Nijedan ‘stand-up’ vas neće učiniti agilnim, ako ne razmišljate agilno

Portugalski Xpand IT koji se specijalizirao za tehnologije prikupljanja i obrade golemih količina podataka ušao je zato na naše tržište sa samopouzdanjem, svjestan svojeg najvećeg benefita – dobro posložene organizacije rada.

Između bavljenja poslovnim izvještavanjem i analitikom, podatkovnom znanošću, otkrivanjem financijskih prijevara, razvojem rješenja za suradnju na daljinu i odnose s korisnicima te primjenu raznih middleware softvera, ova tvrtka se posvetila i poliranju svojih metoda rada. Sve svoje prakse i znanja objedinili su pod jedan krovni termin – Xpagile.

Xp… što? Xpagile!

Prije 14 godina, Xpand IT je skovao Xpagile prvenstveno da im olakša procese upravljanja projektima te da im pomogne u CMMI certifikaciji – programu obuke za stručnjake koji uče poboljšati te iste procese i kako kroz njih voditi ostatak organizacije. Susana Vicente, Quality Improvement Manager u Xpand IT-u objašnjava kako je to tad izgledalo:

Naša je metodologija bila usko povezana s CMMI-jem, koji je tada zahtijevao pretjeranu dokumentaciju, krute procese te nije bio dovoljno fleksibilan ni agilan.

Ukratko, Xpand IT se narednih godina širio i prilagođavao tržištu, kao i njihove inicijative – do 2018. godine tvrtka je imala 200 zaposlenika i 5 odjela.

Kako je vrijeme prolazilo, uvidjeli smo važnost prilagođavanja svakom pojedinačnom klijentu, projektu i tehnologiji. To nas je potaknulo da razvijemo dinamičniju metodologiju koja podržava najviše standarde kvalitete za svaki projekt, a istovremeno pruža potrebnu fleksibilnost za prilagodbu.

Bilo je potrebno posložiti postojeće procese na agilniji, učinkovitiji i dinamičniji način kako bi pomogli što većem broju voditelja projekata i timova.

Komplicirana dokumentacija, nejasne odgovornosti…

Kako bi identificirali potrebe i nedostatake tijekom razvoja raznih projekata, osnovali su tim za detaljno praćenje projekata – Tim za poboljšanje kvalitete (Quality Improvement Team). To im je omogućilo da posvete više pozornosti svakom projektu pojedinačno, ali i da olakšaju uspostavu dobrih praksi na razini cijele tvrtke.

Primijetili smo da projektima često nedostaju dobro definirane metode rada i jasne razdiobe odgovornosti, kako unutar našeg tima tako i među voditeljima projekata i klijentima.

Kako bi odgovorili na te izazove, definirali su niz kritičnih točaka koje se uvijek moraju rješavati na svakom projektu. Primjerice, definirali su smjernice za projektne sastanke koje im pomažu da se tijekom rasprava usredotoče na važna pitanja te su pojednostavili projektnu dokumentaciju, osiguravajući da se bitne informacije bilježe bez preopterećenja voditelja projekta i tima.

Utvrđivanjem ovih smjernica i najboljih praksi, osnažili smo voditelje da daju prioritet onome što je uistinu važno za održavanje zdravog i visokokvalitetnog projekta. Ovaj je pristup postao standardizirana metoda za sve vrste projekata unutar Xpand IT-a.

No, tih promjena ne bi bilo da nije bilo promjene mindseta jer ključ svake promjene su sami ljudi. Susana objašnjava kako je upravo zbog toga njihov primarni fokus bio potaknuti promjenu načina razmišljanja, osiguravajući da svi prepoznaju vrijednost prihvaćanja promjena i težnje za kontinuiranim poboljšanjem. U tom kontekstu, najbolje situaciju objašnjava kratki primjer iz njihovog internog vodiča:

Ako isporučite projekt nakon 3 mjeseca ili ne dobijete povratnu informaciju od klijenta, vi koristite agilne metode, ali niste agilni. Lako je skočiti ravno na kraj spektra i reći mi “radimo agilno” usvajanjem standupa i ljepljenjem papirića na zid ili aplikaciju.

Dajte im direktne primjere kako mogu ugodnije i lakše raditi

No, lakše je o tome pričati, nego to ispraviti. Uostalom, svi mi imamo prirodni otpor prema promjenama, a projektni timovi nisu ništa drugačiji, dodaje Susana. Kako bi uspjeli potaknuti promjenu u Xpand IT-u, Susana i kolege su morali konzistentno pokazivati prednosti procesa koje provode i pomoći kolegama da shvate posljedice neusvajanja istih. Susana ilustrira to na svakodnevnom primjeru:

Zamislite scenarij u kojem programer neočekivano mora uzeti slobodno vrijeme. Imajući sve potrebne razvojne informacije dokumentirane u projektnom alatu i u projektnoj dokumentaciji, možemo osigurati glatku tranziciju i učinkovitu komunikaciju ključnih detalja s timom. Na taj način, čak i uz iznenadni izostanak, projekt se može nastaviti bez većih smetnji.

Još jedan zanimljiv primjer tiče se traženja odobrenja i vođenja zapisnika sa sastanaka s klijentima. Susana objašnjava kako takva dokumentacija služi kao dokaz i referenca, omogućujući im da se vrate na određene rasprave i dogovore sklopljene tijekom projekta, kako bi se bolje uskladili s očekivanjima klijenta.

Naglašavanjem takvih praktičnih prednosti i scenarija iz stvarnog života, možemo pomoći našem timu da razumije vrijednost implementacije ovih procesa. Riječ je o poticanju suradničkog okruženja u kojem svatko može vidjeti kako te prakse doprinose lakšem radu i uspješnim rezultatima projekta.

Znamo metodu, a alate?

S obzirom na to da je njihov Xpagile pristup nastao pod utjecajem agilne metodologije, svoje projekte mogu jednostavno i učinkovito voditi kroz Jiru i Azure DevOps alate. Korištenje takvih alata bitno im je primarno kako bi se održala transparentnost informacija i potaknula njihova razmjena između timova – što u konačnici znači i lakšu internu suradnju. Patricia Portugal, projektna menadžerica u Xpand IT-u, dodaje kako imaju i više nego dovoljno alata – uz spomenuti Azure i Jiru, tu je i Confluence, u kojem drže projektnu dokumentaciju.

U pogledu korištenja alata voljeli bismo da Azure koristimo konzistentnije, posebno za dokumentaciju i dashboarde, kao što radimo s Jirom.

Svaki projekt i tim su jedinstveni, zato prilagodba ne prestaje

Na kraju, Susana mi otvoreno govori i zašto su baš o ovoj temi s nama htjeli razgovarati.

Zaista vjerujemo da agilne metodologije imaju potencijal revolucionirati ne samo određene uloge, već cijele odjele i tvrtke. To je svestran način rada koji se može prilagoditi raznim područjima, uz ispravan način razmišljanja.

Naravno, kao i svaka metodologija, i Xpagile treba adaptaciju kako bi bolje poslužio timovima u različitim okolnostima. Zanimalo me stoga i što su im planovi za dalje, gdje vide prostora za nadogradnju ubuduće. U srži njihovog pristupa i jesu prilagodba i napredak, dodaje Susana te navodi kako će i dalje održavati blisku suradnju sa svim timovima kako bi unaprijedili svoje metode.

Naš je cilj pružiti timovima potrebne vještine i znanja za napredak, zbog čega smo se posvetili sveobuhvatnoj obuci i dijeljenju vrijednih informacija. Ono što je najvažnije, kao Tim za poboljšanje kvalitete ovdje smo da služimo i našim klijentima i potrebama našeg tima. Shvaćamo da su svaki projekt i svaki tim jedinstveni, stoga ćemo prilagoditi našu metodologiju rada kako bismo osigurali da pružamo sve što im je potrebno za uspjeh. Ukratko, stalna poboljšanja, kolaboracija, odgovornost i stavljanje naših klijenata i timova su fokus svega što radimo.

Ako vam se sviđa takav pristup, na njihovim stranicama karijera možete vidjeti trenutno otvorene pozicije.