Kao vlasnik male tvrtke, koja se bavi razvojem različitih rješenja na internetu sada već više od desetljeća, susreo sam se s potrebom donošenja različitih odluka u različitim fazama razvoja. Svake smo godine podizali letvicu i planirali aktivnosti rasta što nas je, korak po korak, dovelo do točke gdje smo danas. U tom periodu (od 2004.) preboljeli smo neke dječje bolesti, a sada smo itekako svjesni da nas mnoge razvojne još čekaju, a preventivnog cjepiva naravno nema. Samo evolucija.
Danas naši projekti žive i stvaraju vrijednost (i novac) na internetu, a za njih su krivi entuzijazam i ambicija kao glavni pokretači. Sada, kada imamo žive online usluge, klijente i prihode, vidimo jasnu razliku između stvaranja proizvoda/usluge i stvaranja dugoročno jednako uspješne tvrtke. Puno je toga što nazivamo iskustvom, nepisanim pravilima koja pomalo liče budućim politikama kompanije. Moramo napraviti fazni pomak od entuzijazma do realne matematike. Radimo i učimo se u hodu.
U prvoj fazi bili smo relativno uspješni, a čeka nas sljedeća i jednako važna s aspekta održivosti. Uvidjevši isto, a kako dolazimo iz sfere razvoja ICT alata, logično je da smo se okrenuli internetu u potrazi za adekvatnim rješenjima koje će pomoći našim nastojanjima. I tu odmah naišli na prepreku.
Puno alata, a malo rješenja
Zamišljali smo jedan idealan alat (uslugu) koja će nam pomoći u optimizaciji procesa. Koji će omogućiti dijeljenje podataka, lakšu komunikaciju, brže uklapanje i praćenje novih zaposlenih, više pametno strukturiranih informacija o našim klijentima, organizaciju dokumentacije i kreiranje/ažuriranje procedura. Želimo i bolje organizirati vođenje projekata, želimo kadrovske i druge evidencije na jednom mjestu, sve one izvan nužnih reguliranih okvira, koje već imamo. Htjeli smo naći i podršku za praćenje većeg broja subjekata i projekata paralelno.
Danas koristimo tablice, knjigovodstvene aplikacije, brojne online alate za vođenje pojedinih dijelova poslovanja. Svaki od njih služi svojoj svrsi, ali ti podaci nisu međusobno povezani, a procesi nisu dovoljno optimizirani. Za neke radnje gubimo više vremena nego što trebamo. Zaključili smo da s ciljem optimizacije procesa i stvaranja platforme za daljnji razvoj moramo potražiti alat koji omogućuje veću efikasnost.
Guglali smo, klikali i čitali recenzije tražeći ono što želimo, a da se koliko-toliko uklapa u našu strukturu i logiku. Duže vrijeme smo istraživali tržište i tražili optimalno. Skupa je to odluka i nismo htjeli napraviti krivi korak. Implementacija tih razmjera traži veliki utrošak vremena (vrijeme = novac) i nema prostora za greške u odabiru. Preklikali smo sigurno 20-ak različitih sustava, a u užem izboru smo se sveli na tri alata: Zoho, Bitrix24 i Insightly. Gledali smo i druga domaća i strana rješenja, ali su najčešće bili eliminirani zbog tehnoloških zahtjeva ili strukture.
Došli smo tako do ta tri alata sa zajedničkim nazivnikom, ali uvelike različita s aspekta cijena/licenciranja, mogućnosti, skalabilnosti, jednostavnosti integracije i korištenja pa izbor nije bio lagan.
3 favorita, jedan izbor
Zoho nam je u prvotno bio favorit. Modularnost, kompatibilnost, ogroman set mogućnosti alata stavio ga je u prvi plan. Detaljno su razradili sve module i stvorili realno respektabilan set online alata. Vidjeli smo i primjere primjene na tržištu SAD-a gdje je Zoho uparen sa sustavom Xero koji ima integriran sustav knjigovodstva i naplate kartica. Što u slučaju web trgovine znači da ne postoji potreba za izlaznim dokumentima tvrtke. Sve je automatizirano, kupac naklika narudžbu, Xero preuzme naplatu i fakturiranje, a Zoho brine o dijelu podataka CRM-a izvještajima i slično. Potpuna automatizacija prodajnog procesa i analitike iliti konkurentnost. Kako je lijepo raditi u SAD-u, jel’?!
Za razliku od drugih sustava, Zoho ima i integratora za tržište Hrvatske. Barem deklarativno. Ta opcija nam je na koncu otpala jer su pokušaji komunikacije s lokalnim zastupnikom bili neuspješni, a kada smo zbrojili same troškove, licenciranja došli smo do daleko većih iznosa nego kod konkurenata. Iako je pitanje cijene, naravno, relativno.
Insightly se pokazao daleko pristupačnijim u smislu financija, ali nije odgovorio na sve potrebe koje smo mi zamislili. Konkurentski proizvodi su nam očito podigli očekivanja. Vrlo dobar CRM i alat za projektni menadžment, ali je popis drugih mogućnosti bio manji nego kod drugih. Dodatno, nismo mogli pronaći referencu na našem području, kao niti integratora koji ima iskustva s tim alatom.
Bitrix24 se pokazao optimalnim u našoj logičkoj matrici. Brojne mogućnosti, vrlo prihvatljiva cijena za veliki broj korisnika, a čak smo našli i zastupnika za ovo tržište u susjednoj Srbiji. Nema mogućnosti koje ima Zoho, ali je povoljniji i jednostavniji za implementaciju. Nudi više opcija od Insightlyja, a i način licenciranja nam je bio prihvatljiviji – Bitrix24 Pro licenca nije limitirana brojem korisnika.
A konačni izbor pao je na… Bitrix24
I pao je konačni izbor na Bitrix24. Da ne bude sve tako jednostavno, navedenog zastupnika u Beogradu nismo uspjeli kontaktirati, bez obzira na količinu i frekvenciju naših pokušaja. Pa smo potragu za pomoći u uvođenju potražili unutar naše osječke ICT zajednice (Osijek Software Cityja) i pri tome imali dosta sreće, jer smo vrlo brzo našli tvrtku čiji su vlasnici imali odgovore na naše pitanja.
U međuvremenu smo pronašli mogućnost financiranja implementacije na natječaju za uvođenje ICT rješenja u poslovanje tvrtke, doduše uz procedure i troškove prijave i čekanje od godinu dana. Uz strpljenje uspjeli smo projektom te troškove djelomično financirati iz namjenskih fondova. Preciznije: fonda koji je financiran sredstvima Europske unije iz Europskog fonda za regionalni razvoj i Operativnog programa KONKURENTNOST I KOHEZIJA u sklopu poziva za dostavu projektnih prijedloga: “Poboljšanje konkurentnosti i učinkovitosti MPS u područjima s razvojnim posebnostima kroz informacijske i komunikacijske tehnologije (IKT)”.
Trenutno smo u fazi prijenosa podataka u Bitrix24 i konfiguriranju pojedinih dijelova sukladno našim potrebama i specifičnostima. Koncem godine planiramo imati punu funkcionalnost sustava, pa ćemo biti kompetentniji u smislu iskustva same implementacije i precizniji u definiraju vrijednosti koju smo time dobili.
Ne mogu se oteti dojmu kako je upravo taj tržišni prostor – online rješenja za malo i srednje poduzetništvo – velika prilika za integratore budućnosti. Pogotovo uz jednostavno povezivanje s popularnim online rješenjima koje svakodnevno koristimo.