Ured 2.0: Kako zidove ureda (uspješno) zamijeniti radom u oblacima

Osim što ne gubite sate provedene u najgušćem prometu pri odlasku na posao i povratku s njega, rad iz vlastitog doma ili kojeg drugog odabranog mjesta za to štedi sredstva koja inače odlaze na velike uredske prostore, a i pozitivno utječe na produktivnost i opće zadovoljstvo zaposlenika, što su dvije visoko korelirane kategorije.

No da bi sve funkcioniralo kao po špagi, potrebno je ipak nekoliko predispozicija – za početak, za takav način rad potrebni su i ljudi kojima to odgovara, jer su neki ipak produktivniji od devet do pet u svom kolektivu. No ono što i najveći ljubitelji remote rada trebaju je set alata koji omogućava dobru komunikaciju i protok dokumenata, ideja i informacija.

Dok nam je u nekom drugom dobu glavni alat za to bio email, lepeza mogućnosti uvelike se proširila dolaskom oblaka i proširenjem opusa cloud usluga u širokoj primjeni.

Stari alati, nov način rada

Za početak, u oblaku se sad nalaze svi osnovni alati koje koristimo svakodnevno: Word, Excel i PowerPoint i ini programi već su desetljećima naši pratioci, a u cloud inačici omogućavaju bolju povezanost i automatski ažuriraju sve aplikacije kako biste im mogli pristupiti bilo gdje, bilo kad i s bilo kojeg uređaja, što je bitna stavka u dobu kada smo mobilni i mi i tehnologije koje koristimo.

Da se poslužim riječima Scotta Berkuna, autora knjige “Godina bez hlača” u kojem priča upravo o radu bez klasičnog ureda:

Ako najbolje radite dok se vozite džipom kroz safari, onda biste tako i ondje trebali raditi.

Berkun je inače velik pobornik promjena u načinu na koji danas radimo, a u remote radu vidi budućnost. Prema istraživanju koje je naveo na jednom svom predavanju, čak 72 posto Amerikanaca ne osjeća nikakvu povezanost s poslom koji rade, što smatra simptomom držanja za stare konvencije i načine poslovanja koji jednostavno nisu prilagođeni vremenu kojem živimo i mentalitetu koji je ono oblikovalo.

Zadovoljstvo pri radu danas je visoko na listi prioriteta, kako posloprimaca tako i poslodavaca koji iz tog dobivaju bolje rezultate, a kako pokazuje istraživanje sa Stanforda prema kojem rad iz vlastitog doma povećava produktivnost za 13 posto, a 9 posto toga je zahvaljujući tome što su ispitanici proveli više minuta radeći. Dakle, isti alati koje već znamo iskorišteni na drugi način mogu uvelike promijeniti kako radimo i koliko u tome uživamo.

Komunikacija, komunikacija, komunikacija

No dok se vozite po metaforičkom i doslovnom safariju, bitno je i da vam je omogućen (WiFi!) kontakt sa svima onima s kojima surađujete. Dio prednosti rada u uredu, onog na kakav smo navikli, je što su kolaboracijska sredstva ruke, noge, oči, uši i povici nekome da provjeri mail, no moguće je biti dobro povezan i bez toga.

Za to su vam potrebne neke mogućnosti koje ionako koristite – dovoljno velik elektronski sandučić, zajednički kalendari, mogućnost istovremenog pristupa ažurnim dokumentima i uređivanja istih, sigurno (online) mjesto s dovoljno prostora za pohranu u oblaku gdje možete naći sve što vam treba. No uz to, najveći problem i najbitnija stavka je dobra i pravovremena komunikacija. Više je opcija koje vam se tu nude – s jedne strane tu su izravne poruke za online razgovore u četiri oka ili dva ekrana.

Iz soba za sastanke sjednice se sele u (konferencijske) video pozive, gdje pomažu alati poput Skypea, Lynca i ini, što je uostalom i nešto što već vjerojatno prakticirate u svom radu, pa je pitanje jedino omjera vremena koji provodite licem u lice ili licem u zaslon.

Jedna bitna stavka, koju je i Berkun spomenuo u svojim iskustvima, je zajednička platforma poput privatne društvene mreže ili foruma na kojoj se može odvijati asinkrona komunikacija koja nikog ne ometa u radu, ali daje pregled tema o kojima se treba raspraviti, pitanja na koja se treba osvrnuti i videe mačaka, bez kojih ni jedna uredska komunikacija nije potpuno (ni radna atmosfera nije nešto što treba zanemariti – offline ili online!).

Ne postoji savršena formula – postoje ih tisuće

Ovo su sastojci koji vam trebaju, uz dobar kadar sklon takvom načinu rada, no ne postoji savršen recept koji svaki put funkcionira. Koje ćete alate i u kojoj količini koristiti, na koji način, kako ćete najviše i najbolje komunicirati i iskoristiti sve mogućnosti ureda 2.0 ovisi o vama, prirodi posla i načinu na koji ljudi koji vas okružuju najbolje funkcioniraju.

I mi smo sami u Netokraciji isprobavali različite kombinacije i modele dok nismo našli onu koja nam najbolje “sjeda” kada smo razasuti po regiji, svijetu ili samo svojim kućama. I naša je formula uvijek u radu – kako se s novim tehnologijama otvaraju nove mogućnosti, dodaju novi alati i opcije, moramo ih sve isprobati, ali i to je dio čari ureda za mobilnije doba.

Office365 je cloud usluga koja sadrži uredske aplikacije kao što su Outlook, Word, Excel i PowerPoint, kojima svi zaposlenici mogu pristupiti bilo kad i bilo gdje, čime se olakšava njihova suradnja i povezanost. Primjerice, dok vi ubacujete troškovnik u .ppt prezentaciju, vaši zaposlenici još mogu dopunjavati stranice koje se tiču proizvoda i usluga, a da pri tom sigurnost nije ugrožena. Office365 omogućava pristup s bilo kojeg uređaja, što dodatno pridonosi učikovitosti u poslovanju – posao možete započeti na laptopu, doraditi ga na mobitelu i dovršiti ga na tabletu! Uz jednostavno korištenje i konstatnu podršku koja je dostupna na 0917722, Vipnetova usluga Office365 Business Premium dostupna je za 79 kuna mjesečno po zaposleniku, a možete je kombinirati s fiksnim ili mobilnim Vip uslugama te tako dodatno uštedjeti. Aktivirajte Office365!