Treba li hrvatskim startupima šef(ica) kabineta?

Kad čujemo Chief of Staff većina nas zamišlja šefa kabineta i to uglavnom nekog političkog, onog predsjednika, premijera ili ministra. Još  bismo mogli zamisliti da je netko Chief of Staff u uredu predsjednice uprave kakve korporacije. Svakako ne u startupu!

Jedna od rijetkih – ako ne i jedina, koja je u startupu radila na toj poziciji, Barbara Galić Pavlović, nedavno je na Linkedinu podijelila svoje iskustvo. Barbara je kao Chief of Staff bila ‘šefica kabineta’ Damiru Sabolu u Photomathu, a nakon Googleove akvizicije pridružila se timu za Product Strategy & Operations za Learning, gdje kombinira posao Chief of Staff za LearnX Zagreb i strateško-operativnu podršku široj Learning organizaciji.

Ima ih, ali se ne zovu tako

Osim što sam je zamolila da ispriča više o toj poziciji, Barbaru sam pitala i zna li još nekoga tko na toj poziciji radi u startupu. Raspitale smo se obje i ispalo je da – ne znamo ni za koga, ali ne zato što se nitko tim poslom ne bavi.

Barbara primjećuje da ljudi koji taj posao svakodnevno rade u domaćim startupima sigurno ima, samo im je službena titula nešto drugo. A startupi koji možda trebaju nekoga da se tim poslovima bavi, ne znaju da se ta pozicija može zvati Chief od Staff te ne znaju kako točno tu poziciju raspisati i kakvu osobu tražiti.

Odličan povod da pitam Barbaru –  što točno radi i kako se postaje Chief of Staff u startupu?

Ona se na toj poziciji našla organski, kaže. Odnosno, bio je to logičan nastavak onoga što je radila kao voditeljica tima za financija i poslovne operacije:

Zaposlenici u ranim fazama startupa često mijenjaju zadatke i ne ograničavaju se na uske definicije uloga, što meni jako odgovara.

Iako su moj primarni fokus bile financije i poslovne operacije, često sam s Damirom  surađivala na izazovima interne komunikacije, povezivanju timova i projekata te praćenju i organizaciji operativnih aktivnosti. Damir je prepoznao moju sklonost rješavanju kompleksnih problema, fleksibilnost i komunikacijske vještine, što je prirodno dovelo do moje nove uloge.

Kad koordinacija počne škripati

A zašto je Photomathu, odnosno Sabolu, uopće trebao Chief of Staff? Odnosno, po čemu prepoznati da bi bilo dobro zaposliti šeficu kabineta?

Barbara navodi da je to obično kad startup krene brzo rasti i širiti se, složenost poslova se povećava, broj zaposlenika prelazi 50 i koordinacija lagano počinje škripati jednostavno jer startup izlazi iz faze da se svi međusobno poznaju i redovito komuniciraju.

U toj fazi Chief of Staff pomaže CEO-u u povezivanju timova i projekata, održavanju učinkovite komunikacije te očuvanju operativne učinkovitosti unatoč brzom rastu.

Ako u startupu postoji više suosnivača, nekad se spektar poslova kojima bi se bavi Chief of Staff ravnomjerno rasporedi među njima, a ponekad ih osnivač(i) delegiraju voditeljima nekoliko odjela.

Chief of Staff, iako zvuči slično, naglašava, nije voditelj ureda, niti CEO-ov osobni asistent. Osoba na toj poziciji ne naručuje uredski materijal, ne koordinira CEO-ova putovanja ili dogovara sastanke, nego je podrška CEO-u u svim onim zadacima koji zahtijevaju njegovu izravnu pažnju.

Što u startupu radi Chief of Staff?

Koji su to ovisi o fazi i veličini startupa, ali i potrebama CEO-a, ali Barbara izdvaja:

• Povezivanje i učinkovita komunikacija: Chief of Staff omogućuje da komunikacija teče glatko, informacije budu pravovremene, a svakodnevni izazovi riješeni bez zastoja. Služi kao poveznica između zaposlenika, voditelja i CEO-a, prikuplja povratne informacije i osigurava da se prijedlozi prenesu na pravu adresu.

• Podrška strateškim planiranju i operativnoj učinkovitosti: CoS je podrška cijelom procesu strateškog planiranja, a kasnije prati projekte i osigurava njihovu usklađenost s poslovnim ciljevima. Također osigurava da se inicijative provode bez zastoja i da zaposlenici i voditelji timova imaju podršku koja im je potrebna za nesmetan rad.
• Podrška donošenju odluka: CoS aktivno surađuje s rukovoditeljima u donošenju odluka, upravljanju programima i provedbi inicijativa, pružajući podršku i uvide koji pomažu u donošenju informiranih odluka.

Kako se postaje Chief of Staff?

Za početak, Barbara naglašava da pozicija Chief of Staff ne mora biti rezervirana samo za velike korporacije, ali i da se ne mora nužno zvati tako. U manjim tvrtkama ili startupima povezivanjem timova, operativnim upravljanjem projektima i podrškom CEO-u često se bave ljudi s titulama voditelja ureda te voditelja projekata ili operacija.

Upravo iskustvo u vođenju projekata ili strateškom upravljanju navodi kao odličan prvi korak prema poziciji Chief of Staff:

Ne postoji formalno obrazovanje za tu rolu, ali vođenje projekata, rad s voditeljima timova ili strateško upravljanje su najčešće polazne točke.

Osobni asistenti ili voditelji ureda uglavnom nemaju to iskustvo, ali ključni faktor za uspjeh u ulozi Chief of Staff nije samo profesionalna pozadina već i sposobnost brzog učenja i prilagodbe poslovnim prioritetima.

Ključno je prepoznati potencijal i razvijati strateške vještine kroz dodatne projekte ili mentorsku podršku.

Ključne vještine koje treba imati Chief of Staff su:

• Strateško razmišljanje: Sposobnost sagledavanja šire slike i povezivanje operativnih detalja s dugoročnim ciljevima.
• Organizacijske vještine: Upravljanje zadacima, resursima i projektima na učinkovit način.
• Izvrsne komunikacijske vještine i emocionalna inteligencija: Chief of Staff mora znati graditi odnose, pregovarati i učinkovito komunicirati s različitim dionicima.

Osobine koje doprinose uspjehu na poziciji:

• Otpornost i prilagodljivost: Sposobnost brzog prilagođavanja promjenama i rješavanja kompleksnih problema
• Sposobnost brzog učenja: U dinamičnom okruženju važno je brzo usvajati nova znanja i prilagoditi se poslovnim prioritetima
• Diskrecija i integritet: Budući da se često radi s povjerljivim informacijama i donošenjem osjetljivih odluka, važno je zadržati profesionalnost i povjerenje.
• Sklonost dinamičnom radu: Uživanje u promjenama fokusa i prilagodbi različitim zadacima.

Chief of Staff je partner CEO-a

Barbara priznaje da  je pozicija Chief of Staff izazovna i opisuje da ponekad djeluje kao svakodnevno “bacanje u vatru”:

Iz svake situacije sam izašla s novim iskustvom!

Od Damira sam naučila neizmjerno puno o strateškom managementu – donošenju strateških odluka, planiranju, upravljanju timovima, odnosima s investitorima i svemu drugome s čime se Damir svakodnevno bavio.

Sabol naglašava da je Chief of Staff partner CEO-u:

Chief of Staff je prije svega osoba od velikog povjerenja CEO-a koja razumije što se događa u tvrtki, ukazuje na probleme, ali i predlaže rješenja. A idealno je da svojim djelovanjem predvidi i izbjegne probleme koji bi se mogli dogoditi i osigurava držanje strateškog smjera koji CEO definira.

Svaki CEO će to organizirati na svoj način, možda ne nužno kroz poziciju Chief of Staff, ali ja sam kroz takvo partnerstvo dobio veliku razinu podrške koja je sigurno pozitivno utjecala na naš uspjeh.

“Ne čekajte da vas netko pozove”

Za one koji u ovom opisu posla, vještina i osobine vide sebe, ali ne znaju gdje bi i kako krenuli tražiti prilike, Barbara ima samo jedan savjet – budite proaktivni:

Ne čekajte da vas netko pozove, već sami predložite projekte, postavljajte pitanja i razgovarajte s nadređenima kad vidite da se nešto može poboljšati.

Ključ mog razvoja bio je upravo taj – uvijek sam tražila načine da doprinosim i rješavam probleme prije nego postanu preveliki. Ta proaktivnost bila je ključna da dođem na poziciju Chief of Staffa, a sada vidim da je to i glavna stvar koja me gura naprijed u Googleu.