Kako zidove ureda (uspješno) zamijeniti radom u oblacima

Ured 2.0: Kako zidove ureda (uspješno) zamijeniti radom u oblacima

Pravilo palca je da što više posla odradimo preko jednog ili drugog zaslona, to je manja potreba za uredom u tradicionalnom smislu. 'Remote working' termin je koji se sve češće spominje, a sa sobom nosi neke nezanemarive prednosti.

Ured više nisu četiri zida i stol s računalom.
Ured više nisu četiri zida i stol s računalom. Ured je srušio te zidove i otišao u “oblake”.

Osim što ne gubite sate provedene u najgušćem prometu pri odlasku na posao i povratku s njega, rad iz vlastitog doma ili kojeg drugog odabranog mjesta za to štedi sredstva koja inače odlaze na velike uredske prostore, a i pozitivno utječe na produktivnost i opće zadovoljstvo zaposlenika, što su dvije visoko korelirane kategorije.

No da bi sve funkcioniralo kao po špagi, potrebno je ipak nekoliko predispozicija – za početak, za takav način rad potrebni su i ljudi kojima to odgovara, jer su neki ipak produktivniji od devet do pet u svom kolektivu. No ono što i najveći ljubitelji remote rada trebaju je set alata koji omogućava dobru komunikaciju i protok dokumenata, ideja i informacija.

Dok nam je u nekom drugom dobu glavni alat za to bio email, lepeza mogućnosti uvelike se proširila dolaskom oblaka i proširenjem opusa cloud usluga u širokoj primjeni.

Stari alati, nov način rada

Za početak, u oblaku se sad nalaze svi osnovni alati koje koristimo svakodnevno: Word, Excel i PowerPoint i ini programi već su desetljećima naši pratioci, a u cloud inačici omogućavaju bolju povezanost i automatski ažuriraju sve aplikacije kako biste im mogli pristupiti bilo gdje, bilo kad i s bilo kojeg uređaja, što je bitna stavka u dobu kada smo mobilni i mi i tehnologije koje koristimo.

Da se poslužim riječima Scotta Berkuna, autora knjige “Godina bez hlača” u kojem priča upravo o radu bez klasičnog ureda:

Ako najbolje radite dok se vozite džipom kroz safari, onda biste tako i ondje trebali raditi.

Scott Berkun u knjizi "Godina dana bez hlača" govori o radu od kuće. (slika: Janez Klemenčič)
Scott Berkun u knjizi “Godina dana bez hlača” govori o radu od kuće. (slika: Janez Klemenčič)

Berkun je inače velik pobornik promjena u načinu na koji danas radimo, a u remote radu vidi budućnost. Prema istraživanju koje je naveo na jednom svom predavanju, čak 72 posto Amerikanaca ne osjeća nikakvu povezanost s poslom koji rade, što smatra simptomom držanja za stare konvencije i načine poslovanja koji jednostavno nisu prilagođeni vremenu kojem živimo i mentalitetu koji je ono oblikovalo.

Zadovoljstvo pri radu danas je visoko na listi prioriteta, kako posloprimaca tako i poslodavaca koji iz tog dobivaju bolje rezultate, a kako pokazuje istraživanje sa Stanforda prema kojem rad iz vlastitog doma povećava produktivnost za 13 posto, a 9 posto toga je zahvaljujući tome što su ispitanici proveli više minuta radeći. Dakle, isti alati koje već znamo iskorišteni na drugi način mogu uvelike promijeniti kako radimo i koliko u tome uživamo.

Komunikacija, komunikacija, komunikacija

No dok se vozite po metaforičkom i doslovnom safariju, bitno je i da vam je omogućen (WiFi!) kontakt sa svima onima s kojima surađujete. Dio prednosti rada u uredu, onog na kakav smo navikli, je što su kolaboracijska sredstva ruke, noge, oči, uši i povici nekome da provjeri mail, no moguće je biti dobro povezan i bez toga.

Komunikacija je ključna, a kanala za nju je na pretek.
Komunikacija je ključna, a kanala za nju je napretek.

Za to su vam potrebne neke mogućnosti koje ionako koristite – dovoljno velik elektronski sandučić, zajednički kalendari, mogućnost istovremenog pristupa ažurnim dokumentima i uređivanja istih, sigurno (online) mjesto s dovoljno prostora za pohranu u oblaku gdje možete naći sve što vam treba. No uz to, najveći problem i najbitnija stavka je dobra i pravovremena komunikacija. Više je opcija koje vam se tu nude – s jedne strane tu su izravne poruke za online razgovore u četiri oka ili dva ekrana.

Iz soba za sastanke sjednice se sele u (konferencijske) video pozive, gdje pomažu alati poput Skypea, Lynca i ini, što je uostalom i nešto što već vjerojatno prakticirate u svom radu, pa je pitanje jedino omjera vremena koji provodite licem u lice ili licem u zaslon.

Jedna bitna stavka, koju je i Berkun spomenuo u svojim iskustvima, je zajednička platforma poput privatne društvene mreže ili foruma na kojoj se može odvijati asinkrona komunikacija koja nikog ne ometa u radu, ali daje pregled tema o kojima se treba raspraviti, pitanja na koja se treba osvrnuti i videe mačaka, bez kojih ni jedna uredska komunikacija nije potpuno (ni radna atmosfera nije nešto što treba zanemariti – offline ili online!).

Ne postoji savršena formula – postoje ih tisuće

Ovo su sastojci koji vam trebaju, uz dobar kadar sklon takvom načinu rada, no ne postoji savršen recept koji svaki put funkcionira. Koje ćete alate i u kojoj količini koristiti, na koji način, kako ćete najviše i najbolje komunicirati i iskoristiti sve mogućnosti ureda 2.0 ovisi o vama, prirodi posla i načinu na koji ljudi koji vas okružuju najbolje funkcioniraju.

I mi smo sami u Netokraciji isprobavali različite kombinacije i modele dok nismo našli onu koja nam najbolje “sjeda” kada smo razasuti po regiji, svijetu ili samo svojim kućama. I naša je formula uvijek u radu – kako se s novim tehnologijama otvaraju nove mogućnosti, dodaju novi alati i opcije, moramo ih sve isprobati, ali i to je dio čari ureda za mobilnije doba.

Molimo da prihvatite sve kolačiće kako biste mogli vidjeti ovaj sadržaj

Office365 je cloud usluga koja sadrži uredske aplikacije kao što su Outlook, Word, Excel i PowerPoint, kojima svi zaposlenici mogu pristupiti bilo kad i bilo gdje, čime se olakšava njihova suradnja i povezanost. Primjerice, dok vi ubacujete troškovnik u .ppt prezentaciju, vaši zaposlenici još mogu dopunjavati stranice koje se tiču proizvoda i usluga, a da pri tom sigurnost nije ugrožena. Office365 omogućava pristup s bilo kojeg uređaja, što dodatno pridonosi učikovitosti u poslovanju – posao možete započeti na laptopu, doraditi ga na mobitelu i dovršiti ga na tabletu! Uz jednostavno korištenje i konstatnu podršku koja je dostupna na 0917722, Vipnetova usluga Office365 Business Premium dostupna je za 79 kuna mjesečno po zaposleniku, a možete je kombinirati s fiksnim ili mobilnim Vip uslugama te tako dodatno uštedjeti. Aktivirajte Office365!

Sukladno članku 94. Zakona o elektroničkim medijima, komentiranje članaka na Netokraciji dopušteno je samo korisnicima koji ostave svoje ime i prezime te mail adresu i prihvate pravila ponašanja.

Pravila ponašanja

Na Netokraciji za vas stvaramo kvalitetan, autorski potpisan sadržaj i zaista se veselimo vašim kvalitetnim, kontruktivnim komentarima. Poštujmo stoga jedni druge prilikom komentiranja, kao i Zakon, držeći se sljedećih pravila ponašanja:

  • Ne budite 💩: Nema vrijeđanja, diskriminiranja, ni psovanja (osim ako nije osobni izričaj, ali onda neka psovka bude općenita, a ne usmjerena prema nekome). Također, upoznajte se sa stavkom 2. članka 94. Zakona o elektroničkim medijima prije no što ostavite komentar.
  • Samo kvalitetna rasprava, manje trolanja: Ne morate se ni sa kim slagati, ali budite konstruktivni i doprinesite raspravi! Svako trolanje, flameanje, koliko god "plesalo" na granici, leti van.
  • Imenom i prezimenom, nismo Anonymous 👤: Autor sadržaja stoji iza svog sadržaja, stoga stojite i vi iza svog komentara. Koristimo ime i prezime te pravu email adresu.

Kako koristimo podatke koje ostavljate? Bacite oko na našu izjavu o privatnosti.

Sve ostale komentare ćemo s guštom spaliti, jer ne zaslužuju svoje mjesto na internetu.

Komentari

  1. Tomislav Buza

    Tomislav Buza

    23. 10. 2014. u 4:18 pm Odgovori

    Skinuo sam hlače još 2007. godine, i bezbroj puta se pokušao prebaciti u mobilni cloud svijet. Bez klasičnog ureda stvar ne funkcionira na duge pruge. Osim ako si dobro plačeni bloger ili neki slični organizam kojeg ne veže lokacija. Bilo kako bilo prvi puta čujem za pravilo palca. Mobilno sam aktivniji kažiprstom 🙂

  2. Dubravko Sorić

    Dubravko Sorić

    23. 10. 2014. u 5:13 pm Odgovori

    Dobra stvar je – probudiš se, staviš vodu za kavu i prošećeš sedam metara do posla.
    Loša stvar je – probudiš se i već si na poslu.
    Vjerojatno prednosti i mane zavise od vrste posla. Nekada sam, kao dizajner, visio non–stop po tiskarama, bilo nadgledajući kvalitetu, bilo dogovarajući poslove i načine izrade.
    Danas je sve standardizirano, sve se dogovora i šalje Internetom, a ušteda na vremenu je ogromna. Loša stvar je da se izgubi kontakt s desecima, ako ne i stotinama ljudi iz branše. Nema više onih spontanih kava. Društvene mreže su samo djelomično zamijenile žive kontakte.

  3. Ivica Kartelo

    Ivica Kartelo

    26. 10. 2014. u 7:41 pm Odgovori

    Kod mene su otvorena vrata svim profesorima koji hoće raditi u oblaku = online školi Kartelo. Do danas nitko, jer je to rad kao što ja radim, rad na platformi Kartelo sa svojim proizvodima, svojim marketingom, svojom prodajom, svojom inovacijom i kreacijom. Jasno, takvih platformi je danas puno, pa možeš raditi na svima. Kartelo je pogodna platforma jer možeš koristiti zajedničko knjigovodstvo i druge funkcije ustanove registrirane u Hrvatskoj.
    To može biti i dodatni posao. Ma ogromne su mogućnosti ulaska u posao u oblaku, neograničene, ali je to sad za sve poduzetnička stvar. Tu nema zaposlenika koji nešto odrađuju po opisu ranog mjesta, jer bi njima bilo jako dosadno raditi od kuće na dulje vrijeme.

    U oblaku se radi svatko za sebe, svoje emocije, svoje inovacije, svoje kreacije, a firma je danas zajednička platforma, a onda se to entuzijastično dijeli na mrežama, konferencijama, spontanim susretima.

    Za oblak svatko treba imati inspiraciju s poslom kojeg će raditi u oblaku. Ako imaš inspiraciju, doći će kreacija i inovacija, doći će volja za marketiranje i veselje radi prodaje i prihoda.

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Startupi

Osnivač Njuškala uz Hanza Mediju pokreće novi digitalni oglasnik – Dealio

Dealio u tržišnom okršaju za korisnike u Hrvatskoj i šire ima stratešku podršku medijske grupacije Hanza, ali čini se kako se neće zaustaviti na tome.

Startupi

4 milijuna dolara za domaći startup koji je napravio “prvog pravog AI developera”

U otprilike godinu dana ekipa iza Pythagore prošla je program prestižnog Y Combinatora, skupila 30.000 aktivnih korisnika i prikupila investiciju. Među investitorima je i Damir Sabol.

Analiza

Kad im USB-om procure podaci milijun građana – javne institucije mogu proći bez sankcija?!

Sa stručnjacima raspravljamo o nedavnom curenju podataka vlasnika svih registriranih vozila u Hrvatskoj i zašto je ono problematično na više razina. Može li ovaj slučaj biti poruka javnim institucijama za ubuduće?

Što ste propustili

Esport

Leonardo Bujas: Od Counter-Strikea do DevOps karijere!

Gaming i esport industrija u posljednjih su nekoliko godina postale neizostavni dio kulture mlađih populacija. Do ne tako davno, igranje video igara bio je hobi koji se s vremenom nekima pretvorio u posao te uspješnu karijeru.

Startupi

Startup Hrvoja Smolića prikupio 1,2 milijuna eura, svojim SaaS-om pomažu analitičkim timovima

Prije no što se preselio u Irsku, Smolić je 14 godina proveo u zagrebačkoj IT tvrtci Qualia, koju je također osnovao. Sada radi na platformi koja nudi poslovnu analitiku bez potrebe za računalnim kodiranjem.

Analiza

Kad im USB-om procure podaci milijun građana – javne institucije mogu proći bez sankcija?!

Sa stručnjacima raspravljamo o nedavnom curenju podataka vlasnika svih registriranih vozila u Hrvatskoj i zašto je ono problematično na više razina. Može li ovaj slučaj biti poruka javnim institucijama za ubuduće?

Scaleupi i jednorozi

Infobip traži analitičara kreativca: Što trebate znati za analitički posao u jednorogu?

Uz Infobipovog Head of Web otkrivamo više o marketinškom timu koji je odgovoran za velik dio online prisutnosti hrvatskog jednoroga.

Novost

20 godina AZOP-a: Samo u zadnjih godinu dana izrečene su kazne u iznosu od 8,27 milijuna eura

Povodom 20. obljetnice osnivanja Agencije za zaštitu osobnih podataka i zaštite osobnih podataka u Republici Hrvatskoj održana je konferencija „Rizici i usklađenost s GDPR-om u doba umjetne inteligencije”.

Novost

Apple Vision Pro prošetao Zagrebom – donosimo dojmove

Stvarna distopija se nastavlja, ovaj put i uz pomoć hardvera.