Kako ukrotiti e-mail komunikaciju
Nikola Krajačić
08. 03. 2010.
Neovisno o tome jeste li student ili zaposleni IT profesionalac, zacijelo ste se našli u situaciji da vam je inbox pretrpan. Trošili ste dragocjeno vrijeme na čišćenje e-mailova - zašto? Nekoliko koraka kako možete ukrotiti svoju e-mail komunikaciju sigurno će vam pomoći!
Neovisno o tome jeste li student ili zaposleni IT profesionalac, zacijelo ste se našli u situaciji da vam je inbox pretrpan. Trošili ste dragocjeno vrijeme na čišćenje e-mailova – zašto? Nekoliko koraka kako možete ukrotiti svoju e-mail komunikaciju sigurno će vam pomoći!
Riješite se izvora smeća
Odjavite se sa svih newslettera koji vas zapravo ne zanimaju. Zašto dobivati newsletter od nekog čiji ste softver probali prije 5 godina i odonda ga niste koristili? Zaista vas zanima što ima novo na web stranici koju niste posjetili još od pretprošle zime? Uzmite si malo vremena i odjavite se sa svih tih lista. Osim Netokracije, naravno!
Isto vrijedi za društvene mreže. Čemu dobivati 50 e-mailova dnevno o tome kako je netko komentirao vaš status ili fotku na Facebooku, kad će vas ionako ondje dočekati istih 50 obavijesti. Patite na to tko vas prati na Twitteru? Nemojte. Ugasite slanje obavijesti za svakog novog pratitelja ili svaku novu privatnu poruku i počnite koristiti neku poštenu Twitter aplikaciju koja će vam sve to prikazati. Bolje od pretrpanoga inboxa.
Sinkronizacija i centralizacija
Uskladite svoje uređaje. Stolno računalo, prijenosnik, i dakako – mobitel. Sve njih koristite za pristup svom e-mailu. Putem IMAP protokola sve ih možete podesiti da budu sinkronizirani sa serverom, pa će ono što pročitate na prijenosniku biti označeno kao pročitano i dok sjednete za stolno računalo. No, valja razmisliti i o centralizaciji vaših e-mail računa.
Naime, ako imate i stolno i prijenosno računalo, a i mobitel ste osposobili za rad s e-mailom, velika je vjerovatnost da imate više od jednoga e-mail računa. Želite li stvarno na svakom gadgetu podešavati server, korisničko ime i lozinku za svaki račun? Prijedlog: sve poruke koje vam dolaze automatski proslijedite na jedan račun, a uz pomoć filtara ih onda razvrstati – fakultet, privatno, posao… Nakon toga, samo taj „centralni“ račun sinkronizirajte s svojim gadgetima. I tako i tako sve poruke dolaze vama, pa nema potrebe da imate 10-ak inboxa. To je kao da na kućnim vratimaimate desetak pravih limenih poštanskih sandučića.
Inbox: 0
Odgovorite odmah. Dobili ste mail s nekim pitanjem – odgovorite odmah i arhivirajte original. Time ste riješili jedan mail i možete ići dalje kroz inbox, a ako do odgovora trebate tek doći (treba proučiti nešto, recimo) – označite poruku kao must reply ili nekom sličnom oznakom.
Držite inbox praznim. Pročitane i obrađene poruke treba iz inboxa prebaciti u arhivu ili ih obrisati, ako su vam stvarno nebitne (provučeni spam, podsjetnik za lozinku i slično). Osim što ćete tako ubuduće imati bolji uvid u ono što vam se u inboxu nalazi, dobit ćete i onaj osjećaj olakšanja kad obradite i zadnji mail i vidite čist inbox.
Ne trošite vrijeme na nebitne poruke. Dobili ste „forvardušu” od svog prijatelja? Znate i sami kako to ide – njemu jejako smiješno, ali vi ste internetski veteran i sigurno ste već sto puta vidjeli sadržaj tog e-maila. A i da niste – ništa bitnoga ne propuštate. Tipka Delete je vaš prijatelj u ovom slučaju.
Male tajne
Naučite koristiti filtere. Bilo da koristite web ili desktop mail klijent, većina ih ima mogućnosti filtriranja poruka. Proučite ih i iskoristite njihove mogućnosti. Obavijesti s faksa? Nema problema – ako poruka dolazi sa @faks.hr odmah ju obrišite. Ili nemojte.
Odredite vrijeme u danu za provjeru mailova. Ako vam svako malo obavijest o novoj poruci prekine rad, trebat će vam nekoliko minuta da se ponovno pokrenete.
Potrudite se smisliti dobar naslov. Kako i vi filtrirate bitne od nebitnih mailova, isto tako to rade i oni kojima vi šaljete. Naslov poput „Zamolba“ ili „Pomoć“ ne prolaze baš najbolje, no ako napišete nešto poput „Zamolba – pomoć oko korištenja društvenih mreža u poslu“ vaš će mail vjerojatno biti prije pročitan i posvetit će mu se više vremena.
Prije slanja poruke ili odgovora, ponovno pročitajte ono što šaljete. Ima li gramatičkih pogrešaka? Semantičkih? Okolišate li previše? Ne ustručavajte se govoriti samo o onome što je bitno, jer okolišanje troši svoje vrijeme i vrijeme onoga tko čita. Ni vi ne biste voljeli dobiti e-mail od dvije tisuće znakova u kojem se krije pitanje koje se moglo postaviti u nekoliko riječi. Kako vi uspijevate ukrotiti svoj e-mail inbox?
Sukladno članku 94. Zakona o elektroničkim medijima, komentiranje članaka na Netokraciji dopušteno je samo korisnicima koji ostave svoje ime i prezime te mail adresu i prihvate pravila ponašanja.
Pravila ponašanja
Na Netokraciji za vas stvaramo kvalitetan, autorski potpisan sadržaj i zaista se veselimo vašim kvalitetnim, kontruktivnim komentarima. Poštujmo stoga jedni druge prilikom komentiranja, kao i Zakon, držeći se sljedećih pravila ponašanja:
Kako koristimo podatke koje ostavljate? Bacite oko na našu izjavu o privatnosti.
Sve ostale komentare ćemo s guštom spaliti, jer ne zaslužuju svoje mjesto na internetu.
Komentari
Ire
08. 03. 2010. u 10:42 am
baš sam nedavno pogasila sve suvišne obavijesti koje mi stižu na mail(ove), no još se uvijek moram disciplinirati oko odgovaranja. ne prakticiram “prazan inbox”, ali možda bih trebala. zvuči kao pametan savjet 🙂 hvala na tekstu, izuzetno korisno
Nikola Plejić
08. 03. 2010. u 12:02 pm
Ja sam inače veliki fan e-mail notificationa te stoga nemam običaj isključivati obavijesti, ali imam običaj posložiti filtere kojima onda ti mailovi automatski zaobiđu inbox i odu u pripadni im folder ili label. Ovo je pogotovo korisno prilikom praćenja neke imalo aktivnije mailing liste, a omogućava i poprilično finu kontrolu nad time što ide u inbox, a što ne ide.
Što se centralizacije tiče – jedno vrijeme sam to prakticirao, a onda sam shvatio da mi možda u potpunosti i ne odgovara. Ljude je znalo zbunjivati ukoliko sam im slao mailove s drugog (“glavnog”) accounta, a redovito bih zaboravljao promijeniti adresu s koje šaljem. A i s više mailboxa mi je lakše u glavi odijeliti što u kojem trenutku radim, imam manje distrakcija od ostalih mailova itd. 🙂
Ivan Brezak Brkan
08. 03. 2010. u 1:23 pm
Kao i Nikola koristim jako puno filtara. Kad dođe nešto u inbox, a ne prođe filtre (inače bi bilo arhivirano), odmah ili brišem ili označim za kasnije. Kasnije jednom dnevno prođem sve te označene 🙂 Nekoliko inboxova i filtara čuda čini, posebno što se tiče notifikacija 🙂
Nikola Krajačić
08. 03. 2010. u 2:28 pm
@Nikola: ovo za centralizaciju, ja sam si prilikom slaganja accountova u Gmailu na svaki stavio reply-to adresu koja treba biti. Tako kad šaljem mail sa non-defaultnog accounta, on će se na taj acc. i vratiti.
Ako se ne varam, ima i opcija da defaultni mail za odgovaranje bude onaj na koji je došao mail, pa ako mi netko pošalje nešto na mail od faksa, ja kad stisnem reply – automatski s @foi.hr maila bude išao odgovor
@Ivan: Slažem se za filtere, ja ih isto dosta koristim, još kad u kombinaciju ubacim labele, veselju nikad kraja 🙂
Pax
08. 03. 2010. u 3:31 pm
GMail se uvijek vrti u jednom od tabova.
Sve što filteri nisu pohvatali se odmah pogleda, nakon toga periodično labelovi, s vremena na vrijeme bacit pogled na spam, da slučajno nije nešto uletilo.
U inboxu je ugl nekolicina mailova koji su mi trenutno bitni ili ih trebam odraditi.
Za sve ostalo je tu 27.3 GB prostora na serveru.
Nikola Krajačić
09. 03. 2010. u 8:29 am
A pitanje – online ili desktop e-mail klijent?
Ja sam na Gmailu i svi mailovi idu u njega. Ponekad mi dođe da se prebacim na neki desktop klijent, ali Gmailov spam filter je FTW i ne znam jel bi uopće htio prebacivati par desetaka tisuća mailova na komp :))
A i osjećam se dostupnije kad je sve online…
Hrvoje Mihajlic
09. 03. 2010. u 9:37 am
Ja imam jednu jako gadnu naviku necitanja mailova koji me trenutno ne zanimaju (npr forwarduse i neki newsletteri) i onda svakih par mjeseci imampar somova neprocitanih mailova 🙂
inace sve mi se redirektira u jedan mail koji je prek google appsa koji mi je kao takav apsolutni ftw.
danijela
09. 03. 2010. u 1:32 pm
To mi je davno prije bio veliki problem na net.hr,ali otkad sam na google-om mailu, preporođena sam. Ne moram niš brisati, mogu bez problema pronaći neku staru poštu ako mi zatreba..ali pogasiti newslettere koji me ubiti uopće ni ne zanimaju svakako treba!
Rock
15. 03. 2010. u 7:06 am
Vrlo slično…
Preusmjeravanje svim e-mail računa na jedan, odgovaranje sa tog jedno mjesta (koristeći gmail mogućnost da izaberem koju adresu slanja želim prikazati), korištenje filtera i oznaki. I da, brisanje forwarduša bez grižnje savjesti.