Robotska automatizacija? Definitivno, ali ne za sve procese, tumači RPA developer iz RBA

Raiffeisen banka je počela razmišljati o automatizaciji poslovanja još 2017. Dvije godine kasnije, kada sam se pridružio timu, u produkciji su bila četiri procesa na dva stroja i još pet procesa u različitim stupnjevima razvoja.Manualni i repetativni poslovi su automatizirani, što je zaposlenicima omogućilo da se prihvate drugih zadataka i povremeno provjere jesu li roboti sve ispravno napravili.

Tijekom godina broj procesa koje smo podvrgli robotskoj automatizaciji povećao se na više od sedamdeset.(U međuvremenu je manji dio procesa i ugašen radi izmjena poslovnog procesa ili ukidanja dijela proizvoda za koje su procesi pisani).

Što je RPA

Robotic Process Automation ili skraćeno RPA tehnologija je za automatizaciju, u pravilu, ponavljajućih zadataka koja koristi softverske robote.

Jednostavnije rečeno, RPA je softver koji može raditi s postojećim aplikacijama koje pokreće, u njihova sučelja unosi podatke, klika po aplikaciji i čita podatke iz nje. Kad se to gleda sa strane, izgleda kao da netko radi na stroju.

Kako to izgleda u praksi?

RPA robot otvara Excel s diska i učitava podatke (na primjer popis bolovanja zaposlenika iz Excela), i zatim pokreće internetski preglednik, otvara URL stranice, logira se i zatim za svaki red iz Excela (koji predstavlja jedan zapis o zaposleniku, vremenu otvaranja bolovanja i ostalim podacima) otvara novu formu na webu, unosi podatke, sprema ih klikom na gumb i s ekrana čita poruku koju web stranica vraća.

Na kraju robot će se iz logirati iz web aplikacije i zatvoriti browser te kreirati izvještaj (npr. u Excelu) o napravljenom poslu. U njemu će zapisati i poruke sustava i sve poslati mailom na unaprijed definirane e-mail adrese.

Sve ovo su koraci koji bi inače morao odraditi zaposlenik ručno.

Prednosti i izazovi RPA

Prednost ovakvog načina rada je da se koristi postojeća aplikacija i njezino sučelje. Aplikacija i dalje sama kontrolira unos podataka.Primjerice, ako se unesu nepotpuni podaci, javit će grešku. Robot će tu grešku “pokupiti” i spremiti u izvještaj. Moguće je naučiti robota da napravi i dodatne akcije ovisno o tome kakva se greška pojavila.

Druga prednost RPA je da je proces isplativiji što je više zapisa koje treba odraditi.

Također, proces je moguće pokrenuti na više strojeva bez dodatnih izmjena samog procesa. Broj strojeva na kojem se može pokrenuti proces ovisi o broju slobodnih licenci u pojedinom trenutku.

Time se ubrzava i povećava broj odrađenih predmeta u istom vremenskom periodu, na primjer u jednom danu.

Osnovne prednosti RPA

Prije svega s obzirom na to da RPA može raditi 24/7 bez pauza i samim time radi brže od čovjeka, prva na popisu prednosti je povećana produktivnost. Samim time, smanjuju se i troškovi. Budući da softver preuzima repetativni dio posla koji je ljudima monoton i moguće je da im ponestane pažnje dok ga obavljaju, smanjuje se i mogućnost pogrešaka.

Među prednosti RPA svakako treba ubrojiti i brzu implementaciju. Tome doprinosi činjenica da se koriste već postojeća sučelja sustava i nije potrebno raditi nikakve promjene, stoga je i razvoj RPA procesa brži od razvoja klasične aplikacije.

Istaknimo još i da RPA prilikom ulaska u poslovne aplikacije koristi standardne ovlasti kakve imaju zaposlenici, čime se pojednostavljuje evidencija ili dodjela ovlasti za pojedini sustav. U pravilu nije potreban pristup na bazu na kojoj ”sjedi” aplikacija, iako je i to moguće u specifičnim slučajevima.

Izazovi RPA

Naravno, svaka medalja ima dvije strane, tako da postoje i određeni izazovi što se tiče RPA. Prije svega, treba zaposlenicima treba vrijeme za prilagodbu na promjene u načinu rada. Osim toga, treba odrediti koji će se točno poslovni procesi automatizirati, a nije tako jednostavno napraviti ispravan izbor.

Na kraju, taj softver treba nadzirati i održavati. Javljaju se slični izazovi ili problemi kao i kod drugih softvera. Potrebno je sve dokumentirati, ali i biti uključen u eventualne izmjene poslovnih procesa koji su automatizirani, kao i u izmjene na samim aplikacijama u kojima RPA proces radi. Mijenja li se aplikacija, na primjer, ako se na ekran aplikacije dodaje novo polje ili mijenja izgled stranice u aplikaciji, potrebno je napraviti i izmjenu u RPA procesu da bi znao raditi s novim poljem ili izmijenjenom stranicom.

Iskustvo RBA

U RBA koristimo RPA sustav Blue Prism, on je, prema Gartnerovim i Forresterovim izvještajima, uz UiPath i Automation Anywhere jedan od tri najpoznatija.

Blue Prism je klasični server-klijent sustav. Na serveru, u bazi, čuvaju se svi podaci sustava, konfiguracija, procesi (pritom se procesom smatra jedan “robot” ili “aplikacija” koja odrađuje određeni zadatak), podaci o pokrenutim procesima (logovi), kao i raspored u kojem se definira kada se pokreće pojedini proces i na kojem klijentu.

Klijenti se u Blue Prism terminologiji zovu ResourcePC i na pojedinom klijentu se izvršava proces, odnosno na klijentu se pokreće aplikacija u koju se unosi ili iz koje se čitaju podaci.

Najveći izazov – promjena browsera

Najveći izazov koji smo imali bio je prelazak s Internet Explorera (IE) na Chrome/Edge. Prednost IE-a je bila što nisu svakih tjedan-dva izlazile nove verzije i iz tog su razloga i procesi, koji su trebali internet, radili stabilno i nije bilo potrebe za izmjenama.

Zbog gašenja podrške za IE morali smo prilagođavati većinu procesa kako bi znali raditi s Chromeom ili Edgeom. Bio je to velik zadatak jer je oko 70 posto procesa koristilo browser.

Još veći izazov je bio što neke aplikacije zahtijevaju IE mod u Edgeu, tako da zapravo imamo tri browsera (IE mod se drugačije ponaša i drugačije se prepoznaju elementi od weba u Edgeu).

Također, trenutno se Chrome i Edge ažuriraju s vremena na vrijeme, što zna rezultirati potrebom da se dio procesa izmijeni jer neki dijelovi jednostavno prestanu raditi.

Izbor procesa za automatizaciju

Logika izbora procesa napravljena je prema preporukama za RPA. Prvo su birani procesi s najvećim FTE-ovima koji će osloboditi najviše vremena zaposlenika za druge poslove, kao i oni procesi koji su repetitivni.

FTE ili ekvivalent s punim radnim vremenom je mjera koja se koristi u ljudskim resursima kako bi se znao broj stalno zaposlenih radnika koji su potrebni za obavljanje neke aktivnosti.

Na taj način smo dobili dio procesa koji kreiraju izvještaje u Excelu. Podatke su uzimali iz poslovnih aplikacija, raznih tablica, Excel datoteka i tekstualnih dokumenata. Osim izvještaja, dio procesa je i unošenje tih podataka u sustav, ažuriranje dokumenata ili njihova daljnja obrada u drugim poslovnim aplikacijama.

RPA radi paralelno s više poslovnih aplikacija koje rade na različitim tehnologijama – na webu, Windowsima ili Java aplikacijama, odnosno starim aplikacijama kojima se pristupa preko terminala i koje su s tekstualnim, a ne grafičkim korisničkim sučeljem.

Pokretanje RPA procesa je također različito. Dio procesa je tempiran da se pokreće svakodnevno ili rjeđe (tjedno ili mjesečno), dok se dio procesa pokreće na zahtjev korisnika.

Dosađujemo li se?

I na kraju, uvijek me pitaju je li s RPA dosadno raditi.

Odgovor je: Nije, ni najmanje.

Budući da RPA koristimo za ubrzanje rada i rasterećenje zaposlenika, završili smo s procesima koji rade s različitim sustavima. Što je više sustava, povećava se mogućnost da je negdje nešto zapelo ili kasni. I u svim tim situacijama treba reagirati i riješiti problem da bi biznis dobio potrebne podatke koje očekuje.

Osim toga kada su u pitanju veće obrade koje je potrebno pokrenuti, isto se radi u cijelo raspoloživo vrijeme i tada obično procese pokrećemo na svim raspoloživim strojevima, a cilj je odraditi sve što prije.

Tako da je rad jednako interesantan i zahtjevan kao i s bilo kojim drugim većim sustavom u banci.