Želite povišicu u 2025.? Složite si ovaj ‘bahati’ dokument!

Iako postoje wannabe šefovi koji se ne snalaze najbolje s ljudima, od dobrih se menadžera očekuje da znaju sve o svojim timovima.

Šefovima je navodno uvijek lakše, jer su više na ljestvici, ali zamislite da imate 10, 15, 20 ili više ljudi koji vam direktno odgovaraju, ljudi o kojima trebate znati ne samo na čemu rade, nego i što su napravili. Ti ljudi, jasno, očekuju i povratne komentare, pohvalu, a kad je zasluženo i moguće – povišicu.

Kao pojedinac, ne možete očekivati da čak i najbolji menadžer zna baš sve što ste dobro napravili ili za što trebate pomoć, već to morate komunicirati. Osnova te komunikacije su redoviti sastanci jedan na jedan (1 on 1). Tamo možete pričati o bitnim temama, no ti su sastanci, nažalost, često potpuno nestrukturirani.

Počnete pričati o jednoj temi, a na kraju se zaboravite dotaknuti druge tri bitne, ali ipak sporedne teme. Bilo bi puno lakše kad biste sve zapisali i tako osigurali strukturu sastanka. Evo kako i u kojem formatu.

Što je brag dokument?

U posljednje se vrijeme spominju prednosti vođenja brag dokumenata (eng. hvaljenje). Radi se jednostavnom zapisivanju malih pobjeda i postignuća koji može poslužiti kao temeljni dokument za profesionalno napredovanje.

Microsoftov Nick Concentino, Principal Software Engineering Manager, objašnjava kako taj dokument omogućuje praćenje svega što neki inženjer postigne, primjerice:

• Bugove koje ste popravili
• Featurese na kojima ste radili
• Projektne rokove koje ste dostigli
• Pozitivne interakcije s drugim timovima
• Kako ste pomogli drugim članovima tima
• Promjene kojima ste poboljšali poslovne rezultate tvrtke
• itd.

Ali imamo Jiru/Asanu/tkoznašto za to…

Još jedan dokument za izvještavanje ne zvuči osobito zabavno, pogotovo ako dodate i argument kako već imate Jiru, Asanu, tkoznašto za to.

Da, i svi smo složili Jira/Confluence automatizacije koje povlače riješene zadatke naših članova tima ususret svakom 1on1 sastanku. Ok, znam jednog Engineering Managera koji je to uspio napraviti – bravo Ante! – ali on je iznimka.

Projektni alati, čak i kad imaju mogućnosti za praćenje rada pojedinca, nisu idealni za praćenje što je ta osoba zaista napravila, kakav je njezin stav o zadatku, koliko je nešto bilo izazovno, i slično.

Čak i uz najdetaljnije praćenje rada na projektima, dobro je imati dokument koji je napravljen iz perspektive radnika, namijenjen komunikaciji s nadređenom osobom.

Jasan cilj – jasan dokument = bolji rezultati.

‘Ali ne želim se hvaliti, vidi se što radim!’

Smatraš da se ne trebaš hvaliti jer se vidi što radiš? Ako ti tako misliš, odlično.

Nevažno je li do toga što ti se ne da uložiti dodatni trud ili misliš da je tvoj rad tako dobro prepoznat da ne moraš ništa evidentirati, bojim se da je u 90 posto slučajeva ipak bolje pisati takav dokument.

Čak i ako je tvoj menadžer bogomdana osoba koja savršeno prati tvoj rad kroz već spomenut alate ili vlastite formate, siguran sam da bi mu pomoglo imati tvoju perspektivu o radu.

Osim toga, ovaj dokument ispada kao ‘hvaljenje’ samo ako ga pišeš bahato i govoriš o sebi bez trunke samosvijesti. Znam, takvih ljudi ima i oni ispadaju da se hvale i na sastancima i na kavama i na ručku… Moj Bože, mogu li se prestati hvaliti?!

Razumijem tvoje negodovanje, zato bih podijelio format koji se meni pokazao kao najbolji način komunikacije s menadžerima (za stvari koje trenutno radim van Netokracije, u sklopu vođenja Infobipovog tima za globalni Developer content), ali i u testiranju s određenim članovima tima.

‘Bahati’ dokument

Na ovaj format me inspirirala State of me struktura dokumenata koju je objavio Lenny Rachitsky, autor Lenny’s newslettera koji se bavi digitalnim proizvodima. Format je dostupan i kao predložak za Confluence.

Moj format se sastoji od četiri poglavlja kojih se strogo držim, jer tako stvaram naviku kod čitatelja da zna što očekivati.

#1 Input / Challenge

U početku navodim jednu do dvije, maksimalno tri teme za koje trebam povratnu informaciju od menadžera. To može biti i izazov za čije rješavanje trebam savjet. Ukratko, radi se o pitanjima koja blokiraju moj daljnji rad ili rad mog tima.

#2 Wins

Ovo je moj dio za hvaljenje, odnosno isticanje što ide super, ali i što smo naučili od tih “malih pobjeda”, bilo da se radi o završenom projektu, članku ili podcastu koji je publika odlično prihvatila ili nekom drugom pothvatu. Hvalite me usta moja, ali samo u ovom dijelu.

#3 Prioriteti

Prioriteti su kategorija u kojoj navodim jednu do dvije, maksimalno tri stvari koje su mi apsolutni prioritet do našeg sljedećeg sastanka. Poanta je da menadžer vidi na što sam usredotočen, kako bi mi, ako je nešto bitnije, na to skrenuo pozornost. Da ne bi kasnije bilo: “Nisi mi rekao!”

#4 FYI

U FYI dijelu ističem ono što mi se mota po glavi i nije toliko bitno, ali bih volio da menadžer zna. Možda mi dolazi godišnji – ili me muči nešto u osobnom životu za što smatram da bi bilo dobro o tome pričati. Čisto da zna…

Svaki od ovih međunaslova raspisujem kao niz natuknica. Slobodno kopipejstajte navedena poglavlja i koristite ih kao svoj predložak.

Primijetit ćete kako počinjem s najbitnijim i ne čekam kraj da s time zaključim. Pisanje ovakvih e-mailova, Notion ili Confluence dokumenata je slično kao pisanje članka. Pišite što vam je bitno na samom početku kako bi čitatelj to odmah prošao i kako ne bi izgubio interes do kraja članka.

Zašto ‘gubiti vrijeme’ na ovaj dokument?

Ovaj dokument će vam biti koristan kao crno-bijeli dokaz koji su vam bili prioriteti i što ste radili. Bilo da kasnije tražite povišicu ili morate nekom opravdati na čemu ste radili, imat ćete pismeni dokaz da je to transparentno komunicirano.

Zašto je on koristan menadžeru?

S obzirom da sam ga nedavno počeo testirati s novim članom tima, reći ću vam zašto je meni kao menadžeru ovaj dokument koristan.

Za početak, znam na čemu osoba radi, što su joj prioriteti i što smatra da je dobar rezultat. Ta saznanja mi pomažu na sljedeće načine:

• Otkrivam sa čime najčešće treba pomoć, što onda traži možda dodatnu edukaciju ili ukazuje na probleme u ostatku timu ili tvrtke (Input/Challenge)
• Shvaćam što smatra dobrim rezultatima i razumije li na koji način njezin rad utječe na poslovne rezultate (Wins)
• Vidim postoji li razumijevanje što treba biti fokus (Prioriteti)
• Doznajem teme koje se inače utope među ovim “bitnijim” temama (FYI), a često otkrijem i dobar podcast.

Dodatno, ovaj format je savršen za asinkroni rad i rad na daljinu, jer nakon čitanja tog dokumenta, naš sastanak kraće traje. Umjesto u pola sata ili u sat vremena, gotovi smo u 15 minuta. Bezos ima svoje mušice, ali ideja da na početku sastanka imate dokument koji vam daje jasnu sliku o čemu pričate je apsolutno točna!

…ali nadređeni ne želi ni čuti za 1on1

Ako sada razmišljate kako vam nadređeni ne želi čuti ni za 1on1, a kamoli čitati ovakav dokument, mislim da imate veće probleme od dokumenta, a to je da vam menadžer (da, često nije tvrtka ta koja je kriva) jednostavno ne zna raditi s ljudima.

Za sve uspješne voditelje projekata postoji isto toliko neuspješnih people menadžera kojima je strano kao dio posla razvijati karijere svojih ljudi. Tužno, ali istinito. Često se to opravdava time da je jednostavno najbitnije ‘dovršiti projekt’ – štogod to značilo.

Isprobajte ovaj ili sličan format u komunikaciji sa svojim menadžerom ili timom pa javite rezultate. Zaista me zanima na koje načine vi komunicirate!