Nakon 6 godina rada u Bufferu skupila sam glavne lekcije za tvrtke i zaposlenike o radu na daljinu

Kao da je jučer bilo, kada sam 2013. prvi put pročitala članak o Bufferu. Tada je Buffer bio startup od 15-ak ljudi iz različitih gradova i kontinenata koji zajedno rade i razvijaju jednu, u to doba, posve neobičnu kulturu.

Pojam “rada od kuće” u to vrijeme kod nas se uglavnom vezivao za spam i lažna obećanja “bogatstva preko noći lijepeći markice…”, a nikako za stabilan posao i izgradnju karijere. Nakon što sam već neko vrijeme koristila Buffer kao alat u online marketingu za svoja rješenja, zaintrigiralo me saznati više o njihovom načinu rada i jedinstvenoj kulturi. Sa svakom novom informacijom koju sam saznala, povećavala se želja da im se pridružim.

Znala sam da to neće biti lako. Za početak, konkurencija je bila cijeli svijet. Biti odabran za radno mjesto među više stotina kandidata tada se činilo kao nemoguća misija. Ali bila sam ustrajna i sigurna da to želim te mi se godinu dana kasnije, nakon stečenog iskustva u drugim američkim remote startupima, želja ostvarila.

Danas, gotovo šest godina nakon tih događaja, gledam na to putovanje s velikom zahvalnošću i ponosom jer je Buffer svojom kulturom promijenio, ne samo moj život i život mojih bližnjih, već i utjecao na tisuće drugih kompanija da moderniziraju svoj način rada i pruže zaposlenicima transparentnije, inkluzivnije i sretnije okruženje.

Najveću ulogu u tom imao je upravo remote način rada. Zato mi je danas veliko zadovoljstvo podijeliti iskustva iz Buffera. Nadam se da će domaćim tvrtkama koje su se uslijed pandemije našle u situaciji da voljno ili prisilno svoje poslovanje presele van ureda, dati inspiraciju za organizacijom poslovanja i rada koja zadovoljava potrebe svih članova tima.

Prednosti i izazovi prelaska na rad na daljinu

Svake godine Buffer, u suradnji s AngelListom, objavi istraživanje State of Remote o prednostima i statusu remote poslovanja u svijetu. U zadnjem istraživanju (kraj 2020.) sudjelovalo je preko 3500 ispitanika, a 98% njih reklo je da preferiraju remote rad barem jedan dio radnog vremena, dok je 97% onih koji već rade u remote okruženju reklo da bi preporučilo takav način rada drugima.

Uz velike prednosti, remote način rada donosi i niz izazova koji, ako se organizacija na njih dobro ne pripremi, mogu zaista loše utjecati na poslovanje, ali i na zadovoljstvo zaposlenika.

Prednosti remote rada za tvrtke

Postoje očite brojne uštede poput smanjivanja troška prostora ili prijevoza, no istaknula bih druge, ne manje važne koristi:

• Privlačenje talenata
  • Prelaskom na rad na daljinu, brišu se geografska granice i otvara se veliki “bazen” kandidata koje bi inače bilo teško zaposliti.
• Zadržavanje talenata
  • Pružanje veće fleksibilnosti odličan je način zadržavanja talenata.
• Rast i razvoj
  • Zaposlenici su izloženi različitim kulturama, pogledima i načinima rada, što im daje nove perspektive.

Prednosti rada od kuće za zaposlenike

• U zadnjem State of Remote Work istraživanju, 40% ispitanika je izjavilo kako je fleksibilnost najveća prednost rada od kuće.

Osim toga, tu su naravno i:

• mogućnost rada na bilo kojoj lokaciji, uključujući putovanja,
• ušteda vremena koje bi se inače potrošilo na putovanja na posao te
• više vremena za provoditi kod kuće s obitelji.

Izazovi rada od kuće za tvrtke

Vjerojatno jedan od najvećih izazova ili rizika rada od kuće za tvrtke predstavlja nedostatak kontrole i strah da zaposlenici neće izvršavati svoje obaveze ako im se dozvoli rad od kuće. Po mom iskustvu, radeći u četiri različite takve tvrtke, još se nikad nisam susrela s tim problemom. Ako ste zaposlili ljude kojima vjerujete (ako niste, zašto niste?!), onda im vjerujte da će svoj posao obavljati savjesno. Isto tako, ako se učinkovitost zaposlenika mjeri po njegovom ili njezinom outputu, a ne po radnim satima provedenim u uredu, onda faktor mjesta rada više nije bitan. Bitno je samo da zaposlenik ima sve uvjete za obavljanje svog posla, da su posao i ciljevi jasni i dobro komunicirani i u konačnosti ostvareni.

Iskustveno, najveća razlika između rada na daljinu i u uredu, a time i najveći izazov,  je komunikacija. Umjesto da se oslanjate na spontane interakcije u uredu, za remote okruženje potrebno je postaviti jasne ciljeve s jasnim outputima i prema tome prilagoditi komunikaciju.

U radu na daljinu, nije moguće “skoknuti do kolegice” i pitati je kako napreduje projekt ili, uz aparat za kavu, prokomentirati neke nedoumice s kolegom. Isto tako, nije moguće svaki put kad imamo pitanje pingati ljude na Slacku ili pokrenuti Zoom sastanak jer bi to jako remetilo ostale. Potrebno je imati točno definirane komunikacijske kanale i koja pitanja/teme su prikladna za svaki pojedini kanal.

Izazovi rada od kuće za zaposlenike

Kao glavne izazove rada od kuće za zaposlenike, istaknula bih:

• nedostatak profesionalne infrastrukture i okruženja za rad (stolovi, stolice, odgovarajuće osvjetljenje, oprema, internetska veza…);
• situacije u kojima zaposlenik nije u mogućnosti imati izdvojeno mjesto za rad od ostalih ukućana koje omogućuje da nema čestih prekida i konstantnog ispreplitanja privatnih i poslovnih aktivnosti;
• “pos’o-kuća, kuća-pos’o” postaje jedno te isto mjesto i zna doći do zasićenja i želje za promjenom okoline što je usko vezano i s –
• osjećajem usamljenosti.

Kako Buffer vodi uspješno poslovanje na daljinu

1. Jasno postavljanje ciljeva

U Bufferu postavljamo godišnje ciljeve za svaki odjel, koji se onda dijele na kvartalne i mjesečne ciljeve te revidiraju na tjednoj bazi na timskim sastancima i 1:1 sastancima s menadžerom.

2. (Pre)česta i jasna komunikacija

Kako znate da li je djelatnik blokiran nekim problemom koji ne može dovoljno brzo ili samostalno riješiti? Kako pratite trenutno stanje projekta? Ova važna pitanja se obično odgovaraju uz kavu u uredu ili jednostavno dolaskom do kolege za susjednim stolom. U remote okruženju, neke od tih komunikacija se mogu izgubiti ako namjerno ne radite na tome.

U Bufferu zagovaramo over-communicating. Sve što radimo i kako se osjećamo s trenutnim obujmom posla, timom, rasporedom… Da, to svakako zahtijeva više vremena i energije, ali je jako važno za zdravlje organizacije i uspješnost projekata. U suprotnom, možete završiti s izoliranom timom, zbunjenim zaposlenicima i kašnjenjima projekata.

Imajte na umu tko bi mogao biti zainteresiran za određenu temu, koliko do sada znaju i kako podijeliti informacije na što jasniji način. Vrlo često će se dogoditi da iste informacije treba podijeliti više puta.

3. All hands sastanak

Četiri puta godišnje u Bufferu održavamo takozvani All-Hands – Zoom poziv koji je obavezan za sve zaposlenike. Nas 90-ak se sastane preko video poziva da bismo čuli novosti iz svakog pojedinog odjela. Ovaj sastanak se obično sastoji od:

Slavlja

Svaki All-Hands započnemo s 10 minuta slavlja svega što smo postigli u tom kvartalu: od promaknuća pojedinih članova tima, godišnjica, vjenčanja, novih kućnih ljubimaca… do uspješnih projekata, novih klijenata i novih zaposlenika.

Novosti od direktora

Sljedećih 15-30 minuta CEO Buffera, Joel, govori o novim ciljevima firme, viziji i svemu što nas čeka u idućem kvartalu.

Novosti iz pojedinih odjela

Svaki odjel dobije 3-5 minuta da podijeli uspjehe/neuspjehe tima i što planiraju raditi dalje.

Tim-bildinga

Zadnjih 5-10 minuta sastanka obično završi u takozvanim breakout sobama gdje raspravljamo o nekoj aktualnoj temi.

4. Tjedni 1:1 s menadžerom

Kao Engineering Manager u Bufferu, imam 6 developera i 2 tima koja vodim (Analyze i Marketing Engineering). Svaki tjedan, imam jednosatni 1:1 sastanak sa svakim developerom, na kojem razgovaramo o trenutnim projektima (koje su zadatke radili prošli tjedan, koje planiraju raditi ovaj tjedan, imaju li kakvih prepreka…), ali i o njihovim osobnim životima i razvoju karijere u Bufferu. Obično, prvih 10 do 15 minuta uvijek provodimo razgovarajući o osobnim temama jer na taj način razvijamo naš odnos i povjerenje. Nakon toga slijedi razgovor o zadacima i projektima i na kraju karijeri. Ako je netko blizu promaknuća, tada zakažem posebne Career check-in sastanke na kojima razgovaramo isključivo o savjetima i sljedećim koracima za promaknuće.

Kao i u svemu ostalom u remote okruženju, i ovdje je jasna komunikacija jako bitna. Kao menadžeru, moj zadatak je u svakom trenutku imati dobar uvid u to što radi moj tim i pojedini članovi tima, kao i na kojim projektima rade ostali timovi kako bih te informacije podijelila sa svojim timom. Isto tako, važno je da svom timu jasno iskomuniciram godišnje, kvartalne i tjedne ciljeve, kao i gdje se nalaze na svom putu prema promaknuću te što je sve potrebno da bi ga dostigli.

Redovit i jasan feedback je također ključan, tako da na svakom 1:1 nastojim pohvaliti za sve male i velike uspjehe, kao i ukazati na eventualne greške i propuste i kako oni utječu na širu sliku.

5. Dnevni sinkroni ili asinkroni standupi

Product timovi u Bufferu (dakle, oni koji rade na razvoju određene aplikacije) obično imaju oblik dnevnog, 10-minutnog sastanka na kojem svi članovi podijele što su radili jučer, što planiraju raditi danas i imaju li nekih prepreka/pitanja. Ako smo u mogućnosti, te sastanke održavamo preko Zoom poziva, no s obzirom na to da imamo članove tima u različitim vremenskim zonama, često ih održavamo i preko Slack poruka.

6. Tjedni sastanci tima

Osim dnevnih standupa, svi produkt timovi imaju i tjedni sastanak koji vodi produkt menadžer. Tu se obično raspravlja o statusu projekta, eventualnim izmjenama u prioritetima i zaprekama/pitanjima koje su iskrsnule.

7. Rad u ciklusima/sprintovima

U product timovima trenutno radimo u trotjednim ciklusima. Na početku svakog ciklusa jasno definiramo zadatke za svakog člana tima, za sljedeća tri tjedna, koje svaki tjedan revidiramo.

8. Retrospektive

Nakon svakog ciklusa, održim video sastanak retrospektive pomoću alata za remote timove. Prije samog sastanka svaki član tima anonimno unese kartice za “Što smo napravili dobro ovaj ciklus”, “Što je moglo biti bolje” i “Koji su rizici za dalje”. Nakon toga grupiram kartice po zajedničkim temama te na samom sastanku raspravljamo o svakoj temi. Na kraju sastanka definiramo zadatke koji će nam pomoći da sljedeći ciklus bude još bolji.

9. Donut chats

U gore navedenom istraživanju, 20% ispitanika je izjavilo kako je izolacija najveći izazov rad na daljinu. Zato smo u Bufferu uveli opcionalne, takozvane “Donut chats”, gdje svaki tjedan automatski sustav nasumično spari dva člana tima da se sastanu preko video poziva i “druže”.

10. Masterminds

Osim tih ad-hoc sastanaka, imamo i opcionalne, strukturirane 1:1 sastanke “mastermindova”. Svatko u Bufferu, tko to želi, ima svog “masterminda”, obično nekog slične poslovne funkcije ili razine upravljanja, s kojim se nađe svakih 1-2 tjedna da dijeli iskustva, probleme i savjete.

11. Engineering Mentoring

Tijekom godina u našem Engineering timu u Bufferu vidjeli smo odlične rezultate kada dva developera zajedno rade na nekom problemu i dijele znanje. Isto tako, vidjeli smo spontane mentoring veze koje su se formirale u kojima senior developer mentorira junior developera. Te veze su se pokazale jako korisne za rast, kako senior, tako i junior developera, tako da smo odlučiti pokrenuti službeni “Mentorship program” u kojem svaki senior developer ima jednog junior developera kojeg mentorira.

Mentori imaju tjedne ili dvotjedne sastanke sa svojim mentoriranim osobama na kojima im pomažu steći nova znanja, savjetuju ih i bodre te dijele znanje.

12. Buffer retreats

Jedno od najvećih obilježja Bufferove kulture i uspješnog rada na daljinu su svakako timska putovanja. Prije pandemije, Buffer je svake godine organizirao najmanje jedan retreat za cijelu firmu i nekoliko manjih za pojedine timove. Tu se 7-10 dana, svaki puta na drugoj lokaciji/kontinentu, cijela firma nađe kako bi se povezali, razgovarali o viziji i ciljevima, ali prije svega dobro zabavili, napunili energijom i motivacijom za dalje.

13. Timska putovanja

Osim glavnog company retreata, važno je imati i male timske izlete koji su fokusirani na sam tim i projekt.

Tako je, primjerice, 2016. u New Yorku, nastao Reply (danas preimenovan u Engage – proizvod koji ovaj mjesec izlazi na tržište), nakon 7 dana intenzivnog brainstorminga, zajedničkog rada i druženja. Tih 7 intenzivnih dana mi je ostalo u sjećanju kao jedan od najdražih trenutaka u karijeri.

14. Zakazivanje vremena za fokus na kalendaru

Važno je “blokirati” vrijeme u kalendaru jer i to koristimo kao alat za komunikaciju. Prije nego zakažemo neki sastanak, uvijek prvo provjerimo kalendar kolege da vidimo kakav mu je dan i kad je slobodan.

Kalendar je automatski povezan sa Slackom tako da se, ako imamo zakazan neki event u kalendaru, prikazujemo kao zauzeti na Slacku (pa nas drugi neće pingati).

15. Dobri alati

Za uspješno poslovanje od kuće, svakako su važni dobri alati. Tijekom godina, Buffer je isprobao mnoge/većinu alata na tržištu te se zadržao na sljedećoj listi kao najvažnijim alatima u svakodnevnoj komunikaciji:

• Video pozivi: Zoom
• Dokumentacija o firmi, timovima i projektima: Notion
• Diskusija i donošenje odluka: Threads
• Planiranje slobodnih dana zaposlenika: Timetastic
• Povratne informacije o kulturi i karijeri (Performance review): Culture Amp
• Instant poruke: Slack
• Pohvale i slavlja: HeyTaco
• Suradnja na projektima: Dropbox Paper
• Planiranje zadataka: Trello i Jira
• Planiranje sastanaka: Calendly i Google Kalendar

16. Uspješno uvođenje novih zaposlenika u procese

Jedan od većih izazova u početku bio je svakako sam onboarding novih zaposlenika, osobito ako ti zaposlenici do sada nisu imali iskustva rada na daljinu. Srećom, danas je sve više onih kojima remote nije posve stran, tako da je i sam onboarding lakši. No tu svakako ključnu ulogu igraju:

• Dobra pismena dokumentacija. U Bufferu, svaki novi zaposlenik dobije vlastiti, opsežan, dokument u kojem piše sve što treba znati o firmi, procesima, poslovanju, očekivanjima, kao i zadatke i očekivanja za prvih 30-60 i 90 dana.
• “Buffer-buddies”. Osim menadžera, svaki novi zaposlenik dobije dodijeljenog “frenda” koji mu pomaže s onboardingom, upoznavanjem firme, kulture i slično te mu stoji dnevno na raspolaganju tijekom prvih 30 dana za spontane sastanke i odgovore na bilo kakva pitanja.

17. Dobar setup za kućni ured

Mogućnosti su različite, ali vrijedi investirati u prostor koji je odvojen od ostatka kućanstva (radi boljeg fokusa), s dovoljno prirodnog svjetla i urediti ga na način da se osjećate ugodno.

Ako su u mogućnosti, savjetovala bih firmama da svojim zaposlenicima omoguće budžet za uređenje kućnog ureda, osobito u slučaju prelaska na potpuni rad od kuće kada su troškovi putovanja na posao i iznajmljivanja poslovnih prostora minimalni ili nepostojeći. Buffer, primjerice, svakom novom zaposleniku dodijeli 500 dolara prilikom onboardinga i 200 dolara svake godine za office setup.

Savjeti za prelazak na remote ili hibridni način rada

Savjeti za firme

Najbolje je početi korak po korak. Teško je napraviti tako veliku promjenu odjednom. Mnoge kompanije krenu tako da nude jedan dan u tjednu od kuće. Na taj se način zaposlenici mogu postupno upoznavati s okruženjem rada na daljinu, a organizacija prilagoditi svoje procese tom načinu rada.

Kompanije čija priroda posla zahtijeva uspostavljanje hibridnog načina rada može se suočiti s otežanim postizanjem cjelokupnog zadovoljstva i krize u korporativnoj kulturi.

Jako je teško izgraditi kulturu po “9 do 5” načinu rada kada dio zaposlenika mora sjediti u uredu ili na terenu, a drugi su kod kuće. Veliku ulogu tu igraju prije spomenuti izleti. Dobro je jednom ili više puta godišnje odvesti cijelu firmu na putovanje kako bi zaposlenici izgradili međusobne odnose, stekli povjerenje među sobom i voditeljima te dobili dovoljno face-timea za uspješan rad van ureda sljedeći period.

Savjeti za zaposlenike

• Kreirajte barijeru između posla i slobodnog vremena. Pokušajte organizirati vlastiti ured u stanu i katkad promijenite lokacije, primjerice jedan zadatak odradite kod kuće, drugi u kafiću (kad se konačno otvore).
• Ako je moguće, nemojte raditi tamo gdje inače provodite slobodno vrijeme (dnevni boravak/spavaća soba).
• Investirajte u dobar office setup (dobra kamera, stolica, biljke…).
• Kreirajte jutarnje i večernje rutine (kako nema “odlaska na posao i s posla”, može biti teško uključiti se ili isključiti iz radnog moda.
• Isključite notifikacije u slobodno vrijeme. Zatvorili ste laptop, završili s radnim danom i odjednom stiže email ili Slack notifikacija koja vas vraća za stol…
• Ako putujete, uvijek provjerite WiFi vezu.

Koji god sustav bili u mogućnosti odabrati, hibridni ili potpuni remote način rada, promjene pokušajte uvoditi polako i istražite dobre poslovne prakse onih koji su uspješno prešli na takve organizacijske oblike, učite na tuđim greškama.

Ako dobro posložite radne i komunikacijske procese te osigurate odgovarajuću infrastrukturu, moći ćete zaboraviti na strah s početka članka da zaposlenici neće odgovarajuće izvršavati svoje obveze. Ljudi i njihovi motivi ne mijenjaju se s promjenom mjesta poslovanja. Odgovorni zaposlenici u koje imate povjerenja nastavit će biti takvi i ako im omogućite fleksibilnost rada od kuće.