7 savjeta za učinkovitu izradu poslovnog plana (posebno za one koji nemaju vremena)

Rijetki su poduzetnici koji vole izradu poslovnog plana. Bilo kojeg njegovog dijela ili faze. Najčešće kažu: OK, treba mi plan jer ga moram prezentirati pred VC predstavnicima ili bankarima.

Većina razmišlja kako može puno bolje potrošiti svoje vrijeme – recimo na razvoj proizvoda i usluga ili na vođenje poslovanja.

Pokušat ću vam demistificirati izradu financijskog plana jer planiranje se može promatrati kao igra ili izazov. Krenimo zato od primjera jednog zaigranog djeteta.

Kad shvatite da ništa ne funkcionira kako treba

Moj sin, danas IT developer, kao dijete je obožavao graditi razne konstrukcije od lego kockica. Svaki put kad bi dobio novi set, brzo je otvarao vrećice u kojima su bile grupirane kockice, otvarao upute i korak po korak slagao konstrukcije. Plan slaganja kockica je uvijek bio isti: otvoriti vrećice, grupirati kockice i krenuti po uputama.

No, jednom prilikom je dobio veliki set lego kockica – avion. Bio je presretan i nestrpljiv da što prije krene sa slaganjem. Bez puno razmišljanja, otvorio je kutiju, grupirao kockice i stihijski krenuo u slaganje prema nekoj svojoj ideji kako doći do kraja, moglo bi se reći bez plana.

Nakon što je proveo neko vrijeme pokušavajući složiti kockice prema vlastitom nahođenju, shvatio je kako ništa ne izgleda kako treba. Kockice su se činile besmisleno poslagane, a avion koji je pokušavao konstruirati bio je daleko od onoga što je zamislio.

Shvatio je tada, mora se vratiti korak natrag i potražio upute odnosno plan slaganja. Znao je kako je u uputama struktura aviona jasno definirana, korak po korak. I što je najvažnije, znaš što će te dočekati na kraju. Kada je konačno završio svoj avion, bio je veoma ponosan, ali još važnije – naučio je lekciju – planiranje je ključno, čak i kad se radi o „jednostavnom“ zadatku poput slaganja lego kockica.

Ova situaciju možemo pamtiti kao podsjetnik, kako je uvijek bolje imati plan prije nego što se krene u akciju. Bez obzira na to radi li se o poslu, obavezama ili osobnim projektima.

Evo nekoliko savjeta kako ćete kroz planiranje proći što bezbolnije:

𝟭. Koristite više različitih scenarija

Možda ste nekada pokušali planirati ili vam je netko drugi izradio financijski plan pa ste pomislili kako to nema smisla jer je u kratkom vremenu došlo do promjena okolnosti.

Drugi razlog može biti taj što smo najčešće skloni planirati preoptimistično ili prekonzvervativno. Naravno, nije dobra niti jedna niti druga opcija.

Zato je bitno planiranju postaviti bar 2 scenarija. Što to znači, pojasnit ću na primjeru. Recimo da ste poduzeće koje prodaje aplikaciju za praćenje servisa opreme. Aplikaciju prodajete na lokalnom tržištu u RH i razmišljate o širenju na regionalna tržišta.

• U prvom, konzervativnijem scenariju planirate kako ćete svoju prodaju zadržati na tržištu RH i sukladno tome planirate prihode. Međutim, svejedno je bitno da u troškovima predvidite troškove koje imate za pripremu izlaska na nova tržišta – kao što su marketinški troškovi, prisustvovanje na konferencijama u regiji i sl.
• Drugi scenarij neka bude optimističniji. U tom slučaju, planirate uz zadržavanje prodaje u RH, pojačanim marketinškim aktivnostima ostvariti i prodaju u regiji. Kako ne bi samo planirali rast prihoda, svakako nemojte zaboraviti uključiti i troškove možda još jednog prodajnog agenta ili trošak zakupa novog ureda u regiji i sl.

2. Izradu scenarija počnite s troškovima

Inače, puno je lakše predvidjeti kretanje troškova nego prihoda. Krenite od onih troškova koji su vam poznati i koji se ponavljaju iz godine u godinu.

Možete si olakšati tako da krenete od fiksnih troškova. Fiksni troškovi su troškovi koji su isti svaki mjesec. Troškovi su to koji se moraju platiti, i ako je poduzeće u „hladnom pogonu“. Ne mijenjaju se ovisno o dinamici poslovanja i djelatnosti poduzeća. To su troškovi npr. najma, amortizacije, bankovnih naknada, knjigovodstvenih usluga…

Nakon toga izradite plan varijabilnih troškova. Varijabilni troškovi su oni troškovi koji se mijenjaju s promjenom obima posla kojeg imate. Oni rastu i padaju usporedno s rastom i padom vaših aktivnosti. Na gore navedenom primjeru imat ćete u prvom scenariju varijabilne troškove koji će uključivati plaće radnika za prodaju na RH tržištu, dok će u drugom scenariju trebati uključiti i troškove novozaposlenog radnika u regiji.

Dakle, vama, kao prodavatelju aplikacije to su troškovi vremena i materijala potrebnih za pružanje te usluge. Ako vam više odgovara, možete krenuti i tako da prvo projicirajte one troškove nad kojima imate najveću kontrolu (development, dizajn, marketing, financije, konzultantski troškovi). I u tom slučaju će vam korištenje različitih scenarija biti od velike koristi.

3. Navedite pretpostavke rasta prihoda i troškova

Svaki plan uvijek mora sadržavati pretpostavke za planiranje. One vam mogu biti poznate kao npr. odredbe koje imate u ugovoru s partnerima ili one koje su izvan vaše kontrole – zakonska regulativa i sl.

Kada morate planirati rast troškova? To može biti neki od sljedećih slučajeva:

• ako vam je marketinška agencija najavila porast cijena usluge od 1.1. sljedeće godine;
• ako raste cijena najma poslovnog prostora;
• očekujete promjenu zakonske obveze koja je povezana s troškovima plaća zaposlenika i sl.

Kada povežemo te slučajeve s vašim planom, pretpostavke koje ćete koristiti su primjerice:

• povećanje cijena naknada za X %,
• povećanje cijene najma poslovnog prostora za X %,
• povećanje doprinosa za zdravstveno osiguranje i sl.

Naravno, pretpostavke mogu biti povezane i s npr. smanjenjem cijene zakupa medijskog prostora, smanjenjem troškova osiguranja i sl.

Kada postavite pretpostavke za troškove bit će vam lakše navesti i pretpostavke za prihode. One mogu biti temeljene na rastu prodaje od npr. X % od 1. srpnja jer očekujete povećanje broja korisnika na tržištu RH. I to kao posljedicu rasta poslovanja vaših klijenata, a ne vaših prodajnih aktivnosti.

Svakako pokušajte prilikom planiranja prepoznati razloge rasta ili pada prihoda, koliko će se tržište povećavati ili smanjivati, očekivani rast ili pad prodaje, promjene u broju konkurenata i slično.

4. Prođite svaki korak kupnje vašeg proizvoda ili usluge

Možda zvuči kompleksno, ali je zapravo, vrlo jednostavno.

Već ste definirali osnovne pretpostavke za prihode i troškove u konzervativnom i u optimističnom scenariju. Manje ili više ste zadovoljni s dobiti koju planirate ostvariti. No, morate biti sigurni u dobro postavljen plan i „protresti“ ga i s druge strane.

Kaskadirajte osnovne projekcije prihoda na sljedeći način:

• ukupno tržište je npr. RH,
• od toga X % tržišta ćemo obraditi marketinškim aktivnostima,
• tako ćemo obuhvatiti X % poduzetnika,
• od broja poduzetnika koje ćemo obuhvatiti X % će kupiti aplikaciju,
• prosječna cijena aplikacije će biti X eura.

Sada samo trebate pomnožiti broj očekivanih prodaja i cijenu i dobili ste prihod.

5. Usporedite se (s konkurencijom)

E, još malo pa smo gotovi. Prije zaključivanja kako ste sve pretpostavke dobro postavili, kako ništa niste zaboravili (bar od onih ključnih postavki :)) morate procijeniti vjerodostojnost svojih predviđanja uspoređujući svoje projekcije sa sličnim poduzećima.

Podatke o poslovanjima sličnih poduzeća možete pronaći na stranicama koje su svima dostupne i u besplatnoj varijanti kao što je npr. FINA stranica gdje se nalaze godišnja izvješća poduzeća i bilješke. Tako možete vidjeti ne samo prihode i troškove nego i detaljniju strukturu poslovanja.

Kretanje globalnih trendova, kako su poslovale korporacije, vaša ili druge industrije možete pronaći na raznim portalima. Ja često koristim stranicu Investing.com. Možete tamo preuzeti račun dobiti i gubitka, bilance, novčani tok, pokazatelje i to unatrag 4 godine za cijelu godinu ili po kvartalima.

No, ne smijemo zanemariti i usporedbu s nama samima. Dakle, koristite i podatke o vašem poslovanju prethodnih godina. Ne bi vjerovali koliko se može „pročitati“ iz usporedbe prethodne 2-3 godine poslovanja.

6. Preispitujte pretpostavke

Planiranje je ključni temelj svakog uspješnog poslovanja, to ne moram niti ponavljati. Jednako važno kao i izrada samog plana, je i kontinuirano preispitivanje pretpostavki na kojima se plan temelji.

Sjetite se dječaka i lego kockica. Započeo je slaganje kockica s pretpostavkom kako mu nisu potrebne upute, a u jednom trenutku je tu pretpostavku promijenio. Prilagodio je plan i nastavio dalje.

Kada izrađujete financijski plan, pretpostavke igraju ključnu ulogu. One su temelj na kojem gradite projekcije prihoda, troškova i profita. No, pretpostavke su često podložne promjenama, a okolnosti se mogu značajno razlikovati od onoga što ste prvobitno predviđali. Stoga je važno kontinuirano preispitivati svoje pretpostavke kako biste osigurali da vaš plan ostaje relevantan i realan.

Ako se radi o promjeni koje značajnije utječu na vaše poslovanje, pažljivije pristupite analizi pretpostavki. Npr. odvija li se lansiranje aplikacije planiranom dinamikom. Ako se mora premjestiti u sljedeći kvartal, korigirajte pretpostavku očekivanog prihoda i broja korisnika. Ne mora to nužno biti tako da cijeli plan okrenete naopačke, dovoljno je da budete svjesni promjena i malo prikočite u trošenju ili ubrzate u prodajnim aktivnostima.

Inače reviziju pretpostavki, u uobičajenim okolnostima, provedite kvartalno.

7. Uključite kolege – suradnike u izradu projekcija

Naglasila sam važnost preispitivanja pretpostavki, a zadnje, ne manje važno je uključiti kolege u cijeli proces. Timski rad može značajno obogatiti vaše planiranje, donijeti nove perspektive i identificirati potencijalne slijepe točke.

Znate onaj, aha trenutak koji čujete u razgovoru s kolegom. Kolege uvijek mogu donijeti različita iskustva, znanje i ideje. Uz to, uključivanje kolega će vam pomoći i u odnosu s njima. Ne zaboravite kako je osjećaj uključenosti jedan od najvećih pokretača angažiranosti na poslu.

U svakom slučaju, rasprava i dijeljenje različitih stajališta može vam pomoći da bolje sagledate dijelove vašeg poslovanja i prepoznate potencijalne rizike i prilike koje niste sami primijetili. Kolege mogu postaviti ključna pitanja koja vas potiču na dublje razmišljanje o vašim pretpostavkama i načinima na koje se mogu mijenjati.

Kolege iz različitih dijelova vašeg poslovanja mogu pružiti stvarne informacije i podatke koji podržavaju ili opovrgavaju vaše pretpostavke. To može obuhvaćati prodajne i marketinške stručnjake koji imaju izravan kontakt s klijentima, financijske stručnjake koji su upoznati s detaljima financijskih izvještaja, i mnoge druge.

Stoga, dok se suočavate s izazovima izrade financijskog plana i preispitivanja pretpostavki, ne zaboravite iskoristiti dragocjeni resurs, a to su vaše kolege. Timski rad i zajedničko planiranje imaju još jednu veliku vrijednost.

Planiranje, angažiranost i promjena mindseta

Ljudi su često spori u donošenju odluka i iznalaženju načina, ali su prilično brzi u tome da nađu 1000 izgovora i razloga zašto nešto ne mogu. I to najčešće bude zbog nedostatka vremena ili sve se prebrzo mijenja, što ću planirati ili to ću sljedeće godine. A „to ću ja sljedeće godine“ najčešće se pretvori u nikad, jer je to način razmišljanja, mnogo više nego što je realnost.

Mijenjajte svoj način razmišljanja uvažavajući u jednoj rečenici sažet smisao planiranja:

„Planovi su ništa, planiranje je sve“

D. Eisenhower