Konferencija B4CLOUD službeno otvorena: Je li ured bez papira budućnost ili utopija?

Konferencija Business for Cloud jutros je službeno otvorena uvodnim predavanjima Mirele Šešerko iz Hrvatskoga telekoma, Jona Frode iz tvrtke Podio te Igora Vuksanovića, iz CPP-a. Podsjetimo, riječ je o konferenciji o modernom poslovanju, koje, kako se čini, sve više ide prema “oblacima”, a Netokracija, kao medijski partner, donijet će najzanimljivije trenutke s događaja.

Igor Vuksanović, CEO i osnivač jednog od vodećih poslovno-financijskih sustava u Hrvatskoj, CPP-a, ujedno i organizator ove konferencije, održao je zanimljivo predavanje na temu “Ured bez papira”. Kako je rekao, digitalno je svuda oko nas – ne samo u poslovanju, nego u svim aspektima života.

Gdje god se nalazimo, uvijek imamo informacije sa sobom u digitalnom obliku. Papir se sve manje uklapa u taj stil života.

Što bi se dogodilo da u potpunosti “uništimo” papir? Poslovali bismo bez papirnatih računa, ugovora, otpremnina putnih naloga… No, zbog tradicije i postojećih propisa to ne možemo učiniti u potpunosti.

Možemo digitalizirati određene informacije, jer papir ne mora biti nositelj informacija. Primjer je internetsko bankarstvo i uplatnice – ne postoji prepreka da takvo poslovanje ne  bude u potpunosti digitalno.

Idući je korak digitalizacija postojeće papirologije, odnosno, pretvaranje informacija zapisanih na papiru u digitalni oblik, uz obavezno zadržavanje originala. No, postavlja se pitanje – tko će to napraviti, preuzeti tu odgovornost, platiti troškove?

“Oblak” smanjuje vrijeme obrade podataka

Igor je na primjeru objasnio na koji se način računi danas razmjenjuju među poslovnim suradnicima – trenutno se jedan te isti račun tri puta “prepisuje”, a ukoliko se račun odmah nalazi u oblaku, proces se znatno skraćuje.

Što se tiče dokumentacije i njene obrade u računovodstvu u standardnom funkcioniranju ne može se prilagoditi onim razdobljima u mjesecu, neće se stići obraditi brzinom koja je predviđena, zbog čega dolazi do kašnjenja.

Korištenjem modernih tehnologija, clouda, to se može ubrzati, a brzina obrade podatake gotovo da se može odrađivati u realnom vremenu.

3 glavna “inputa” za digitalizaciju

1. Ulazni dokumenti – još uvijek ih primamo u papirnatom obliku, i na to ne možemo puno utjecati. Igor je ovdje preporučio skeniranje – uz ručno, postoji i svojevrsna automatizacija, čime skenovi odmah završavaju u „oblaku“.
2. Izlazni računi – treba ih automatski digitalizirati, ali ako koristimo vanjski računovodstveni ured, oni se ipak još uvijek prepisuju.
3. Transakcije i izvodi iz banke te platni nalozi – danas su u potpunosti digitalizirani i rijetko se ručno upisuju.

Na upit sudionika, osvrnulo se i na zakonske prepreke za potpuno poslovanje u oblaku. No, Igor je napomenuo da se i tu vidi napredak – sve je manje točno propisanih obrazaca, bitna je evidencija, a njen oblik je sve fleksibilniji.

Igor je na kraju zaključio kako papir možda neće danas izaći iz upotrebe, ali svi oni koji planiraju poslovati na duže staze, trebaju već danas pokušati funkcionirati digitalno, jer je to budućnost. Kako kaže, tehnologija se iznimno brzo razvija, a uskoro bi sve moglo biti u cloudu – ignoriranje takvog razvoja događaja jednostavno nije smisleno.