Kako tehnologija može pomoći kod prilagodbe na novo radno mjesto?

Vremena kada ste dolaskom u novu firmu satima sjedili s nekim od nadređenih dok prolazite sve potrebno da se prilagodite sustavu su, čini se, iza nas. Sve više tvrtki u Hrvatskoj i svijetu danas se okreće digitalnom onboardingu, odnosno procesu korištenja moderne tehnologije kako bi se novim zaposlenicima olakšao novi karijerni korak. Ovim procesom nastoji se olakšati posao administraciji i odjelu za ljudske resurse, ali i novim zaposlenicima.

Kada govorimo o samom procesu onboardinga, on može biti izuzetno težak, pogotovo ako se radi o tvrtkama koje koriste velik broj različitih tehnologija. Korištenje posebne aplikacije čini ovaj proces lakšim za zaposlenike i HR odjel, a zaposleniku ostavlja vrijeme za učenje o procesima koje bi inače morao provesti u ispunjavanju papirologije. Važnost dobrog onboardinga uopće nije zanemariva; osobe koje prođu kroz dobro razrađen onboarding proces u gotovo 70 posto slučajeva ostaju u tvrtki barem tri godine, a tvrtke za koje se zna da imaju vrhunski onboarding povećavaju produktivnost novih zaposlenika za više od 50%.

Kao glavne prednosti digitalizacije onboardinga u tvrtkama valja istaknuti:

• Eliminacija nepotrebnih sastanaka,
• Brzi uvod u poslovanje tvrtke, njezinu viziju i vrijednosti,
• Smanjivanje opterećenja za nove zaposlenike,
• Pripremanje za novu poziciju od samog početka onboardinga.

Ubrzavanje sporog procesa

Ako je onboarding proces u vašoj tvrtki (bez obzira na njezinu veličinu), loš – možete se naći u situaciji da gubite zaposlenike i prije nego što se oni smjeste na poslu. Loš proces onboardinga glavni je krivac za nezainteresiranost novih zaposlenika, a čak trećina velikih tvrtki ističe nedostatak dobrih digitalnih sustava za onboarding kao glavni razlog loših rezultata novih zaposlenika.

Digitalizacija ovog procesa je stoga nevjerojatno velik imperativ za velike sustave diljem svijeta, a o tome kako su ovaj izazov prebrodili u A1 Hrvatska sam s Nives Raič, stručnjakinjom za talente i razvoj, Ivanom Lovretićem, Višim specijalistom za razvoj i održavanje portala i webshopa te Anitom Batinić Bajkovec, također stručnjakinjom za talente i razvoj iz A1.

Kako bi se smanjilo vrijeme koje zaposlenici troše na ispunjavanje formulara i pojednostavio pristup informacijama, mnoge tvrtke diljem svijeta koriste posebne onboarding sustave. A1 se također odlučio na ovaj korak te je interno razvijen 321GO!, onboarding sustav kojem je cilj optimizirati ponajviše proces ispunjavanja papirologije te nekih drugih administrativnih situacija.

Ovisno o tome o koliko se velikom sustavu radi, onboarding varira. Općenito se u ovom polju najviše radi na papirologiji i ispunjavanju formulara, te raznim administrativnim potvrdama koje zaposlenici i poslodavac moraju “proći” prije nego nova osoba krene na posao. Nives kaže kako je proces prikupljanja i unošenja podataka prije bio nešto što se odvijalo isključivo ručno, što je rezultiralo u konačnici sporim procesom.

Zaposlenik također ima uvid u benefite koji ga očekuju, dobiva informacije o svojem mentoru i buddyju koji će mu pomoći u integraciji, a sva potrebna objašnjenja i informacije sustav mu automatski šalje na e-mail adresu te ga podsjeća na rokove dostave određenih dokumenata.

Jednostavnije i brže do početka rada

Digitalizacija onboardinga gotovo svuda nastoji “razbiti” prilagodbu na novi posao u lakše mini cijeline, a gotovo sve tvrtke nastoje izgraditi iskustvo prema sebi, i samim time se proces digitalnog ondobardinga može razlikovati od tvrtke do tvrtke. U A1 proces počinje kada budući zaposlenik SMS-om dobija registracijski kod i link na platformu za 321GO!, a nakon registracije na vama je samo da pratite korake i rješavate zadaće koje se od vas traže, pojašnjava Ivan.

Onboarding u A1 kao takav uključuje uvid u pogodnosti koje zaposlenik ima u tvrtki, odabir službenog mobitela te dogovaranje liječničkog pregleda i termina za potpis ugovora. Nives dodaje:

Digitalni onboarding zaposlenicima omogućuje bržu integraciju u kompaniju, manje papirologije, jednostavniji pristup potrebnim informacijama i upoznavanje kompanije kroz digitalnu platformu, a kolegama zaduženim za onboarding novih zaposlenika smanjuje radno opterećenje oslobađajući ih dijela administracije i otvaranjem kanala za jednostavnu dvosmjernu komunikaciju.

Potpis ugovora i provjera podataka tako ostaju jedini dio procesa koji se za sada još uvijek rade “ručno”, pojašnjava Ivan i savjetuje druge tvrtke da, ako razmatraju digitalizaciju onboardinga, razmisle o modularnom pristupu, odnosno o pojedinačnom razvoju elemenata iskustva kako bi se kasnije lakše prilagodio potrebama tvrtke.

Ono na što nikako ne smijete zaboraviti je UX, odnosno korisničko iskustvo. Kada se radi o bilo kojem onboardingu (klijenta, zaposlenika, freelancera), izuzetno je važno stvoriti dobro korisničko iskustvo kako bi inicijalni proces bio što je moguće glađi. S time se slaže i Ivan, koji preporučuje što je moguće više rada na UX-u, kako novi zaposlenici ne bi bili zatrpani s pitanjima kada otvore aplikaciju, već intuitivno znali što i kako treba raditi.

Vaš proizvod ili tvrtka novim osobama se može činiti kao svemirski brod, ako korisničko iskustvo onboardinga nije dobro. – Bree Chapin, Toptal

Nitko ne voli papirologiju, a najmanje na poslu

Anita Batinić Bajkovec jedna je od nedavno zaposlenih osoba u odjelu za talente i razvoj tvrtke A1, i samim time je jedna od prvih koja je zaista i prošla kroz ovaj onboarding proces. Kao prednosti ističe spomenuti nedostatak papirologije i korisničko iskustvo zbog kojeg se proces doimao vrlo moderno i napredno. Anita priznaje kako u početku svog posla u A1 nije pomišljala da će biti “digitalno onboardana“:

Nisam morala čekati nikakve papire od prethodnog poslodavca, veći dio sam odradila s mobitela na putovanju. Kolege iz A1 koji su me podržavali kroz onboarding proces također su bili navedeni u aplikaciji te sam ih mogla kontaktirati po potrebi, potražiti na LinkedINu i povezati se s njima. Bilo je zaista odlično što sam od svog buddy-ja (kolega/ica koji ti pomaže da se prilagodiš, upoznaje te s ostalima, pokazuje ti prostor i upućuje te u sve tips&tricks u novoj organizaciji) dobila poziv nekoliko dana prije dolaska s dobrodošlicom i podrškom da joj se javim što god mi je potrebno. Sve u svemu, jako lijep osjećaj prihvaćenosti odmah u početku.

Topla digitalna dobrodošlica

Naravno, onboarding je proces koji traje neko vrijeme i ne može se odraditi u samo jedan ili dva dana, što potvrđuje i Anita koja kaže kako njezin onboarding još uvijek traje. Ipak, dodaje kako je gotovo sve “glavne” stvari odradila još u prvome tjednu te ističe kako se od samog početka rada u A1 osjećala izrazito dobrodošlo. Ne smijemo zanemariti psihološki efekt ovog glatkog iskustva, jer iz razgovora s Anitom postaje očito kako se vrlo dobro snašla na novom radnom mjestu dobrim dijelom i zbog vrlo dobrog korisničkog iskustva same platforme za digitalni onboarding.

Digitalni onboarding zasigurno će u budućnosti postati standard ne samo u tehnološkim, nego i ostalim tvrtkama jer jednostavno omogućava da izazovan prvi period zaposlenja postane nešto lakši svima koji se s njime bave, i samim time poboljša klimu u kompaniji. Onboarding je jedna od grana ljudskih resursa koje imaju najviše potencijala za rješavanje problema u kompanijama, posebice jer novi zaposlenici od samoga početka kreću na posao motiviraniji i zadovoljniji.