Što kao poslodavci možete učiniti za produktivnost zaposlenika kad se uredi presele doma?

U vrijeme dok svijetom hara pandemija koronavirusa novinski portali, magazini i blogovi krcati su savjetima za rad od kuće za zaposlenike. Nije to ništa naročito čudno i neobično, s obzirom na ogroman broj ljudi koji je zadnjih nekoliko mjeseci bio prisiljen po prvi put susresti se s takvim načinom rada.

I dobro je što je tako jer je rad od kuće često zahtjevniji nego što je to većina ljudi do prije koji mjesec zamišljala. Ima, naravno, svojih prednosti, ali krije i podosta zamki koje svakako treba imati u vidu.

Osnove rada na udaljeno

Ali, što je s poslodavcima? Savjeta i preporuka za njih je puno manje, no situacija je za mnoge poslodavce također nova i nesvakidašnja. Na Netokraciji smo pratili promjene u digitalnoj industriji od samih početaka, od prvih dana rada od kuće, otkazivanja konferencija, pojačane digitalizacije različitih servisa te kako je izolacija utjecala na oglašavanje i internu komunikaciju u tvrtkama.

Međutim, svjesni smo da su se digitalci u ovoj remote situaciji snašli bolje nego većina. Stoga smo htjeli ponoviti osnove za poslodavce koji se po prvi put nose s ovako značajnom promjenom paradigme načina rada. Nakon što smo pomno pročešljali web odlučili smo izdvojiti set preporuka Američke gospodarske komore, namijenjen kako vlasnicima tvrtki tako i menadžerima na različitim razinama tvrtki.

Iz te institucije upozoravaju kako rad od kuće znači više toga što odvlači pozornost, manje prilika za izravnu i prirodnu komunikaciju s kolegicama i kolegama te više društvene izoliranosti, što sve za posljedicu može imati manje produktivnosti. Stoga je odgovornost poslodavaca pronaći nove načine upravljanja i suradnje sa zaposlenicima, ali i osigurati im više mogućnosti međusobnog povezivanja. Evo njihovih šest preporuka za povećanje produktivnosti dok se radi od kuće:

1) Opremite tim odgovarajućim alatima i tehnologijama

Bez alata koji će omogućiti komunikaciju i drugo potrebno za obavljanje posla, vaši zaposlenici neće moći nastaviti biti produktivni. Odaberite što najbolje odgovara vašim potrebama i zaposlenicima, ankete su za to izvrsna opcija.

Pomno odabran set alata će vam omogućiti brzu razmjenu podataka i informacija, kao i praćenje stanja radnih procesa bez obzira gdje se vaši zaposlenici i vi nalazite u danom trenutku. Na te alate i tehnologije treba gledati kao na dugoročnu investiciju jer u istu svrhu mogu poslužiti i nakon što pandemija mine.

2) Ostanite u kontaktu na dnevnoj bazi

Uspostavljanje redovnog svakodnevnog kontakta važno je ne samo kako biste imali uvid u to odvija li se obavljanje posla pravovremeno i onako kako bi trebalo, već vam također pruža priliku za provjeru je li sve u redu sa svakim zaposlenikom pojedinačno, imaju li sve što im je potrebno, s kakvim se poteškoćama susreću…

Mali jutarnji video chat, telefonski poziv ili poruka mogu stvoriti osjećaj kako su stvari pod kontrolom, nesvakidašnjim okolnostima usprkos. Možete to obaviti jedan na jedan ili grupno, kako vam već odgovara.

3) Potaknite zaposlenike na stvaranje zasebnih mjesta za rad od doma

Brojni ljudi koji inače rade u uredu kod kuće nemaju prostor namijenjen za obavljanje posla jer za njime nemaju potrebe. No, nove okolnosti traže određenu razinu prilagodbe pa ih svakako ohrabrite na uređivanje dijela stana ili kuće gdje će raditi i biti manje izloženi svemu što im odvlači pozornost od posla kojeg trebaju obaviti tijekom radnog vremena.

Čak i privremeno rješenje bolje je od nikakvog. Uzor mogu potražiti upravo kod domaćih digitalaca koji su s Netokracijom podijelili svoje #radimdoma setupe.

4) Pružite im podršku

Rad od kuće može biti zahtjevan za one koji na njega nisu navikli. Nije isključeno kako će se bar neki vaši zaposlenici susresti s osjećajima kao što su usamljenost, izoliranost i tome slično. Na vama je da stvorite mirno i pozitivno radno okruženje kako bi im pomogli prebroditi krizno razdoblje te kako bi bili što motiviraniji i produktivniji. A i vama će biti ugodnije raditi u takvoj atmosferi.

Postavite virtualno radno vrijeme i budite tijekom dana dostupni putem chat aplikacija i drugih kanala kako bi im se našli pri ruci ukaže li se za time potreba. Također, potaknite ih na uredno spavanje i obroke, redovnu tjelovježbu, održavanje osobne higijene i druge aktivnosti koje će pomoći u održavanju svakodnevnog ritma što bližeg normalnom.

5) Odjenite se prikladno

Iako se ovaj element ne čini važnim za uspješnu uspostavu rada od kuće, ipak ga nemojte posve zanemariti. Riječ je o psihološkom triku – često je, naime, teže ufurati se u posao dok ste još u pidžami, trenirci i drugoj udobnoj odjeći predviđenoj za opuštanje kod kuće. Stoga im pokažite primjerom i svaki dan odjenite ono što biste inače nosili u uredu.

6) Nemojte zaboraviti biti društveni i očuvati timski duh

Na kraju, ali nikako ne i najmanje važno: odvojite vrijeme za društvene interakcije između vas i zaposlenika (kao i između njih međusobno) koje nisu izravno povezane s poslom.

Pobrinite se za vrijeme u kojem će se neobavezno čavrljati o vijestima, sportu, vremenu, hobijima i drugim sitnicama koje život znače. Time ćete pomoći u snižavanju razine stresa, ali i ojačati grupnu koheziju, što je važan dio dobre radne atmosfere. Možete za to odvojiti desetak minuta prije redovnih video konferencija, proglasiti tjedni virtualni happy hour (s alkoholom ili bez njega) ili napraviti virtualni team building. U Netokraciji prakticiramo Digitalnu kavu dva puta tjedno.

Kako povezati udaljena radna mjesta?

Kao što vidite, ima dosta toga na što treba obratiti pozornost kako bi sve teklo glatko izvanrednim okolnostima usprkos. Srećom, neke od ovih ključnih elemenata možete bez brige prepustiti nekome drugome te se više posvetiti suradnji sa zaposlenicima i praćenju njihovog rada. Primjerice, Dell nudi gotovo sveobuhvatno rješenje kojim možete opremiti tim odgovarajućim alatima i tehnologijama. Zove se Connected Workplace i predstavit će ga tijekom besplatnog webinara koji će biti održan u srijedu, 20. svibnja, s početkom u 15 sati.

Niz Dellovih stručnjakinja i stručnjaka reći će vam kako lako i jednostavno postaviti alate i tehnologije nužne za funkcionalan i produktivan ured kod kuće. Sudjelovanje je besplatno, ali svakako se trebate unaprijed prijaviti, što možete učiniti ovdje.