Prva konferencija o virtualnim asistentima: “Oni su profesionalci koji uz vaše procese – organiziraju i vas”.

U petak, 21.10. održala se prva konferencija Virtualni asistent iliti Ko?Va! namijenjena virtualnim asistentima i svima koje zanima svijet virtualne asistencije. U organizaciji Go2human Huba, na konferenciji koja je pokrila 6 kraćih i 5 dužih predavanja te dva panela, uživo se okupilo više od 130 stručnjaka.

O čemu se na Ko?Va! konferenciji pričalo i kome je to bitno? Ako mislite da je ovakav događaj rezerviran samo za virtualne asistente, varate se (ali ne zadugo). Upravo ovim izvještajem želimo skrenuti pozornost na drugu stranu priče: iskustva klijenata odnosno tvrtki i samostalnih poduzetnika koji koriste usluge virtualnih asistenata.

Na Netokraciji ste već imali priliku naletjeti na teme koje se tiču virtualnih asistenata, no znamo da je područje svejedno relativno malo poznato, čak i u digitalnoj industriji – pa idemo se za početak podsjetiti. Tko su to virtualni asistenti?

Zamislite svestranu stručnu osobu koja se (remote) brine o stvarima koje vi ne stižete, kojima se ne želite baviti, ili koje jednostavno – ne znate. Većina ih ima operativne i administrativne poslove u malom prstu, a mnoge od njih krasi i specifičan set vještina ovisno o industriji iz koje dolaze: marketinške, pravne, komunikacijske, tehnološke, financijske…

Zanimanje se pojavilo još u devedesetima, ali komercijalizacija se dogodila tek knjigom Tima Ferrissa iz 2007., 4-hour Workweek, u kojoj su virtualni asistenti dobili cijelo poglavlje. Kod nas se zadnjih par godina intenzivnije razvija zajednica kako se pokrenuo Go2human Hub pod organizacijskom palicom Sanje Veletanlić. I sama virtualna asistentica, Sanja je ponukana sporijim razvojem scene, htjela izgraditi mjesto za edukaciju, mentoriranje i pripremu VA za suradnju s klijentima.

Danas u Hrvatskoj imamo više od 200 aktivnih virtualnih asistenata saznali smo ove godine iz drugog njihovog istraživanja.

Mogu, ali ne moram sve sama!

Kristina Ercegović, serijska poduzetnica i spisateljica te poslovna savjetnica za mikro i male poduzetnike obilježila je Ko?Va! konferenciju keynote titulom, a u svom kratkom izlaganju zgodnog naziva: “Mogu, ali ne moram sve sama!” uvela nas je u svoja iskustva s virtualnim asistentima.

Kako sve stiže, pitala se voditeljica Ivana Mišetić u najavi predavanja, a Kristina joj je odmah odgovorila:

Niti jedan radni dan nisam provela bez asistentice! I neću ubuduće.
Ove godine slavim 20 godina poduzetništva, a svima onima koji kreću u svoj biznis savjetovala sam prije da nabave jako dobro knjigovodstvo, potom i jako dobrog odvjetnika, a zadnjih 10 godina im savjetujem i da si nabave dobrog psihoterapeuta – no najbitnije, nemojte biti bez dobrog asistenta/ice.

Ipak, mnogima je nezamislivo na početku vlastitog poduzetničkog puta brinuti se za još jednu plaću. Svaka kuna je bitna i svi gledaju kako svojim rukama podići ono što mogu. No, ne morate nikoga zaposliti da bi dobili pomoć, zato su tu virtualni asistenti koji uskaču kad treba, po satu.

Veća prepreka od plaćanja za pomoć asistenta je zapravo mentalitet, ispostavlja se. Mnogi od vas koji ovo čitate našli ste se u (ne)prilici da možete delegirati nekome posao, ali vas je iz slatkih snova rasterećenja prenuo poznati glas: “ma ja ću to brže, ja ću to bolje… i lakše… nego da nekoga uvodim u to ispočetka”.

Ni strojevi ne rade savršeno, napominje Kristina prisjećajući se kako je njoj bilo teško prihvatiti da je dovoljno dobro – dovoljno.

Koja je korist ako promijenimo ovakav način razmišljanja? Radit ćemo pametnije, a ne više – vrijednost našeg rada postat će veća; prestat ćemo se nepotrebno dokazivati (sebi i klijentima) i na kraju – omogućit ćemo i drugoj osobi da zaradi svoj novac.

Odlučile ste angažirati virtualnu asistenticu? Koji je sljedeći korak? Prisjećajući se koliko je njoj dobro došlo što je od početka svog poduzetničkog puta raspisivala standarde svog posla, Kristina ističe kako je prije pokretanja suradnje s (virtualnim) asistentom također važno postaviti jasna pravila rada:

Objasnite kako se kod vas radi i koje su vaše vrijednosti. Kako? Sve napismeno, jasno, u detalje. Zašto? Jer se ništa ne podrazumijeva.

Angažiranje ljudi koji će vas podržati u radu je bitno i zbog rasta posla: ne možete rasti bez da se okružite ljudima, zaključuje Kristina: “ako sve obavljate sami postajete rob svog posla”.

Kako im pomažu virtualni asistenti?

Svoja konkretna iskustva u radu s virtualnim asistentima na panelu “Virtualni svijet iz kuta klijenta” podijelili su Maja Jerčić (KoHo pedagogija), Saša Matijašić (Eduza) i Maja Krznarić (Aidos), a panel je moderirala Klara Tuličić.

Koje probleme njima rješavanju virtualni asistenti?

Maja Jerčić kao voditeljica digitalne platforme KoHo usmjerene na razvoj i provođenje edukacija namijenjenih odgojno-obrazovnim stručnjacima i roditeljima, najviše pomoći od virtualne asistentice ima u operativno-administrativnom dijelu posla. S obzirom na velik broj prijava, puno im olakšava što imaju osobu kojoj mogu povjeriti slanje potvrdnica/odbijenica, kao i kreiranje običnih i e-računa za ustanove.

Saša Matijašić, senior softver developer s više od 20 godina iskustva i suosnivač Eduze kaže da je u početku bio nepovjerljiv po pitanju toga da mu netko može pomoći. Mislio si je: da nekoga obučim trebali bi mi mjeseci… No, programiranje je samo pola posla, kad je shvatio što sve obavlja mimo toga, kaže kako mu se otvorio novi pogled na cijelu problematiku.

Ono što mene, sad nakon više godine dana fascinira, je činjenica da su to ljudi koji imaju određenu razinu poslovne organizacije te su spremne i sposobne organizirati – i nas. I to mene oduševljava. Postoji hrpa nekakvih poslova koje ja ne želim raditi, ne da mi se, ne želim čuti za njih – ali sam sasvim svjestan da su to poslovi koji moraju biti kvalitetno odrađeni. Ja sam danas izuzetno sretan što, u principu, nisam morao ništa od procedura organizirati. Asistentice su posložile posao tako da imamo kompletan uvid, da se možemo uštekati u taj proces i da možemo svi surađivati na tome da dobijemo rezultate koje želimo.

Dobar (virtualni) asistent: Plan B, drugi par očiju i magični štapić u jednom

Kad radiš sam, onda nije bitno kako su posložene stvari jer se nitko drugi u tome ne mora snaći osim tebe, objasnila je Maja Krznarić i polazište samostalnih poduzetnika. No, jednom kada dođu drugi, nastaje kaos koji se jednom mora riješiti. Navodi kako su upravo nju virtualne asistentice naučile posložiti poslovne procese.

Vjerujem da sam ja više naučila od njih nego one od mene.

A Maja Krznarić nije lako došla do svoje sadašnje dvije asistentice koje joj pomažu “s excelicama” i “istraživanjem”. Znala je da neće svoje zahtjeve pronaći u jednoj osobi i nije se skanjivala angažirati više ljudi – danas radi s Niccol Heraković i Majom Paolom Nikolić. Osim toga, znala je da joj nije opcija zaposliti nekoga na puno radno vrijeme, a u prilog tome ističe i kako su virtualni asistenti često samostalniji više nego što bi bio ijedan zaposlenik (upravo jer su i sami poduzetnici).

I Netokracija je imala priliku angažirati prvu virtualnu asistenticu prije nešto više od dvije godine, s obzirom na to da od pandemije radimo većinom na daljinu nije nam bio problem da je virtualni asistent prisutan samo virtualno. U međuvremenu smo promijenili asistenticu, ali i naša nova kolegica nam primarno pomaže oko administrativno-računovodstvenih stvari. Glavni izazov nam je bio da takva osoba svlada naše alate i procese, ali nakon toga sve ide glatko. 🙂

Traži se: specijalizacija i preuzimanje inicijative!

I za kraj, ne manje bitno, zaključujemo sa savjetima za same virtualne asistente.

Maja Krznarić na pitanje što bi ju privuklo kod pristupa asistenata navodi kako nju najviše zanima specijalizacija pojedinih asistenata. Kaže kako ju je Niccol spasila svojim poznavanjem Excela, ali kako joj je isto tako bilo važno da ima osobu poput njene poslovne partnerice Maje, koja joj pomaže u istraživanju. Zato poručuje:

Istaknite svoju specijalizaciju, navedite 2-3 ključne stvari i to će vam dovesti ljude koji trebaju baš ono što vi nudite.

Saša potvrđuje da je specijalizacija iznimno bitna izjavom da odaberete svoju nišu i budete najbolji u tome. Dok Maja Jerčić za kraj dodaje kako se uvijek cijeni pristup asistenta gdje on/ona sami predlažu kako će se nešto napraviti nego da čekaju gotovi model od klijenta.