Aestus računovodstvo s Parrom male poduzetnike i startupe vodi iz registratora u digitalno doba

Parra je aplikacija za digitalizaciju računovodstva i praćenja poslovanja koja sve prednosti tehnologije konačno donosi i tvrtkama koje nisu velike kompanije s pozamašnim IT budžetom. Nastala je kao proizvod Aestus računovodstva, a dostupna je isključivo njihovim klijentima. Kao svi dobri digitalni proizvodi nastala je – iz vlastite potrebe, odnosno kako kaže CEO Aestusa, Ivan Roje, iz vlastitih frustracija:

Otkad smo 2015. osnovali tvrtku i počeli konzultirati manje i srednje poduzetnike, suočavali smo se s istim problemima kao i oni. Hrpa vremena potrošenog na administraciju (čitaj: skeniranje), neažurno vođene poslovne knjige zbog čega nismo imali realnu sliku svog poslovanja, dugotrajno čekanje povratne informacije ili dokumenta od knjigovođe, greške u knjiženju koje su rezultirale financijskim gubicima, ograničen ili nepostojeći pristup ključnim financijskim podacima o poslovanju i slično…

Sve to nas je koštalo novaca i usporavalo u donošenju poslovnih odluka, te smo u tome otkrili očitu potrebu mikro, malih i srednjih poduzeća, a koju još nitko nije optimalno zadovoljio i 2019. krenuli razvijati Parru.

“Računovodstvo se još nalazi u registratorima. A iz njih je teško pratiti poslovanje.”

Roje dodaje kako u praksi većini manjih tvrtki računovodstvo služi samo da bi odradile ono što po zakonu moraju, umjesto da bi pratili i planirali poslovanje:

Poduzetniku cashflow treba biti doručak, ručak i večera. U praksi je stanje takvo da dobar dio poduzetnika ne prati svoj cashflow, a čak i da sad idu pitati računovođu da im da izvještaj o tijeku novca, on to vjerojatno ne bi mogao.

I za to nije kriv taj računovođa, već način na koji se taj posao još i danas radi. Računovodstvo se svodi na ispunjavanje zakonskih obaveza i obrazaca, skupljanje računa, potvrda i papira te njihovo pohranjivanje u registratoru. A iz registratora se malo toga može!

Ivan priznaje da se branša već neko vrijeme pokušava digitalizirati, ali da se ta digitalizacija uglavnom svodi na skeniranje dokumenata, dijeljenje mape u oblaku umjesto registratora i tablica u Excelu kojima se pokušava pratiti poslovanje i tijek novca.

Postoje i razni računovodstveni softveri, međutim, prije nego što ti softveri mogu obaviti svoj posao i generirati vrijedne izvještaje, na početku opet netko mora odraditi onaj zamorni dio skupljanja i skeniranja dokumenata, izvlačenja i unošenja podataka.

Računalu dosadni posao, poduzetnicima korisni podaci, tijek novca, izvještaji…

A kod klijenata Aestus grupe koji koriste Parru to izgleda ovako – dokumente šalju mailom ili stave u kutiju koju po dogovoru, ali barem jednom mjesečno, pokupi dostavljač. Nakon toga se učitavaju u aplikaciju (skeniraju ako je potrebno), a sve je, naravno, u oblaku. Potom ih obrađuju kognitivni servisi, kako bi pripremili podatke, i računovođa, kako bi bili ispravno proknjiženi. Ivan dodaje:

Pored skeniranih dokumenata tu je i mnoštvo drugih podataka koji se obrađuju, od redovitih kao što su izvodi i plaće, do specifičnih vezanih uz poslovni pothvat. Interno automatiziramo repetitivne procese koji oduzimaju vrijeme.

Ono što knjigovođa proknjiži prikazujemo kroz različite izvještaje prilagođene za poduzetnike, računovodstvenu struku ili državu.

Klijent u svakom trenutku ima pristup svojim računovodstvenim ispravama i sve dokumente može pretraživati po njihovom sadržaju, pa nam tako malo magije omogućava da se pronađu računi kojima se možda ne sjećamo dobavljača, ni iznosa, npr. pretražujući „laptop“ u trenutku imamo spreman račun za odlazak na servis.

Od financijskih podataka poduzetnik u svakom trenutku kroz godinu vidi ukupne prihode, rashode, dobit ili gubitak, a uz to može pratiti novčani tijek i koliko će imati sredstava kad postojeće obaveze dođu na naplatu.

Digitalizacija svima: startupima, mikro i malim poduzetnicima

Da su na pravom putu Roji je potvrdio razgovor s Darkom Jovišićem, suosnivačem startupa za robotsku automatizaciju procesa (RPA) Robotiq.ai: 

Sreli smo se i shvatili da pokušavamo riješiti sličan set poslovnih problema i izazova u domeni strukturiranja podataka i automatizacije repetitivnih zadataka.

Darko i Robotiq su danas zadovoljni klijenti Aestusa i korisnici Parre, iako im je, kao startupu, računovodstvo isprva bilo “zadnja rupa na svirali” i nešto za što uglavnom uzimaju najjeftiniju uslugu. Prisjeća se kako je njihovo računovodstvo izgledalo prije Aestusa:

Mogao bih napisati knjigu anegdota kako to izgleda kad investitori pitaju pitanja na koja nemaš odgovor i kako na to gledaju. U jednom trenutku smo čak angažirali dodatnog čovjeka koji je skenirao, slagao i arhivirao dokumente…
A startup smo koji se bavi automatizacijom takvih procesa!

Parra nam sad olakšava rad i daje dobar uvid u tekuće stanje poslovanja. Korisničko sučelje je moderno, jednostavno i oku ugodno te na par klikova možemo doći do različitih informacija, primjerice: koliko faktura nam je trenutno u naplati, graf prihoda i troškova u realnom vremenu, pregled zaposlenika i plaća, skenirani ulazni računi i drugo. S obzirom na to da je riječ o cloud rješenju, sustavu možemo pristupiti od bilo kuda.

Upravo ponavljajuće radnje i zadaci u računovodstvu su najčešća primjena i Robotiqovog softvera. Klijenti štede vrijeme i novac i dobivaju bolje rezultate.

Međutim, takva tehnologija obično dolazi s visokom cijenom i zahtijeva vrijeme uloženo u implementaciju, a male tvrtke, poduzetnici početnici i osnivači startupa nemaju viška ni novca, ni vremena ili radne snage upuštati se u tako nešto.

“Oduševe nas reakcije poduzetnika koji su se prije mučili”

Upravo zato Roje kaže da Parra demokratizira digitalizaciju, jer tu tehnologiju čini pristupačnom manjim tvrtkama koje su klijenti Aestusa:

Naša usluga zajedno s Parrom košta isto kao i usluga knjigovodstva te ne zahtijeva gotovo nikakvu prilagodbu procesa kod korisnika – zato mislimo da demokratiziramo digitalizaciju.

Aestus računovodstvo jedna je od pet divizija unutar Aestus Grupe koja poduzetnicima pomaže ostvariti poslovne ideje kroz redovno savjetovanje, konzalting za korištenje kreditnih i bespovratnih sredstava, razvoj i vođenje investicijskih projekata i razvoj softvera. Zanimljivo je da za sebe kažu da su startup, pa zbog toga itekako razumiju što startupima treba u smislu praćenja poslovanja i izvještavanja investitora. Sa startup zajednicom povezani su i kao članovi Infobipovog Startup Tribea.

Aleksandra Ignatoski, voditeljica razvoja proizvoda, kaže da ih veseli svaka oduševljena reakcija klijenata:

Uvijek nas razvesele reakcije poduzetnika koji su muku mučili da bi sami uspostavili sustav praćenja naplate, kada shvate da to više ne trebaju raditi.

Dio korisnika nam daje prijedloge za daljnje feature, što onda uključujemo u plan razvoja. Ljude zanima što slijedi, jer vide potencijal da izvuku još više od dostupnih informacija koje su do sad bile skrivene u računovodstvu.

Najnovija funkcionalnost Parre je izrada računa, nakon toga završavaju prilagodbu na euro, a zatim u planu imaju već niz izvješća, integracija i značajki koje olakšavaju najčešće boljke u vođenju poslovanja.

Računovođe su postali testeri, a programeri učili računovodstvo

I razvoju se ne nazire kraj, kaže Aleksandra:

Naprotiv, tek smo krenuli. Uključujući razvoj prototipa, za razvoj funkcionalne verzije dvije aplikacije, jedne za računovođu, a druge za klijenta, trebalo nam je dvije godine.

Preduvjet da napravimo kvalitetan proizvod za računovodstvo i izvještavanje poduzetnika bio je upravo taj što jako dobro znamo što sve taj posao uključuje. Najprije smo se posvetili izradi sustava kroz koji računovođa može kvalitetno i brzo raditi svoj posao, optimizirajući proces gdjegod smo stigli. Radili smo na stvarnim primjerima, rješavali probleme koje postojeći sustavi imaju.

To je, dodaje, najbolji način razvijanja proizvoda i postizanja product-market fita: činjenica da su već imali klijente kojima su na testiranje davali novi proizvod, s njima provodili ankete i intervjue te analizirali stvarne potrebe. Primijetili su, primjerice, kako je računovođama izazovno prebaciti se na novi softver, bez obzira koliko im koristan bio, jer su jednostavno navikli na onaj stari:

Svi smo izlazili iz svoje komfort zone, računovođe su uz vođenje poslovnih knjiga bili i testeri softvera, a cijeli razvojni tim je uz njih učio računovodstvo.

Računovođe još uvijek prijedlozima direktno sudjeluju u razvoju. Osim softvera, stalno prilagođavamo i procese. Najbolja aplikacija na svijetu nije korisna ako nema svoje mjesto u onome što korisnik svaki dan želi napraviti.