i međunarodnih projekata. Stoga će istraživači prenijeti vlastita istraživačka iskustva i stečena znanja brandu Setcor koji će u sklopu tog projekta uskladiti svoje poslovanje s normama relevantnima za sigurno i pravno valjano dugoročno čuvanje podataka, tj. arhiviranje.

Voditelj tog projekta sam ja, kao predstojnik Katedre za arhivistiku i dokumentalistiku. Tako se i Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu sve intenzivnije uključuje u trend povezivanja s gospodarstvom te rezultate vlastitih istraživača pretvara u konkretna, tržišno orijentirana rješenja. Po provedbi ovoga projekta, brend Setcor moći će tržištu ponuditi uslugu dugoročnog arhiviranja u oblaku.

A vaš osobni arhiv?

Dakle, da još jednom ponovimo, dokumenti nisu isto što i zapisi, pohrana se razlikuje od arhiviranja, pa ako smo napravili sigurnosnu kopiju, nismo zapravo ništa arhivirali, već samo napravili snimku stanja. Arhiviranje traži dodatne podatke, tzv. metapodatke, te strogo vođeni i nadzirani proces čuvanja, a on je za digitalne zapise koje je potrebno dugotrajno čuvati vrlo složen. Arhivisti, poput onih koji se školuju na Studiju informacijskih znanosti, zagrebačkog Filozofskog fakulteta, stručnjaci su koji znaju uspostaviti i organizirati taj proces. A svi vi koji imate kod kuće “arhivirane” digitalne fotografije ili neke važne dokumente na CD medijima, možda ih zapravo više i nemate. Kada ste zadnji put provjerili je li medij (još uvijek) čitljiv? Možda biste baš danas trebali taj sadržaj migrirati na neki medij novije generacije. 🙂

Komentari

  1. wtf

    wtf

    05. 05. 2016. u 2:51 pm Odgovori

    nista osobno protiv covjeka i bas ovog clanka, ali sto ste vi postali blog platforma? Pa vecina tekstova su ljudi koji pisu o sebi, otisli vam novinari ili sto?

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Startupi i poslovanje

Saša Fišter platformom Sliceer planira dobiti gem, set i meč digitalizacije teniskih klubova

Aplikacija za digitaliziranje teniskih klubova i gemifikaciju igranja tenisa Sliceer danas ima više od 1400 aktivnih korisnika koji putem nje organiziranju mečeve i turnire.

Društvene mreže

Treći svjetski rat borit će se… influencer marketingom (pa i u Hrvatskoj)

Dok se pitamo koliko će eskalirati #blacklivesmatter prosvjedi u SAD-u, jedno je sigurno: Influenceri koje prate Millenials i Gen Z bit će oružje propagande svih uključenih strana!

Tehnologija

Kako otvoriti webshop? Važan korak je odabir platforme – što nudi WooCommerce?

Došla je pandemija i odjednom vam je pokretanje web trgovine postalo glavni prioritet? Važna odluka koja vas čeka je odabir platforme na temelju koje ćete napraviti svoje eCommerce carstvo. U moru alata čudnih imena, jedan iskače više od drugih - WooCommerce.

Što ste propustili

Izvještaj

FOI, Neuralab, Infobip i Flow and Form na Digitalnoj karijeri: “Dobar mentor će vam pomoći 10%, ne više”

Na jučerašnjem online izdanju Digitalne karijere govorilo se o krizi, praksama, mentorstvu i - pisanju.

Startupi i poslovanje

Hrvatski Farseer, pobjednik Podima, planira postati Excel na steroidima

Promiče li se na obzoru još jedan uspješan domaći SaaS? Farseer je aplikacija za financijsko planiranje koja ubrzano izrasta u Excel na steroidima i pobire nagrade u inozemstvu.

Startupi i poslovanje

Ruski gaming div Playrix akvizirao hrvatski Cateia Games

Hrvatska game dev scena, a posebno Cateia Games, dobiva ozbiljno pojačanje ulaskom ruskog diva, Playrixa na domaće tržište. Hrvatska podružnica upogonjena domaćim stručnjacima već radi na novom naslovu.

Kultura 2.0

Treniranje od doma: Najisplativija dugoročna investicija u vašem sjedilačkom životu

Kao i svako zlo, koronavirus nam je donio i nešto dobro – svjesnost o važnosti redovite tjelesne aktivnosti i njenog utjecaja na snažan imunitet. Jeste li razmišljali o opremanju kućnog gyma?

Startupi i poslovanje

Jan de Jong, splitski zet i poduzetnik: Uvijek jednim okom gledam na Nizozemsku, ali ideje primjenjujem u Hrvatskoj

Iako smo svi naviknuli na loše vijesti o odlasku ljudi iz Hrvatske, uvijek je lijepo saznati za obrnute situacije. Nema boljeg primjera od Nizozemca koji je kao student pokrenuo biznis i zaposlio 35 ljudi tijekom prve godine života u Hrvatskoj.

Intervju

Zašto smo angažirali virtualnog asistenta, iako to nismo planirali?

Krajem 2019. tražili smo novu osobu koja će se pridružiti našem timu, a koja će biti zadužena za administraciju. Kako smo manja tvrtka, nismo imali potrebu za zapošljavanjem takve osobe na puno radno vrijeme, stoga smo se nadali da ćemo naći nekoga tko bi bio voljan raditi pola radnog vremena.