Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Nedavno smo imali smo zgodan slučaj. Radi se o većem projektu, u njemu učestvuje više tvrtki. Krovna tvrtka, između ostaloga, ima i svog voditelja projekta. Radi se o osobi koja za takav posao nije kompetentna iz jednostavnog razloga - ne poznaje osnovne elemente od kojih se upravljanje projekata sastoji.

To se gotovo bez izuzetka događa kad na mjesto voditelja projekta dođe osoba koja je to po funkciji, ali ne i po edukaciji, načinu razmišljanja ili vještinama koje ima.

U takvom slučaju izloženi ste riziku da snosite odgovornost i/ili posljedice ako nešto krene po zlu, no, postoji nekoliko različitih načina kako problemu pristupiti.

Prvi način, najjednostavniji, je postupak dijeljenja projekta na više potprojekata u kojem ste vi odgovorni za jedan – piše se kompletno nova projektna dokumentacija koja se tiče vašeg dijela i unutar kojega samostalno možete upravljati procesima koji se događaju. Međutim, niste uvijek u situaciji na taj način funkcionirati iz različitih razloga; npr. ispreplitanje dijelova projekta s drugim projektima koji mogu nastati, funkcionalna nemogućnost takve podjele i slično.

Drugi način, najsloženiji, je eskalacija. Tada je potrebno na najvišu instancu (stakeholder projekta) podići problem nekompetentne osobe na čelnoj poziciji. Postupak je bez izuzetka vrlo nezahvalan, težak za komunikaciju prema naručitelju (stavljate sebe u poziciju da vam netko kaže – dao si mi čovjeka koji ne zna raditi svoj posao). Eskalacija se ne preporučuje kao rješavanje takvog problema, iako je ponekad neizbježna.

Eskalacija, odnosno dizanje problema na najviše instance, se ne preporučuje, iako je ponekada neizbježna.

Gore navedeno su jedine moguće clean cut varijante. Prva se preporučuje, ali nije uvijek izvediva, druga može opasno narušiti odnose s korisnikom. Morate procijeniti rizik da će se to dogoditi.

Između postoji cijeli niz različitih stvari koje možete činiti.

  • Svakako apsolutno sve bilježiti u (polu)formalnom obliku (i inače na projektu, ne samo u ovakvim situacijama).
  • Komunicirati na najjednostavniji mogući način, postavljati jasna pitanja i davati nedvosmislene i vrlo jasne odgovore na njih.
  • Kod problema ponuditi rješenje koje vama najviše odgovara, ali je potpuno u skladu s projektnim zahtjevima.
  • Nikada ne raditi na način da ostale sudionike projekta dovedete u loš položaj; to je jednostavno zabranjeno.
  • Pokušajte s osobom koja je formalni voditelj projekta (i koja je problematična) uspostaviti normalan, ljudski, kontakt i komunicirati što češće. Nećete je uspjeti dovesti na nivo da može samostalno upravljati projektima, ali sigurno možete do toga da može normalno funkcionirati do određene razine što vam može biti dovoljno za uspjeh projekta.
  • Maksimalno pojednostavite sve procese.

Vodite se malo zdravim razumom. Vođenje projekata uvelike i jest zdravi razum stavljen u nekakvu formu.

Što kada voditelj projekta ima samo formalnu i izvještajnu funkciju?

Vratimo se u situaciju gdje je voditelj projekata s korisničke strane tamo postavljen po dužnosti. Mislite li da će normalna osoba doista imati problem s time da je nešto podučite? Pa njegova je funkcija ionako samo formalna i realno, izvještajna, u takvim postavkama.

Koči li vas nešto da s takvom osobom imate korektan poslovni odnos? Apsolutno ne. Ono što svakako morate je – nametnuti se kao autoritet. Neka osoba na vas gleda kao voditelja s kojim ona surađuje i od koje ima koristi. Nema apsolutno ničega lošeg u tome.

Korist projekta na prvom mjestu

Ako osoba s druge strane počne raditi na svoju ruku stvari koje nisu u korist projekta, tada jednostavno aktivirajte drugu clean cut opciju – napravite eskalaciju jer nema smisla da vaš posao trpi zbog tuđih nekompetencija, čisto to odrežite jer sva je prilika da nemate što izgubiti. Ili ćete gurati projekt od kojeg nema nikakve koristi za vas ili će projekt prekrasno propasti (imajte na umu da od svih započetih projekata ispod 40 posto njih završi uspješno, zašto biste bili dio lošeg dijela statistike).

Postoji li ijedan razlog da osobu s druge strane ne uputite da se educira (makar i brzinski, ne mora odmah postati certificiran voditelj projekata)? Iako su danas široko dostupni treninzi za što god se sjetite, mislite li da će mu dva radna dana potrošena na online edukaciju odmoći? Ako voditelj misli da će mu odmoći – napravite eskalaciju, jer očigledno imate osobu kojoj nije previše stalo, a to za vas ne može završiti dobro.

Zaustavljanje projekta kao rezultat nedostatka komunikacije

Vrlo česta situacija s kojom se srećemo je nedostatak komunikacije. Prije cca dva desetljeća radio sam za velikog Microsoft Partnera i tamo smo se koristili famoznim Microsoft Solution Frameworkom koji je imao određeni broj prateći dokumenata od “Rules of Engagement” do “Support Terms” gdje su bile opisane sve faze rada na sustavima, od vođenja projekata do podrške.

Imali smo jedno izuzetno jasno pravilo. Ako druga strana ne odgovori na mail u periodu od 24 sata nakon slanja trećeg maila unutar tri dana – automatski se sve stopira. Sve. Neovisno o tome radimo li podršku ili projekt. Dakle, osobi smo poslali mail, nije odgovorila. Drugi dan smo opet poslali mail. Bez odgovora. Treći dan smo poslali mail i pričekali 24 sata. Sljedeći mail koji je išao korisniku slao se s viših instanci na više instance, a svi radovi su jednostavno bili – obustavljeni i nisu se mogli pokrenuti dalje bez odobrenja viših instanci u hijerarhiji tvrtke. Zašto je tako? Iz jednostavnog razloga što je nužno imati jasnu i čistu komunikaciju.

Sve popratite zapisnicima? Mislite li da će netko uzeti za zlo ako napišete zapisnik sa sastanka u formalnom obliku i takvoga pošaljete? Neće. Sigurno.

Operativci ne bi smjeli odlučivati o promjenama na projektu

Ako se zahtjevi za promjenama odvijaju isključivo na operativnom nivou, troškove će snositi tvrtka izvođač jer nesvjesno aktivno poklanja svoj rad korisniku.

Kod komunikacije postoji još jedan, vrlo kritičan trenutak. Svi projekti poznaju zahtjeve za promjenama (change request). Lijepi je i uvriježen običaj da se to komunicira između dva operativca na projektu. I to je najgore što možete zamisliti da se na projektu događa.

Stvari počinju benigno. Trebalo bi napraviti neku promjenu. Jedan operativac to kaže drugom. Drugi zaključi “ma to mi je 4 sata posla, napravim ja to usput”. Što se upravo dogodilo? To da kompletan proces change requesta nije pravilno iskomuniciran, nije odobren i samo je postavljeno jedno vrlo nezgodno pravilo koje nazivamo golden plate. Njegova definicija jest: što god se korisnik sjeti da bi mu se moglo dodatno napraviti, neka mu se posluži na zlatnom tanjuru.

Stavite to u kontekst velikog projekta gdje se takva stvar dogodila, recimo, dvadesetak puta. Tko će točno snositi troškove i osigurati resurse? Tvrtka izvođač. Zašto? Jer nije svjesna da aktivno poklanja svoj rad korisniku. Što učiniti?

Vrlo jednostavno. Onome tko je postavio upit, lijepo dati uputu da to pošalje mailom na voditelja projekta. On će za to zatražiti analizu i (sad pazite, ovo je bitno) odobriti radove, ali uz vrlo jasnu komunikaciju da su to komercijalni sati, ali u svrhu dobrih odnosa, ovaj puta možemo dati popust od 100%. Korisnik je dobio što je tražio, nismo imali preveliki utjecaj na sami projekt, ali smo osigurali još jednu stvar. Sljedeći puta korisniku možete reći – OK, možemo to napraviti, ali ovaj put nije besplatno i dostavite mu ponudu/fakturu za izvođenje promjene. Super jednostavno.

Zašto to nije iskomunicirano na početku? Jer operativci nisu svjesni koliko duboko jedan takav postupak može dosegnuti. Educirajte ih i jasno postavite pravila na početku. Čak i formalne metodologije poznaju change request. Zašto to ne iskoristiti? Ispadate profesionalci, a ne (čega se svi boje) škrti. Posao košta. Ako se netko ne slaže, može mi se javiti na mail pa da vidimo koje sve usluge mogu dobiti – besplatno.

Dva tipa voditelja projekta

Uvijek postoje dva voditelja projekta. Jedan zastupa interese naručitelja, drugi zastupa interese izvođača.

Za kraj, vratit ću se na početak priče, jer je ona možda i najvažnija kod rada na projektima. Uvijek vodite računa da postoje dva voditelja projekta. Jedan zastupa interese naručitelja, drugi zastupa interese izvođača.

Tako postoje i voditelji projekata po profesiji i voditelji projekata po tituli. Ovi prvi svaki dan uče o tome, vode se dokumentima, educiraju i pažljivo nadziru. Ovi drugi su neuki, izdaju naređenja, prebacuju odgovornost i pokušavaju prstom pokazati na krivca. Često upropaste projekt. Takvih se čuvajte i od takvih se zaštitite, a nadam se da će vam moja iskustva u tome donekle pomoći.

Sukladno članku 94. Zakona o elektroničkim medijima, komentiranje članaka na Netokraciji dopušteno je samo korisnicima koji ostave svoje ime i prezime te mail adresu i prihvate pravila ponašanja.

Pravila ponašanja

Na Netokraciji za vas stvaramo kvalitetan, autorski potpisan sadržaj i zaista se veselimo vašim kvalitetnim, kontruktivnim komentarima. Poštujmo stoga jedni druge prilikom komentiranja, kao i Zakon, držeći se sljedećih pravila ponašanja:

  • Ne budite 💩: Nema vrijeđanja, diskriminiranja, ni psovanja (osim ako nije osobni izričaj, ali onda neka psovka bude općenita, a ne usmjerena prema nekome). Također, upoznajte se sa stavkom 2. članka 94. Zakona o elektroničkim medijima prije no što ostavite komentar.
  • Samo kvalitetna rasprava, manje trolanja: Ne morate se ni sa kim slagati, ali budite konstruktivni i doprinesite raspravi! Svako trolanje, flameanje, koliko god "plesalo" na granici, leti van.
  • Imenom i prezimenom, nismo Anonymous 👤: Autor sadržaja stoji iza svog sadržaja, stoga stojite i vi iza svog komentara. Koristimo ime i prezime te pravu email adresu.

Kako koristimo podatke koje ostavljate? Bacite oko na našu izjavu o privatnosti.

Sve ostale komentare ćemo s guštom spaliti, jer ne zaslužuju svoje mjesto na internetu.

Komentari

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Startupi

4 milijuna dolara za domaći startup koji je napravio “prvog pravog AI developera”

U otprilike godinu dana ekipa iza Pythagore prošla je program prestižnog Y Combinatora, skupila 30.000 aktivnih korisnika i prikupila investiciju. Među investitorima je i Damir Sabol.

Analiza

Kad im USB-om procure podaci milijun građana – javne institucije mogu proći bez sankcija?!

Sa stručnjacima raspravljamo o nedavnom curenju podataka vlasnika svih registriranih vozila u Hrvatskoj i zašto je ono problematično na više razina. Može li ovaj slučaj biti poruka javnim institucijama za ubuduće?

Obrazovanje

Maturanti, pazite koje AI alate koristite za pripremu mature, nisu svi pouzdani…

Jeste primijetili kako je sve više raznih AI alata koji obećavaju uspjeh u školi i pomoć na maturi? Iako imamo pozitivne primjere, nisu svi od povjerenja.

Što ste propustili

Startupi

Upoznajte 20 odabranih timova ZICER-ovih akceleratorskih programa

Vodeći hrvatski startup hub ZICER predstavio je timove devetog ciklusa akceleracijskog programa Startup Factory, drugu generaciju Global Growth programa i timove sasvim novog Tech Transfer akceleratora.

DevDev

Leapwiseovih 5 savjeta za razvoj enterprise softvera – i besplatan backend priručnik

Zagrebačka kompanija Leapwise svoje dugogodišnje iskustvo u product buildingu i system integrationu (u domenama BSS/OSS-a, cybersecurity inženjeringa, automatizacije i IOT-a) sada želi podijeliti i sa širom zajednicom - dio tog znanja skupljen je i u besplatan backend priručnik.

Programiranje

S Tech Leadom o Pimcoreu, open-source platformi za digitalizaciju poslovanja

U razvoju rješenja za upravljanje informacijama o proizvodu (PIM), digitalnom imovinom (DAM), web sadržajem (CMS) i e-trgovinom - virovitički Factory odabrao je Pimcore - saznajemo što ih je osvojilo kao inženjere i koje su mu specifičnosti?

Netokracija Podcast

AI smanjio odjel marketinga poznate tvrtke i uštedio im 10 milijuna dolara

Počela su prva hvaljenja kako je AI zamijenio radnike i tako napravio uštedu od 10 milijuna dolara. Sva sreća, to se nikome nije svidjelo...

Digitalni mediji

Hrvate od EU izbora više zanimaju Vučić, Međugorje i invazija dabrova!

Ove nedjelje izlazimo na druge po redu izbore u ovoj superizbornoj godini, ali sudeći po pretraživanjima online, Hrvati bi ovog vikenda mogli prije otići na kavu nego na birališta.

Tvrtke i poslovanje

Otvoren Deloitteov natječaj 50 najbrže rastućih tehnoloških kompanija Srednje Europe za 2024. godinu

Ovo regionalno natjecanje održava se već 25. godinu za redom, a rangira najbrže rastuće kompanije u tehnološkom sektoru te pruža etabliranim i novim tehnološkim kompanijama platformu za predstavljanje svoje vodeće pozicije u tehnološkoj industriji.