Email savjeti, kako biste izdržali na godišnjem bez provjeravanja inboxa!
Email na godišnjem odmoru

Možete li izdržati na godišnjem bez provjeravanja emaila? Nekoliko savjeta…

Preko 40 posto vas ne može izdržati, a da ne provjeri poslovni email svaki dan godišnjeg odmora, pokazalo je istraživanje HR konzultantske tvrtke Randstad. S obzirom na to da nas većina upravo ovih dana ide na godišnji, krajnje je vrijeme da razmislimo i riješimo se te loše, izuzetno kontraproduktivne navike. Od brisanja email aplikacije do brisanja SVIH emailova koji vam stižu - vrijeme je da vaš inbox također pošaljemo na odmor!

Email na godišnjem odmoru

Prije nego što smo imali pametne telefone te kvalitetne laptope, provjeravanje emaila nije bila niti opcija niti je itko očekivao da ćete pogledati email na putu. Jednostavno; nije bilo dio bon tona. Naravno, pojedinci sa CrackBerryjima su vjerojatno bili prvi koji su krenuli odgovarati na emailove zahvaljujući punoj tipkovnici i kvalitetnoj podršci za email.

Nedavnim ukidanjem roaminga unutar Europske unije email nam je dostupan na mobilnim uređajima na većini kontinenta tako da sam – moram priznati – i sam škicnuo u inbox u Španjolskoj.

Zato što možemo, provjeravamo email – pa i na godišnjem odmoru, umjesto da poput naše Mije jednostavno isključimo internet uopće.

Zašto uopće provjeravamo email dok smo na godišnjem

Svoje inboxe, dok bi trebali se odmarati od svega što smo postigli tijekom radne godine, najčešće provjeravamo, jer osjećamo da ćemo propustiti bitan email od šefa, klijenta, kolege, primjerice:

  • Agencijaši shvaćaju važnost client servicinga i žele uvijek biti dostupni ključnim klijentima, čak i kad oni imaju razumijevanja za primjerice – godišnje odmore;
  • Freelanceri se boje da će ispasti neozbiljni ako ne odgovore na emailove, a znaju da ovise isključivo o sebi te im se savjetuje kao ključan “slobodnjački” savjet da brzo odgovaraju na emailove;
  • Voditelji se boje ne odgovoriti članovima tima odmah, kako im se ne bi nakupio tzv. decision debt pa žele odmah i odlučiti i odgovoriti.

Čak se bojimo postaviti i ‘Out of office’ email poruku

Razgovor s vlasnicom jedne manje, ali uspješne tvrtke, upoznao me s još jednim strahom posebno izraženim kod – ispada – poduzetnika i freelancera. Radi se o strahu od postavljanja ‘out of office’ poruka!

Vlasnica te drugi mali poduzetnici s kojima sam pričao ne žele uopće natuknuti da su nedostupni i ne mogu pomoći svojim korisnicima odnosno klijentima. Iako sam kao klijent prvospomenute tvrtke, vlasnicu uvjerio da nikad ne bih ništa loše pomislio da od nje dobijem OOO, shvaćam je.

Malim poduzetnicima je svaki klijent bitan i često izravno surađuju s njima, čime je stalna dostupnost ključna. Na žalost, neki bi zaista mogli početi paničariti da pomisle da im njihova agencija ili računovodstvo nije dostupno, ali… je li navodna, stalna dostupnost rješenje?

Naravno da nije, posebno imajući na umu da su istraživanja poput onoga Glorije Mark sa Sveučilišta u Kaliforniji dokazala da je email veliki uzrok stresa. Mark je otkrila da su joj se ispitanici već pet dana nakon što ih im je isključila email smirili te da su im se smanjili otkucaji srca.

Kako se riješiti emailova na godišnjem – u 5 koraka

Iako se tijekom ljetnih mjeseci zaista smanji broj emailova koje dobivamo, nikad neće potpuno nestati. Evo nekoliko koraka kako ostati normalan:

1. Uključite ‘Out of office’ email

Svaka email aplikacija, od Outlooka do Gmaila, ima mogućnost namještanja OOO tj. out of office poruka, koje se automatski šalju onima koji vam inbox pune kad vas nema. U mom slučaju, samo moram otići u postavke Gmaila pod “Vacation responder”, upišem poruku te odredim datum do kojega će vrijediti. Moj osobni OOO izgleda ovako:

Thanks for emailing! I’ll be away and might not be able to reply to emails
right away until July 24th!

Hvala na emailu. Neću biti dostupan do 24. srpnja! Hvala na razumijevanju.

Who to contact?
In the meantime, please contact my colleagues:

– For media, content and news submissions contact Mia Biberović …
– For business and marketing inquiries, contact Josip Zurak at …

For urgent matters please SMS to +38591******** (so I can get back to you) or just spam me 🙂

Thanks
Ivan

Prilikom namještanja datuma do kad će OOO trajati, svakako si dajte još nekoliko dodatnih dana mira kako biste se imali vremena vratiti se u ritam. U slučaju svog zadnjeg korištenja, na posao sam se vratio već 21. srpnja, ali sam si dao još 3 dana da nadoknadim povratak.

HTZ je uspješno istaknuo važnost dobre OOO poruke odličnom kampanjom i nagradom.

2. Ugasite obavijesti – ili izbrišite cijelu email aplikaciju

Iako već imate Pavlovljev refleks na zvuk nove email poruke, za vrijeme godišnjeg odmora ćete isključiti SVE vizualne i audio obavijesti o novim email porukama.

Pomislili biste da je isključiti zvučne obavijesti dovoljno, ali istraživanje Florida State Universityja je pokazala da bilo nam kakve distrakcije pa i tzv. push notifikacije izuzetno smetaju. Značajnom udjelu od 150 sudionika istraživanja je pala koncentracija čak i kad su pokušali ignorirati obavijest.

Obavijesti ćete isključiti tako da na iOS-u odete u postavke te pod “Notifications” nađete svoju email aplikaciju, u mom slučaju Googleov Inbox. Unutar postavki ćete isključiti sve vrste obavijesti. Ikona aplikacije ne smije pokazati ni broj novih poruka.

Ako koristite Android, otvorite postavke te potom “Sound and Notifications” gdje ćete ući u “App Notifications” i označiti aplikacije koje želite da prestanu s obavijestima.

Oni hrabriji će se uslijed ove spoznaje odlučiti na još smioniji potez – i izbrisati email aplikaciju! Ne samo da ćete si tako uštedjeti klikanje po postavkama obavijesti, već ćete doživjeti jedan od ekstatičnih trenutaka u životu!

3. Duboko dišite – i odredite vrijeme za email

Iako će prvih dana prva posljedica isključivanja svih vizualnih i audio obavijesti o novim emailovima vjerojatno biti hladan znoj i stalno hvatanje za pametni telefon, ubrzo ćete shvatiti da ne trebate posegnuti za inboxom svake sekunde. Ni svake minute. Ni sata. Ni dana.

Najbolje bi vam bilo stoga odrediti vrijeme kad ćete samo jednom dnevno provjeriti email ako već inzistirate da potegnete za inboxom:

  • Vrijeme provjere mora biti konzistentno da vam postane navika koju ne morate provjeravati u kalendaru na mobitelu;
  • Da si vrijeme strogo ograničite na jedan od dva načina:
    • Vremenski tako da se emailom bavite strogo, primjerice 15 minuta;
    • Po broju emailova tako da u jednoj provjeri možete kliknuti i potencijalno odgovoriti na samo pet emailova.
  • Pišite kratke emailove – bolje da iskoristite vrijeme za pijuckanje koktela nego pisanje emailova!
  • Komunicirajte kolegama, šefu, klijentima i bilo kome drugome tko ovisi o vama da ćete samo jednom dnevno provjeravati email tako da znaju što očekivati.

4. Filterima ograničite emailove koje ćete uopće vidjeti

Tih 15 minuta koje ste si odredili za provjeravanje i odgovaranje na emailove sad moramo dobro iskoristiti, a svaka sekunda provjere je li određen email dovoljno bitan da ga pročitate ili na njega odgovorite nam troši vaše vrijedno vrijeme. Srećom, svaka email aplikacija nudi postavljanje tzv. filtera – automatiziranih pravila koja sortiraju vaše emailove.

Među filterima koje si možete namjestiti ususret godišnjem odmoru istaknuo bih nekoliko najbitnijih:

  • Istaknite članove tima i ključne klijente u inboxu da ih lakše raspoznate među desecima drugih;
  • Automatski preusmjerite određene emailove svojim kolegama, ovisno o tome kakvog su sadržaja ili od koga stižu;
  • Automatski arhivirajte manje bitne poruke od osoba ili mailing lista koje znate da možete ignorirati.

Svakako pri namještanju filtera istražite sve moguće kriterije koje možete koristiti. Gmail primjerice ima desetke različitih kriterija koje često zaboravljamo, poput pretraživanju po tagovima ili isticanja onih u koje su uključene YouTube snimke.

5. Želite li izbjeći stres pri povratku, BRIŠITE sve emailove

Danah Boyd, istražiteljica u Microsoft Researchu, se prije nekoliko godina odlučila za radikalan potez. Osim što je zaključila da se na godišnjem odmoru zaista želi odmoriti, odlučila je i svom inboxu dati godišnji i namjestila filter koji je:

1. Izbrisao sve emailove koji joj stižu;

2. Poslao OOO poruku pošiljateljima da njihov email nije primljen i da ga pošalju nakon datuma kad se vraća s godišnjeg odmora.

Boydin cilj je bio da se riješi stresa čišćenja punog inboxa, što nikako nije način da se vratite s opuštajućeg odmora, zar ne?

U praksi, u svojoj email aplikaciji samo morate namjestiti da se svaki novi email arhivira ili izbriše. U Gmailovim postavkama izaberete stvaranje novog filtera, a za kriterij odaberite sve emailove veće od 0 megabajta. Na kraju samo odredite da Gmail te (sve) emailove označi kao pročitane i preskoči inbox.

Kad se vratite s godišnjeg, zadržite dobre email navike

Nije li lijepo kad vas cijeli dan i u svakom trenutku ne bombardiraju obavijesti o novim emailovima? Osobno već godinama, a kamoli na godišnjem odmoru, na mobitelu ne dobivam niti vizualne ni audio obavijesti o novim emailovima.

Ako vam se sviđa ova nova navika, u kojoj vi određujete ritam emailovima i kad im se posvećujete, ozbiljno razmislite da naviku redovitih provjera nastavite i ujesen. Umjesto jednom dnevno, provjeravajte emailove dvaput dnevno – značajan napredak od grča koji ste osjetili svaki put kad bi mobitel zasvijetlio s “new message”.

Tko bi rekao, čini se da ipak možete izdržati na godišnjem bez emailova. No, zanima me, kako sebi smanjujete stres oko emaila?

ponuda

Komentari

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

SEO i tražilice

Velika analiza online sadržaja o cijepljenju pokazuje da HZJZ olakšava posao – antivakserima

SEO koji život znači. To bi mogao biti alternativni naslov ove analize, iako ovdje nije riječ o samoj optimizaciji sadržaja za tražilice, nego optimizaciji za - korisnika. Jer u vrijeme kad procijepljenost pada, optimiziran i korisniku prilagođen sadržaj na stranicama HZJZ-a i drugih zdravstvenih institucija mogao bi doista značiti razliku između života i smrti.

Startupi i poslovanje

Bez VC investicije, TalentLyft je školski primjer samofinanciranog SaaS startupa

Bez ikakve veće investicije, TalentLyft, domaći regrutacijski alat koji koriste Five, HT, Span i mnoge druge tvrtke, izašao je s novom konkurentnom verzijom kojom planira globalno širenje uz pomoć inbound marketinga.

Startupi i poslovanje

Domaći startup Valut nastoji eliminirati visoke provizije na bankomatima i mjenjačnicama

Ako vam bankomati i mjenjačnice na putovanjima uzimaju prevelike naknade kod promjene valuta, možda je upravo za vas Valut, domaći startup koji radi na tome da konverzija bude što dostupnija i povoljnija, posebice na mjestima na kojima to do sada nije bilo tako.

Što ste propustili

Kolumna

Što vrh ima s time?

Kad te pozovu na panel s naslovom “Promjene dolaze s vrha (i kako do njega doći)?”, počneš opsesivno razmišljati o toj riječi - vrh.

Startupi i poslovanje

TransferWise: Klijentima štedimo više od milijardu funti bankarskih naknada godišnje, ali preostaje nam još 199 milijardi

Svojim jedinstvenim rješenjem za plaćanje u stranim valutama diljem svijeta, TransferWise bio je sreća za mnoge potrošače, ali godinama trn u oku mnogih banaka. Danas su upravo banke i druge velike korporacije poslovanja kojima se okreću u želji da do 2025. postanu vodeće infrastrukturno rješenje za međunarodna plaćanja. Kako planiraju u tome uspjeti, saznala sam od njihovog Alastaira Thompsona.

Nesortirano

Kako razviti aplikaciju koja će od “strašnog” e-Računa učiniti bezopasnog psića?

Poduzetnike oblijeva hladan znoj kada se sjete e-Računa, ali zamislite kako je onima koji stvaraju aplikacije za njegovo izdavanje? Čini se, ne tako strašno.

Sponzorirano

Koliko dobar WiFi u kafiću treba biti da bi gosti bili zadovoljni?

Na redu je i zadnja epizoda serijala Digitalni kafići kroz koji se bavimo ključnim stavkama na koje jedan uspješan kafić treba paziti u digitalno vrijeme. U 4. epizodi otkrivamo zašto je kafićima bitno istaknuti se dobrom WiFi vezom.

Kolumna

Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Nedavno smo imali smo zgodan slučaj. Radi se o većem projektu, u njemu učestvuje više tvrtki. Krovna tvrtka, između ostaloga, ima i svog voditelja projekta. Radi se o osobi koja za takav posao nije kompetentna iz jednostavnog razloga - ne poznaje osnovne elemente od kojih se upravljanje projekata sastoji.

Startupi i poslovanje

Identyum – digitalna osobna iskaznica iz Hrvatske za 21. stoljeće?

Na krilima suradnje s Finom, IDENTYUM bi trebao omogućiti dokazivanje identiteta putem aplikacije, bez papirologije, pokazivanja osobnih iskaznica i sličnih koraka.