Davanje i primanje feedbacka! Od inženjera do menadžera

Primanje i davanje povratne informacije (feedback) naizgled čini samo jedan dio raznolike komunikacije na poslu, ali ovisno o tome kako se prakticira (ili ne), utječe na svaki segment funkcioniranja jedne tvrtke i pojedinca unutar nje. Na našu učinkovitost, naš napredak i naše zadovoljstvo nadređenima, kolegama i radnim zadacima.

S razlogom je stoga jedna od tema trećeg Photomathovog Engineering Meetupa posvećena upravo feedbacku. Nakon dva uspješna meetupa u prvoj polovici godine, kada se sa svih strana tražilo mjesto više, slijedi nam i treće izdanje događaja koje okuplja senior inženjere, voditelje timova, menadžere i direktore inženjeringa, ali i sve koji to žele postati.

Do sad smo povodom tih događaja imali priliku pisati o tome kako balansirati inženjerske i menadžerske zadatke te kako uspješno odrađivati 1 na 1 razgovore, a ususret trećem meetupu 5. listopada, razgovaramo s Nicolette Pribanić, Engineering Managericom iz Photomatha o tome kako dati i primiti feedback, a da pritom ne zapalite sve mostove.

Uloga u kojoj se davanje feedbacka očekuje

Nicolette je na svoju prvu voditeljsku poziciju došla iz inženjerske. Nemali je to bio skok tada, ali dobro se zagrijala radeći kao Scrum master dvije godine prije preuzimanja team leader uloge. Tijekom tog razdoblja unaprjeđivala je vještine poput komunikacije, aktivnog slušanja, coachinga, detektiranja problema i rješavanja istih.

Kao i svi na početku karijere, isprva je ona bila ta koja prima feedback od iskusnijih kolega – i to ponajviše putem Scrum procesa poput retrospektiva i dnevnih sastanaka. Međutim, postepeno je došla u ulogu gdje ona dijeli feedback.

Stjecanjem iskustva i više odgovornosti, a i hrabrosti – i moje davanje feedbacka se povećalo. U team leadership ulozi pogotovo, gdje su i sama očekivanja za mene bila da dajem konstruktivne feedbacke kolegama.

Iz tog razdoblja Nicolette se prisjeća kako si je prioritet stavila na redovite timske sastanke gdje su mogli otvoreno razgovarati o stvarima koje su za neki definirani period dobro odradili i stvarima koje bi se za budućnost mogle poboljšati.

Trudila sam se da fokus razmjene povratnih informacija bude na timskim procesima i zadacima. Pojedinačne razgovore sam koristila po potrebi – kada bi meni netko pristupio ili kada bih sama detektirala da je nešto primjerenije za prodiskutirati pojedinačno.

Kako se u Photomathu daje/prima feedback?

Sljedeći veliki korak bio joj je dolazak u Photomath prošle godine, na poziciju Engineering Managera. Na toj razini davanje kvalitetnog feedbacka se podrazumijeva, no zanimljivo je da Nicolette ističe kako se u Photomathu to očekuje od svih, bez obzira na razinu senioriteta.

Mogućnost davanja kvalitetnog i konstruktivnog feedbacka dio je seniorskog stasanja pojedinca, samo su kod seniora i menadžera ta očekivanja najveća.

U odnosu na njezinu voditeljsku ulogu prije, gdje je morala voditi i nekoliko timova i programirati, Nicolette danas u Photomathu ima puno više vremena dati konstruktivan feedback i posvetiti se svakom pojedincu u svojem timu.

Imam redovite 1:1 sastanke sa svakim od njih, gdje prvenstveno komentiramo teme koje kolege donesu te razmjenjujemo feedback za razne situacije. Zatim, tu su performance reviews i kalibriranje pojedinaca unutar karijerne ljestvice koju je postavila tvrtka, a koji su nam upravo u tijeku. Imamo definirana i postavljena očekivanja za svaku karijernu razinu što nam omogućuje da ih radimo na puno sistematičniji način.

Ta očekivanja, kao engineering manager Nicolette potom pretoči u ciljeve za svakog pojedinca, za pojedinu godinu.

Trenutno smo u fazi prikupljanja 360° feedbacka i pripreme kalibracijskih paketa. Ti paketi su svojevrsna kompilacija svih prikupljenih feedbacka, self reviewa i menadžerovih vlastitih opažanja o zaposlenikovim performansama.

Nakon pripreme paketa slijede kalibracijski sastanci gdje menadžeri i poneki inženjer zajedno gledaju jesu li ispunjena očekivanja. Na kraju dolaze pojedinačni razgovori sa zaposlenicima gdje dajemo feedback i zajedno komentiramo sve prikupljeno u paketu.

Osim toga, Nicolette kao odličnu praksu navodi 1 na 1 razgovore koji su u Photomathu posebno važna stavka procesa primanja/davanja feedbacka. Često se u IT tvrtkama prakticiraju samo par puta godišnje, dok ih oni nastoje održavati u razmaku od 1-2 tjedna. Tako davanje i primanje feedbacka postaje kontinuirani proces i ne događa se samo u periodu revizije performansi.

Voditelji i menadžeri inženjerskih timova, odrađujete li 1:1 razgovore s članovima svog tima (i zašto ne)?

Menadžerski vs. inženjerski rezultati rada

Dolaskom u Photomath Nicolette je preuzela EM ulogu i u potpunosti prestala programirati. Kao i mnogi danas menadžeri i voditelji, a do jučer inženjeri, i Nicolette je bila u situaciji kada se pitala – kako bez programiranja? Na moje pitanje kako joj je danas kad se bavi samo menadžmentom otvoreno kaže:

Pa moram priznati da mi nije još u potpunosti “sjelo”.

Razlika u rezultatima kod menadžiranja i programiranja je ta da kod menadžiranja rezultati postanu vidljivi tek nakon dužeg perioda, brojivo u mjesecima. A kod programiranja taj mali dopamin boost događa se puno češće. Jednostavnije je razložiti projekt na manje cjeline i nakon svake uspješno isprogramirane cjeline osjetiti zadovoljstvo. Ili kada satima debugirate neki problem u kodu i nikako da skužite u čemu je problem, no onda se desi “aha!” moment – olakšanje i osjećaj zadovoljstva je neopisiv.

No s druge strane, u voditeljskoj poziciji gdje vlastiti utjecaj ima puno veće razmjere, osjećaj zadovoljstva me puno duže drži kada počinjem primjećivati da uspijevam pomoći timu napredovati i razvijati se u dobrom smjeru. Ili kada dobijem feedback od drugih kolega da se vidi kako su moji članovi zadovoljniji i motiviraniji.

Hvatanje u koštac s menadžerskim radnim ritmom

Dok je programirala, Nicolette je bilo puno važnije kroz dan odvojiti velike komade vremena za fokusiranje, dok joj je sada radni dan rascjepkan na puno manjih vremenskih cjelina. Iako nije bilo lako na početku, s vremenom joj je takav ritam postajao sve lakši.

Iako mi je dan rascjepkan sa sastancima, između sastanaka uspijem odraditi druge zadatke te puno manje vremena izgubim na context switch nego kad bi me netko prekinuo dok sam bila mislima udubljena u kod.

O svom načinu rada danas, u usporedbi s vremenom dok je žonglirala vođenje timova i programiranje, Nicolette je napisala i zanimljiv blog post na Mediumu. Saznali smo tako da unatoč kalendaru prepunom sastanaka, mailova i poruka na Slacku, pritisak nije velik jer su u Photomathu slobodni sami planirati svoje vrijeme, ovisno o prioritetima i ciljevima.

Na primjer, tvrtka je definirala OKR-ove za ovu godinu. Oni izravno utječu na ciljeve pojedinih timova, a svaki tim je odgovoran za doprinos definiranim ključnim rezultatima. Koristeći OKR-ove, timovi se mogu bolje usredotočiti na ishode, a ne na postupke.

Štoviše, svaki tim ima fleksibilnost definirati kako će se postići ti ključni rezultati, pojašnjava Nicolette.

Sami si postavljamo rokove do kada je moguće odraditi isplanirani posao, uzevši u obzir vremenske estimacije i prioritete. Tko će koji zadatak odraditi u timu definiramo na tjednoj bazi, na timskim sastancima. Nakon toga veće cjeline planiramo za pojedine releaseove, i na kraju najveću cjelinu koju smo isplanirali su milestoneovi za ovu godinu koji se uklapaju u ostvarivanje timskog OKR-a.

Savjeti za (inženjere) introverte – i komuniciranje feedbacka

Nadolazeći Photomathov EM meetup Nicolette neće biti prvo predavanje u industriji. Na splitskim DUMP Daysima ove godine podijelila je iskustva o tome kako introverta u sebi pretvoriti u saveznika za razvoj inženjerske karijere.

Govoreći iz osobnog iskustva, Nicolette je htjela pomoći ekipi koja razmišlja kao ona nekada – da zbog vlastite introvertnosti ne može postići jednaki uspjeh u karijeri kao što to postižu ekstroverti.

Uz to, željela sam razbiti vjerovanje da za biti dobar voditelj tima ili tehnički voditelj, osoba mora biti ekstrovert. Introverti u prosjeku imaju bolje vještine aktivnog slušanja, zapažanja i analiziranja, što su jako bitne vještine voditelja.

Kaže da joj introvertiranost dan-danas pomaže u samo-refleksiji i radu na sebi, a dodaje kako joj najviše odmaže kada joj je dan pun sastanaka s većim grupama ljudi pa joj je navečer potreban “me time” da napuni baterije.

No tu onda uskaču u pomoć sportski treninzi nakon posla gdje se mogu mentalno isključiti (nadam se da mi trener ne čita ovo 😀 ).

S nama je podijelila par savjeta i preporuka za čitanje svim kolegama inženjerske struke koji žele usavršiti komuniciranje u timu odnosno primanje i davanje feedbacka kolegama.

Za početak bih preporučila pohađanje nekog tečaja komunikacijskih vještina uživo. Postoji više različitih tečaja u Zagrebu, a vjerujem i u drugim gradovima, gdje se kvalitetno obrađuje tematika. Zatim, u većini management knjiga se također obrađuje kako efektivno dati i primiti feedback. Jedan primjer je knjiga od Julie Zhuo, The Making of a Manager: What to Do When Everyone Looks to You, gdje je cijelo poglavlje posvetila davanju i primanju povratne informacije.

A za kraj, dala bih onaj standardni savjet: za sve je potrebna vježba i praksa kroz koje se najbolje izbrusi vještina i dobije osjećaj za vlastiti komunikacijski stil kod razmjene feedbacka.

Vidimo se 5. listopada!

Ususret predavanju Nicolette nas ostavlja s ovim uvodom:

Davanje i primanje feedbacka, pogotovo onog konstruktivnog (ili što bi se reklo – negativnog) nije baš razvijena navika u poslovnim krugovima na našim prostorima.

Posebna je vještina i primanje takvog feedbacka. Nije lako čuti kritike o samom sebi i pomiriti se s time da imamo neke slijepe točke u poimanju sebe i svojih znanja ili vještina.

Stoga je i primanje konstruktivnog feedbacka i prikladna reakcija na njega isto važna sposobnost koja se, naravno, može naučiti.

Kako? Saznat ćete iduću srijedu ako se prijavite na meetup. Požurite jer kapaciteti su ograničeni!