Zašto smo angažirali virtualnog asistenta, iako to nismo planirali?

Tražili smo osobu koja ima sva potrebna znanja i vještine koje čine kvalitetnu osobu zaduženu za uredsku administraciju, ali koja će baratati svim digitalnim alatima koje koristimo u našem poslovanju i komunikaciji. A bome ih ima. Nismo ni razmišljali o opciji angažiranja vanjske osobe, odnosno virtualnog asistenta, ali se ona nametnula sama od sebe.

Još prije pandemije koronavirusa bili smo tvrtka koja djelomično radi na daljinu, ali nam je trebala osoba u zagrebačkom uredu ili bar njegovoj blizini zbog one nužne papirologije koju je puno lakše rješavati na licu mjesta, nego na daljinu. No, čini se da nismo bili ni svjesni koje su zapravo naše potrebe, a ispada da ih dobro popunjava virtualni asistent.

(Virtualni) asistenti evoluirali kroz platforme za privremeno zapošljavanje

Za to sam zanimanje, priznajem, detaljnije čula tek prije nekoliko godina kad su kolege iz srpske Netokracije napravile intervju s Duškom Nikolić, koja se tada bavila virtualnim asistiranjem već sedam godina. Kako je ona navela, zanimanje se pojavilo još u devedesetima, ali komercijalizacija se dogodila tek knjigom Tima Ferrissa iz 2007., 4-hour Workweek, u kojoj su virtualni asistenti dobili cijelo poglavlje. Platforme za povremeno zapošljavanje uradile su svoje i napravile evoluciju takvih radnih mjesta ne samo za IT-jevce, dizajnere, marketingaše, nego i za one koji se bave administrativnim poslovima.

No, iako je možda upravo to bio logičan izbor za nas, nismo uzimali u obzir takvu osobu kad smo tražili uredskog administratora jer je, iskreno, nismo bili ni svjesni, ali vrlo brzo smo nakon objave oglasa dobili preporuku za našu – Anu. Ana Najcer i mi smo još brže kliknuli, stoga smo oglas za posao ugasili ranije no što smo očekivali i pokrenuli našu suradnju koja sad već traje pola godine. Nismo bili ni svjesni da će nam uspostava procesa rada na daljinu s Anom dobro doći u vrijeme pandemije koronavirusa kada svi, htjeli-ne htjeli, radimo “virtualno”.

Nakon 20 godina rada za druge, Ana se odlučila na poduzetništvo

Naravno, u ovakvoj je suradnji iznimno važna korektnost obje uključene strane, kao i povjerenje. Ana će sebe opisati kao odgovornu i komunikativnu osobu, u radu upornu, strpljivu i smirenu, a ja tome doista mogu posvjedočiti. S upornom strpljivošću riješila je i najveću administrativnu začkoljicu koju smo napravili u godinama prije nje, bez da je fizički ušla u naš ured više od nekoliko puta.

Zanimljivo je i kako je Ana uopće ušla u cijelu priču virtualne asistencije, posebice jer je dugo godina radila tradicionalne administrativne poslove. Formalno je stručna prvostupnica ekonomije koja je završila smjer financija i računovodstva, a iza sebe ima 20 godina iskustva u relevantnim poslovima.

Višegodišnje radno iskustvo, na području administrativnih i komercijalnih poslova, stekla sam u manjim privatnim kompanijama kao i u korporacijama i to na pozicijama poslovne tajnice, komercijalistice/specijalistice prodaje, Office menadžerice, izvršne asistentice, voditeljice odjela za devizno poslovanje i specijalistice za financijsko poslovanje.

Odluku o upuštanju u poduzetničke vode donijela sam u želji da postanem neovisna i da napravim nešto svoje.

I tako je otvorila Matrix, obrt za poslovne usluge putem kojeg kao virtualna asistentica pruža podršku tvrtkama, ali i privatnim osobama. Ipak, najveće zanimanje za njene usluge, kako je i istaknula na svom webu, pokazuju mali i srednji poduzetnici kojima treba pomoć u administraciji, a u ovakvoj suradnji ne moraju zapošljavati vlastiti kadar.

View this post on Instagram

Nekoliko dana na putu☺, ali MATRIX radi ✅ I dok sam na putu klijenti ne čekaju na uslugu, jer to je prednost angažiranja virtualnog asistenta! Ured putuje sa mnom 💪 😎 MATRIX Virtualni asistent, jer budućnost poslovanja je ovdje i sada 🌍💻 . . #matrix #virtualassistant #job #joinus #business #businessservices #worksmarter #timemanagement #timeismoney #lifestyle #lifequotes #motivation #entrepreneur #entrepeneurship #administrativesupport #salesandpromotion #socialmediamanagement #digitalnomads #administrativneusluge #prodajaipromocija #drustvenemreze #poslovnapodrska #poduzetništvo #stilzivota #manjestresa #motivacija #citati

A post shared by MATRIX Virtual Assistant (@matrix_va) on Dec 4, 2019 at 7:57am PST

Štedi vrijeme, novac, a i živce

Pojam virtualnog asistenta počela je istraživati prije nekoliko godina, a ono što je našla još ju je više zainteresiralo.

Jako mi se svidjela ideja jednog takvog vanjskog suradnika kao što je virtualni asistent, koji za klijenta obavlja redovne tekuće dnevne poslove i/ili poslove prema potrebi (na puno ili nepuno radno vrijeme, sezonski ili po projektu).

Znala sam da imam resurse, znanje i iskustvo temeljem kojih sam mogla ponuditi uslugu virtualnog asistenta na području administrativnih, uredskih i komercijalnih poslova.

I tako se odvažila i sama ponuditi takvu uslugu te pronaći prve klijente. Nakon dogovora oko načina rada, odnosno kolanja dokumentacije, alata komunikacije i rada, kreće i posao.

Svaki klijent ima svoje specifičnosti u poslovanju, što je vrlo interesantno. Uhodavanje u procese vremenski ovisi o opsegu poslovanja klijenta i njegovim potrebama. Svaki klijent je i novi izazov, ali to je i ljepota ovog posla.

Iako je vanjski suradnik, osoba koja je angažirana kao virtualni asistent često je u srcu procesa tvrtke. Zato je važno u ugovorima uključiti odredbe poput one o čuvanju poslovne tajne, a Ana naglašava i pridržavanje Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR).

Razmišljate o angažiranju ili čak karijeri virtualnog asistenta?

Za one koji razmišljaju o poslu virtualnog asistenta, upitala sam Anu koji ima savjet za njih, posebice jer se bliži gospodarska kriza u kojoj će mnogi poduzetnici gledati kako da uštede. A baš to Ana koristi kao argument za angažiranje ljudi poput nje – štede vrijeme, novac, a ujedno i smanjuju stres oko papirologije i drugih administrativnih zadataka.

Ljudima koji razmišljaju o poslu virtualnog asistenta savjetovala bih da budu stručni u poslovnom području koje planiraju ponuditi na tržištu kao virtualni asistenti. Virtualni asistent mora biti siguran i samostalan u svom radu kako bi maksimalno olakšao posao svom klijentu, kojemu, uz pravog asistenta, ostaje više vremena za fokus na strategiju rasta i razvoja poslovanja, uz već spomenute uštede.

Nakon pola godine suradnje s Anom, moram istaknuti da smo mi doista pronašli pravog asistenta za naše potrebe. Samim time, nadam se da će ova priča biti inspirativna, kako za tvrtke koje imaju potrebe za angažiranjem osoba za administraciju, tako i za stručnjake u ovom području koji možda nisu nikada razmišljali o poduzetništvu, a nuđenje usluga virtualnog asistenta bi mogao biti korak prema tome.