Kako mentorirati kolege na daljinu: Više planiranja, manje spontanosti, a pomaže i humor

Istraživanja iz godine u godinu pokazuju kako je mentoriranje jedna od najboljih metoda za razvoj zaposlenika. Ide se toliko daleko da pojedini mentorstvo nazivaju – znanošću. Dobar mentor može savjetima i poticajem izvući najbolje od osobe i poučiti je tajnama posla. No, u doba pandemije i društvenog distanciranja, to je zaista teško.

Kako pristupiti mentorstvu na daljinu u doba krize rekao nam je Igor Pintar, direktor Demand and IT Governancea Raiffeisen banke.

Biti mentorom znači izvući onih najboljih 10% od osobe i usmjeriti ju na pravi put kako bi se što bolje snašla u poslu. No, vjerujem da oni koji su iskusili mentoriranje znaju da ono “klasično” uključuje mnogo jedan-na-jedan interakcije, uživo, u uredu. No, što ako taj ured postaje virtualan, što ako je prvi kontakt s mentorom također takav?

Za vrijeme mjera društvenog distanciranja, većinu vremena provodili smo u najužem krugu obitelji, neki su bili sami u svojem stanu, nekima su nedostajali bliski prijatelji i kolege. U nama su se stvarale negativne emocije što je imalo i utjecaj na interakciju i mentorstvo, kako sa strane mentora, tako i sa strane novih zaposlenika.

Mentorstvo koje podržava čitava kompanija

Sam sustav mentoriranja u RBA sadrži se od formalnog i neformalnog dijela, kaže mi Igor. RBA već godinama ima sustav mentorstva i njime koordinira osoba iz ljudskih resursa, a definirana su četiri tipa mentorstva: pripravničko, ekspertno, mentorstvo u razvoju rukovodnih vještina te mentorstvo za vrijeme stručne prakse, a svako od njih ima svoje posebnosti i specifičnosti, pojašnjava Igor.

Što se tiče njega samog, šali se kako je puno više bio “neformalni” mentor jer smatra da se takvim pristupom mladi zaposlenici lakše opuste, otvore u komunikaciji te brže steknu osjećaj pripadnosti. Stvarati poticajno radno okruženje, prenijeti pozitivnu energiju te osnažiti mladu osobu u razvijanju novih vještina – misija je svakog mentora.

Igor uvijek ističe mentoriranje tima od četiri osobe u sklopu RBA IT Akademije kao jedno od najboljih mentorskih iskustava:

Svaki je tim po načelima start-up kompanije definirao svoj inovativni proizvod i radio na osiguravanju financijskih sredstava za njegovu implementaciju. Proces je trajao nekoliko tjedana, a tim se suočavao s brojnim preprekama. Uloga mentora je bila pružiti podršku i smjernice kako te izazove prevladati. Upravo takva mentoriranja mladima pružaju intenzivna iskustva iz kojih razvijaju nove kompetencije koje će koristiti u svom budućem radu.

Teško je biti tu za nekog… Preko videa

Dobar mentor uvijek bi trebao “biti tu” za osobu koju mentorira, a to je daleko lakše uživo. Osim što je jednostavnije prepoznati trenutke kada je mentoriranje uistinu potrebno zbog blizine i neverbalne komunikacije, mnogo se savjeta i mentorstva odvija i usputno – za ručkom ili u prolazu uredom.

No, mentorstva moraju ići dalje, samo u nekom drugačijem obliku. Digitalno okruženje u kojem se mentorstvo događa, znatno je drugačije od fizičke interakcije u uredu, ipak uz pokoji kreativni pothvat iskusnog mentora, online mentorstvo može imati značajne prednosti.

Planiranju mentorstva sada se pristupa formalnije, ali je njegovo provođenje, osim samog prijenosa znanja i iskustva vezanih uz posao, prošireno i komunikacijom o osobnim stvarima što dodatno zbližava mentora i zaposlenika, čime se stvaraju kvalitetnije osobne veze, jedan od temelja i uspješne poslovne suradnje.

Drugo pozitivno iznenađenje za mene osobno bilo je zapravo koliko mi se ljudi obratilo za pomoć u raznoraznim situacijama, primarno izvan standardnog programa mentoriranja. U normalnim okolnostima, dobar dio takvih upita bi kolege riješili s drugim kolegama, ali u ovoj situaciji upiti su došli meni.

Digitalno mentorstvo – digitalni izazovi

Iskustvo mentoriranja iz perspektive mentora u ovoj je krizi također vidno drugačije. Osim što treba biti posebno kreativan kako biste ostali u kontaktu s osobom koju mentorirate, postoje i neki specifični izazovi koji se nalaze na putu, a tiču se tehnologije. Primjerice, ne možete osobi koju mentorirate samo tako na ploči nacrtati što želite reći kako bi vizualno razumio sadržaj, već biste to morali crtati na računalu, a to sa sobom nosi niz drugih izazova. Ovo možda ne dolazi do izražaja toliko u nekim granama industrije gdje mentorstvo ne bi bilo toliko promijenjeno putem interneta, ali u tvrtkama koje se uvelike oslanjaju na prijenos znanja raznim pomagalima može se osjetiti velika promjena.

Dok je tehnologija zaista korisna, primjerice, kada dijeljenje ekrana pomogne u grupnom rješavanju problema, u nekim navratima može i odmoći. Kome se nije dogodilo “štekanje” interneta ili kakva druga nepredviđena situacija pri radu od doma?

Do slične situacije može doći i zbog ukućana, a pogotovo male djece, koja nemaju uvijek razumijevanja za mamine ili tatine razgovore preko računala. Naravno, i komunikacija bez mogućnosti vizualnog praćenja reakcije sugovornika svakako otežava situaciju u odnosu na stanje prije pandemije.

Remote mentoriranje postaje jedina opcija

Dakle, osim tehnologije na koju se moramo oslanjati, a taj oslonac nije uvijek stabilan, tu su i druge glavne mane mentorstva u ovakvoj situaciji. Igor ističe različite softverske komponente koje se koriste za komuniciranje s timom, velik nedostatak neverbalne komunikacije, manjak raspoloživog vremena i manje mogućnosti neplaniranog mentoriranja u neformalnim situacijama.

S druge strane, jedna od najvećih prednosti mentoriranja danas je i lakša mogućnost dogovaranja termina za mentoriranje izvan redovnog radnog vremena, jer ipak – svi smo ionako više doma.

Istodobno, mentoriranje je dodatno dobilo na važnosti jer je interakcija između ljudi znatno smanjena. Iako je prvi val prošao, drugi val širenja zaraze već počinje, većina tvrtki nastoji ostati sigurna, a neke ostaju potpuno remote dok se situacija posve ne smiri. Igor savjetuje sve one koji razmišljaju o mentorstvu danas:

Mentoriranje treba shvatiti i prakticirati ga s još većom pažnjom i boljom pripremom nego inače. Pri tome se ne smijemo ograničavati samo na onaj formalni dio, bitno je razumjeti i emocije druge strane, pružiti podršku u granicama naših mogućnosti i znanja te svakako dati mentoriranoj osobi do znanja da smo i dalje tu za njih. I pokušajte se malo i zabaviti dok mentorirate, sve ide lakše uz malo dobrog humora.

Sve dobre strane i izazove ove vrste mentorstva zasigurno će iskusiti studenti koji upravo u ovoj neobičnoj situaciji kreću na svoje prve prave poslove, a tamo će umjesto šarenih ureda možda zateći video pozive i Slack razgovore. Nemojte misliti kako ste u lošoj situaciji, već nastojte od vašeg mentora upiti što je moguće više znanja, bez obzira na to što vas on ili ona neće moći potapšati po ramenu i reći vam “Bravo.” Uvijek to može natipkati. 🙂