Horor priče iz industrije: Birokracija u korporaciji

Ali, unatoč svemu, i taj dio zaposlenika uredno svakog petnaestog u mjesecu prima svoju plaću i ne strepi od gubitka posla. 

Veliki sustavi imaju i svojih prednosti, poput budžeta za edukacije. Jednom prilikom, nekoliko kolega iz tima i ja poželjeli smo prisustvovati na dvodnevnoj konferenciji u našem gradu. Nije se radilo o velikom iznosu, a postupak odobravanja započeli smo četiri mjeseca unaprijed, dok su i ulaznice bile znatno povoljnije.

Početi postupak kupovanja ulaznica za konferenciju u svom gradu 4 mjeseca ranije? Može.

Kako je jedan od kolega ranije posjećivao druge konferencije, već je bio upućen u to tko je u tvrtki zadužen za birokraciju za takva događanja. Prije nego smo uopće započeli proces, zakolutao je očima sjetivši se s kime ćemo imati posla. Međutim, kako se radilo o sasvim jednostavnom slučaju, konferenciji u gradu u kojem i radimo, računali smo na relativno bezbolan proces. Nije trebalo razmišljati o smještaju, prijevozu, putovnicama i vizama, trebalo je samo provesti kupovinu ulaznica za nekoliko ljudi. 

U teoriji, proces je izgledao ovako: netko od nas javi se kolegi zaduženom za popunjavanje prijave o odlasku na konferenciju ili edukaciju, a taj kolega dalje odradi svu potrebnu birokraciju i javi nam se s kupljenim ulaznicama.

U praksi, taj je proces izgledao…

Pokušaj broj jedan

Moj kolega (zovimo ga Branko) sastavio je mail kolegi (zovimo ga Filip) koji je zadužen za organizaciju odlazaka na konferencije/edukacije, sa svim bitnim podacima – naziv i službeni web konferencije te podacima o osobama koje žele sudjelovati. Filip brzo odgovara da mu je za popunjavanje prijave potreban predračun, tj. ponuda firme koja prodaje ulaznice za konferenciju. Pritom napominje Branku da se javi kolegici Izabeli za R1 podatke o kompaniji. Branko se prijavljuje na njihov web, odabire uplatu na račun i generirani PDF šalje Filipu. Branko napominje Filipu kako je potrebno požuriti cijeli proces, jer navedena ponuda vrijedi dva dana. 

Filip u prepisku uključuje kolegicu Izabelu i gospodina iz tvrtke koja prodaje karte, Manuela. Kolegica Izabela objašnjava gospodinu Manuelu kako je naša kompanija velika organizacija, koja svojim djelatnicima ne može odobriti i organizirati odlaske na konferencije u roku od dva dana. Gospodin Manuel, srdačan i susretljiv, napominje kako njihov sustav rezervira ulaznice na četrnaest dana, na što Izabela odgovara kako je to dovoljno vremena za svu birokraciju.

Dva tjedna kasnije…

Branko i ja ne dobivamo nikakvu povratnu informaciju oko toga je li nam odobren i osiguran odlazak na konferenciju. Branko kontaktira Filipa i Izabelu i provjerava jesu li ulaznice kupljene. Filip navodi kako on nije dalje postupao po postupku nabave, jer nakon upita gospodina Manuela (“je li 14 dana dovoljno za organizaciju?”) nije dobio nikakvu povratnu informaciju (iako se nalazi u svoj korespondenciji). Poprilično iznerviran, Filip kontaktira Izabelu telefonski, koja mu predloži da kolegu Branka zaobiđe i sam odradi proces odobravanja kroz tvrtkinu web aplikaciju. 

Kako je u tom trenutku prvotna ponuda već istekla, Branko zatraži novu kroz web tvrtke koja prodaje ulaznice i popunjava formular za postupak odobrenja odlaska na konferenciju. U tom trenutku vidimo koliko se zapravo radi o jednostavnoj stvari i uloga Filipa u cijelom procesu postaje nam potpuno nejasna i redundantna. Naime, obrazac zahtijeva da se navedu sudionici konferencije, lokacija, vrijeme i mjesto održavanja te neke dodatne stavke ako se radi o inozemnom događanju. Zajedno popunjavamo obrazac u roku od pet minuta, prilažemo PDF s ponudom i šaljemo na odobrenje listi nadređenih. 

Postupak odobren! Ulaznice kupljene?

Prolazi preko tjedan dana od našeg podnošenja zahtjeva, proces odobravanja napokon je dovršen. Naravno, to ne znači da su i ulaznice kupljene, jer tek sad nastupa kolegica Izabela. Javljamo joj kako je proces odobren (naravno da nismo samo tako dobili povratnu informaciju, nego je potrebno vući za rukav ljude koji su uključeni u proces). Ona javlja da će preuzeti dalje i javiti nam kad je čitav proces gotov.

Nedugo nakon toga, Branko prima poziv. S druge strane je Izabela:

I: “Dobar dan, Branko, zovem u vezi vašeg odlaska na konferenciju”

B: “Da, recite, jel’ negdje zapelo? Nemamo još puno vremena, rezervacija vrijedi do kraja tjedna.”

I: “Da, gledajte, tvrtka koja se bavi prodajom ulaznica, oni nisu u našoj listi dobavljača.”

B: “Kako to mislite, kakva lista dobavljača?”

I: “Mislim da od njih nismo ništa kupovali. Da bismo mogli napraviti ovu uplatu, potrebno je da ih odobri centrala kompanije u Francuskoj.”

B: “Hm, OK, a to je nešto što traje kratko?”

I: “Nažalost, to je teško reći. Ponekad je potrebno tri dana, a ponekad tri tjedna, vidjet ćemo”. 

U ovom trenutku preostalo je još dvadeset dana do početka konferencije. Osim što će isteći rezervacija, povećat će se i cijene, pa cijela ponuda neće biti valjana u trenutku kad će je trebati platiti.

“Nadam se da je sad sve jasno”

Prolazi vrijeme, prolazi konferencija. Mjesec dana nakon konferencije, javlja se gospodin Manuel, djelatnik tvrtke koja prodaje ulaznice. Zanima ga jesmo li Branko i ja sudjelovali na konferenciji. Naime, njegova je tvrtka jučer zaprimila uplatu za ulaznice. Prilaže sken dokumenta iz naše kompanije – na dokumentu je ponuda za ulaznice, štambilj na kojem stoji “Za ljudske resurse, urudžbirano” i rukom popunjen datum od pred tjedan dana. U mail su uključeni i Izabela i Filip. Branko odgovara da na konferenciji nismo sudjelovali, a Manuel javlja kako će odmah vratiti uplaćen novac.

Na sve to Filip odgovara s “eto, nadam se da je sad sve jasno”. 

Ne trebam ni napominjati da HR uopće nije bio svjestan toga da su uplatu izvršili mjesec dana prekasno, pa su nam konferenciju, kojoj nismo prisustvovali, uredno zabilježili u službenu edukaciju (što je ispravljeno nakon naše intervencije). 

Ovaj je tekst dio serijala povodom noći vještica u kojemu objavljujemo anonimne “Horor priče iz industrije”. Više priča svojih kolega možeš naći ovdje.