Kako ukrotiti e-mail komunikaciju

Infobip ❤️ Netokracijašto akvizicija znači za vas - i nas?

Kako ukrotiti e-mail komunikaciju

Neovisno o tome jeste li student ili zaposleni IT profesionalac, zacijelo ste se našli u situaciji da vam je inbox pretrpan. Trošili ste dragocjeno vrijeme na čišćenje e-mailova - zašto? Nekoliko koraka kako možete ukrotiti svoju e-mail komunikaciju sigurno će vam pomoći!

Neovisno o tome jeste li student ili zaposleni IT profesionalac, zacijelo ste se našli u situaciji da vam  je inbox pretrpan. Trošili ste dragocjeno vrijeme na čišćenje e-mailova – zašto? Nekoliko koraka  kako možete ukrotiti svoju e-mail komunikaciju sigurno će vam pomoći!

Riješite se izvora smeća

Odjavite se sa svih newslettera koji vas  zapravo ne zanimaju. Zašto dobivati newsletter od nekog čiji ste softver probali prije 5 godina i odonda ga niste koristili? Zaista vas zanima što ima novo na web stranici koju niste posjetili još  od pretprošle zime? Uzmite si malo vremena i odjavite se sa svih tih lista. Osim Netokracije, naravno!

Isto vrijedi za društvene mreže. Čemu dobivati 50 e-mailova dnevno o tome kako je netko komentirao vaš status ili fotku na Facebooku, kad će vas ionako ondje dočekati istih 50 obavijesti. Patite na to tko vas prati na Twitteru? Nemojte. Ugasite slanje obavijesti za svakog novog pratitelja ili svaku novu privatnu poruku i počnite koristiti neku poštenu Twitter aplikaciju koja će vam sve  to prikazati. Bolje od pretrpanoga inboxa.

Sinkronizacija i centralizacija

Ukrotite svoj inbox!

Uskladite svoje uređaje. Stolno računalo, prijenosnik, i dakako – mobitel. Sve njih koristite za pristup svom e-mailu. Putem IMAP protokola sve ih možete podesiti da budu sinkronizirani sa serverom, pa će ono što pročitate na prijenosniku  biti označeno kao pročitano i dok sjednete za stolno računalo. No, valja razmisliti i o centralizaciji vaših e-mail računa.

Naime, ako imate i stolno i prijenosno računalo, a i mobitel ste osposobili za rad s e-mailom, velika je vjerovatnost da imate više od jednoga e-mail računa. Želite li stvarno na svakom gadgetu podešavati server, korisničko ime i lozinku za svaki račun? Prijedlog: sve poruke koje vam dolaze automatski proslijedite na jedan račun, a uz pomoć filtara ih onda razvrstati –  fakultet, privatno, posao… Nakon toga, samo taj „centralni“ račun sinkronizirajte s svojim gadgetima.
I tako i tako sve poruke dolaze vama, pa nema potrebe da imate 10-ak inboxa. To je kao da na kućnim vratimaimate desetak pravih limenih poštanskih sandučića.

Inbox: 0

E-mail kao napor? Ne mora biti...

Odgovorite odmah. Dobili ste mail s nekim pitanjem –  odgovorite odmah i arhivirajte original. Time ste riješili jedan mail i možete ići dalje kroz inbox, a ako do odgovora trebate tek doći (treba proučiti nešto, recimo) – označite poruku kao must reply ili nekom sličnom oznakom.

Držite inbox praznim. Pročitane i obrađene poruke treba iz inboxa prebaciti u arhivu  ili ih obrisati, ako su vam stvarno nebitne (provučeni spam, podsjetnik za lozinku i slično). Osim što ćete tako ubuduće imati bolji uvid u ono što vam se u inboxu nalazi, dobit ćete i onaj osjećaj olakšanja kad obradite i zadnji mail i vidite čist inbox.

Ne trošite vrijeme na nebitne poruke. Dobili ste „forvardušu” od svog prijatelja? Znate i sami kako to ide – njemu jejako smiješno, ali vi ste internetski veteran i sigurno ste već sto puta vidjeli sadržaj tog e-maila. A i da niste – ništa bitnoga ne propuštate. Tipka Delete je vaš prijatelj u ovom slučaju.

Male tajne

Naučite koristiti filtere. Bilo da koristite web ili desktop mail klijent, većina ih ima mogućnosti filtriranja poruka. Proučite ih i iskoristite njihove mogućnosti. Obavijesti s faksa? Nema problema – ako poruka dolazi sa @faks.hr odmah ju obrišite. Ili nemojte.

Odredite vrijeme u danu za provjeru mailova. Ako vam svako malo obavijest o novoj poruci prekine rad, trebat će vam nekoliko minuta da se ponovno pokrenete.

Potrudite se smisliti dobar naslov. Kako i vi filtrirate bitne od nebitnih mailova, isto tako to rade i oni kojima vi šaljete. Naslov poput „Zamolba“ ili „Pomoć“ ne prolaze baš najbolje, no ako napišete nešto poput „Zamolba – pomoć oko korištenja društvenih mreža u poslu“ vaš će mail vjerojatno biti prije pročitan i posvetit će mu se više vremena.

Prije slanja poruke ili odgovora, ponovno pročitajte ono što šaljete. Ima li gramatičkih pogrešaka? Semantičkih? Okolišate li previše? Ne ustručavajte se govoriti samo o onome što je  bitno, jer okolišanje  troši svoje  vrijeme i vrijeme onoga tko čita. Ni vi ne biste  voljeli dobiti e-mail od dvije tisuće znakova u kojem se  krije pitanje koje se moglo postaviti u nekoliko riječi. Kako vi uspijevate ukrotiti svoj e-mail inbox?

Sukladno članku 94. Zakona o elektroničkim medijima, komentiranje članaka na Netokraciji dopušteno je samo korisnicima koji ostave svoje ime i prezime te mail adresu i prihvate pravila ponašanja.

Pravila ponašanja

Na Netokraciji za vas stvaramo kvalitetan, autorski potpisan sadržaj i zaista se veselimo vašim kvalitetnim, kontruktivnim komentarima. Poštujmo stoga jedni druge prilikom komentiranja, kao i Zakon, držeći se sljedećih pravila ponašanja:

  • Ne budite 💩: Nema vrijeđanja, diskriminiranja, ni psovanja (osim ako nije osobni izričaj, ali onda neka psovka bude općenita, a ne usmjerena prema nekome). Također, upoznajte se sa stavkom 2. članka 94. Zakona o elektroničkim medijima prije no što ostavite komentar.
  • Samo kvalitetna rasprava, manje trolanja: Ne morate se ni sa kim slagati, ali budite konstruktivni i doprinesite raspravi! Svako trolanje, flameanje, koliko god "plesalo" na granici, leti van.
  • Imenom i prezimenom, nismo Anonymous 👤: Autor sadržaja stoji iza svog sadržaja, stoga stojite i vi iza svog komentara. Koristimo ime i prezime te pravu email adresu.

Kako koristimo podatke koje ostavljate? Bacite oko na našu izjavu o privatnosti.

Sve ostale komentare ćemo s guštom spaliti, jer ne zaslužuju svoje mjesto na internetu.

Komentari

  1. Ire

    Ire

    08. 03. 2010. u 10:42 am Odgovori

    baš sam nedavno pogasila sve suvišne obavijesti koje mi stižu na mail(ove), no još se uvijek moram disciplinirati oko odgovaranja. ne prakticiram “prazan inbox”, ali možda bih trebala. zvuči kao pametan savjet 🙂 hvala na tekstu, izuzetno korisno

  2. Nikola Plejić

    Nikola Plejić

    08. 03. 2010. u 12:02 pm Odgovori

    Ja sam inače veliki fan e-mail notificationa te stoga nemam običaj isključivati obavijesti, ali imam običaj posložiti filtere kojima onda ti mailovi automatski zaobiđu inbox i odu u pripadni im folder ili label. Ovo je pogotovo korisno prilikom praćenja neke imalo aktivnije mailing liste, a omogućava i poprilično finu kontrolu nad time što ide u inbox, a što ne ide.

    Što se centralizacije tiče – jedno vrijeme sam to prakticirao, a onda sam shvatio da mi možda u potpunosti i ne odgovara. Ljude je znalo zbunjivati ukoliko sam im slao mailove s drugog (“glavnog”) accounta, a redovito bih zaboravljao promijeniti adresu s koje šaljem. A i s više mailboxa mi je lakše u glavi odijeliti što u kojem trenutku radim, imam manje distrakcija od ostalih mailova itd. 🙂

  3. Ivan Brezak Brkan

    Ivan Brezak Brkan

    08. 03. 2010. u 1:23 pm Odgovori

    Kao i Nikola koristim jako puno filtara. Kad dođe nešto u inbox, a ne prođe filtre (inače bi bilo arhivirano), odmah ili brišem ili označim za kasnije. Kasnije jednom dnevno prođem sve te označene 🙂 Nekoliko inboxova i filtara čuda čini, posebno što se tiče notifikacija 🙂

  4. Nikola Krajačić

    Nikola Krajačić

    08. 03. 2010. u 2:28 pm Odgovori

    @Nikola: ovo za centralizaciju, ja sam si prilikom slaganja accountova u Gmailu na svaki stavio reply-to adresu koja treba biti. Tako kad šaljem mail sa non-defaultnog accounta, on će se na taj acc. i vratiti.
    Ako se ne varam, ima i opcija da defaultni mail za odgovaranje bude onaj na koji je došao mail, pa ako mi netko pošalje nešto na mail od faksa, ja kad stisnem reply – automatski s @foi.hr maila bude išao odgovor

    @Ivan: Slažem se za filtere, ja ih isto dosta koristim, još kad u kombinaciju ubacim labele, veselju nikad kraja 🙂

  5. Pax

    Pax

    08. 03. 2010. u 3:31 pm Odgovori

    GMail se uvijek vrti u jednom od tabova.

    Sve što filteri nisu pohvatali se odmah pogleda, nakon toga periodično labelovi, s vremena na vrijeme bacit pogled na spam, da slučajno nije nešto uletilo.

    U inboxu je ugl nekolicina mailova koji su mi trenutno bitni ili ih trebam odraditi.
    Za sve ostalo je tu 27.3 GB prostora na serveru.

  6. Nikola Krajačić

    Nikola Krajačić

    09. 03. 2010. u 8:29 am Odgovori

    A pitanje – online ili desktop e-mail klijent?
    Ja sam na Gmailu i svi mailovi idu u njega. Ponekad mi dođe da se prebacim na neki desktop klijent, ali Gmailov spam filter je FTW i ne znam jel bi uopće htio prebacivati par desetaka tisuća mailova na komp :))
    A i osjećam se dostupnije kad je sve online…

  7. Hrvoje Mihajlic

    Hrvoje Mihajlic

    09. 03. 2010. u 9:37 am Odgovori

    Ja imam jednu jako gadnu naviku necitanja mailova koji me trenutno ne zanimaju (npr forwarduse i neki newsletteri) i onda svakih par mjeseci imampar somova neprocitanih mailova 🙂
    inace sve mi se redirektira u jedan mail koji je prek google appsa koji mi je kao takav apsolutni ftw.

  8. danijela

    danijela

    09. 03. 2010. u 1:32 pm Odgovori

    To mi je davno prije bio veliki problem na net.hr,ali otkad sam na google-om mailu, preporođena sam. Ne moram niš brisati, mogu bez problema pronaći neku staru poštu ako mi zatreba..ali pogasiti newslettere koji me ubiti uopće ni ne zanimaju svakako treba!

  9. Rock

    Rock

    15. 03. 2010. u 7:06 am Odgovori

    Vrlo slično…
    Preusmjeravanje svim e-mail računa na jedan, odgovaranje sa tog jedno mjesta (koristeći gmail mogućnost da izaberem koju adresu slanja želim prikazati), korištenje filtera i oznaki. I da, brisanje forwarduša bez grižnje savjesti.

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Analiza

Novi Zakon o radu regulira platformski rad. Što o tome misle Uber, Bolt i Glovo, a što sindikat?

Načinom na koji je u izmjenama i dopunama Zakona o radu reguliran rad putem digitalnih platformi nisu zadovoljne ni digitalne platforme, ni sindikati. Platforme se, naravno, pozivaju na fleksibilnost i slobodu koju njihovi vozači ili dostavljači cijene, a sindikat smatra kako su se opet izvukle od odgovornosti.

Novost

U napadu na tisuće digitalnih novčanika povezanih sa Solanom, domaći Solflare ostao netaknut

Solana blockchain i niz drugih platformi povezanih s istim jutros su doživjele veliki napad kojim je zahvaćeno nekoliko tisuća digitalnih novčanika. Više saznajemo od Filipa Dragoslavića, su-osnivača tvrtke koja se posvetila razvoju proizvoda na ovom blockchainu.

Startupi i poslovanje

Trebaju li se hrvatski osnivači pripremiti na “zimu” u investicijama i kako?

Kako će se kriza odraziti na domaće startupe, koji su u boljem, a koji u lošijem položaju te što savjetuju osnivačima kao obrambene mjere komentiraju Vedran Blagus iz South Central Ventures, Stevica Kuharski iz Fil Rouge Capitala i Ivaylo Simov iz Eleven Venturesa.

Što ste propustili

Novost

Infinum Academy donosi nova 3 edukacijska programa: UX/UI dizajn, DevOps i WordPress

Infinum kroz svoju akademiju ove jeseni polaznicima nudi tri nova besplatna tečaja, a novost je i da prijave više nisu otvorene samo studentima i diplomantima!

Vodič

Neki ljudi su bolji “materijal” za lidere od drugih – i to najčešće zbog ovih 5 osobina

Postoji tona literature i edukacija na temu liderstva, no loših menadžera kao da nije ništa manje. Zašto su psihološke osobine važne za vođenje? Kakav skup karakteristika čini dobrog menadžera? Kako prepoznati ljude koji imaju potencijal postati dobri lideri? Mitja Ružojić s Katedre za psihologiju rada na Filozofskom fakultetu u Zagrebu ima odgovore...

Sponzorirano

SuperMinds u Zagreb dovodi Paula Hudsona, uz poruku “Hrvatska može sve što i Silicon Valley”

Konferencija SuperMinds ove će jeseni u dva dana okupiti 400 mobile developera, a jedan od keynote predavača je autor popularnog serijala Hacking with Swift.

Karijere

Lovre de Grisogono studente sociologije priprema za zapošljavanje – u IT industriji!

Kako jednim rješenjem riješiti dva problema? Kolegij Sociologija informatičke profesije na Fakultetu hrvatskih studija buduće sociologe čini spremnijima za tržište rada, a domaćim tehnološkim poslodavcima pomaže riješiti kronični nedostatak radne snage.

Digitalni proizvodi

Operacija kralježnice potaknula je Domagoja da osmisli aplikaciju koja olakšava oporavak

Od pripreme za operaciju do korisnih informacija, vježbi i lakšeg praćenja boli ili bitnih nalaza, saznajemo kako domaća aplikacija MySpine olakšava život pacijentima i liječnicima.

Startupi i poslovanje

Napraviti dobru stvar ili napraviti stvari – dobro? Vječna dilema svakog Product Managera

Vječno pitanje koje nerijetko daje vrlo polarizirane odgovore, a postavi si ga svaki product manager u nekom trenutku - neovisno radi li se o startupu gdje tu funkciju nerijetko obavlja osnivač - ili velikoj kompaniji s 50+ product managera.