A zna li vaš računovođa što je to MailChimp? Ili kako treba izgledati Facebookov račun?

Mojcu ste nedavno na Netokraciji upoznali kroz njene savjetu o zatvaranju računovodstvene godine, a prije no što se i sama upustila u poduzetničke vode, godinama je radila u oglašivačkoj industriji, odnosno bavila se poslovima kontrolinga svih tvrtki unutar Digitel Grupe, jedne od najvećih regionalnih grupacija na oglašivačkom tržištu u to vrijeme. Bio je to kompleksan posao koji se sastojao od praćenja financijskog aspekta poslovanja tvrtke, kontroliranjem mehanizma ispravnosti procesa unutar računovodstvenog i financijskog odjela, objašnjava, a njegova najvažnija uloga je podrška menadžmentu u odlučivanju, analiziranju i planiranju danjeg poslovanja.

Što je uopće ta usluga koju ste fakturirali?

Mojca je tu upoznala razne specifičnosti tvrtki u različitim granama oglašivačke industrije, što joj i danas omogućava značajno razumijevanje i mogućnost podrške klijentima u njihovom poslovanju, na više razina. A specifičnosti u tehnološkoj i digitalnoj industriji ima mnogo, počevši od terminologije i naziva usluga koje se obavljaju, što je već izazov sam za sebe, posebice osobama koje ne dolaze iz tog okruženja.

Najčešći problem s kojim se računovođe susreću je – što je uopće ta usluga koja je fakturirana klijentu? Morate poznavati vrstu usluge kako biste ju ispravno mogli provesti u poslovnim knjigama. Da ne spominjem do kolike pomutnje može doći kod usluga koje pružaju vanjski suradnici tim tvrtkama, jer tih usluga može biti raznoliki broj, a posebice ako su usluge “kupljene” putem interneta, od najrazličitijih mogućih dobavljača.

Moram priznati da se uz sve znanje koje sam skupila tijekom godina iz te industrije i ja često svoje stranke moram vući za rukav i zbog samo jedne ulazne fakture tražiti mini edukaciju o usluzi koja je fakturirana te kratki rezime čime se taj dobavljač inače bavi i koje su njegove ekspertize.

Sve to utječe na način i mjesto na koje će se knjižiti pojedina usluga.

Specifični slučajevi: MailChimp, Vimeo, Shutterstock…

Navodi i konkretne slučajeve. Često se koriste usluge iz domene autorskih prava, licenci i slično, a u tom dijelu postoje specifičnosti oporezivanja, posebice inozemnih prava korištenja autorskih djela. Tu su i specifičnosti oporezivanja PDV-om kod nabavke usluga iz EU i trećih zemalja, a kako granice nestaju, tehnologija napreduje, stvaraju se nove i drugačije vrste i procesi poslovanja nego što je to bilo prije nekoliko, a kamoli prije 10 ili više godina, napominje.

Recimo, MailChimp je tipičan primjer oglašavanja putem newslettera i upravo saznanje što ta tvrtka radi te koje su njene usluge omogućava ispravno provođenje dokumentacije u računovodstvu.

Također, kompleksnost poreznog sustava, posebice u sferi PDV-a unutar Europske unije, dovodi do velikih pogrešaka u poreznom smislu i vrlo često nepotrebnog plaćanja inozemnog PDV-a od strane naših tvrtki.

Sjećam se da smo prošle godine jednu našu stranku toliko izgnjavile da mora inzistirati na ispravnom računu, koji nikako nije mogao dobiti, a razlog je bio to što Vimeo nije bio svjestan da je tada Hrvatska već bila godinu dana unutar EU i da trebaju prilagoditi login obrazac i za naše tržište. Moram priznati da smo na kraju uspjeli izboriti da jedan takav kanal izmjeni svoje obrasce i uključi Hrvatske u EU u svojim evidencijama. 🙂 To samo dokazuje da uvijek i u svim sferama morate biti proaktivni.

U uvodu smo se dotakli i Shutterstocka, i to ne bez razloga jer slijedi još jedna specifičnost. Riječ je o plaćanju poreza na pravo korištenja autorskih djela, licence i slično koje se kupuju od inozemnih tvrtki. Kako napominje Mojca, tu nastupa takozvani porez po odbitku, koji kaže da se državi prilikom isplate dobavljaču treba platiti 15% iznosa računa, a ostatak dobavljaču. Riječ je o oporezivanju inozemnih nositelja autorskih prava na izvoru, odnosno tamo gdje ostvaruju zaradu od tih prava, ali se to plaća samo ako postoji namjera daljnje distribucije. Primjerice, ako se pretplatite na Shutterstock i platite pravo korištenja neke fotografije za svog klijenta, dužni ste platiti taj porez. Ali ako kupujete neki softver ili pravo korištenja nekog softvera za potrebe svog vlastitog poslovanja, odnosno obavljanja svog posla, tada se taj porez ne plaća.

Samo to područje izrazito je kompleksno, a problem se posebice javlja ako vaš računovođa ne prepoznaje da je račun koji drži u rukama upravo takva vrsta računa, jer ne razumije točno uslugu koja je specificirana, a vi ga ne informirate ga oko toga za koju je to namjenu nabavljeno. Dakle, bez konstantne suradnje i informiranosti obje strane, stranke i njegovog računovođe, mogućnosti za pogreške su značajne.

Kreativnost pri usklađivanju potreba i propisa

Kako Mojcina tvrtka Moj Kod 15 svojim većim klijentima i dalje radi kontroling, involvirana je u sve što se događa kod njih, stoga se lako educira o njihovim novostima i potrebama. No, s klijentima s kojima takav intenzivan odnos ne postoji, opet se razgovara redovito o trenutnim poslovima te budućim pothvatima, a nerijetko i vuku za rukav klijente ako im nešto nije jasno. Uz povjerenje, biti podrška i partner poslovanju također je od iznimne važnosti, napominje.

No, uz edukaciju o onome što rade klijenti, potrebna je i konstanta edukacija iz domene vlastite ekspertize, računovodstva, gdje nerijetko dolazi do izazova pri usklađivanju potreba i propisa.

Neki propisi i zakoni postoje već dugi niz godina i ne pokazuje se namjera da se prilagode i promijene kako bi olakšali pojedine procese, ponekad se čak čini da se ide više prema povećanju posebice administrativnih procedura.

Jedna od novijih situacija koja je nastupila početkom ove godine je prestanak obveze potpisivanja i ovjeravanja žigom izlaznih računa koji se šalju klijentima, ali s druge strane uvedena je obveza likvidature (potpisivanja) ama baš svakog dokumenta koje dostavljate u računovodstvo na knjiženje. Tu se misli i na izvode, ulazne fakture, temeljnice… Dakle, sve. Pojednostavljivanje komunikacije s našim klijentima, koji nam, primjerice, šalju izvode mailom sada prema tome pada u vodu.. Time se vraćamo desetljećima u nazad.

Jedan od čestih problema nam je i sitni inventar – to je sva roba koju nabavite za potrebe poslovanja svoje tvrtke, a čija je vrijednost do 3500 kuna. Tu se podrazumijevaju mali printeri, stolci, lampe, ali i periferna oprema računala.

I tu dolazimo do problema – danas su zapravo miš i tipkovnica ili eksterni hard disk jednaki onome što su nekada bila obična ili kemijska olovka, običan uredski materijal i potrošna roba. No, službeno su oni sitni inventar, koji se vodi kao imovina tvrtke, i ostaje zabilježen u knjigama sve dok ga ne prodate ili ne date na uništenje. To je puno komplikacija za to da da se riješite jednog običnog miša.

Jednostavnije je sve to za proizvodne tvrtke te one koje se bave veleprodajom ili maloprodajom, ali kod onih koje se bave uslugama, a posebno kod agencija koje i nabavljaju i pružaju usluge, specifičnosti nisu detaljno razrađene, stoga računovođe moraju nerijetko biti itekako kreativni pri prilagođavanju dokumentacije propisima.

Savjeti za mlade tehnološke i digitalne tvrtke

A koje savjete ima Mojca za tvrtke koje tek nastupaju na tržište?

Praćenje uspješnosti poslovanja, planiranje i razumijevanje rezultata koje postižete ključ su uspjeha i temelj danjeg odlučivanja i razvoja. Nikada nije prerano, koliko god „mali“ bili, da se uhvatite u koštac s brojevima koje svojim poslovanjem generirate. Jer raditi ad hoc i nadati se najboljemu ne vodi u velike visine. Ako već sami niste stručni u tome, svakako pored sebe morate imati osobu koja to je.

Uvijek savjetujem ljude koji kreću sa svojim poslovanjem, u kojoj god branši se nalazili, da biraju računovodstveni servis na temelju toga kakve klijente taj servis vodi – kvalitetniju uslugu ćete sigurno dobiti od računovodstvenog servisa koji se specijalizirao za vašu industriju. Segmenata i vrsta poslovanja ima mnogo, a specifičnosti i zakoni iz pojedinih područja su opsežni i zahtjevni, pa ste sigurniji ako odaberete servis koji već dobro poznaje vaše tržište.

Mojca smatra da se povjerenje u računovođu mora steći u šest mjeseci do godine dana. Ako i tada niste sigurni u ono što on radi za vas – ne libite se tražiti dalje. Pogotovo ako nakon tog razdoblja još uvijek ne može ili ne želi “pohvatati” vašu terminologiju, potrebe i želje.