“Vrijeme je da prestanemo veličati ‘ludnicu na poslu’. Haj’mo samo razvijati jako kvalitetan proizvod ili uslugu!”

Koliko često ste čuli “na poslu je ludnica”? Možda ste i sami to rekli. Za mnoge je “kaos na poslu” postao standard. E, ali tako ne bi trebalo biti! A zašto ipak je tako, pitao se moj sugovornik Marko Pavlović, CEO Flow and Forma, hrvatske IT tvrtke specijalizirane za proptech rješenja. Po uzoru na filozofiju Basecampa, želja im je da u Flow and Formu grade vlastitu kulturu koja neće veličati “crazy at work” mantru. S njim i F&F-ovom marketing menadžericom, Manuelom Pasarić, prošla sam neke prakse kojih se sami pokušavaju pridržavati, ali i podijeliti s drugima kao dobar primjer.

Odgovor nije više sati, već manje bullshita

Marko smatra da iza “ludila na poslu” stoje dva glavna razloga:

• Poslovni dan isprekidan je serijom fizičkih i virtualnih distrakcija.
• Jede nas nezdrava opsesija za rastom pod svaku cijenu – a nerealna očekivanja stvaraju stres.

Često u novi radni dan krenemo ambiciozno, s planom da efikasno svaki sat. No, do kraja dana slika je mnogo drugačija. Fokusirati se sat vremena ne znači 20 minuta telefonskih poziva, 10 minuta razgovora s kolegom koji vas vuče za rukav, 20 minuta na iznenadnom sastanku, napominje Marko. Nakon toga ostalo vam je punih 5 minuta da odredite zapravo ono što ste htjeli.

Između svega toga imate “context-switching”, pokušaje multitaskinga, a tek morate dodati vrijeme za razmišljanje. Ako vaš sat fokusa izgleda ovako, pitajte se kako to možete promijeniti da stvarno imate vremena posvetiti se onome što želite ostvariti.

Neki pokušavaju s blokiranjem kalendara, pomodoro tehnikama, ograničavanjem različitih aplikacija i pristupom istima… Svakako trebate istražiti što funkcionira za vas. Ali isto tako, ako ste već probali različite stvari – morate biti svjesni da su problemi vjerojatno mnogo dublji, i da se tiču internih procesa.

Zato vrijedi istaknuti podatak iz nedavnog Employer branding istraživanja s developerima u Hrvatskoj – jedan od najvećih izvora frustracija za zaposlenike su neuređeni interni procesi! Marko to konkretno povezuje u par rečenica:

Stres se prenosi s organizacije na zaposlenika, sa zaposlenika na zaposlenika, a zatim sa zaposlenika na kupca ili klijenta. Stres se nikad ne zaustavlja ni na granici posla. Krvari u život. Inficira vaše odnose s prijateljima, obitelji, djecom. Suvremeno radno mjesto je (postalo?) bolesno. Kaos ne bi trebao biti prirodno stanje na poslu. Tjeskoba nije preduvjet za napredak. Cijeli dan sjediti na sastancima nije potrebno za uspjeh. Sve su to perverzije posla – nuspojave pokvarenih modela i najgore prakse.

Ovo su praktični savjeti kako postaviti internu kulturu da se to ispravi:

1. Tvrtka nije obitelj

Vjerojatno znate barem jednu ili ste sami tvrtka koja se tu i tamo (a neke i konzistentno) voli deklarirati “mi smo svi obitelj”.

Realnost je da niste obitelj, napominje Marko. Vi ste suradnici, ali to ne znači da vam nije stalo jedno do drugog… pa iako će Marko za neke biti bolno iskren, u pitanju jest floskula. Integritet koji želite postići “obiteljskom brigom za zaposlenike” možete ostvariti na druge (bolje) načine:

To ne znači da nećemo dati sve od sebe da pomognemo jedno drugom, ali nismo obitelj – niti je naš posao obiteljski. Flow and Form nije naša beba, FF je proizvod našeg zajedničkog rada – napravit ćemo super proizvod, ali nećemo “primiti metak” za njega. Ne trebamo se zavaravati, mi smo ljudi koji rade i stvaraju zajedno, i to je dovoljno. Stvaranjem obiteljske slike, usađuje se mentalitet koji nalaže kako je u redu napraviti što god je potrebno za tvrtku jer tako ne radite samo kasno u noć, ne preskačete samo godišnje odmore, ne, vi to radite za obitelj. Takvo emocionalno podmetanje osjećaja krivnje i neprestanih obaveza svojim zaposlenicima nećemo priuštiti.

Ne trebamo se praviti da smo obitelj da bi bili dobri, zaštitni i uljudni. Najbolje tvrtke nisu obitelji, najbolje tvrtke podržavaju obitelji. Da budu prijatelji obiteljima svojih zaposlenika. Najbolje tvrtke su tu da osiguraju najbolje moguće uvjete za zdrav i ispunjavajuć rad tako da kada radnici ugase svoje laptope u razumno vrijeme, mogu odmah nakon toga postati najbolji muževi, žene, roditelji i djeca svojim najdražima.

Osim ustrojstva unutar tvrtke i pristupa radu, “obiteljski odnosi” često stvaraju probleme i izvan te operativne, neopipljive sfere. Naime, kao CEO proptech tvrtke, Marko se osvrnuo i na prostore u kojima radimo ističući kako ured ne treba biti jedan veliki dnevni boravak – što je najveća boljka otvorenih ureda:

Tko god nam je prodao open-space kao nešto super treba dobiti medalju za Najiritantnije Uredske Inovacije. Otvoreni uredi uzrokuju buku, manjak privatnosti i previše smetnji u radu. To je greška koja je nas i mnoge druge skupo koštala. Omogućite svojim radnicima fokus i vrijeme za druženje, odvojeno.

2. Branite svoje vrijeme

Komunikacija u realnom vremenu omogućila nam je mnogo dobroga, brži pristup informacijama, manje šumova u komunikaciji, efikasnije rješavanje kriznih situacija, ali isto tako je utjecala na eskalacije sitnih problema i nuždu da smo tu u svakom trenutku… Tako se danas često prešutno smatra da imate dobru radnu etiku ako ste momentalno responzivni na svaki upit. Marko ističe i kako menadžment danas kategorizira određene ljude u organizaciji kao one koji imaju “dobru radnu etiku”, jer su stalno aktivni, stalno su dostupni, stalno rade.

To je užasan primjer radne etike i dobar primjer nekog tko se samo previše iscrpljuje. Ježim se kada čujem da je jedna od “remote strategija” da ljudi na Slacku ili Teamsu u realnom vremenu izjavljuju kada su dostupni, a kada su nedostupni. Status svakog člana tima treba biti implicitan tako da se podrazumijeva da svi pokušavaju raditi svoj posao te da trebamo poštovati vrijeme i fokuse jedni drugih.

Radna etika je kada napraviš ono što kažeš da ćeš napraviti, kada pošteno odradiš svoj dan na poslu, poštuješ posao, poštuješ kupce, poštuješ kolege, ne trošiš vrijeme, ne stvaraš dodatan nepotreban posao drugima i nisi “bottleneck”.

Imati radnu etiku znači biti fundamentalno dobra osoba na koju se drugi mogu osloniti i zadovoljstvo im je raditi s tom osobom, naglašava Marko.

3. “Kalendarski Tetris”

Blokiranje dijelova kalendara jedna je od popularnijih tehnika za izvlačenje fokusiranog rada iz bukiranog rasporeda.

No, što se onda dogodi? Blokovi se počnu gomilati u različitim neobjašnjivim oblicima, a vaš kalendar počinje izgledati poput nekakve igre u kojoj više drugi imaju kontrolu nad vašim vremenom nego vi sami. Marko to zove “kalendarski Tetris” te objašnjava kako druge ništa ne košta uzeti vaše vrijeme, ali vas košta sve.

A kad se priča o kalendarima, najveći jedači vremena su zapravo – sastanci. Nikad im kraja, a za svaku sitnicu se otvara novi, upitala sam zato Marka da podijeli s nama njihova iskustva oko dogovora za sastanke:

Često nismo ni mi ništa bolji, ali trudimo se. Zajednički radni kalendar je najdestruktivniji proizvod modernog vremena prema kojem gubimo kontrolu nad vlastitim vremenom. Težimo tome da u FF ne možete jednostavno dobiti sastanak, morate se boriti za njega, morate imati konkretan razlog, nije lako i mora biti automatizirano. Počeli smo s time da je sasvim OK reći “ne” na poziv za sastanak samo zato jer je to vrijeme koje hoćete potrošiti na fokus. Zajednički kalendar može funkcionirati samo ako imate pravo odlučiti koji sastanak ćete prihvatiti i kada.

4. Umjetni ciljevi ne vode nikuda

Prestanimo gurati kvartalne ciljeve, godišnje ciljeve, petogodišnje ciljeve i druge velike bizarne ciljeve. Možemo i bez toga imati sretne investitore, sretne kupce, godišnji rast, više zadovoljnih zaposlenika. Moguće je stvoriti fenomenalan biznis bez ijednog cilja, kaže Marko i proklamira: Prestanimo slaviti ludilo na poslu kroz umjetne ciljeve!

Skeptičnim pogledom možda gledate na te gornje retke misleći si: pa kako ćemo znati gdje idemo i što smo ostvarili ako nemamo mjerljive i specifične ciljeve. SMART, da, sjećate se tog akronima… Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Timely. To su ciljevi koji uvijek uspijevaju! No, jedno je teorija, a drugo praksa Markovo je mišljenje:

‘Ajmo se suočiti sa istinom, skoro svi ciljevi su izmišljeni samo da bi imali cilj. Izmišljene brojke koje su izvor nepotrebnog stresa dok nisu ostvareni ili napušteni. I kada se to dogodi, jednostavno bi trebali uzeti novi cilj i opet započeti cirkus stresa. Kvartalni ciljevi, petogodišnji ciljevi, cilj rasta od 16%, “zaposlit ćemo ove godine novih 1000 zaposlenika” – svi ciljevi moraju proizvesti, prerasti i pobijediti sva OČEKIVANJA.

Raditi dobar, kreativan posao, imati sretne zaposlenike i dugoročni biznis je dovoljno teško da bi si još na to sve dodali hrpu izmišljenih ciljeva. Ako je fokus timova ostvarivanje ciljeva, ako je cilj najbitniji element vašeg poslovanja – znači li to da ste spremni kompromitirati morale, iskrenost i integritet tvrtke kako bi ostvarili cilj?

Kada vam sljedeći put bude teško dobiti povrat novca od tvrtke od koje ste kupili proizvod, koji vam ipak ne odgovara – vjerojatno razlog tome jest što je ta tvrtka stavila svoj kvartalni cilj profita kao bitniju stavku od vas, kupca.

Što kažete na: nema targeta, nema ciljeva? Možete raditi super posao bez ijednog cilja, možete planirati za sljedećih 6 mjeseci, ne morate imati trogodišnje planove i ciljeve. I ako baš morate imati cilj, možda to može biti samo da ostanete relevantni na tržištu? Nudite super uslugu svojim korisnicima? Budete super poslodavac?

Samo zato što je ove ciljeve teže kvantificirati, to ih ne čini manje bitnima, zaključuje Marko.

5. Pronađite SVOJE najbolje prakse

Zanima vas najbolja praksa za određivanje cijene proizvoda, za content marketing, prelazak na novu tehnologiju, za postavljanje employer branding strategije… Realno, naći ćete ih hrpe, samo pitajte Google doktora.

Nema kraja savjetima koji sami sebe prozivaju najboljima, ističe Marko. U tome se i krije problem:

Vrlo brzo nakon toga nam najbolja praksa postane mjerilo koliko je posao dobro obavljen, a zatim odmah nakon toga saznamo da su za tu najbolju praksu potrebni i dugi radni tjedni, s najboljim praksama se povećavaju i očekivanja. Nerealna mjerila koja postavljamo opet uzrokuju stres, opet uzrokuju umor, opet “fear of missing out”.

Ako vaša najbolja praksa proizlazi iz opservacije drugih tvrtki kao što je “Top 10 best practices how Google develops products”, trebali bi biti barem skeptični. Je li osoba koja vam savjetuje te najbolje prakse radila u Google timu? Ako je odgovor ne, postoji velika vjerojatnost da su te najbolje prakse samo zaključak koji su donijeli iz špekulacije. Nešto što funkcionira u američkoj tvrtki od tisuće zaposlenika, možda neće funkcionirati tako dobro u hrvatskoj u tvrtki od 20 ljudi.

Najbolje prakse mogu biti dobar početak kada ne znate bolje, dodaje Marko, ali uzmite si vremena i razmislite putem da li to što radite zapravo funkcionira.

6. Obećajte da nećete obećavati

Obećanja je lako i jednostavno napraviti, ali nekad ih je teško i skupo ispuniti, ističe Manuela. Da nije tako, jednostavno bi stvari napravili prije nego ih uopće obećate, objašnjava:

Svi, pa tako i mi smo znali dati previše obećanja s dobrim namjerama prema kupcima, partnerima i zaposlenicima (što nikad ne izađe na dobro) – ali gotovo uvijek na kraju završimo vijajući stara obećanja i zanemarujući rad koji je sada bitan.

Na to se zapravo nadovezuje i pitanje rokova. Kako održavati rokove bez obećanja i ciljeva – imaju li u Flow and Formu neko tajno rješenje? Kaže mi Manuela imaju čak tRajno rješenje!

Nemojte postavljati nemoguće rokove i nemoguće ciljeve 🙂 Kao što Jason iz Basecampa kaže: “Most deadlines aren’t so much deadline as dreadlines”, nerealistični datumi s neprestano rastućim očekivanjima i novim zahtjevima. Bez fiksnih, uvjeravajućih rokova, ne možete raditi opušteno. Nema puno stvari koje su gore od demotivirajućeg rada na projektima kojima se ne vidi kraj.

Tvrtke moraju postaviti određene limite, naravno, ali to se može napraviti realističnim rokovima i fleksibilnim zahtjevima, ističe Manuela objašnjavajući kako su oni počeli tome pristupati u Flow and Formu:

Vrijeme je budžet, tako ga i koristimo – u FF ćete prije čuti “imamo 6 tjedana da napravimo ovaj kalendar feature”, nego “recite nam kada će ovo biti najbrže gotovo”. Činjenica je da smo svi užasni u procjeni. Lakše nam je i bolje koristiti vrijeme kao budžet kojem ćemo se prilagoditi, a ne da se iscrpljujemo i radimo preko vikenda zbog nekog “as-soon-as-possible” roka.

7. Ignorirajte rat za talente

Netko tko je super zvijezda u jednoj tvrtki, često bude potpuno suprotno u drugoj tvrtki – jer svi smo na kraju samo ljudi, priča mi Manuela. Talent nije vrijedan borbe, talent je promjenjiv i često nije prenosiv.

Umjesto da se borimo za najbolje talente koji su na vrhuncu svoje karijere, mi nalazimo vrijednost u izgradnji i rastu ljudi koji pokazuju potencijal te samo trebaju vrijeme i pažnju da postanu sljedeći “super talent”. Puno naših najboljih ljudi smo zaposlili ne zbog onoga što su bili, već zbog onoga što mogu postati. Potrebno je puno strpljenja za rast i stvaranje vlastitog talenta, no zajednički rad i učenje su često izbor koji donosi dugoročne benefite.

Vaša tvrtka je vaš proizvod!

Za kraj, Marko poručuje kako je vrijeme da tvrtke prestanu tražiti od svojih zaposlenika da bez daha progone sve više i sve umjetnije ciljeve koje je postavio ego.

Vrijeme je da ljudima pružimo vrijeme bez ometanja koje zahtijeva sjajan posao. Vrijeme je da prestanemo slaviti “ludilo na poslu”. U Flow and Formu počeli smo raditi na tome da stvorimo “kulturu smirenosti”. Kulturu u kojoj pokretač nije stres, ASAP, brzina, kasni noćni sati, nemoguća obećanja, “high turnover” i konstantno promašeni rokovi. Dosta nam je toga. Danas više nije dovoljno samo “promijeniti svijet”, sad hoćemo “mijenjati svemir”. Što je s onim da samo nudimo jako kvalitetan proizvod ili uslugu koju će naši kupci cijeniti i koja će im olakšati život?

Naša tvrtka je naš proizvod – mi smo ti koji smo u kontroli da promijenimo rad na bolje, jer vjerujemo da naše interno zadovoljstvo ultimativno proizvodi bolje zadovoljstvo naših klijenata, zaključuje Marko.

Ako su vas Flow&Formovci zainteresirali svojim pristupom te biste voljeli raditi s timom koji tako razmišlja i radi, svakako provjerite njihove stranice karijera i aktivne oglase.