Možemo li se uopće riješiti mailova i prestati hraniti to ‘čudovište’?!

Nakon što sam napisala tekst o tome je li prihvatljivo slati mailove poslovne prirode u tri ujutro, naišla sam na snažne i podvojene reakcije – dok su jedni tvrdili da je to sasvim u redu, jer je mail komunikacija asinkrone prirode i primatelj sam određuje hoće li dobivati poruke u svako doba, drugi su se složili s mojim mišljenjem da se u doba pametne telefonije granica između asinkronog i sinkronog briše, stoga mail nerijetko koristimo na isti način kao WhatsApp, Viber ili koje druge instantne poruke. Događa se  i da pošiljatelji budu uvrijeđeni ako im se na mail ne odgovara odmah. Jer, zamislite situaciju, vaš sugovornik vidi da ste izvan radnog vremena aktivni na Facebooku, da dijelite nešto po Twitteru, a ne odgovarate mu na mail? Drskost! 😉

Što se promijenilo od spomenutog teksta? Dvije bitne stvari:

1. Dobivam manje mailova u svako doba i nedoba (očito su pojedini shvatili da su “prozvani” tekstom, stoga je misija bila uspješna, unatoč pojedinim negativnim reakcijama na njega. 😛 Bilo je i nekoliko slučajeva namjerne provokacije, ali i od toga se odustalo – nadam se da sad ne izazivam vraga!).
2. Sama sam prestala koristiti mailove kao sinkronu komunikaciju. Ne odgovaram više na sve iste sekunde, češće gasim sinkronizaciju u trenutcima kad želim mira, a ako je nešto doista hitno, pošiljatelj će me već pronaći. I dalje se pitam kakav bioritam ima osoba koja se javlja mailom u 3 ili 4 ujutro (ne ubrajam tu one koji se nalaze u drugim vremenskim zonama), ali više zbog zdravlja. 🙂

No, na ovaj me tekst potaknuo još jedan genijalni uradak The Oatmeala koji je odlično pretočio moje misli o mailu u strip. Jednostavno, mailovi ponekad toliko izmaknu kontroli da se pretvore u čudovište koje urla na nas sa svih obližnjih ekrana. Kako tomu stati na kraj?

Preuzmite kontrolu nad mailovima!

Pobornik sam inbox zero načina upravljanja mailovima. Svoj sandučić koristim kao to-do listu, stoga mi je ono što se u njemu nalazi neriješen zadatak. Što manju brojku u njemu vidim, to mi je lakše u duši, jer znam da mi manje toga visi nad glavom. Počela sam to primjenjivati otkako sam prigrlila Mailbox, a uz oznake na Gmailu i određena pomagala, kao što je Yesware, moram priznati da sam vrlo zadovoljna sustavom koji sam postavila. Čak sam prestala koristiti to-do aplikacije, što znači da si ponekad pošaljem mail kao podsjetnik na nešto, ali nadam se da ću i s tom navikom prestati.

Od maila pobjeći ipak ne mogu u poslovnoj komunikaciji, ali trudim ga se koristiti manje s osobama s kojima redovito komuniciram, a navest ću i nekoliko načina na koje to radim(o).

Koja je alternativa?

Pojedine se tvrtke trude izbaciti što više mailove iz komunikacije, barem one interne, jer se pokazuju neučinkovitoma. Glavni problem je tijek komunikacije i prilozi koji kolaju po mailovima – tko je u cc-u, tko je u bcc-u, tko je što dobio, tko ima pristup čemu, kako kasnije pronaći određeni razgovor (pogotovo ako nisi bio uključen u njega)…?

Svidjelo mi se na ovu temu predavanje Scotta Berkuna o radu u WordPress.com – ne onaj dio o radu “u gaćama”, nego onaj o potpunom izbacivanju maila iz interne komunikacije. U spomenutoj tvrtki mail postoji samo forme radi, a za komunikaciju se korisi(o) IRC, Skype i blog, s WordPressovom temom P2. Ovo je posebno zgodno jer svaka obavijest, svaka tema ima svoju poveznicu (na post), a ispod su odmah vidljivi i komentari te rasprava. Nema prosljeđivanja, nema naknadnog uključivanja u razgovore – sve je odmah dostupno. Svima.

IRC je podijeljen u sobe, za timove i za projekte, a tu je i velika soba za neobavezno chatanje, u kojoj se može pričati o svemu. Također, sve su sobe za sve otvorene – ako ste developer, a ipak želite znati kako tvrtka stoji prodajno, možete prošvrljati po sobama namijenjenima toj temi. Ako radite na jednom projektu, a intrigira vas jedan drugi, možete se uključiti u razgovor i možda doprinijeti temi. Skype se koristi za pojedinačne sastanke, što je zgodno jer omogućuje audio i video pozive.

Hipchat, Facebook, pozivi…

Mi radimo na pomalo specifičan način, jer je dio tima izvan Zagreba, a ponekad se i sami zaželimo rada “u gaćama”, pa ostanemo kod kuće. Da, i dalje koristimo mailove, možda i pretjerano, ali u radu s udaljenim timovima potrebna je zdrava (hiper)komunikacija, jer nesporazumi samo vrebaju i čekaju da nas zaskoče. 🙂

Šalu na stranu, komunikacija je nužna iz više razloga, a osim maila tu su Hipchat, Facebook, i Skype/Hangouts (ovisno o tome što tehnički funkcionira na koji dan, jer oba sustava imaju svoje mušice). Hipchat nam je odlično otkriće – aktivan je dok traje radno vrijeme (ponekad i iza, po potrebi), a uz mobilnu aplikaciju može se “dozvati” i nekoga čak i kada je offline, jer dobije o tome, ovisno o postavkama koje sam odredi, notifikaciju na mobitelu i obavijest, khm, mailom. Za odmak od dosadnog komunikacijskog alata, tu su emotikoni u obliku memea, a s obzirom na to da se mogu dodavati i vlastiti, dobar dio tima ima svoj emotikon, kao i naši kućni ljubimci. 🙂 Tu su i opcije slanja dokumenata, razgovori po grupama (sobama), jedan na jedan, a odnedavno su tu i pozivi.

Facebook grupe su, po meni, već godinama odlična, ali pomalo zanemarena stvar. Facebook ih je tek sada počeo ozbiljnije doživljavati, lansiravši posebnu mobilnu aplikaciju za njih. One se koriste iz raznih razloga, a jedan od njih su i poslovni. Hej, ionako već svi imamo Facebook profile, pa zašto ne? 😉 Zgodne su za pokretanje i sudjelovanje u raspravama, bilo za računalom ili u hodu, za obavještavanje članova o novostima, a i za neobavezne zezancije.

Čini se da je i Facebook prepoznao da mnogi ovu mrežu koriste za internu poslovnu komunikaciju, zbog čega i priprema Facebook at Work. Doista me zanima rezultat tog projekta, ali pretpostavljam da će biti na tragu ovoga što sam spominjala – olakšana komunikacija, dijeljenje dokumenata, bolja organizacija…

Periodični pozivi, s kamerom ili bez nje (ovisno o kvaliteti veze), i dalje su obavezni, pogotovo ako, ponavljam, radite s udaljenim timovima. Neke je stvari jednostavno lakše komunicirati na ovaj način, a i potrebno je s vremena na vrijeme čuti glas i vidjeti lice osobe s druge strane tipkovnice/ekrana. Ista je stvar i s poslovnim partnerima s kojima često surađujete – ako se zbog fizičke udaljenosti ili nekog drugog razloga ne možete redovito susretati uživo, periodični pozivi su vrlo važni za zdravu komunikaciju.

Uživo? Ali, ljudi, brrr…

I tu dolazimo do, zapravo, najboljeg načina komunikacije – uživo. Svi nesporazumi i sve nedoumice nestaju kad vidimo osobu uživo, kad čujemo toplinu (ili hladnoću!) glasa, kad imamo prisutan i govor tijela. U poslovnoj i privatnoj komunikaciji, ovo je iznimno bitno, iako bi mnogi od nas sve radije odradili uz ponešto tipkanja i klikanja.

Ako se okrenemo više drugim načinima (poslovne) komunikacije, možda će ono čudovište s početka priče biti nešto manje… A možda se i zavaravamo i uskoro će nas “pojesti” prevelika količina poruka u sandučiću. 😉

The Oatmeal, dame i gospodo!