3 dana, 150.000 posjetitelja, 1,000.000 e-transakcija – Ultra Europe!

Odluka o korištenju takvog sustava riješila je mnoge potencijalne probleme, a ujedno je bila u skladu sa željom da se festival predstavi kao inovativan i moderan događaj koji će ga razlikovati od ostalih, otkriva nam suvlasnik Ultre Joe Bašić. Željelo se osigurati da se gosti ne brinu oko toga gdje im je novčanik i hoće li ga izgubiti, a u slučaju da izgube svoju ulaznicu ili RFID narukvicu, lako su mogli doći do nove ako su bili registrirani.

Zbog toga što smo imali elektronsku vezu sa svakim gostom, mogli smo im ponuditi bolje iskustvo u vidu posebnih ponuda, nagrada, određenih pozicija na događaju i ostale pogodnosti koje ne bi bile moguće uz standardne karte ili kupone. Sustav nam je omogućio maksimalnu kontrolu nad prodajom na događaju jer smo dobivali izvješća o svim kupovinama i lokacijama na kojima su transakcije obavljene. Mogli smo pratiti i bilježiti sve transakcije i ponuditi dodatnu podršku tamo gdje je bila potrebna. To je vrlo važno u slučaju negativnih iskustava posjetitelja, jer smo mogli dobiti točnu i pravovremenu informaciju o tome što se doista dogodilo. Povratne informacije nam omogućuju i da se bolje pripremimo za idući događaj.

Osim boljeg korisničkog iskustva, tu su i opipljiviji rezultati – prihod je povećan za 25%, a troškovi svedeni na minimum, kaže naš sugovornik. A dodatna vrijednost je informacija – vrijedni podatci koji se mogu koristiti za daljnju optimizaciju. No, za takav uspjeh potrebna je itekako dobra priprema. Sama implementacija nije bila zahtjevna, ali je iziskivala i ulaganje da bi bila kvalitetna te pomno planiranje i pripremu, kaže naš sugovornik, a uloženi trud itekako se isplatio.

Narukvica kao idealno rješenje

A spomenuti sustav je Event Wallet koji razvija hrvatska tvrtka mStart, a osim što je na Ultra festivalu putem njega zabilježeno više od milijun transakcija, zanimljivi su podatci i o uređajima koji su se koristili – njih 63 bilo je korišteno za kontrolu pristupa, 87 za evidenciju zamjene ulaznice za narukvicu te 500 za uplatu na narukvice i prodajna mjesta. Na upit zašto je upravo narukvica idealno rješenje za ovakve događaje, Marina Meštrović, voditeljica ovog projekta u mStartu, odgovara:

Narukvice su trenutno najpraktičnije rješenje za posjetitelje festivala koji na nju mogu “pohraniti” svoju ulaznicu i novčana sredstva koja planiraju trošiti na festivalu i to je praktički sve što trebaju. Odatle i ime usluge, Event Wallet.

Ako ste ikada posjećivali festivale i nosili festivalske narukvice, znate da ih nije baš jednostavno skinuti – isti je slučaj i s ovima koje zamjenjuju i ulaznicu i novac, stoga je briga oko toga hoćete li ju izgubiti daleko manja no da sa sobom nosite novčanik. Naravno, moguća su i druga rješenja, poput naljepnica ili mobilnih aplikacija, ali su manje praktična za ovaj tip događaja, kaže Marina.

Ušteda nekoliko sekundi po korisniku… Na 150.000 korisnika

Svi procesi na festivalu počinju na isti način – skeniranjem narukvice na zapešću korisnika. Taj princip pojednostavljuje i drastično ubrzava uslugu. Možda se nekoliko sekundi manje po korisniku ne čini mnogo, ali za događaj s tolikim brojem posjetitelja svaka sekunda je važna, bilo da je riječ o ulasku u festivalski prostor ili kupovini pića. Marina otkriva i najveće logističke izazove pri implementaciji ovakvog sustava:

Najveći izazov je definitivno vrijeme za instalaciju opreme na terenu. Na ovogodišnjem Ultra Europe festivalu imali smo preko 650 uređaja koji su sudjelovali u procesima zamjene ulaznice za narukvicu, kontrole pristupa, nadoplate sredstava i naplate usluga i proizvoda. Sve je to trebalo dopremiti, instalirati, testirati i pustiti u produkciju. Za izvedbu navedenoga, na terenu smo imali tri dana unutar kojih je potrebno uskladiti se i s instalacijom ostatka infrastrukture – struja, mreža, šankovi, uredski kontejneri za prihvat uplata na narukvice…

Ističe ključne stvari potrebne za dobru implementaciju – dovoljno rana i dobra priprema, dobra suradnja s organizatorom, dobra infrastruktura i informiranost posjetitelja o načinu korištenja usluge. Iako je usluga za posjetitelje vrlo jednostavna, uvijek je bolje da se unaprijed znaju sva pravila korištenja, smatra Marina.

Zlata vrijedne informacije

A za vrijeme i nakon događaja, organizatori ostaju s mnoštvom korisnih podataka.

Već osnovni podaci koji se mogu izvući daju neprocjenjivo vrijedne informacije, koje je praktično nemoguće precizno dobiti bez ovakvog sustava. Na primjer – prosječna potrošnja po posjetitelju, šankovi s najvećim brojem računa, prometi po šankovima, top lista artikala po broju prodanih, prodaja artikala po satu, danu, šanku… Organizator može vidjeti gdje mu je najveći pritisak na šankove, gdje treba pojačati broj blagajni ili osoblja, može usporediti prodavanost artikla ovisno o cijeni, ocijeniti uspješnost happy houra i slično. Mogućnosti za analitiku su brojne, a misija nam je postati vodeći alat za analitiku i upravljanje procesima na festivalima.

Ako je posjetitelj kupio vodu kao prvi artikl na festivalu, što je kupio sljedeće i kada? Što mu se iduće može ponuditi? Na kojoj lokaciji? Po kojoj cijeni? Što Francuzi najviše kupuju? Kada u prosjeku dolaze na događaj? Na kojemu je ulazu trenutno  najveća gužva? To su samo neka od pitanja na koja ovakav sustav može dati odgovor i koji olakšavaju donošenje odluka – i onih u trenutku i onih pri organizaciji idućeg događaja.

Koliko je ovakav sustav pouzdan?

No, ipak se tu radi o payment sustavima. Kako se pobrinuti da ne dođe do greške koja bi mogla donijeti više štete no što sustav donosi koristi? Marina kao odgovor navodi dugogodišnje iskustvo koje mStart ima kao davatelj 24/7 usluga s velikim brojem transakcija.

Najvažniji koncept u ovakvim situacijama je – redundancija. Svaki dio sustava ima barem jedan, a neki i više svojih “klonova”. To vrijedi za kompletnu infrastrukturu, od mreže koja se postavlja na terenu, do fizičkih servera na lokaciji, fizičkih servera koji se nalaze u dva naša data centra, virtualnih servera i pozadinskih aplikacija koje rade u paraleli sa sinkroniziranim bazama, pa do linkova prema data centrima…

Kada bi se sve spomenuto koristilo samo za uslugu Event Wallet, troškovi bi bili previsoki, no kako mStart održava široku paletu poslovno-informatičkih usluga uz koje je kroz vrijeme izgrađena robusna infrastruktura, možemo klijentima ponuditi vrhunsku uslugu po istim ili povoljnijim uvjetima nego konkurencija.

Sustav je nastao integracijom nekoliko specijaliziranih rješenja koji se već koriste u drugim branšama – sustav za procesiranje bankarskih kartica, sustav za kartične usluge, sustav za kontrolu pristupa. Početničke greške su preskočene jer su rješenja u produkciji i stalnom unaprjeđenju godinama, tvrdi naša sugovornica.

Uz stabilnost pozadinskih sustava s tradicijom, inovirali smo na fronti prema korisnicima. Tako smo razvili Android aplikacije za kontrolu pristupa koje se pokreću na heavy duty Android ručnim uređajima, a uplata sredstava radila se putem Android tableta. Korištenjem suvremenih i općeprihvaćenih tehnologija znatno se skraćuje vrijeme potrebno za obuku osoblja jer rade na poznatim principima i uređajima – a vremena je za pripremu festivala uvijek malo i osoblje se često mijenja. Dodatno smo razvili centralni sustav koji koordinira sve ostale dijelove sustava te centralni sustav za izvještavanje organizatora.

Inovativne usluge u budućnosti

U budućnosti bi se u Event Wallet mogle pohranjivati i druge stvari – kuponi za popuste, poveznice s profilima na društvenim mrežama kako bi se pristupalo raznim uslugama, kontakti osoba koje su upoznali na događaju… Mogućnosti su praktički neograničene, ideja ima napretek, kaže Marina, a na organizatorima događaja je da ih primijene te da sami iznesu svoje kreativne prijedloge koji će se rado implementirati.

Digitalizacija ključnih procesa, poput pristupa i naplate usluga i proizvoda, nešto je što ovakav sustav čini itekako korisnim na događajima, a kad se uzmu u obzir mogućnosti koje se mogu dodati te činjenica da se implementira na plug & play način, čine ga svakako primamljivim igračem na tržištu. A hoće li Ultra Europe uvesti i još koje od spomenutih mogućnosti koje Event Wallet nudi, svjedočit ćemo iduće godine.