Je li pohrana podataka u oblaku pravo rješenje za arhivsku struku?

Prije svega, važno je razlikovati termine dokument i zapis, radi boljeg razumijevanja zahtjeva koje postavlja arhivska struka. Prema definiciji, dokument je jedinica koja ima sadržaj i oblik koji se smiju mijenjati, a zapis arhivska jedinica koja ima sadržaj, kontekst i strukturu, zabilježena je u stabilnome obliku i stvorena ili zaprimljena tijekom pojedinačnih ili institucijskih aktivnosti te pohranjena kao dokaz tih aktivnosti za buduću uporabu.

Iz ovih definicija važno je uočiti da se dokument smije mijenjati, a zapis ne, ali i da se zapis može koristiti kao dokaz na sudu. Pritom je potrebno naglasiti veliku razliku između papirnatih dokumenata i zapisa te onih u elektroničkome obliku. Papirnate je dovoljno ispravno odložiti, tj. arhivirati u ispravnim okolinskim uvjetima i očekivati da će se oni i za 100 godina moći pročitati. S njihovim elektroničkim verzijama takva očekivanja posve su nerealna. Naime, svakodnevni napredak informacijsko-komunikacijskih tehnologija koji nas svakodnevno razveseljava novim mogućnostima stvara probleme dugoročnom ili trajnom čuvanju digitalnih zapisa.

Izazovi suvremene arhivske struke

Gdje bismo danas mogli pročitati sadržaj 3,5 inčne diskete koju smo koristili prije samo 10-15 godina? Čak i kad bismo imali uređaj za čitanje, pitanje je bi li ga suvremeni operativni sustavi prepoznali kada bismo ga priključili na računalo. Nadalje, formati zapisa zastarijevaju i neke novije inačice programa mogu čitati starije verzije zapisa, ali pitanje je koliko generacija unatrag. Sve ovo predstavlja izazove suvremenoj arhivskoj struci. Na primjer, Opći popis gradiva s rokovima čuvanja predviđa da se isplatne liste plaća čuvaju 70 godina, ali istovremeno predviđa da se priručnici i uputstva za upravljanje, održavanje i korištenje aplikacija čuvaju svega 2 godine nakon što su prestali važiti ili nakon što su zamijenjeni drugim odgovarajućim dokumentom.

Iz ovog vrlo jednostavnog primjera vidljivo je da je predviđeni rok čuvanja digitalnih isplatnih lista plaća višestruko dulji nego predviđeno trajanje aplikacije koja je te zapise stvorila. Zbog toga nije moguće čuvati digitalne zapise kao što čuvamo analogne, papirnate zapise. Digitalni zapisi će tijekom čuvanja, koje, kao što smo vidjeli, može biti 70 godina ili čak trajno, svakako morati promijeniti medij na kojem se čuvaju (tako ćemo migrirati sadržaj CD-a na DVD, pa potom na Blu-Ray itd.), format zapisa (konvertirat ćemo, primjerice, starije zapise u .doc formatu u noviji .docx format). Za neke zapise ćemo morati iskoristiti posebna softverska rješenja – emulatore. Njima možemo emulirati zastarjeli program na suvremenom operativnom sustavu i tako pročitati stare zapise. Dakle, ne preostaje nam drugo nego proaktivno pratiti razvoj tehnologije i pravovremeno migrirati ili konvertirati zapise kako bi oni i dalje ostali čitljivi. No, podsjetimo se, ovdje je riječ o arhivskim zapisima, a ne o dokumentima, pa oni moraju tijekom svih tih promjena zadržati sadržaj, kontekst i strukturu, a svaka promjena mora biti brižno zabilježena u metapodacima da se ne bi mogla dovesti u pitanje autentičnost očuvanih digitalnih zapisa.

Od kada su se pojavile usluge pohrane podataka u oblaku, arhivska struka postavila si je pitanje jesu li one pravo rješenje za dugotrajnu pohranu. Naizgled, korištenjem pohrane u oblaku rješavamo se problema migracije zapisa s medija na medij, jer o tome brine pružatelj usluga u oblaku. No, pohrana, bilo da spremamo zapise na vlastiti ili udaljeni server (u oblaku) je i dalje samo pohrana, ne i arhiviranje (arhivska pohrana). Arhivska pohrana mnogo je više od same pohrane. Ona je utemeljena na relevantnim arhivskim normama kao što je, primjerice, ISO 15489 Informacije i dokumentacija – Upravljanje zapisima i drugim normama bez kojih je taj proces danas nezamisliv.

Suradnja gospodarskog i akademskog sektora

Upravo su ovu problematiku prepoznale tvrtke okupljene u brand Setcor koje su nedavno potpisale ugovor o suradnji s Filozofskim fakultetom Sveučilišta u Zagrebu. Na njegovom Odsjeku za informacijske i komunikacijske znanosti obrazuju se arhivisti suvremene orijentacije – okrenuti digitalnim tehnologijama i provode se znanstvena istraživanja u okviru domaćih i međunarodnih projekata. Stoga će istraživači prenijeti vlastita istraživačka iskustva i stečena znanja brandu Setcor koji će u sklopu tog projekta uskladiti svoje poslovanje s normama relevantnima za sigurno i pravno valjano dugoročno čuvanje podataka, tj. arhiviranje.

Voditelj tog projekta sam ja, kao predstojnik Katedre za arhivistiku i dokumentalistiku. Tako se i Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu sve intenzivnije uključuje u trend povezivanja s gospodarstvom te rezultate vlastitih istraživača pretvara u konkretna, tržišno orijentirana rješenja. Po provedbi ovoga projekta, brend Setcor moći će tržištu ponuditi uslugu dugoročnog arhiviranja u oblaku.

A vaš osobni arhiv?

Dakle, da još jednom ponovimo, dokumenti nisu isto što i zapisi, pohrana se razlikuje od arhiviranja, pa ako smo napravili sigurnosnu kopiju, nismo zapravo ništa arhivirali, već samo napravili snimku stanja. Arhiviranje traži dodatne podatke, tzv. metapodatke, te strogo vođeni i nadzirani proces čuvanja, a on je za digitalne zapise koje je potrebno dugotrajno čuvati vrlo složen. Arhivisti, poput onih koji se školuju na Studiju informacijskih znanosti, zagrebačkog Filozofskog fakulteta, stručnjaci su koji znaju uspostaviti i organizirati taj proces. A svi vi koji imate kod kuće “arhivirane” digitalne fotografije ili neke važne dokumente na CD medijima, možda ih zapravo više i nemate. Kada ste zadnji put provjerili je li medij (još uvijek) čitljiv? Možda biste baš danas trebali taj sadržaj migrirati na neki medij novije generacije. 🙂