Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Nedavno smo imali smo zgodan slučaj. Radi se o većem projektu, u njemu učestvuje više tvrtki. Krovna tvrtka, između ostaloga, ima i svog voditelja projekta. Radi se o osobi koja za takav posao nije kompetentna iz jednostavnog razloga - ne poznaje osnovne elemente od kojih se upravljanje projekata sastoji.

To se gotovo bez izuzetka događa kad na mjesto voditelja projekta dođe osoba koja je to po funkciji, ali ne i po edukaciji, načinu razmišljanja ili vještinama koje ima.

U takvom slučaju izloženi ste riziku da snosite odgovornost i/ili posljedice ako nešto krene po zlu, no, postoji nekoliko različitih načina kako problemu pristupiti.

Prvi način, najjednostavniji, je postupak dijeljenja projekta na više potprojekata u kojem ste vi odgovorni za jedan – piše se kompletno nova projektna dokumentacija koja se tiče vašeg dijela i unutar kojega samostalno možete upravljati procesima koji se događaju. Međutim, niste uvijek u situaciji na taj način funkcionirati iz različitih razloga; npr. ispreplitanje dijelova projekta s drugim projektima koji mogu nastati, funkcionalna nemogućnost takve podjele i slično.

Drugi način, najsloženiji, je eskalacija. Tada je potrebno na najvišu instancu (stakeholder projekta) podići problem nekompetentne osobe na čelnoj poziciji. Postupak je bez izuzetka vrlo nezahvalan, težak za komunikaciju prema naručitelju (stavljate sebe u poziciju da vam netko kaže – dao si mi čovjeka koji ne zna raditi svoj posao). Eskalacija se ne preporučuje kao rješavanje takvog problema, iako je ponekad neizbježna.

Eskalacija, odnosno dizanje problema na najviše instance, se ne preporučuje, iako je ponekada neizbježna.

Gore navedeno su jedine moguće clean cut varijante. Prva se preporučuje, ali nije uvijek izvediva, druga može opasno narušiti odnose s korisnikom. Morate procijeniti rizik da će se to dogoditi.

Između postoji cijeli niz različitih stvari koje možete činiti.

  • Svakako apsolutno sve bilježiti u (polu)formalnom obliku (i inače na projektu, ne samo u ovakvim situacijama).
  • Komunicirati na najjednostavniji mogući način, postavljati jasna pitanja i davati nedvosmislene i vrlo jasne odgovore na njih.
  • Kod problema ponuditi rješenje koje vama najviše odgovara, ali je potpuno u skladu s projektnim zahtjevima.
  • Nikada ne raditi na način da ostale sudionike projekta dovedete u loš položaj; to je jednostavno zabranjeno.
  • Pokušajte s osobom koja je formalni voditelj projekta (i koja je problematična) uspostaviti normalan, ljudski, kontakt i komunicirati što češće. Nećete je uspjeti dovesti na nivo da može samostalno upravljati projektima, ali sigurno možete do toga da može normalno funkcionirati do određene razine što vam može biti dovoljno za uspjeh projekta.
  • Maksimalno pojednostavite sve procese.

Vodite se malo zdravim razumom. Vođenje projekata uvelike i jest zdravi razum stavljen u nekakvu formu.

Što kada voditelj projekta ima samo formalnu i izvještajnu funkciju?

Vratimo se u situaciju gdje je voditelj projekata s korisničke strane tamo postavljen po dužnosti. Mislite li da će normalna osoba doista imati problem s time da je nešto podučite? Pa njegova je funkcija ionako samo formalna i realno, izvještajna, u takvim postavkama.

Koči li vas nešto da s takvom osobom imate korektan poslovni odnos? Apsolutno ne. Ono što svakako morate je – nametnuti se kao autoritet. Neka osoba na vas gleda kao voditelja s kojim ona surađuje i od koje ima koristi. Nema apsolutno ničega lošeg u tome.

Korist projekta na prvom mjestu

Ako osoba s druge strane počne raditi na svoju ruku stvari koje nisu u korist projekta, tada jednostavno aktivirajte drugu clean cut opciju – napravite eskalaciju jer nema smisla da vaš posao trpi zbog tuđih nekompetencija, čisto to odrežite jer sva je prilika da nemate što izgubiti. Ili ćete gurati projekt od kojeg nema nikakve koristi za vas ili će projekt prekrasno propasti (imajte na umu da od svih započetih projekata ispod 40 posto njih završi uspješno, zašto biste bili dio lošeg dijela statistike).

Postoji li ijedan razlog da osobu s druge strane ne uputite da se educira (makar i brzinski, ne mora odmah postati certificiran voditelj projekata)? Iako su danas široko dostupni treninzi za što god se sjetite, mislite li da će mu dva radna dana potrošena na online edukaciju odmoći? Ako voditelj misli da će mu odmoći – napravite eskalaciju, jer očigledno imate osobu kojoj nije previše stalo, a to za vas ne može završiti dobro.

Zaustavljanje projekta kao rezultat nedostatka komunikacije

Vrlo česta situacija s kojom se srećemo je nedostatak komunikacije. Prije cca dva desetljeća radio sam za velikog Microsoft Partnera i tamo smo se koristili famoznim Microsoft Solution Frameworkom koji je imao određeni broj prateći dokumenata od “Rules of Engagement” do “Support Terms” gdje su bile opisane sve faze rada na sustavima, od vođenja projekata do podrške.

Imali smo jedno izuzetno jasno pravilo. Ako druga strana ne odgovori na mail u periodu od 24 sata nakon slanja trećeg maila unutar tri dana – automatski se sve stopira. Sve. Neovisno o tome radimo li podršku ili projekt. Dakle, osobi smo poslali mail, nije odgovorila. Drugi dan smo opet poslali mail. Bez odgovora. Treći dan smo poslali mail i pričekali 24 sata. Sljedeći mail koji je išao korisniku slao se s viših instanci na više instance, a svi radovi su jednostavno bili – obustavljeni i nisu se mogli pokrenuti dalje bez odobrenja viših instanci u hijerarhiji tvrtke. Zašto je tako? Iz jednostavnog razloga što je nužno imati jasnu i čistu komunikaciju.

Sve popratite zapisnicima? Mislite li da će netko uzeti za zlo ako napišete zapisnik sa sastanka u formalnom obliku i takvoga pošaljete? Neće. Sigurno.

Operativci ne bi smjeli odlučivati o promjenama na projektu

Ako se zahtjevi za promjenama odvijaju isključivo na operativnom nivou, troškove će snositi tvrtka izvođač jer nesvjesno aktivno poklanja svoj rad korisniku.

Kod komunikacije postoji još jedan, vrlo kritičan trenutak. Svi projekti poznaju zahtjeve za promjenama (change request). Lijepi je i uvriježen običaj da se to komunicira između dva operativca na projektu. I to je najgore što možete zamisliti da se na projektu događa.

Stvari počinju benigno. Trebalo bi napraviti neku promjenu. Jedan operativac to kaže drugom. Drugi zaključi “ma to mi je 4 sata posla, napravim ja to usput”. Što se upravo dogodilo? To da kompletan proces change requesta nije pravilno iskomuniciran, nije odobren i samo je postavljeno jedno vrlo nezgodno pravilo koje nazivamo golden plate. Njegova definicija jest: što god se korisnik sjeti da bi mu se moglo dodatno napraviti, neka mu se posluži na zlatnom tanjuru.

Stavite to u kontekst velikog projekta gdje se takva stvar dogodila, recimo, dvadesetak puta. Tko će točno snositi troškove i osigurati resurse? Tvrtka izvođač. Zašto? Jer nije svjesna da aktivno poklanja svoj rad korisniku. Što učiniti?

Vrlo jednostavno. Onome tko je postavio upit, lijepo dati uputu da to pošalje mailom na voditelja projekta. On će za to zatražiti analizu i (sad pazite, ovo je bitno) odobriti radove, ali uz vrlo jasnu komunikaciju da su to komercijalni sati, ali u svrhu dobrih odnosa, ovaj puta možemo dati popust od 100%. Korisnik je dobio što je tražio, nismo imali preveliki utjecaj na sami projekt, ali smo osigurali još jednu stvar. Sljedeći puta korisniku možete reći – OK, možemo to napraviti, ali ovaj put nije besplatno i dostavite mu ponudu/fakturu za izvođenje promjene. Super jednostavno.

Zašto to nije iskomunicirano na početku? Jer operativci nisu svjesni koliko duboko jedan takav postupak može dosegnuti. Educirajte ih i jasno postavite pravila na početku. Čak i formalne metodologije poznaju change request. Zašto to ne iskoristiti? Ispadate profesionalci, a ne (čega se svi boje) škrti. Posao košta. Ako se netko ne slaže, može mi se javiti na mail pa da vidimo koje sve usluge mogu dobiti – besplatno.

Dva tipa voditelja projekta

Uvijek postoje dva voditelja projekta. Jedan zastupa interese naručitelja, drugi zastupa interese izvođača.

Za kraj, vratit ću se na početak priče, jer je ona možda i najvažnija kod rada na projektima. Uvijek vodite računa da postoje dva voditelja projekta. Jedan zastupa interese naručitelja, drugi zastupa interese izvođača.

Tako postoje i voditelji projekata po profesiji i voditelji projekata po tituli. Ovi prvi svaki dan uče o tome, vode se dokumentima, educiraju i pažljivo nadziru. Ovi drugi su neuki, izdaju naređenja, prebacuju odgovornost i pokušavaju prstom pokazati na krivca. Često upropaste projekt. Takvih se čuvajte i od takvih se zaštitite, a nadam se da će vam moja iskustva u tome donekle pomoći.

Komentari

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Društvene mreže

I porečki restoran i TikTok influencerica su u krivu

Iako je javnost brzo osudila influencericu Doris Stanković, s obje strane se pokazalo nepoznavanje profesionalne komunikacije, a i influencer marketinga.

Tehnologija

“Tata, jesi li baš morao kupiti električni auto?”

Napravio sam grešku: kupio sam električni automobil. Svi članci o električnim vozilima (EV) koje sam čitao na Hacker Newsu i Redditu nisu me pripremili za desetak EV infrastrukturnih problema u Hrvatskoj i okolici. Anegdote u nastavku objašnjavaju lekcije koje sam naučio na teži način.

Izrada web stranica

Da HTZ zna promovirati slavonski turizam u doba krize, ne bi pokrenuo Slavonia.travel

Slavonija je zanemarena već dugo, ali imamo što za ponuditi. Zašto onda reklamiramo samo kulen, rakiju i fiš?!

Što ste propustili

Startupi i poslovanje

Hoćete li ući u koaliciju protiv Applea uz vodeće tech tvrtke poput Basecampa, Spotifya i Epic Gamesa?

Sredinom osmog mjeseca upitali smo se: Može li tvorac najpopularnije igre današnjice razbiti duopol Apple i Google trgovina? Čini se da smo dobili odgovor.

Društvene mreže

Ode li Facebook iz EU, veliki biznisi i agencije će se prilagoditi, ali mali – teško

Facebook se ovih dana prijeti kako će povući svoje usluge s tržišta Europske unije. Iako je to malo vjerojatan scenarij, provjerili smo kako bi njegova realizacija izgledala za one koji svoje poslovanje oslanjaju na društvene mreže - male i velike biznise, ali i digitalne agencije.

Startupi i poslovanje

Lekcije 10 godina tehnološke scene su jasne: B2B i profitabilnost prvo, a investicija tek kasnije!

Silicijska dolina je hrvatsku tehnološku scenu učila da bez investicija neće nigdje stići. Deset godina kasnije; Infobip, Nanobit, Infinum i mnogi drugi dokaz su da postoji drugačiji način.

Ecommerce

Što sam ja, a što su OPG-ovci naučili o online prodaji u 6 mjeseci Facebook grupe Virtualni plac

Facebook grupa Virtualni zagrebački plac danas broji 58.000 članova, a prije šest mjeseci nije postojala, kao ni digitalno prisustvo mnogih OPG-ovaca. Što se događalo u međuvremenu?

Kolumna

Microsoftova akvizicija ZeniMaxa samo je jedan korak u transformaciji Xboxa u “gaming Netflix”

Možda vam je Microsoft poznat po Windowsima, Officeu i cloud infrastrukturi, ali ovaj PC mastodont jučer je uložio u studio video igara 8 milijardi dolara! A ima itekako dobar razlog...

Tehnologija

Sezona je gotova. Može li ‘proptech’ pomoći s neiskorištenim apartmanima, ali i radnim prostorima?

Fizičko distanciranje stvorilo je krizu bez presedana za industriju nekretnina jer se po prvi put u modernom sjećanju potražnja za mnogim prostorima smanjila. Proptech industrija pokušava riješiti taj problem.