Moj prvi susret s činjenicom da postoje ljudi koji uspješno rade van ureda bio je, naravno, prije mnogo godina u razgovoru s freelancerima kao što su developeri i dizajneri. Kako to uspijevate, pitala sam ih redovito, pomalo u čudu, do tada naviknuta samo na rad unutar četiri zida? Odgovor je bio jednostavan: "Imam svoje zadatke i odrađujem ih, većinom pod svojim uvjetima". Zanimljivo, izazovno, pomislila sam, no što ako je priča malo… Kompliciranija? Da može biti puno kompliciranija, doznala sam godinama kasnije.
U idealnim uvjetima, radno vrijeme kod spomenutih poznanika često je bio manje bitan faktor – bitno je da se odradi posao, u zadanom roku i kvalitetno. Uz iznimke sastanaka, pozivima ili uživo, jedna takva osoba može većinu svog radnog vremena provesti u udobnosti svog doma ili kakvom coworking prostoru uz vrlo fleksibilno radno vrijeme, osim ako tvrtka ili klijent s kojima u tom trenutku surađuju ne zahtijevaju ispunjavanje kakvih normi.
No, što ako je vaš posao takav da uvjetuje da tim radi zajedno i komunicira dobar dio dana, a nerijetko ste na različitim lokacijama i bavite se drugačijim dijelovima projekta? Ili potpuno različitim, a opet povezanim projektima? Kako komunicirati, koje to izazove donosi sa sobom? Evo mog/našeg iskustva o tome kako rad jednog vertikalnog medija, čiji timovi ili pojedinci ujedno rade i na raznim drugim projektima, poput organizacije konferencija ili oglašavanja radnih mjesta, i čiji se dan ne sastoji samo od tipičnih zadataka, nego se konstantno susreću s mnoštvom nepredviđenih situacija, što iziskuje redovito i često komuniciranje, funkcionira u svakodnevici.
Da, otprilike je to komplicirano kao prethodna rečenica.
Zajedno kad smo i odvojeni! Barem u teoriji
Netokracija nije tvrtka u kojoj timovi rade svakoga dana iz ureda, ali nije ni tip tvrtke gdje se u potpunosti radi s udaljenih lokacija… Osim po ljeti, kad se u srpnju “raspustimo” i ne vraćamo se za radne stolove i u stolice do prvog jesenjeg vjetra i prvog opalog požutjelog lista. No, kako imamo timove u Srbiji i u Sloveniji (od kojih je dio trenutno na Tenerifima!), s kojima smo u svakodnevnoj komunikaciji, nužnoj, ali i onoj manje nužnoj, Skypeom ili preko Slacka, a uvijek je i netko od članova tima na kakvom poslovnom (nekad i privatnom) putovanju, to donosi sa sobom razne izazove, većinom organizacijske i komunikacijske prirode.
Da dočaram tu šarolikost, samo ću spomenuti kako sam ovaj tekst započela pisati u avionu, vraćajući se s jednog studentskog tehnološkog natjecanja, trenutno ga pišem u jednom novootvorenom uredskom prostoru u Osijeku, a dovršit ću ga – tko zna gdje. Najvjerojatnije zavaljena u kauč u udobnosti vlastitog doma u Zagrebu ili će me inspiracija “opaliti” u automobilu, nasred autoputa na putu za kakvu konferenciju (na moju sreću i na žalost mojih kolega, ja ne vozim).
Za posao koji obuhvaća pisanje kakve kolumne ili osobnog iskustva, kao što je ovaj tekst, najčešće je dovoljno samo izvaditi i otvoriti laptop – i početi istraživati ili pisati. Takav posao pruža veliku fleksibilnost, na čemu sam iznimno zahvalna, ali tu je i ona druga strana medalje o kojoj se manje priča i piše – mnoštvo izazova koje fleksibilnost, da bi doista bila fleksibilna, donosi sa sobom.
Izazovi, izazovi, izazovi
Možda bi sve bilo jednostavnije da se ovakav posao sastoji isključivo od pisanja tekstova, intervjua, kolumni, novosti. No, tu je koordiniranje ostatka redakcije, uređivanje tekstova novinara i suradnika, odlasci na događanja, susreti zbog tema, intervjua, istraživanje… Potom i planiranje te organiziranje kakvih marketinških aktivnosti, kampanja, specijala, događanja kao što su konferencije Ladies of New Business (iduće je izdanje 3. ožujka u Zagrebu!) te OMGcommerce ili neki manji susreti. A da ne spominjemo administrativne dijelove posla. Sve to uključuje mnoštvo vremena provedenog u online interakciji, dotipkavanja, tipkanja, sastanaka uživo pa čak i, onoga od čega se možda najviše ježimo u timu, telefonskih poziva.
Iako će često upravo telefonski poziv najbrže riješiti kakav problem ili dati odgovor na sva naša pitanja, nekako smo zahvaljujući svoj silnoj drugoj tehnologiji, postali manje skloni “dizati” slušalicu (doista, zašto se i dalje kaže podizanje slušalice?), nego poslati mail, poruku Viberom, WhatsAppom, Facebookom, Slackom ili, uz malo riječi, samo kome dodijeliti zadatak u Asani.
Možda se to čini kao puno kanala, ali ako sam nešto naučila tijekom ovih godina, jest da je za dobro funkcioniranje u ovakvoj vrsti posla pretjerana komunikacija itekako dobra i poželjna – jer su se nebrojeno puta dogodili nesporazumi baš zbog nedovoljnog komuniciranja. Komunikacijski kanal je čak možda manje bitan – bitno je da je poruka poslana i primljena. No, često dolazi i do buke, stoga…
Nalazite se uživo!
Prije nekoliko godina s velikim sam zanimanjem na konferenciji Shift u Splitu pratila predavanje potpredsjednice i urednice magazina Entrepreneur, Amy Cosper, koja je potvrdila moje sumnje oko komunikacije u ovakvom tipu posla – bez obzira na tehnologiju, hiperkomunikacija je važna. Naime, Amy je u to doba živjela u Coloradu, radila od kuće i upravljala timom koji je radio iz različitih dijelova SAD-a i svijeta. I sama je naučila da bez dovoljne komunikacije takav način rada neće funkcionirati, a tu su i obvezni sastanci uživo minimalno četiri puta godišnje – jednostavno, kaže, rađaju se drugačije ideje kad su svi na istome mjestu, zbog čega je nužno periodično se sastajati.
Slično nešto prakticiramo i mi – iako smo u zagrebačkom uredu većinom manje-više svi na okupu, nekoliko puta godišnje nalazimo se i s timovima izvan Hrvatske uživo, iako s njima svakodnevno komuniciramo putem interneta, bilo na službenijim sastancima ili u neformalnijem okruženju, čisto da vidimo kako tko diše. A i zato što se jednostavno volimo družiti.
Ne koristiš emotikone? Stavljaš točke na kraj rečenice? Što nije u redu?! :O
A i zato što je uživo daleko jasnije shvatiti što doista netko misli kad nešto kaže. U pisanoj komunikaciji… Uh.
Ne bismo išli toliko daleko i nazivali osobe koje stavljaju točke na kraju rečenica u aplikacijama za chat čudovištima, ali činjenica stoji da vam se pisana komunikacija mijenja ovisno o emotivnom stanju, iako možda suptilnije nego verbalna. Ako ste osoba koja pretjerano koristi emojije, njihov nagli nedostatak donosi novi kontekst razgovoru. Ako inače ne stavljate točke na kraj rečenice, njihovo stavljanje može se protumačiti kao da dodatno naglašavate nešto – ili da ste ljuti.
Kako u razgovoru uživo imamo neverbalnu komunikaciju koja popunjava praznine, tako i u pisanoj online komunikaciji mnogo toga možemo pročitati između redova – pa čak i nedostatak nečega može u tim slučajevima značiti – nešto.
Dobro, koje onda sve alate/kanale komunikacije koristiti?
Izazova je mnogo, a dotaknula sam se samo djelića njih. No, godinama već brusimo prave metode i biramo prave alate ne bismo li postali što učinkovitiji i smanjili taj komunikacijski jaz koji nastane kad različiti timovi različito komuniciraju – na različitim lokacijama.
Evo popisa komunikacijskih alata koje trenutno koristimo. Neki od njih se odnose i na organizaciju poslovnih procesa, ali svi imaju neku komunikacijsku komponentu, poput komentiranja.
- Mail – što ćeš, koliko god se trudili, nekad je neizbježno slati mailove. Ja čak svoj sandučić koristim i za mini-organizaciju zadataka i projekata, uz pomoć oznaka i različitih dodataka, poput Rapportivea (za više informacija o osobama koje su u mailu) ili Right Inboxa, za dodavanje dodatnih opcija Gmailu, kao što je vraćanje poruka u sandučić nakon određenog vremena, dodavanje obavijesti…
- Google Docs – ukratko – ovo nam se pokazao kao najlakši način za čuvanje i dijeljenje određenih dokumenata, kolaboraciju na njima i slično.
- Kalendar – sastanci, konferencije, putovanja, izbivanja iz ureda… Neki od nas (ja) postali su toliko ovisni o upisivanju obveza u kalendar da će ponekad propustiti kakvu (ne)obaveznu kavu jer nije zabilježena (znate tko ste – oprostite još jednom!).
- Slack – uvođenje chat alata, kao što je Slack, uvelike je smanjilo internu razmjenu mailova. U glavnim sobama, gdje je najveća rasprava, nalazimo se svi – timovi iz različitih država, stalni i vanjski suradnici… No, najbolja stvar su specijalizirane sobe za različite svrhe i projekte. Druga najbolja stvar? Mnoštvo integracija drugih alata kroz Slackbot. Treća? Isključivanje obavijesti. Jer Slack, kao i drugi komunikacijski alati, istodobno može smanjiti produktivnost kad nastane “gužva”. Osobno dobivam obavijesti samo kad me netko spomene (ime, u svim padežima), dok ostalo provjeravam kad stignem. Dok sam zadubljena u posao, primjerice, pisanje teksta, u potpunosti isključujem obavijesti.
I, da, ponekad se dotipkavamo međusobno iako smo fizički u istoj prostoriji. Navika, ali i želja da budu u razgovor uključeni ili barem o njemu informirani i oni koji su negdje drugdje.
- Skype – isto kao mail, nažalost, i dalje je neizbježan. Još nismo našli bolji alat za konferencijske pozive. Ako vi jeste, došapnite mi, preklinjem!
- Asana – glavni organizacijski alat kroz koji i komuniciramo o projektima i zadatcima. Nebrojeno smo puta čuli uzdah zadovoljstva u uredu kad bi netko od članova tima označio kakav zadatak dovršenim. I, da, tu je i animirani jednorog koji preleti preko ekrana po završetku zadatka. Sitnice, ali vesele.
- Pipedrive – CRM alat koji većinom koristi prodajni dio tima, ali integriran je s ostalim komunikacijskim kanalima, kao što su Slack ili kalendar, kako bi i ostali mogli lakše pratiti što se događa, čime se potreba za konstantnim komuniciranjem o tome smanjuje.
- Teamwork – trenutno je u fazi testiranja za administrativno-računovodstvene potrebe, kao i za zadatake tima koji se bavi organizacijom događanja.
- Telefon – ah, da. Pozivi i to. 🙂 Učinkoviti, kao što rekoh ranije, ali nekako ostaju među posljednjim opcijama pored svih ostalih.
Što smo pokušali, a nije upalilo:
Lista je, zapravo, mnogo dulja od ove jer određeni članovi tima imaju tendenciju “otkrivati” super nove alate. Neki brzo odu u zaborav, stoga ih nisam navodila, neke smo koristili dugo, pokušavajući ih uklopiti u naše potrebe, a neki su ostali zapamćeni kao nešto što nikad više nećemo isprobati. Ikad. Nikad. 🙂
- Trello – iako je alat zanimljiv i koristan, grešku smo napravili što smo putem njega pokušali organizirati sve. I redakciju, u najsitnije tančine, i prodajne aktivnosti, u najsitnije tančine, i organizaciju događanja, opet u najsitnije tančine. Na kraju se previše vremena provodilo u samom alatu, nego u samom izvršavanju onoga što smo putem njega organizirali, stoga smo Trello zadržali samo za organizaciju dijelova projekata. S vremenom smo i od toga odustali i pustili da se na njemu skuplja prašina.
- Hipchat – prije Slacka, Hipchat! Vrlo slični alati, s time da je Slack ipak za nijansu bolji po opcijama i integracijama s drugim sustavima. Ponekad smo nostalgični pa ga se sjetimo u Slacku (iako ovaj drugi to ne podnosi najbolje).
- Facebook grupe – svi smo ionako na Facebooku pa zašto ne bismo koristili njegovo tajno oružje za komunikaciju – tajne Facebook grupe? Iako je dobro funkcionirao, s vremenom, posebice nakon Slacka, postao je suvišan pa se i na njemu pomalo skuplja prašina.
- WhatsApp, Facebook Messenger… – slične chat alate koristili smo najčešće za grupne razgovore na putovanjima, radi usklađivanja, te tijekom vlastitih događanja. I njih je vrlo uspješno zamijenio Slack svojim mobilnim, desktop i web aplikacijama.
- Basecamp – prije Asane, dosta projekata organizirali smo preko ovog alata i komunicirali o njima tim putem. Nedostaje mi, priznajem, ali nekako preživljavam.
- Perch – u vrijeme kad smo bili manji i mlađi te pokušavali “približiti” fizički udaljene timove, igrali smo se s idejama konstantnog video prijenosa, da se drugi ne bi osjećali usamljenima. Isprobali smo tu nekoliko alata, od kojih je Perch bio najperspektivniji.
Pokusni kunić bio je naš Marko, još dok je sam radio u Beogradu. Izdržali smo nekoliko dana, nakon čega je Markovo negodovanje postalo previše glasno (tada je još uvijek većinom radio u udobnosti vlastitog doma pa se vjerojatno više nije mogao osjećati toliko “komotno” kad je znao da je kamera uvijek tu negdje). Istina, ipak je s vremenom postalo pomalo bizarno gledati nekoga preko ekrana cijeli dan – ograničili smo to samo na unaprijed dogovorene videopozive.
Trebalo nam je nekoliko godina da pronađemo najbolje alate i metode za naš tim sa specifičnim potrebama, a vjerujem da se sa sličnim izazovima susreću i razne druge tvrtke.
Imate neki prijedlog, savjet, komentar? Jedva čekam da ih čujem. Ali ne putem telefona! 😉