Future of Work: Želite li sve benefite asinkronog rada nije dovoljno samo “ured preseliti u online alate”

Dokumentacija, kvalitetna kultura komunikacije i dobro definiran proces uvođenja novih zaposlenika u tvrtku tri su ključne stvari da bi asinkroni način rada funkcionirao, zaključak je jesenskog izdanja Netokracijine konferencije Future of Work, ovaj put posvećene asinkronom načinu rada. Uz Combis kao generalnog partnera te podršku Undabota i Flow&Forma imali smo prilike čuti iskustva iz tvrtki različitih veličina i organizacija rada.

Amir Salihefendić, CEO tvrtke Doist pričao je o njihovom iskustvu potpuno asinkrone tvrtke, Filip i Matej Justić iz BB agency o svojoj tranziciji prema asinkronom načinu rada,  a Marko Pavlović, CEO Flow&Forma, Hrvoje Kapetanović, CEO Undabota i Krešimir Končić, CEO Neuralaba o poslovanju s klijentima u različitim vremenskim zonama. A temu su zaokružili Goran Car, CEO Combisa, Mario Frančešević, osnovač SeekandHita i Sandro Kraljević, CEO MindLaba razgovorom o – ljudima i utjecaju raznih oblika organizacije rada na njih.

Nije dovoljno samo ured preseliti online

Doistovi proizvodi – Todoist za upravljanje zadacima i Twist, aplikacija za asinkronu komunikaciju, tvrtkama i timovima olakšavaju takvu organizaciju posla pa je Amir predstavio kako to izgleda kod njih. Danas su tvrtka s oko 100 zaposlenika koji rade u 39 zemalja i 10 vremenskih zona, a počeli su prije 10 godina kao remote kompanija.

Vrlo brzo im se pokazalo, priznao je Amir, da za uspješno funkcioniranje sa zaposlenicima koji rade doslovno odakle žele nije dovoljno samo “ured preseliti u online alate”.

Bili smo među prvim korisnicima Slacka, ali smo vrlo brzo shvatili da su aplikacije za dopisivanje u realnom vremenu ubojice kreativnosti i izvori kaosa. Što smo više rasli, atmosfera je bila sve lošija, timovi manje produktivni i zadovoljni. Shvatili smo da je problem u alatima koji su optimizirani za komunikaciju u stvarnom vremenu, što ne odgovara timovima koji rade u različito vrijeme. Twist je upravo suprotno, optimiziran za asinkroni rad.

Future of Work: Async je počeo s uvodnim predavanjem kojeg vodi @amix3k 🥳 Amir je osnivač i CEO tvrtke @doist koja stoji iza aplikacije @todoist. pic.twitter.com/VvxRDAbmoI

— Netokracija (@netokracija) October 14, 2021

Chat stvara ovisnost i ubija produktivnost

Primjerice, pojasnio je – u Twistu se ne vidi je li netko online, niti se vidi kad je netko primio ili pročitao poruku. Alati za instantno komuniciranje i chat ubojice su produktivnosti, smatra, i stvaraju ovisnost poput droga. Premisa je asinkronog rada, napominje, da je posao organiziran tako da se ne očekuje da netko odmah odgovori. A kao za većinu stvari, premisa je jednostavna, ali praksa složena.

Kad pišeš nekome upute, zadatak ili planove, to zahtijeva puno objašnjavanja i davanja konteksta jer znači da te nema da odgovoriš na potpitanja. Jednako tako, onaj tko preuzme zadatak i nastavlja komunikaciju mora prvo dobro promisliti, napraviti i onda jednako opširno i razumljivo odgovoriti. Da bi asinkroni rad funkcionirao, treba se voditi načelom – sve se bilježi, opširno i razumljivo.

Doist je svoj model funkcioniranja zato promijenio na “Handbook first” model: procesi, odluke, projekti i planovi raspisuju se u priručniku (svojevrsnoj bazi znanja tvrtke).

Ako želite biti remote ili async first počnite dokumentirati odmah i posložite stvari tako da vam dokumentiranje postane dio kulture.

To ne znači da nikad ne komuniciraju izravno i u isto vrijeme (a i da se nikad ne vide uživo), već se, u skladu s internom komunikacijskom piramidom (vidi niže), to događa samo iznimno.

Prednosti koje je asinkrona organizacija posla donijela Doistu, ali i Amiru osobno te njegovu timu, sveli smo na par najvažnijih. Async first pristup im je omogućio:

• da budu produktivniji,
• veću fokusiranost i duboko uranjanje u posao tzv. “deep work”,
• kvalitetniju pisanu komunikaciju,
• upravljanje rasporedom kako bi optimizirali svoju energiju, a ne vrijeme,
• bolju usklađenost privatnog i poslovnog života, što mu je posebno važno otkad je roditelj.

“Treba ljude odučiti od dosadašnjeg funkcioniranja”

[FUTURE OF WORK] "Osobu koja stalno nekoga pinga to ništa ne košta, ali će to koštati onoga koji je pingan" naglašava @markopav, CEO tvrtke @flownform. pic.twitter.com/MqkGhTVYX1

— Netokracija (@netokracija) October 14, 2021

Spomenuo je i kako je, kad radite remote, veoma izazovno uvođenje novih zaposlenika (posebno juniora) u posao, na što su se odlično nadovezali braća Filip i Matej Justić. Svoju dizajnersku agenciju BB Agency vode – s Krka, a kako rade s klijentima diljem svijeta s njima i zaposlenicima moraju raditi na daljinu.

Braća Justić objasnili su da nisu (još!) prešli na asinkroni način rada, iako zapošljavaju ljude 12 različitih nacionalnosti te kako su u dosadašnjem poslovanju najviše naučili na greškama koje su sami napravili:

Najveća greška nam je bila što smo dogovorili suradnju s 10 novih kolega iz raznih zemalja bez ikakvih raspisanih procesa, pravila i načina komunikacije. To nikome ne bismo preporučili! Zato smo i mi krenuli dokumentirati interne procese, a kao najvažniji smo prepoznali upravo priručnik za uvođenje novih zaposlenika u posao.

S obzirom na to da u sljedećoj godini planiraju rasti s trenutnih 25 za bar još 20 zaposlenika usredotočeni su na zapošljavanje svog prvog HR Managera koji bi im pomogao graditi kompanijsku kulturu. Voljeli bi, kažu, da mogu naći nekoga tko već ima iskustva u remote timovima i s asinkronim načinom rada iako znaju da je takvih malo. Ako ne nađu takvu osobu, dodali su, žele osobu koja je spremna i voljna “odučiti se” od dosadašnjeg načina funkcioniranja.

“Više su nas gnjavili klijenti iz Zagreba, nego oni s druge strane svijeta”

Dobro definirani procesi i kvalitetan onboarding, kako zaposlenika, tako i klijenata naglašeni su kao ključni i za uspješnu suradnju kad je u pitanju rad za klijente iz drugih vremenskih zona. Rasprava na temu “kako raditi s nekim tko je budan kad ti spavaš i obrnuto” bila je najživlja i prepuna kvalitetnih uvida i komentara pa preporučujemo pogledati snimku (počinje negdje na sat i 19 minuta).

Krešimir Končić iz Neuralaba je rekao kako su zapravo više nesporazuma imali s klijentima iz Zagreba, nego s onima s druge strane svijeta:

Oni su bili ti koji su htjeli imati cjelodnevne sastanke ili se često čuti s nama telefonom. Ove strane klijente smo otpočetka educirali i s vremenom došli do toga da pri prvom kontaktu svakom klijentu pošaljemo vodič kroz naš način rada, u kojem stoji da sve mora biti zapisano i raspisano i tako funkcioniramo otpočetka.

[FUTURE OF WORK] "Kod educiranja klijenata početno postavljanje projekta je ključ. Ne ulaziti u posao s klijentom dok nisu definirana sva pravila komunikacije" naglašava @kapohr, CEO tvrtke @Undabot. pic.twitter.com/pK8j4gbtLP

— Netokracija (@netokracija) October 14, 2021

Hrvoje Kapetanović iz Undabota složio se da je ključna priprema projekta i sastavljanje pravog tima za takvu suradnju. Marko iz Flow&Forma naglasio je i važnost povjerenja i kako se najkvalitetnije radi kad klijenti agencijama, a šefovi zaposlenicima vjeruju da se bave onime što je najvažnije, umjesto stalnog provjeravanja na čemu se i kako radi.

Također, svi govornici konferencije naglasili su da asinkroni način rada ne znači da se komunicira samo asinkrono i nikako drugačije. Hrvojev savjet je odrediti jednu osobu u timu, obično Project/Product Managera ili poslovnog analitičara koji će biti “isturen” prema klijentu što istovremeno osigurava da se klijent ne osjeća zapostavljenim, a ostalim članovima tima rad bez ometanja.

[FUTURE OF WORK] "Async zapravo ne znači da se ljudi ne žele družiti. Treba dodatno pripaziti da se organiziraju mogućnosti za fizičko druženje i okupljanje."
– @goran_car, CEO tvrtke @Combis_hr pic.twitter.com/1344ytfK4a

— Netokracija (@netokracija) October 14, 2021

“Idemo vidjeti što smo napravili, a ne jesmo li 8 sati sjedili u uredu”

Goran Car, CEO Combisa, ponudio je perspektivu organizacije posla iz perspektive veće tvrtke:

Nama, kao tvrtki od 400 zaposlenih, koja treba poštovati puno više pravilnika i procedura nego manje agencije, je ipak izazovnije organizirati posao u nekim novim načinima rada.

Srećom, kod nas je uvijek vrijedio princip ‘ajmo gledati što smo napravili, a ne jesmo li sjedili osam sati u uredu’, a najvažnije je da ta kultura postoji. Mi nismo nikakvim dekretima donosili pravila kako se treba organizirati posao, nego smo svakom timu ostavili izbor da sami odluče kako će raditi, uz uvjet da se vide jedan dan tjedno.

Više detalja o tome kako su u Combisu inicijativama poput piva Hacker odgovorili na nedostatak “sretanja na hodniku”, savjete Sandra Kraljevića za građenje kvalitetne kulture feedbacka te Marijeva iskustva s uvođenjem promjena načina rada pogledajte na snimci konferencije Future of Work: Async.