Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Nedavno smo imali smo zgodan slučaj. Radi se o većem projektu, u njemu učestvuje više tvrtki. Krovna tvrtka, između ostaloga, ima i svog voditelja projekta. Radi se o osobi koja za takav posao nije kompetentna iz jednostavnog razloga - ne poznaje osnovne elemente od kojih se upravljanje projekata sastoji.

To se gotovo bez izuzetka događa kad na mjesto voditelja projekta dođe osoba koja je to po funkciji, ali ne i po edukaciji, načinu razmišljanja ili vještinama koje ima.

U takvom slučaju izloženi ste riziku da snosite odgovornost i/ili posljedice ako nešto krene po zlu, no, postoji nekoliko različitih načina kako problemu pristupiti.

Prvi način, najjednostavniji, je postupak dijeljenja projekta na više potprojekata u kojem ste vi odgovorni za jedan – piše se kompletno nova projektna dokumentacija koja se tiče vašeg dijela i unutar kojega samostalno možete upravljati procesima koji se događaju. Međutim, niste uvijek u situaciji na taj način funkcionirati iz različitih razloga; npr. ispreplitanje dijelova projekta s drugim projektima koji mogu nastati, funkcionalna nemogućnost takve podjele i slično.

Drugi način, najsloženiji, je eskalacija. Tada je potrebno na najvišu instancu (stakeholder projekta) podići problem nekompetentne osobe na čelnoj poziciji. Postupak je bez izuzetka vrlo nezahvalan, težak za komunikaciju prema naručitelju (stavljate sebe u poziciju da vam netko kaže – dao si mi čovjeka koji ne zna raditi svoj posao). Eskalacija se ne preporučuje kao rješavanje takvog problema, iako je ponekad neizbježna.

Eskalacija, odnosno dizanje problema na najviše instance, se ne preporučuje, iako je ponekada neizbježna.

Gore navedeno su jedine moguće clean cut varijante. Prva se preporučuje, ali nije uvijek izvediva, druga može opasno narušiti odnose s korisnikom. Morate procijeniti rizik da će se to dogoditi.

Između postoji cijeli niz različitih stvari koje možete činiti.

  • Svakako apsolutno sve bilježiti u (polu)formalnom obliku (i inače na projektu, ne samo u ovakvim situacijama).
  • Komunicirati na najjednostavniji mogući način, postavljati jasna pitanja i davati nedvosmislene i vrlo jasne odgovore na njih.
  • Kod problema ponuditi rješenje koje vama najviše odgovara, ali je potpuno u skladu s projektnim zahtjevima.
  • Nikada ne raditi na način da ostale sudionike projekta dovedete u loš položaj; to je jednostavno zabranjeno.
  • Pokušajte s osobom koja je formalni voditelj projekta (i koja je problematična) uspostaviti normalan, ljudski, kontakt i komunicirati što češće. Nećete je uspjeti dovesti na nivo da može samostalno upravljati projektima, ali sigurno možete do toga da može normalno funkcionirati do određene razine što vam može biti dovoljno za uspjeh projekta.
  • Maksimalno pojednostavite sve procese.

Vodite se malo zdravim razumom. Vođenje projekata uvelike i jest zdravi razum stavljen u nekakvu formu.

Što kada voditelj projekta ima samo formalnu i izvještajnu funkciju?

Vratimo se u situaciju gdje je voditelj projekata s korisničke strane tamo postavljen po dužnosti. Mislite li da će normalna osoba doista imati problem s time da je nešto podučite? Pa njegova je funkcija ionako samo formalna i realno, izvještajna, u takvim postavkama.

Koči li vas nešto da s takvom osobom imate korektan poslovni odnos? Apsolutno ne. Ono što svakako morate je – nametnuti se kao autoritet. Neka osoba na vas gleda kao voditelja s kojim ona surađuje i od koje ima koristi. Nema apsolutno ničega lošeg u tome.

Korist projekta na prvom mjestu

Ako osoba s druge strane počne raditi na svoju ruku stvari koje nisu u korist projekta, tada jednostavno aktivirajte drugu clean cut opciju – napravite eskalaciju jer nema smisla da vaš posao trpi zbog tuđih nekompetencija, čisto to odrežite jer sva je prilika da nemate što izgubiti. Ili ćete gurati projekt od kojeg nema nikakve koristi za vas ili će projekt prekrasno propasti (imajte na umu da od svih započetih projekata ispod 40 posto njih završi uspješno, zašto biste bili dio lošeg dijela statistike).

Postoji li ijedan razlog da osobu s druge strane ne uputite da se educira (makar i brzinski, ne mora odmah postati certificiran voditelj projekata)? Iako su danas široko dostupni treninzi za što god se sjetite, mislite li da će mu dva radna dana potrošena na online edukaciju odmoći? Ako voditelj misli da će mu odmoći – napravite eskalaciju, jer očigledno imate osobu kojoj nije previše stalo, a to za vas ne može završiti dobro.

Zaustavljanje projekta kao rezultat nedostatka komunikacije

Vrlo česta situacija s kojom se srećemo je nedostatak komunikacije. Prije cca dva desetljeća radio sam za velikog Microsoft Partnera i tamo smo se koristili famoznim Microsoft Solution Frameworkom koji je imao određeni broj prateći dokumenata od “Rules of Engagement” do “Support Terms” gdje su bile opisane sve faze rada na sustavima, od vođenja projekata do podrške.

Imali smo jedno izuzetno jasno pravilo. Ako druga strana ne odgovori na mail u periodu od 24 sata nakon slanja trećeg maila unutar tri dana – automatski se sve stopira. Sve. Neovisno o tome radimo li podršku ili projekt. Dakle, osobi smo poslali mail, nije odgovorila. Drugi dan smo opet poslali mail. Bez odgovora. Treći dan smo poslali mail i pričekali 24 sata. Sljedeći mail koji je išao korisniku slao se s viših instanci na više instance, a svi radovi su jednostavno bili – obustavljeni i nisu se mogli pokrenuti dalje bez odobrenja viših instanci u hijerarhiji tvrtke. Zašto je tako? Iz jednostavnog razloga što je nužno imati jasnu i čistu komunikaciju.

Sve popratite zapisnicima? Mislite li da će netko uzeti za zlo ako napišete zapisnik sa sastanka u formalnom obliku i takvoga pošaljete? Neće. Sigurno.

Operativci ne bi smjeli odlučivati o promjenama na projektu

Ako se zahtjevi za promjenama odvijaju isključivo na operativnom nivou, troškove će snositi tvrtka izvođač jer nesvjesno aktivno poklanja svoj rad korisniku.

Kod komunikacije postoji još jedan, vrlo kritičan trenutak. Svi projekti poznaju zahtjeve za promjenama (change request). Lijepi je i uvriježen običaj da se to komunicira između dva operativca na projektu. I to je najgore što možete zamisliti da se na projektu događa.

Stvari počinju benigno. Trebalo bi napraviti neku promjenu. Jedan operativac to kaže drugom. Drugi zaključi “ma to mi je 4 sata posla, napravim ja to usput”. Što se upravo dogodilo? To da kompletan proces change requesta nije pravilno iskomuniciran, nije odobren i samo je postavljeno jedno vrlo nezgodno pravilo koje nazivamo golden plate. Njegova definicija jest: što god se korisnik sjeti da bi mu se moglo dodatno napraviti, neka mu se posluži na zlatnom tanjuru.

Stavite to u kontekst velikog projekta gdje se takva stvar dogodila, recimo, dvadesetak puta. Tko će točno snositi troškove i osigurati resurse? Tvrtka izvođač. Zašto? Jer nije svjesna da aktivno poklanja svoj rad korisniku. Što učiniti?

Vrlo jednostavno. Onome tko je postavio upit, lijepo dati uputu da to pošalje mailom na voditelja projekta. On će za to zatražiti analizu i (sad pazite, ovo je bitno) odobriti radove, ali uz vrlo jasnu komunikaciju da su to komercijalni sati, ali u svrhu dobrih odnosa, ovaj puta možemo dati popust od 100%. Korisnik je dobio što je tražio, nismo imali preveliki utjecaj na sami projekt, ali smo osigurali još jednu stvar. Sljedeći puta korisniku možete reći – OK, možemo to napraviti, ali ovaj put nije besplatno i dostavite mu ponudu/fakturu za izvođenje promjene. Super jednostavno.

Zašto to nije iskomunicirano na početku? Jer operativci nisu svjesni koliko duboko jedan takav postupak može dosegnuti. Educirajte ih i jasno postavite pravila na početku. Čak i formalne metodologije poznaju change request. Zašto to ne iskoristiti? Ispadate profesionalci, a ne (čega se svi boje) škrti. Posao košta. Ako se netko ne slaže, može mi se javiti na mail pa da vidimo koje sve usluge mogu dobiti – besplatno.

Dva tipa voditelja projekta

Uvijek postoje dva voditelja projekta. Jedan zastupa interese naručitelja, drugi zastupa interese izvođača.

Za kraj, vratit ću se na početak priče, jer je ona možda i najvažnija kod rada na projektima. Uvijek vodite računa da postoje dva voditelja projekta. Jedan zastupa interese naručitelja, drugi zastupa interese izvođača.

Tako postoje i voditelji projekata po profesiji i voditelji projekata po tituli. Ovi prvi svaki dan uče o tome, vode se dokumentima, educiraju i pažljivo nadziru. Ovi drugi su neuki, izdaju naređenja, prebacuju odgovornost i pokušavaju prstom pokazati na krivca. Često upropaste projekt. Takvih se čuvajte i od takvih se zaštitite, a nadam se da će vam moja iskustva u tome donekle pomoći.

Sukladno članku 94. Zakona o elektroničkim medijima, komentiranje članaka na Netokraciji dopušteno je samo korisnicima koji ostave svoje ime i prezime te mail adresu i prihvate pravila ponašanja.

Pravila ponašanja

Na Netokraciji za vas stvaramo kvalitetan, autorski potpisan sadržaj i zaista se veselimo vašim kvalitetnim, kontruktivnim komentarima. Poštujmo stoga jedni druge prilikom komentiranja, kao i Zakon, držeći se sljedećih pravila ponašanja:

  • Ne budite 💩: Nema vrijeđanja, diskriminiranja, ni psovanja (osim ako nije osobni izričaj, ali onda neka psovka bude općenita, a ne usmjerena prema nekome). Također, upoznajte se sa stavkom 2. članka 94. Zakona o elektroničkim medijima prije no što ostavite komentar.
  • Samo kvalitetna rasprava, manje trolanja: Ne morate se ni sa kim slagati, ali budite konstruktivni i doprinesite raspravi! Svako trolanje, flameanje, koliko god "plesalo" na granici, leti van.
  • Imenom i prezimenom, nismo Anonymous 👤: Autor sadržaja stoji iza svog sadržaja, stoga stojite i vi iza svog komentara. Koristimo ime i prezime te pravu email adresu.

Kako koristimo podatke koje ostavljate? Bacite oko na našu izjavu o privatnosti.

Sve ostale komentare ćemo s guštom spaliti, jer ne zaslužuju svoje mjesto na internetu.

Komentari

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Startupi i poslovanje

Kako je Estonija postala “startup nacija”, može li to Hrvatska, kako – i kad?

Može li novoosnovana udruga Cro Startup ponoviti uspjeh koji je postigla Startup Estonia? Eve Peeterson iz te udruge ispričala je koje su promjene, inicijative i angažmani bili ključni za uspjeh.

Digitalni marketing

Na digitalno oglašavanje u Hrvatskoj u 2021. potrošeno 1,65 milijarde kuna, 75% otišlo Googleu i Meti

Na digitalno oglašavanje u Hrvatskoj u 2021. godini potrošeno je milijardu i 657 milijuna kuna, pokazalo je istraživanje digitalni AdEx koje su za HUDI (Hrvatsku udrugu digitalnih izdavača) proveli austrijska agencija Momentum i lokalni partner Ipsos.

Digitalni mediji

Urednik ukrajinskog Forbesa: “Dezinformacije nam zapravo nisu predstavljale veliki problem – Rusi su izgubili informacijski rat”

Grad bombardiraju doslovno, a vas vijestima i dojavama, "ne možete se usredotočiti na bilo što duže od 10 minuta...", prisjeća se Mykhailo prvih tjedana rata u Ukrajini. Ispričao nam je kako su u ukrajinskom Forbesu operativno i mentalno pripremali redakciju za rad u takvim okolnostima.

Što ste propustili

Startupi i poslovanje

Upoznajte 13 hrvatskih healthtech timova “Get Started in Health Innovation” programa

Pred vama je prva generacija jedinog programa u Hrvatskoj koji se sustavno posvetio podršci stručnjaka koji žele razvijati nešto u segmentu healthtecha. Njihova rješenja fokusirana su na razne probleme u zdravstvenom sustavu: od alata za efikasnije pružanje zdravstvene pomoći, ali i onih koji olakšavaju rad samih zdravstvenih djelatnika do rješenja koja i pacijentima omogućavaju jednostavnije pratiti svoje zdravstveno stanje.

Intervju

Kako je softverski inženjer s Kube našao svoju oazu u Microsoftovom razvojnom centru

Iz daleke Havane na Kubi, softverski inženjer Arnaldo Perez stigao je u Microsoftov razvojni centar u Srbiji. Kako, zašto, u kojem timu i što danas radi, kako se privikao na novo okruženje te što je naučio u zadnje četiri godine radeći u Microsoftu i regiji, saznali smo u intervjuu.

Nesortirano

Combisu nagrada Microsoft Partner of the Year 2022 u Hrvatskoj

Combis je osvojio prestižnu godišnju nagradu američke tehnološke kompanije Microsoft za Hrvatsku.

Mobilno

Huawei Apps UP natjecanje se vraća s nagradom od preko milijun dolara

Treću godinu zaredom Huawei bogatim fondom nagrađuje najbolje programere koji će se odvažiti na razvoj aplikacija za ekosustav Huawei mobilnih usluga.

Intervju

Prvo istraživanje o električnim romobilima u Hrvatskoj: 80 % ispitanika koristi ih umjesto auta kako bi brže stigli do cilja

Bolt je proveo prvo istraživanje o električnim romobilima u Hrvatskoj, a za Netokraciju ekskluzivno otkrivaju najzanimljivije podatke.

Startupi i poslovanje

Ovo su najinovativniji učenici, studenti i škole u Hrvatskoj koji su osvojili nagrade Digitalnog inkubatora

U velikoj završnici Digitalnog inkubatora by Hrvatski Telekom, u organizaciji Instituta za inovacije, održane su prezentacije najuspješnijih timova učenika i studenata i dodijeljene su im nagrade ukupnog novčanog fonda od 200.000 kuna. Evo kakve ideje i rješenja su predlagali...