Je li pohrana podataka u oblaku pravo rješenje za arhiviranje?

Je li pohrana podataka u oblaku pravo rješenje za arhivsku struku?

Današnje poslovanje i komunikacija povezana s njime dominantno se odvija u elektroničkome obliku. Privatne tvrtke, industrija, ali i tijela državne i javne uprave nastoje smanjiti korištenje papira te postići višu efikasnost i smanjiti troškove korištenjem suvremenih informacijsko-komunikacijskih tehnologija. Pritom koriste razna softverska rješenja za zaprimanje elektroničke dokumentacije, upravljanje dokumentima, upravljanje zapisima, pohranu i arhiviranje. Sva ova rješenja različita su, ali se međusobno nadovezuju i čine smislenu cjelinu.

arhiv cloud

Prije svega, važno je razlikovati termine dokument i zapis, radi boljeg razumijevanja zahtjeva koje postavlja arhivska struka. Prema definiciji, dokument je jedinica koja ima sadržaj i oblik koji se smiju mijenjati, a zapis arhivska jedinica koja ima sadržaj, kontekst i strukturu, zabilježena je u stabilnome obliku i stvorena ili zaprimljena tijekom pojedinačnih ili institucijskih aktivnosti te pohranjena kao dokaz tih aktivnosti za buduću uporabu.

Iz ovih definicija važno je uočiti da se dokument smije mijenjati, a zapis ne, ali i da se zapis može koristiti kao dokaz na sudu. Pritom je potrebno naglasiti veliku razliku između papirnatih dokumenata i zapisa te onih u elektroničkome obliku. Papirnate je dovoljno ispravno odložiti, tj. arhivirati u ispravnim okolinskim uvjetima i očekivati da će se oni i za 100 godina moći pročitati. S njihovim elektroničkim verzijama takva očekivanja posve su nerealna. Naime, svakodnevni napredak informacijsko-komunikacijskih tehnologija koji nas svakodnevno razveseljava novim mogućnostima stvara probleme dugoročnom ili trajnom čuvanju digitalnih zapisa.

Izazovi suvremene arhivske struke

Gdje bismo danas mogli pročitati sadržaj 3,5 inčne diskete koju smo koristili prije samo 10-15 godina? Čak i kad bismo imali uređaj za čitanje, pitanje je bi li ga suvremeni operativni sustavi prepoznali kada bismo ga priključili na računalo. Nadalje, formati zapisa zastarijevaju i neke novije inačice programa mogu čitati starije verzije zapisa, ali pitanje je koliko generacija unatrag. Sve ovo predstavlja izazove suvremenoj arhivskoj struci. Na primjer, Opći popis gradiva s rokovima čuvanja predviđa da se isplatne liste plaća čuvaju 70 godina, ali istovremeno predviđa da se priručnici i uputstva za upravljanje, održavanje i korištenje aplikacija čuvaju svega 2 godine nakon što su prestali važiti ili nakon što su zamijenjeni drugim odgovarajućim dokumentom.

Iz ovog vrlo jednostavnog primjera vidljivo je da je predviđeni rok čuvanja digitalnih isplatnih lista plaća višestruko dulji nego predviđeno trajanje aplikacije koja je te zapise stvorila. Zbog toga nije moguće čuvati digitalne zapise kao što čuvamo analogne, papirnate zapise. Digitalni zapisi će tijekom čuvanja, koje, kao što smo vidjeli, može biti 70 godina ili čak trajno, svakako morati promijeniti medij na kojem se čuvaju (tako ćemo migrirati sadržaj CD-a na DVD, pa potom na Blu-Ray itd.), format zapisa (konvertirat ćemo, primjerice, starije zapise u .doc formatu u noviji .docx format). Za neke zapise ćemo morati iskoristiti posebna softverska rješenja – emulatore. Njima možemo emulirati zastarjeli program na suvremenom operativnom sustavu i tako pročitati stare zapise. Dakle, ne preostaje nam drugo nego proaktivno pratiti razvoj tehnologije i pravovremeno migrirati ili konvertirati zapise kako bi oni i dalje ostali čitljivi. No, podsjetimo se, ovdje je riječ o arhivskim zapisima, a ne o dokumentima, pa oni moraju tijekom svih tih promjena zadržati sadržaj, kontekst i strukturu, a svaka promjena mora biti brižno zabilježena u metapodacima da se ne bi mogla dovesti u pitanje autentičnost očuvanih digitalnih zapisa.

Od kada su se pojavile usluge pohrane podataka u oblaku, arhivska struka postavila si je pitanje jesu li one pravo rješenje za dugotrajnu pohranu. Naizgled, korištenjem pohrane u oblaku rješavamo se problema migracije zapisa s medija na medij, jer o tome brine pružatelj usluga u oblaku. No, pohrana, bilo da spremamo zapise na vlastiti ili udaljeni server (u oblaku) je i dalje samo pohrana, ne i arhiviranje (arhivska pohrana). Arhivska pohrana mnogo je više od same pohrane. Ona je utemeljena na relevantnim arhivskim normama kao što je, primjerice, ISO 15489 Informacije i dokumentacija – Upravljanje zapisima i drugim normama bez kojih je taj proces danas nezamisliv.

Suradnja gospodarskog i akademskog sektora

Krešo Troha, predsjednik Uprave tvrtke itSoft, dio brenda Sector koji će nakon završetka projekta uspostaviti usluge arhivske pohrane u oblaku.
Krešo Troha, predsjednik Uprave tvrtke itSoft, dio brenda Setcor koji će nakon završetka projekta uspostaviti usluge arhivske pohrane u oblaku.

Upravo su ovu problematiku prepoznale tvrtke okupljene u brand Setcor koje su nedavno potpisale ugovor o suradnji s Filozofskim fakultetom Sveučilišta u Zagrebu. Na njegovom Odsjeku za informacijske i komunikacijske znanosti obrazuju se arhivisti suvremene orijentacije – okrenuti digitalnim tehnologijama i provode se znanstvena istraživanja u okviru domaćih i međunarodnih projekata. Stoga će istraživači prenijeti vlastita istraživačka iskustva i stečena znanja brandu Setcor koji će u sklopu tog projekta uskladiti svoje poslovanje s normama relevantnima za sigurno i pravno valjano dugoročno čuvanje podataka, tj. arhiviranje.

Voditelj tog projekta sam ja, kao predstojnik Katedre za arhivistiku i dokumentalistiku. Tako se i Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu sve intenzivnije uključuje u trend povezivanja s gospodarstvom te rezultate vlastitih istraživača pretvara u konkretna, tržišno orijentirana rješenja. Po provedbi ovoga projekta, brend Setcor moći će tržištu ponuditi uslugu dugoročnog arhiviranja u oblaku.

A vaš osobni arhiv?

Dakle, da još jednom ponovimo, dokumenti nisu isto što i zapisi, pohrana se razlikuje od arhiviranja, pa ako smo napravili sigurnosnu kopiju, nismo zapravo ništa arhivirali, već samo napravili snimku stanja. Arhiviranje traži dodatne podatke, tzv. metapodatke, te strogo vođeni i nadzirani proces čuvanja, a on je za digitalne zapise koje je potrebno dugotrajno čuvati vrlo složen. Arhivisti, poput onih koji se školuju na Studiju informacijskih znanosti, zagrebačkog Filozofskog fakulteta, stručnjaci su koji znaju uspostaviti i organizirati taj proces. A svi vi koji imate kod kuće “arhivirane” digitalne fotografije ili neke važne dokumente na CD medijima, možda ih zapravo više i nemate. Kada ste zadnji put provjerili je li medij (još uvijek) čitljiv? Možda biste baš danas trebali taj sadržaj migrirati na neki medij novije generacije. 🙂

ponuda

Komentari

  1. wtf

    wtf

    05. 05. 2016. u 2:51 pm Odgovori

    nista osobno protiv covjeka i bas ovog clanka, ali sto ste vi postali blog platforma? Pa vecina tekstova su ljudi koji pisu o sebi, otisli vam novinari ili sto?

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Video

Svi su gubitnici u bitci za i protiv paušalnih obrta: Tvrtke, radnici – i sami “paušalci”

Zato što se IT scena razjedinila oko teme paušalnih obrta, zato će svi iz nje izaći i poraženi. No, koja je perspektiva svih uključenih strana? Ivan i ja smo provjerili u drugoj epizodi Netokracija Podcasta.

SEO i tražilice

Velika analiza online sadržaja o cijepljenju pokazuje da HZJZ olakšava posao – antivakserima

SEO koji život znači. To bi mogao biti alternativni naslov ove analize, iako ovdje nije riječ o samoj optimizaciji sadržaja za tražilice, nego optimizaciji za - korisnika. Jer u vrijeme kad procijepljenost pada, optimiziran i korisniku prilagođen sadržaj na stranicama HZJZ-a i drugih zdravstvenih institucija mogao bi doista značiti razliku između života i smrti.

Startupi i poslovanje

Bez VC investicije, TalentLyft je školski primjer samofinanciranog SaaS startupa

Bez ikakve veće investicije, TalentLyft, domaći regrutacijski alat koji koriste Five, HT, Span i mnoge druge tvrtke, izašao je s novom konkurentnom verzijom kojom planira globalno širenje uz pomoć inbound marketinga.

Što ste propustili

Sponzorirano

Koliko dobar WiFi u kafiću treba biti da bi gosti bili zadovoljni?

Na redu je i zadnja epizoda serijala Digitalni kafići kroz koji se bavimo ključnim stavkama na koje jedan uspješan kafić treba paziti u digitalno vrijeme. U 4. epizodi otkrivamo zašto je kafićima bitno istaknuti se dobrom WiFi vezom.

Kolumna

Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Nedavno smo imali smo zgodan slučaj. Radi se o većem projektu, u njemu učestvuje više tvrtki. Krovna tvrtka, između ostaloga, ima i svog voditelja projekta. Radi se o osobi koja za takav posao nije kompetentna iz jednostavnog razloga - ne poznaje osnovne elemente od kojih se upravljanje projekata sastoji.

Startupi i poslovanje

Identyum – digitalna osobna iskaznica iz Hrvatske za 21. stoljeće?

Na krilima suradnje s Finom, IDENTYUM bi trebao omogućiti dokazivanje identiteta putem aplikacije, bez papirologije, pokazivanja osobnih iskaznica i sličnih koraka.

Digitalni mediji

Kako napisati dobar članak za svoj ili tvrtkin blog (kad baš morate)

Je li vam teško napisati članak za blog tvrtke, objavu na LinkedInu ili 'microcopy' za digitalni projekt? Urednički i praktični savjeti slijede u novoj epizodi Netokracija podcasta!

Startupi i poslovanje

David Bizer: Direktor mora biti ambasador kulture tvrtke pa makar to značilo razgovor i sa 150. zaposlenikom!

Ususret nadolazećoj konferenciji Employer Branding na kojem gostuje kao keynote predavač, razgovarali smo s Davidom Bizerom oko gorućeg pitanja digitalne industrije za sve male i velike tvrtke: kako privući nove ljude?

Startupi i poslovanje

Uz anđeoske investicije, a sad i Fil Rouge Capital, Smart Lumies u pripremi za najveće američke trgovačke lance

Kocka je bačena. Smart Lumiesi su usavršili svoj prvi proizvod, a uskoro slijede i novi proizvodi i mnoge igre, ali i izlazak na američko tržište. U pripremi za sve to, posebno dobra vijest je da su nedavno zaključili investiciju od Fil Rouge Capitala.