Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Kako riješiti izazove rada na projektu: Od nekompetentnih voditelja do loše komunikacije

Nedavno smo imali smo zgodan slučaj. Radi se o većem projektu, u njemu učestvuje više tvrtki. Krovna tvrtka, između ostaloga, ima i svog voditelja projekta. Radi se o osobi koja za takav posao nije kompetentna iz jednostavnog razloga - ne poznaje osnovne elemente od kojih se upravljanje projekata sastoji.

To se gotovo bez izuzetka događa kad na mjesto voditelja projekta dođe osoba koja je to po funkciji, ali ne i po edukaciji, načinu razmišljanja ili vještinama koje ima.

U takvom slučaju izloženi ste riziku da snosite odgovornost i/ili posljedice ako nešto krene po zlu, no, postoji nekoliko različitih načina kako problemu pristupiti.

Prvi način, najjednostavniji, je postupak dijeljenja projekta na više potprojekata u kojem ste vi odgovorni za jedan – piše se kompletno nova projektna dokumentacija koja se tiče vašeg dijela i unutar kojega samostalno možete upravljati procesima koji se događaju. Međutim, niste uvijek u situaciji na taj način funkcionirati iz različitih razloga; npr. ispreplitanje dijelova projekta s drugim projektima koji mogu nastati, funkcionalna nemogućnost takve podjele i slično.

Drugi način, najsloženiji, je eskalacija. Tada je potrebno na najvišu instancu (stakeholder projekta) podići problem nekompetentne osobe na čelnoj poziciji. Postupak je bez izuzetka vrlo nezahvalan, težak za komunikaciju prema naručitelju (stavljate sebe u poziciju da vam netko kaže – dao si mi čovjeka koji ne zna raditi svoj posao). Eskalacija se ne preporučuje kao rješavanje takvog problema, iako je ponekad neizbježna.

Eskalacija, odnosno dizanje problema na najviše instance, se ne preporučuje, iako je ponekada neizbježna.

Gore navedeno su jedine moguće clean cut varijante. Prva se preporučuje, ali nije uvijek izvediva, druga može opasno narušiti odnose s korisnikom. Morate procijeniti rizik da će se to dogoditi.

Između postoji cijeli niz različitih stvari koje možete činiti.

  • Svakako apsolutno sve bilježiti u (polu)formalnom obliku (i inače na projektu, ne samo u ovakvim situacijama).
  • Komunicirati na najjednostavniji mogući način, postavljati jasna pitanja i davati nedvosmislene i vrlo jasne odgovore na njih.
  • Kod problema ponuditi rješenje koje vama najviše odgovara, ali je potpuno u skladu s projektnim zahtjevima.
  • Nikada ne raditi na način da ostale sudionike projekta dovedete u loš položaj; to je jednostavno zabranjeno.
  • Pokušajte s osobom koja je formalni voditelj projekta (i koja je problematična) uspostaviti normalan, ljudski, kontakt i komunicirati što češće. Nećete je uspjeti dovesti na nivo da može samostalno upravljati projektima, ali sigurno možete do toga da može normalno funkcionirati do određene razine što vam može biti dovoljno za uspjeh projekta.
  • Maksimalno pojednostavite sve procese.

Vodite se malo zdravim razumom. Vođenje projekata uvelike i jest zdravi razum stavljen u nekakvu formu.

Što kada voditelj projekta ima samo formalnu i izvještajnu funkciju?

Vratimo se u situaciju gdje je voditelj projekata s korisničke strane tamo postavljen po dužnosti. Mislite li da će normalna osoba doista imati problem s time da je nešto podučite? Pa njegova je funkcija ionako samo formalna i realno, izvještajna, u takvim postavkama.

Koči li vas nešto da s takvom osobom imate korektan poslovni odnos? Apsolutno ne. Ono što svakako morate je – nametnuti se kao autoritet. Neka osoba na vas gleda kao voditelja s kojim ona surađuje i od koje ima koristi. Nema apsolutno ničega lošeg u tome.

Korist projekta na prvom mjestu

Ako osoba s druge strane počne raditi na svoju ruku stvari koje nisu u korist projekta, tada jednostavno aktivirajte drugu clean cut opciju – napravite eskalaciju jer nema smisla da vaš posao trpi zbog tuđih nekompetencija, čisto to odrežite jer sva je prilika da nemate što izgubiti. Ili ćete gurati projekt od kojeg nema nikakve koristi za vas ili će projekt prekrasno propasti (imajte na umu da od svih započetih projekata ispod 40 posto njih završi uspješno, zašto biste bili dio lošeg dijela statistike).

Postoji li ijedan razlog da osobu s druge strane ne uputite da se educira (makar i brzinski, ne mora odmah postati certificiran voditelj projekata)? Iako su danas široko dostupni treninzi za što god se sjetite, mislite li da će mu dva radna dana potrošena na online edukaciju odmoći? Ako voditelj misli da će mu odmoći – napravite eskalaciju, jer očigledno imate osobu kojoj nije previše stalo, a to za vas ne može završiti dobro.

Zaustavljanje projekta kao rezultat nedostatka komunikacije

Vrlo česta situacija s kojom se srećemo je nedostatak komunikacije. Prije cca dva desetljeća radio sam za velikog Microsoft Partnera i tamo smo se koristili famoznim Microsoft Solution Frameworkom koji je imao određeni broj prateći dokumenata od “Rules of Engagement” do “Support Terms” gdje su bile opisane sve faze rada na sustavima, od vođenja projekata do podrške.

Imali smo jedno izuzetno jasno pravilo. Ako druga strana ne odgovori na mail u periodu od 24 sata nakon slanja trećeg maila unutar tri dana – automatski se sve stopira. Sve. Neovisno o tome radimo li podršku ili projekt. Dakle, osobi smo poslali mail, nije odgovorila. Drugi dan smo opet poslali mail. Bez odgovora. Treći dan smo poslali mail i pričekali 24 sata. Sljedeći mail koji je išao korisniku slao se s viših instanci na više instance, a svi radovi su jednostavno bili – obustavljeni i nisu se mogli pokrenuti dalje bez odobrenja viših instanci u hijerarhiji tvrtke. Zašto je tako? Iz jednostavnog razloga što je nužno imati jasnu i čistu komunikaciju.

Sve popratite zapisnicima? Mislite li da će netko uzeti za zlo ako napišete zapisnik sa sastanka u formalnom obliku i takvoga pošaljete? Neće. Sigurno.

Operativci ne bi smjeli odlučivati o promjenama na projektu

Ako se zahtjevi za promjenama odvijaju isključivo na operativnom nivou, troškove će snositi tvrtka izvođač jer nesvjesno aktivno poklanja svoj rad korisniku.

Kod komunikacije postoji još jedan, vrlo kritičan trenutak. Svi projekti poznaju zahtjeve za promjenama (change request). Lijepi je i uvriježen običaj da se to komunicira između dva operativca na projektu. I to je najgore što možete zamisliti da se na projektu događa.

Stvari počinju benigno. Trebalo bi napraviti neku promjenu. Jedan operativac to kaže drugom. Drugi zaključi “ma to mi je 4 sata posla, napravim ja to usput”. Što se upravo dogodilo? To da kompletan proces change requesta nije pravilno iskomuniciran, nije odobren i samo je postavljeno jedno vrlo nezgodno pravilo koje nazivamo golden plate. Njegova definicija jest: što god se korisnik sjeti da bi mu se moglo dodatno napraviti, neka mu se posluži na zlatnom tanjuru.

Stavite to u kontekst velikog projekta gdje se takva stvar dogodila, recimo, dvadesetak puta. Tko će točno snositi troškove i osigurati resurse? Tvrtka izvođač. Zašto? Jer nije svjesna da aktivno poklanja svoj rad korisniku. Što učiniti?

Vrlo jednostavno. Onome tko je postavio upit, lijepo dati uputu da to pošalje mailom na voditelja projekta. On će za to zatražiti analizu i (sad pazite, ovo je bitno) odobriti radove, ali uz vrlo jasnu komunikaciju da su to komercijalni sati, ali u svrhu dobrih odnosa, ovaj puta možemo dati popust od 100%. Korisnik je dobio što je tražio, nismo imali preveliki utjecaj na sami projekt, ali smo osigurali još jednu stvar. Sljedeći puta korisniku možete reći – OK, možemo to napraviti, ali ovaj put nije besplatno i dostavite mu ponudu/fakturu za izvođenje promjene. Super jednostavno.

Zašto to nije iskomunicirano na početku? Jer operativci nisu svjesni koliko duboko jedan takav postupak može dosegnuti. Educirajte ih i jasno postavite pravila na početku. Čak i formalne metodologije poznaju change request. Zašto to ne iskoristiti? Ispadate profesionalci, a ne (čega se svi boje) škrti. Posao košta. Ako se netko ne slaže, može mi se javiti na mail pa da vidimo koje sve usluge mogu dobiti – besplatno.

Dva tipa voditelja projekta

Uvijek postoje dva voditelja projekta. Jedan zastupa interese naručitelja, drugi zastupa interese izvođača.

Za kraj, vratit ću se na početak priče, jer je ona možda i najvažnija kod rada na projektima. Uvijek vodite računa da postoje dva voditelja projekta. Jedan zastupa interese naručitelja, drugi zastupa interese izvođača.

Tako postoje i voditelji projekata po profesiji i voditelji projekata po tituli. Ovi prvi svaki dan uče o tome, vode se dokumentima, educiraju i pažljivo nadziru. Ovi drugi su neuki, izdaju naređenja, prebacuju odgovornost i pokušavaju prstom pokazati na krivca. Često upropaste projekt. Takvih se čuvajte i od takvih se zaštitite, a nadam se da će vam moja iskustva u tome donekle pomoći.

ponuda

Komentari

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Startupi i poslovanje

MVT Solutions iz Pisarovine osigurao 100.000 od 300.000 eura vrijedne runde investicije za brži i jeftiniji razvoj IoT-ja

Ovaj domaći startup u tri je godine, bez ikakve vanjske investicije, razvio IoTaaP, alat koji može uvelike olakšati razvoj IoT proizvoda različitim klijentima. Osim hardvera, njihov poslovni model se skalira kroz softver i cloud, a koliko uspješno su se rješenjem i radom potvrdili do sada, najbolje govori i vijest o prvoj investicijskoj rundi predvođenoj domaćim investitorom.

Video

Što se dogodi kada ekstremnom trolu oduzmete megafon, odnosno društvene mreže?

Počne skapavati od gladi, sudeći prema uvijek dramatičnom istaknutom pripadniku 'alt right' pokreta, Milu Yiannopoulosu iliti Neru iliti Milu Andreasu Wagneru iliti Milu Hanrahanu, što je zapravo njegovo pravo ime.

Internet marketing

Hrvatski brendovi boje se zauzeti stav u marketingu (i upravo time gube!)

U najnovijoj epizodi Netokracija podcasta bavimo se brendovima koji se ne boje zauzeti stav. Takvih je u hrvatskoj vrlo malo, rijetki se odluče na taj rizik, a ne shvaćaju da je zapravo upravo to najriskantniji potez.

Što ste propustili

Sponzorirano

Privući i zadržati zaposlenike nećete šarenim uredom, ali hoćete agilnom transformacijom

Neki nabavljaju stolni nogomet i šarene vreće za odmaranje, neki organiziraju filmske večeri i zabave petkom, a neki se obraćaju - agilnom treneru.

Intervju

Kako do prakse na kojoj si plaćen i na kojoj učiš, ulažeš u sebe i napreduješ?

Nekima je još u redu pripravnike uzimati na neplaćeno pa ih natovariti kao da su Katica za sve. Pripravništva su se promijenila, barem u nekim tvrtkama, a netom diplomirana ekonomistica i njezin kolega na apsolventskoj godini, otkrit će vam i kako.

Startupi i poslovanje

Dragi svi, budite podrška koju želite i sebi; drage žene, nemojte prihvatiti ništa manje

Ladies of New Business Tech edition okupio je domaće i strane IT rukovoditelje, stručnjake i organizatore IT konferencija kako bi raspravili što kao kolege, šefovi i organizatori možemo učiniti kako bi pomogli IT-jevkama da napreduju u industriji te da se osjećaju kao njezin važan dio.

Kultura 2.0

Gen Ashley i Christina Richter na 8. #LadiesZG: bez uzora i edukacije nema jednakosti u tehnološkoj industriji

Kako bismo privukli više žena u tehnologiju trebamo podržati i trenutne žene u industriji koje će svojim primjerom pokazati da ovaj sektor nije "muški svijet".

Startupi i poslovanje

Hrvatski SysKit: Za 90% funkcionalnosti inspirirali su ih njihovi korisnici, među kojima je i američka vlada

Hrvatska softverska tvrtka SysKit već 10 godina pomaže sistemašima i administratorima u više od 3000 tvrtki diljem svijeta. Njezin suosnivač Frane Borozan otkrio mi je strategiju koja im je omogućila kompetitivnost na svjetskoj razini i približila ih ostvarenju želje da postanu jedan od najvećih proizvođača softvera u Hrvatskoj.

Startupi i poslovanje

Indienogo – kako će izuzimanje Hrvatske s ove platforme utjecati na domaće projekte?

Indiegogo više nije službeno podržan u Hrvatskoj, što znači da ne možete više na njega postavljati kampanje ako ste tvrtka registrirana u Lijepoj našoj. Istražili smo kako je do toga došlo, a i kako će to utjecati na domaće projekte koji platformu aktivno koriste.