Zašto smo angažirali virtualnog asistenta, iako to nismo planirali?

Zašto smo angažirali virtualnog asistenta, iako to nismo planirali?

Krajem 2019. tražili smo novu osobu koja će se pridružiti našem timu, a koja će biti zadužena za administraciju. Kako smo manja tvrtka, nismo imali potrebu za zapošljavanjem takve osobe na puno radno vrijeme, stoga smo se nadali da ćemo naći nekoga tko bi bio voljan raditi pola radnog vremena.

Tražili smo osobu koja ima sva potrebna znanja i vještine koje čine kvalitetnu osobu zaduženu za uredsku administraciju, ali koja će baratati svim digitalnim alatima koje koristimo u našem poslovanju i komunikaciji. A bome ih ima. Nismo ni razmišljali o opciji angažiranja vanjske osobe, odnosno virtualnog asistenta, ali se ona nametnula sama od sebe.

Još prije pandemije koronavirusa bili smo tvrtka koja djelomično radi na daljinu, ali nam je trebala osoba u zagrebačkom uredu ili bar njegovoj blizini zbog one nužne papirologije koju je puno lakše rješavati na licu mjesta, nego na daljinu. No, čini se da nismo bili ni svjesni koje su zapravo naše potrebe, a ispada da ih dobro popunjava virtualni asistent.

(Virtualni) asistenti evoluirali kroz platforme za privremeno zapošljavanje

Za to sam zanimanje, priznajem, detaljnije čula tek prije nekoliko godina kad su kolege iz srpske Netokracije napravile intervju s Duškom Nikolić, koja se tada bavila virtualnim asistiranjem već sedam godina. Kako je ona navela, zanimanje se pojavilo još u devedesetima, ali komercijalizacija se dogodila tek knjigom Tima Ferrissa iz 2007., 4-hour Workweek, u kojoj su virtualni asistenti dobili cijelo poglavlje. Platforme za povremeno zapošljavanje uradile su svoje i napravile evoluciju takvih radnih mjesta ne samo za IT-jevce, dizajnere, marketingaše, nego i za one koji se bave administrativnim poslovima.

No, iako je možda upravo to bio logičan izbor za nas, nismo uzimali u obzir takvu osobu kad smo tražili uredskog administratora jer je, iskreno, nismo bili ni svjesni, ali vrlo brzo smo nakon objave oglasa dobili preporuku za našu – Anu. Ana Najcer i mi smo još brže kliknuli, stoga smo oglas za posao ugasili ranije no što smo očekivali i pokrenuli našu suradnju koja sad već traje pola godine. Nismo bili ni svjesni da će nam uspostava procesa rada na daljinu s Anom dobro doći u vrijeme pandemije koronavirusa kada svi, htjeli-ne htjeli, radimo “virtualno”.

Nakon 20 godina rada za druge, Ana se odlučila na poduzetništvo

Naravno, u ovakvoj je suradnji iznimno važna korektnost obje uključene strane, kao i povjerenje. Ana će sebe opisati kao odgovornu i komunikativnu osobu, u radu upornu, strpljivu i smirenu, a ja tome doista mogu posvjedočiti. S upornom strpljivošću riješila je i najveću administrativnu začkoljicu koju smo napravili u godinama prije nje, bez da je fizički ušla u naš ured više od nekoliko puta.

Zanimljivo je i kako je Ana uopće ušla u cijelu priču virtualne asistencije, posebice jer je dugo godina radila tradicionalne administrativne poslove. Formalno je stručna prvostupnica ekonomije koja je završila smjer financija i računovodstva, a iza sebe ima 20 godina iskustva u relevantnim poslovima.

Višegodišnje radno iskustvo, na području administrativnih i komercijalnih poslova, stekla sam u manjim privatnim kompanijama kao i u korporacijama i to na pozicijama poslovne tajnice, komercijalistice/specijalistice prodaje, Office menadžerice, izvršne asistentice, voditeljice odjela za devizno poslovanje i specijalistice za financijsko poslovanje.

Odluku o upuštanju u poduzetničke vode donijela sam u želji da postanem neovisna i da napravim nešto svoje.

I tako je otvorila Matrix, obrt za poslovne usluge putem kojeg kao virtualna asistentica pruža podršku tvrtkama, ali i privatnim osobama. Ipak, najveće zanimanje za njene usluge, kako je i istaknula na svom webu, pokazuju mali i srednji poduzetnici kojima treba pomoć u administraciji, a u ovakvoj suradnji ne moraju zapošljavati vlastiti kadar.

Molimo da prihvatite sve kolačiće kako biste mogli vidjeti ovaj sadržaj

Štedi vrijeme, novac, a i živce

Pojam virtualnog asistenta počela je istraživati prije nekoliko godina, a ono što je našla još ju je više zainteresiralo.

Jako mi se svidjela ideja jednog takvog vanjskog suradnika kao što je virtualni asistent, koji za klijenta obavlja redovne tekuće dnevne poslove i/ili poslove prema potrebi (na puno ili nepuno radno vrijeme, sezonski ili po projektu).

Znala sam da imam resurse, znanje i iskustvo temeljem kojih sam mogla ponuditi uslugu virtualnog asistenta na području administrativnih, uredskih i komercijalnih poslova.

I tako se odvažila i sama ponuditi takvu uslugu te pronaći prve klijente. Nakon dogovora oko načina rada, odnosno kolanja dokumentacije, alata komunikacije i rada, kreće i posao.

Svaki klijent ima svoje specifičnosti u poslovanju, što je vrlo interesantno. Uhodavanje u procese vremenski ovisi o opsegu poslovanja klijenta i njegovim potrebama. Svaki klijent je i novi izazov, ali to je i ljepota ovog posla.

Iako je vanjski suradnik, osoba koja je angažirana kao virtualni asistent često je u srcu procesa tvrtke. Zato je važno u ugovorima uključiti odredbe poput one o čuvanju poslovne tajne, a Ana naglašava i pridržavanje Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR).

Razmišljate o angažiranju ili čak karijeri virtualnog asistenta?

Za one koji razmišljaju o poslu virtualnog asistenta, upitala sam Anu koji ima savjet za njih, posebice jer se bliži gospodarska kriza u kojoj će mnogi poduzetnici gledati kako da uštede. A baš to Ana koristi kao argument za angažiranje ljudi poput nje – štede vrijeme, novac, a ujedno i smanjuju stres oko papirologije i drugih administrativnih zadataka.

Ljudima koji razmišljaju o poslu virtualnog asistenta savjetovala bih da budu stručni u poslovnom području koje planiraju ponuditi na tržištu kao virtualni asistenti. Virtualni asistent mora biti siguran i samostalan u svom radu kako bi maksimalno olakšao posao svom klijentu, kojemu, uz pravog asistenta, ostaje više vremena za fokus na strategiju rasta i razvoja poslovanja, uz već spomenute uštede.

Nakon pola godine suradnje s Anom, moram istaknuti da smo mi doista pronašli pravog asistenta za naše potrebe. Samim time, nadam se da će ova priča biti inspirativna, kako za tvrtke koje imaju potrebe za angažiranjem osoba za administraciju, tako i za stručnjake u ovom području koji možda nisu nikada razmišljali o poduzetništvu, a nuđenje usluga virtualnog asistenta bi mogao biti korak prema tome.

Sukladno članku 94. Zakona o elektroničkim medijima, komentiranje članaka na Netokraciji dopušteno je samo korisnicima koji ostave svoje ime i prezime te mail adresu i prihvate pravila ponašanja.

Pravila ponašanja

Na Netokraciji za vas stvaramo kvalitetan, autorski potpisan sadržaj i zaista se veselimo vašim kvalitetnim, kontruktivnim komentarima. Poštujmo stoga jedni druge prilikom komentiranja, kao i Zakon, držeći se sljedećih pravila ponašanja:

  • Ne budite 💩: Nema vrijeđanja, diskriminiranja, ni psovanja (osim ako nije osobni izričaj, ali onda neka psovka bude općenita, a ne usmjerena prema nekome). Također, upoznajte se sa stavkom 2. članka 94. Zakona o elektroničkim medijima prije no što ostavite komentar.
  • Samo kvalitetna rasprava, manje trolanja: Ne morate se ni sa kim slagati, ali budite konstruktivni i doprinesite raspravi! Svako trolanje, flameanje, koliko god "plesalo" na granici, leti van.
  • Imenom i prezimenom, nismo Anonymous 👤: Autor sadržaja stoji iza svog sadržaja, stoga stojite i vi iza svog komentara. Koristimo ime i prezime te pravu email adresu.

Kako koristimo podatke koje ostavljate? Bacite oko na našu izjavu o privatnosti.

Sve ostale komentare ćemo s guštom spaliti, jer ne zaslužuju svoje mjesto na internetu.

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Umjetna inteligencija

Najvažniji dio Rimčevog Vernea nije robotaksi, već iskustvo?

Ovaj tjedan rebrendirana u Verne, Project 3 Mobility, tvrtka koju su 2019. godine osnovali Mate Rimac, Adriano Mudri te Marko Pejković, danas napokon ima prvo “opipljivo” predstavljanje onog što su razvijali. No, je li robotaksi usluga zbilja najvažnije što mogu ponuditi?

Veliki intervjui

Postaj, Trebam.hr i Meštar.hr – što očekivati od platformi za pronalazak majstora

Usprkos tome što nam nedostaje majstora na raznim područjima, barem imamo dovoljno platformi koje će nas povezati s onima najboljima, ili se barem tome nadamo.

Tvrtke i poslovanje

Istraživanje korisničkog iskustva: Jeste li spremni čuti što trebate napraviti?

Ako se pravilno postavi, kao ključna poslovna funkcija, UX istraživanje može pomoći u diverzifikaciji portfelja proizvoda, usluga i korisnika, otkrivanju različitih vrijednosti vaše ponude, implementiranju novih trendova i strategija, a mogao bi vam ukazati i na neiskorištene prilike za širenje i inoviranje. Ako vam to nije dovoljno, čitajte dalje, i otkrijte kako to rade najveće tvrtke na svijetu...

Što ste propustili

Prikaz

Book&Zvook: Jeste probali audioknjige na hrvatskom?

...bolje nego da trčimo za njima i vičemo: „Pa vi ništa ne čitate!“, kažu Ljubica Letinić i Lana Deban iz Book&Zvooka koje su nam objasnile kako nastaju audioknjige - na hrvatskom.

Novost

Euromoney proglasio RBA najboljom digitalnom bankom u Hrvatskoj

Jedan od vodećih europskih časopisa u području financija i bankarstva Euromoney, proglasio je Raiffeisenbank Hrvatska najboljom digitalnom bankom u Hrvatskoj. Ova se nagrada svake godine dodjeljuje banci s vodećom ponudom digitalnih proizvoda i usluga.

Pametni automobili

Direktor Vernea tvrdi da su granice između 4. i 5. razine autonomije nejasne – što kažu stručnjaci?

Peta razina autonomnosti vozila svojevrstan je sveti gral industrije, no je li uopće dostižna i potrebna?

Društvene mreže

Andrej Plenković i Možemo razvaljuju TikTok

Do kraja parlamentarnih izbora premijer Plenković lajkaniji je bio od Pernara, a Možemo najpraćenija stranka.

Novost

Cijeli svijet zahvatio “plavi ekran smrti”: Što do sada znamo

Aviokompanije otkazuju letove, televizije su prestale s emitiranjem, poslovanje su prekinule mnoge banke, pa i Londonska burza. U Hrvatskoj probleme ima CEZIH, televizije, pa i kontrola leta.

Startupi

Nađite bug na Daytoni – i osvojite nagradu iz fonda od 60.000 dolara

Developeri koji Daytoni do kraja godine pomognu poboljšati Daytonine značajke ili prijaviti bugove, mogu osvojiti i solidnu financijsku nagradu.