Iskustva organizatora Shifta: Kako napraviti konferenciju kojoj će se vraćati i publika i sponzori?

Iskustva organizatora Shifta: Kako napraviti konferenciju kojoj će se vraćati i publika i sponzori?

Tko zna organizirati konferenciju, znat će organizirati i sebe. Onaj tko je jednom to pokušao, znat će i o čemu pričam.

Je li to kruh sa sedam kora? Daleko od toga. Je li onda lagano? Možete misliti! Nije se puno (ako je netko i uopće) ljudi obogatilo od toga, ali je veliki broj ljudi dobio sijede, a neki su čak i izgubili kosu (znam iz vlastitog primjera, haha).

Važno je imati nekoliko stvari: Dobre sponzore i dobar tim.

No, možete imati nenormalno talentirane i sposobne ljude. Ljude koji su voljni krvariti za dovesti prave govornike, predavače, ali bez onih koji to sve financiraju… Jer treba ugostiti svakoga tko dođe, na najbolji mogući način. Tu se ne štedi i, vjerujte mi, kasnije se isplati.

Ovdje moram napomenuti kako mogu pričati SAMO i isključivo o hrvatskom iskustvu. Kako je to vani – uistinu ne znam. Iako, nije da ne bismo voljeli danas-sutra pokušati doznati.

Split je rezerviran za Shift Dev, a Zagreb za Shift Money.

Trenutno smo na dva grada. Split i Zagreb. U Splitu su naši korijeni, Shift Dev, dok je za Zagreb rezerviran Shift Money. Upravo nam je tu konferenciju bilo lakše organizirati od prve. Zašto? Vjerojatno zbog Zagreba. Neki će se ljutiti, ali to je naprosto – tako. Veliki su brojevi u pitanju. Veći je grad, više je ljudi, više je potencijalnih sudionika… Naravno, ne smijem zanemariti i činjenicu da smo se opako izvještili u svemu, pa nam je i to vjerojatno došlo kao nekakav olakšavajući boost. Vjerojatno je i tema, fintech, bila zanimljiva. Izdvojiti nešto iz mase je nezahvalno.

I tu leži sljedeća pouka.

Da bi konferencija funkcionirala, mora se poklopiti toliko toga. OK, ako zovete Muska, nema tko neće doći da ga čuje. Ali, nije do njega lako doći, zar ne? Još je teže doći do Zuckerberga. A, da smo, primjerice, obznanili kako ćemo na Shift Money dovesti tajanstvenog Satoshija Nakamotoa, vjerojatno bi Lauba pukla po šavovima. No, prije bismo pretvorili olovo u zlato nego ostvarili sve ovo. Iako, u ovom poslu nikad ne reci nikad .

Zbog svega navedenoga, apsolutno je važno svaku konferenciju tretirati kao novu. Iako su neke stvari lakše, ne smije se upasti u zamku “lakoćemo”. Nećemo!

Uvijek se može i mora bolje. Lista govornika, sudionika, sponzora koja je prošle godine bila aktualna, uvijek se mora nadovezati, nadopuniti. Tu se ne počinje baš od nule, ali je posao jednak, jer se ciljevi uvijek postave nešto višima. Što se tiče samog vizualnog identiteta konferencije – uvijek i nanovo sve novo.

Vizualni identitet treba biti iznenađenje, ali pazite da vas, kao organizatora, nešto ne iznenadi.

S vizualnim identitetom ćete iznenaditi publiku, ali ne smijete dopustiti da vas nešto iznenadi. Doduše, znali smo mi sami imati podignute obrve u čudu. Kao onda kada je jedan govornik tražio 100 tisuća dolara za dolazak uz dvije karte prve klase. Jednu za njega, drugu za ženu. Bolje da ne govorim koliki je to dio našeg budžeta.

Na takve stvari morate biti spremni. U svakoj industriji imate takozvane rockstars. One koji su baš slavni u svom mikrosektoru. Tako je i u IT-ju. Te osobe dosta često traže nemoguće iznose da ih dovedemo na konferenciju, a mi kao organizatori jednostavno ne možemo opravdati tolike iznose prema sponzorima.

Lokacija, lokacija, lokacija?

Yes please! I makrolokacija (Split) i mikrolokacija (Hrvatsko narodno kazalište) uvelike su nam pomogli u privlačenju novih govornika. U početku takve stvari znače. No, kako vrijeme ide, ako ste dobro odradili konferenciju, to vam postaje bolja kredencija od bilo kakvog mora ili sunca. Imidž i brend postali su glavni mamci Shifta.

Da se vratim na izvangranično organiziranje. Split, Zagreb… Kamo dalje? Logično je razmišljati o odlasku “preko grane”. Nekako se čovjek pita može li stečeno iskustvo i znanje organiziranja boutique tech konferencija ispoljiti u nešto drugačijem okruženju. Ne nužno boljem, ali vjerojatno pogodnijem. Razmišljamo o tome, odnosno ne ograničavamo se geografski.

Dobra zabava, dobri govornici… Eh, da, i financije

Imamo određen sustav koji bismo voljeli testirati u drugim zemljama. Ovaj smo sustav stvorili kroz osam godina pogodaka i pogrešaka. Isproducirao je 10 evenata. I upravo zahvaljujući njemu (kojeg naravno svako malo dorađujemo) uspijemo organizirati Shift Money i Shift Dev unutar budžeta. A, ujedno imamo i slobodu testiranja određenih novina. Morate imati sustav !

Ako ćemo taj sustav sprovesti kroz jednostavnu formulu važno je u nju uključiti: dobru zabavu, dobre govornike i zatvorenu financijsku konstrukciju. Ovo treće se treba gledati kao uvjet. Lako je gledati na zabavu i ekipu, pa se onda ode u minus. I mi smo se znali tamo naći, vjerujte nam, ali neka vas to ne obeshrabri. Neka to bude škola.

Sponzorima pristupite individualno

Spomenuo sam sponzore. Njima se pristupa individualno. Svakome od njih se pokuša prije same konferencije obuhvatiti i shvatiti želje. Skupa planiramo njihovo predstavljanje na samom eventu. Naravno, suradnja se nastavlja i tijekom trajanja konferencije. Ne zapostavljati ih, jer samo će se zadovoljan sponzor vratiti dogodine.

Ne zaboravite se okružiti pozitivnom ekipom!

Što se ljudi tiče, okružite se pozitivnom ekipom koja može slati i odgovarati na brdo mailova, koja može puno pričati na mobitel, koja je slatkorječiva i kojoj nije strano izvjesiti pokoji banner ili premjestiti poneki štand.

Tijekom cijele godine imamo relativno maleni tim. Do sedam pojedinaca. Oni drže jezgru konferencije (govornici, sponzori, dizajn, lokacije, zabave, PR), a sve ostalo outsourceamo (foto, video, svjetla, DJ, glazbu). To se pokazalo dosta dobrom formulom.

Poznanstva su bitna, i lokalna i svjetska!

Vratimo se još jednom na govornike. Uvijek održavajte poznanstva. Svjetska poznanstva neophodna su za organizaciju konferencije kao što je Shift. Jednako tako važna su i lokalna poznanstva.

Što se kritika tiče, uvijek ih bude, bez obzira koliko sredstava uložili. Na to morate biti spremni. Specifična smo konferencija, posvećena developerima, i evo odnedavno svijetu fintecha. Uvijek se stoga nađe netko kome predavanja i govornici nisu ispunili očekivanja. No, trudimo se publiku što ranije upoznati s onim što je čeka na samoj konferenciji.

Sve ovo je nemoguće ako nemate nekakav uzor. U Shiftu se često povedemo za primjerima bečkog Pioneersa koji uvijek napravi pravi show, ali ugledamo se i na TC Disrupt, Money2020 i Web summit. Nije sramota imati uzore.

Neki su od organizacije događanja dobili sijede, neki izgubili kosu. Bez obzira na to, eventi stvaraju ovisnost!

Za kraj moram naglasiti – budite spremni na sve! E, da, ako vas krene, teško ćete stati samo na jednoj konferenciji, (pre)zarazno je. U svakom slučaju, želim vam sreću!

Komentari

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Tehnologija

Podatkovna znanstvenica Ana Dumić otkriva kako su joj podaci spasili sina

Kad je njihovom sinu dijagnosticiran teži oblik epilepsije, Ana Dumić i njen suprug Goran odlučili su iskoristiti svoje znanje i vještine o podatkovnoj znanosti ne bi li otkrili okidače napadaja. Uspjeli su.

Startupi i poslovanje

Što su nam skrivile hrvatske digitalne agencije?

Hrvatski uslužni IT, uključujući digitalne agencije, zamašnjak je koji više od dva desetljeća puni državni proračun i tople developerske stolice. S druge strane, činovnici, a i mediji, papagajski mantraju o proizvodnim tvrtkama i kako će nas one konačno pogurati prema pikselastom eldoradu.

Društvene mreže

Jeste li mislili da će 16 godina od osnivanja Facebooka na njemu najvažnije biti – grupe?

Pokretači i administratori otkrivaju mi kako su nastala stručna udruženja, pa i poslovna partnerstva, na temelju specijaliziranih Facebook - grupa.

Što ste propustili

Izrada web stranica

Developeri, dizajneri, project manageri – za AI budućnost možete se pripremiti već danas

Cilj svakog developera i dizajnera je bolje korisničko iskustvo - a upravo ovdje može pomoći kognitivna znanost koja promišljanje o korisnicima, da li dizajna, koda ili gotove aplikacije, stavlja u fokus svega što IT stručnjaci rade.

Startupi i poslovanje

Kako se Glovo i Konzum pripremaju za povećanje broja narudžbi zbog koronavirusa?

Uz sve više vijesti o koronavirusu, raste i broj onih koji se oslanjaju na digitalne servise kako bi naručili hranu ili namirnice. Kako se za povećanje prometa pripremaju servisi za dostavu?

Kultura 2.0

Na web trgovinama deseci zaštitnih maski upitnih cijena i kvalitete

U svakom kriznom razdoblju nađe se pojedinaca i tvrtki koji će situaciju iskoristiti za svoj profit, ali maske s desetorostruko većim cijenama i modnim etiketama zbilja su poseban slučaj.

Startupi i poslovanje

Što o radu od kuće zbog koronavirusa kažu PBZ, Infobip, Nanobit…?

Nakon što je jučer potvrđeno da i u Hrvatskoj imamo prve osobe zaražene koronavirusom, dobar dio ovdašnjih tvrtki je počeo ozbiljnije razmišljati o promjeni načina rada. Prvo su se počela ukidati putovanja u inozemstvo, a potom se počeo uvoditi rad od kuće.

Startupi i poslovanje

Dijeljenje romobila i u Hrvatskoj: Bolt prvi uveo romobile u ponudu

150 romobila koje možete otključati i voziti kada god vas je volja bit će dostupno u Splitu za sve korisnike Bolt aplikacije.

Digitalni mediji

U manje od 24 sata od prvog slučaja u Hrvatskoj, koronavirus smo online spomenuli čak 15 tisuća puta

Sada već svi znamo da je koronavirus došao u Hrvatsku, no koliko viralno je ova tema zaokupila sve nas pokazat će kao i uvijek - brojke.