Što se dogodi kad prvih 90 dana na poslu onboarding vodi AI, a ne čovjek

Zaposlenici koje je na novo radno mjesto uvodila umjetna inteligencija doživjeli su onboarding proces pravednijim, pokazalo je istraživanje AI-Powered Onboarding Process: A Gamechanger for Onboarding Success and Outcomes koje su provele Sara Delač Marković, psihologinja i senior HR partnerica u Infobipu, i Ana Belajdžić, izvanredna profesorica na odsjeku za psihologiju na osječkom Filozofskom fakultetu.

Konkretnije, njihovo je istraživanje pokazalo da oni novi zaposlenici koji su AI onboarding doživjeli kao pravedan, postigli bolje rezultate na radnom mjestu. Tome je doprinijela kombinacija percepcije proceduralne pravednosti i doživljaja uspješnosti onboarding procesa, objašnjava Sara.

Najosjetljivije razdoblje

Sve više organizacija ide prema digitalizaciji i trenutno nema puno istraživačkih radova na tu temu, stoga su Sara i Ana odlučile same provesti svoje istraživanje i pomoći u razumijevanju kako suvremene tehnologije mogu unaprijediti onboarding proces. 

Taj je proces ključan za integraciju novog zaposlenika u organizaciju, omogućuje mu da se upozna s relevantnim alatima, pravilima poslovnog okruženja i kulturu organizacije te najvažnije, da postignu uspjeh u svojim ulogama, što je ključno za razvoj i zadržavanje zaposlenika, tumači Sara:

Onboarding period je jedno od najosjetljivijih razdoblja u kojem novi član tima stječe prvi dojam i sliku o organizaciji, manageru, kolegama, mentoru. Istraživanja su pokazala da učinkovit onboarding proces značajno povećava zadržavanje zaposlenika jer potiču angažiranost, jasnoću i osjećaj pripadnosti unutar organizacije.

Što je istraživanje mjerilo?

Iako je naša sugovornica Sara dugogodišnja zaposlenica Infobipa, istraživanje nije provedeno tamo, već u jednoj privatnoj tvrtki u Europskoj uniji. Uzorak se sastojao od dvije skupine sudionika. Prvi uzorak činilo je 154 novozaposlenih kojima su u tromjesečnom procesu onboardinga podršku pružali nadređeni. Za razliku od njih, druga skupina novozaposlenih, njih 112, prošla je kroz taj tromjesečni proces pomoću umjetne inteligencije.

Podaci za ovo istraživanje prikupljani su 19 mjeseci. Novozaposleni i njihovi nadređeni su po završetku procesa ispunjavali upitnike.

Istraživanjem se željelo utvrditi koliko novi zaposlenici doživljavaju onboarding proces pravednim (jesu li procedure jasne, transparentne i dosljedne), koliko se osjećaju uspješno integrirani i spremni za rad nakon onboardinga, a mjerila se i njihova radna uspješnost. To su ocjenjivali nadređeni prema unaprijed definiranim kriterijima. 

AI onboarding prevedniji?

Istraživanje je potvrdilo važnost proceduralne pravednosti u procesu. Ponekad kada dođeš u tvrtku zajedno s drugim ljudima, vidiš kako su neki novozaposleni “kliknuli” s nadređenima bolje od tebe. S vremenom dobivaš dojam da se njima posvećuje više pažnje te da oni lakše napreduju, što doprinosi osjećaju nepravde i akumulira se nezadovoljstvo.

Stoga se osobito pažljivo u ovom istraživanju promatralo kakve su razlike u tradicionalnom i AI onboardingu s obzirom na aspekt pravednosti. Čini se kako je AI u toj kategoriji osvojio više bodova.

Evo što nam kaže jedna od autorica istraživanja:

Prema istraživanju, AI onboarding najviše pomaže novim zaposlenicima da se brže snađu na poslu (prilagodba), jasnije razumiju što se od njih očekuje (jasnoća zadataka) i osjećaj pravednosti. Zahvaljujući automatiziranim povratnim informacijama i personaliziranim materijalima, zaposlenici mogu lakše svladavati zadatke i mogu brže postati produktivni.  

Sara naglašava kako AI onboarding dodatno pojačava vezu između pravednosti, uspjeha onboardinga i performansi novih zaposlenika:

Osjećaj pravednosti ima velik učinak na to koliko će brzo i uspješno novi zaposlenici “ući u posao”.

Kod tradicionalnog onboardinga, najvažnija je bila pravednost i podrška od strane nadređenih. Ako su novi zaposlenici osjećali da ih nadređeni pravedno vodi i pomaže im, bolje su radili. 

Kod AI onboardinga, osjećaj pravednosti dolazi iz samog sustava. Svi prolaze isti, jasno definiran proces, što zaposlenici doživljavaju kao objektivno.

Ideja AI sustava za onboarding i je da se dosljedno primjenjuju pravila, da je transparentan te da se smanji subjektivnost. Međutim, iako AI onboarding može pomoći da se novi zaposlenici brže snađu, osjećaju pravedno tretiranima te da bolje rade, važno je zadržati ljudsku podršku i kontakt, naglašava Sara.

Potpuni prelazak na AI je zamka

Onboarding potpomognut umjetnom inteligencijom ima pozitivne strane, ali i svoja ograničenja koja su vrlo očita – ne potiče povezivanje s ljudima i kulturnu integraciju.

Sara stoga i naglašava kako je optimalno kombinirati AI alate s ljudskim utjecajem, kako bi se zadržala ravnoteža između tehnologije i ljudskog faktora. Tu ipak, to mu se mora priznati, prednost ima tradicionalni onboarding koji jača interpersonalne odnose i socijalnu integraciju.

Ti su segmenti iznimno bitni kod stakeholder managementa, osobito kod novozaposlenih koji se tek trebaju upoznati s organizacijom, pravilima i dinamikom. Tradicionalan onboarding, ako je dobro napravljen, može biti efikasan i kvalitetan, naglašava naša sugovornica.

Budući da sve više tvrtki uvodi AI u želji da ostanu relevantne, moguće je kako će narednih nekoliko godina ta tehnologija sve više prodirati i u onboading procese. No, potpuna zamjena tradicionalnog s AI onboardingom bez ljudske interakcije može biti zamka, tumači:

Kod prelaska na AI sustav, bitna je kombinacija i jasno sažimanje onih onboarding značajki koje se mogu automatizirati bez utjecaja na kvalitetu.

Dodatno, treba se voditi računa o mogućoj pristranosti algoritama te izazovima u prilagodbi zaposlenika na nove tehnologije.

Preporuka je balansirati automatizaciju i investirati u edukaciju svih key stakeholdera uključenih u onboarding novog zaposlenika, uz redovito provođenje audita AI sustava.  

Što su zapravo AI onboarding sustavi

Kako bi bio uistinu dobar uvodničar u novo radno mjesto, AI sustav potrebno je redovito ažurirati i optimizirati. Kada govorimo o sustavu, to djeluje prilično apstraktno. Riječ je o nizu alata kojima je svrha automatizirati postojeće onbording procese i prilagoditi ih pojedincu.  

Radi se o AI alatima kao što su chatbotovi, AI platformama za onboarding i personaliziranim e-learning modulima. Tu su i razni sustavi za automatsko praćenje napretka, automatizirani sustavi za zakazivanje i podsjetnici, kao i feedback loop platforme, pojašnjava Sara koja bi nakon ovog istraživanja voljela ispitati i kako AI onboarding utječe na zadržavanje i performanse zaposlenika u kasnijim fazama rada.

Pokretači inovacija koji moraju učiti

Pitamo je za kraj i kako će se primjena AI-ja odraziti na stručnjake za ljudske resurse.

HR će se sve više odmicati od administrativnih i rutinskih zadataka prema strateškoj ulozi, fokusirat će se na razvoj zaposlenika, upravljanje talentima, organizacijskoj kulturi i podršci poslovnim ciljevima, kaže. Ipak, od stručnjaka za ljudske resurse očekivat će se da budu pokretač inovacija, promjena i razvoja novih vještina unutar organizacije.

Kako bi mogli odgovoriti na brze promjene u poslovnom okruženju i na potrebe zaposlenika i organizacije te biti fleksibilni i prilagodljivi i ti stručnjaci moraju biti spremni kontinuirano učiti, zaključila je senior HR partnerica Infobipa.