Kako projektima upravljaju stručnjaci iz Microblinka, Fivea, Bornfighta i FER-a?

Bio je to jedan od komentara prof.dr.sc. Željke Car koji se zapečatio u ušima studenata Job Fair Meetupa prošli tjedan, sigurna sam. Iako surovo iskren, taj komentar otvara zapravo mnogo pitanja o upravljanju projektima kojima se bavila prva panel rasprava Job Fair Meetupa.

(Ako niste upratili, Job Fair je zbog pandemijskih okolnosti morao pivotati svoj poznati sajam poslova na FER-u te je tako nastalo novo tzv. Meetup izdanje koje se više posvetilo konferencijskom sadržaju i razmjeni iskustava.)

Tako je i mene, među programom, najviše zaintrigirao panel koji je okupio ljude iz nekih od najuspješnijih hrvatskih IT tvrtki. Bilo je tu malo teorije na početku, poput ukratko objašnjenih pojmova project managera, product ownera i product managera (istini za volju, vjerojatno mnogi stručnjaci u industriji ni sami ne znaju razliku). Ali brzo smo prešli s teorije na praksu s obzirom na to da i sama profesorica Car upravlja projektima i razvojem aplikacija u okviru suradnje Kompetencijske mreže ICT-AAC, a i da su joj se na panelu pridružili kolege Mladen Geng, operativni menadžer u Bornfightu, Katarina Đozović, voditeljica projekata u agenciji FIVE te Jasmina Begušić, Head of strategic projects u Microblinku.

Sažela sam tu par zanimljivih detalja s panela koji će zanimati vjerojatno sve koji se nekad ubuduće planiraju okušati u nekoj od uloga koje obuhvaćaju upravljanje razvojem proizvoda i/ili vođenje projekata, ali i vas koji ste se novopečeno u tim ulogama našli.

Microblink je tek nedavno dobio svog prvog PM-a

Kao što možda možete očekivati, iskustva panelista i kako su zaplovili u vode upravljanja projektima dosta su različita. Tako je Mladen već s fakulteta postao Project Manager asistent u Degordianu, dok je u njegovom timu bilo samo 10 ljudi.

Asistiranje je tako najčešće i jedini korak kako možete ući u svijet PM-anja ako do tada niste imali iskustva u toj ulozi. Katarina spominje kako baš zato često u Fiveu daju prilike studentima:

Veliki je naglasak na tom mentoriranju jer početnici iliti junior projektni menadžeri najčešće rade kao ispomoć i pokrivaju dio područja uz nekog seniora ili projektnog menadžera koji već ima prethodno iskustvo.

Taj senior u Microblinku bila je Jasmina koja je prije Microblinka i sama bila voditeljica projekata u agenciji Five. Njezina i Microblinkova priča je u ovome svemu dosta netipična, doduše. Ona je u Microblink došla prije godinu i pol dana kao prvi projektni menadžer zato jer se rodila potreba za “organiziranijim vođenjem produkcijskog pipelinea”, pojašnjava:

To su oni klasični problemi komunikacije, otežanosti, previše puta se ponavlja isto i sl. Tako da se do tada u Microblinku projektni menadžment događao, netko je nosio kapu project managera neslužbeno, to se sve odrađivalo, ali nije bilo službene osobe. Nakon mog dolaska, prije godinu dana, pokrenuli smo i odjel te sam u tim uvela dvoje ljudi koji nisu imali iskustva s PM-om prije toga. Ipak, kod nas se više dogodila interna potreba da postojeći zaposlenici stupe u PM uloge nego da dovodimo nove ljude.

Koje su to odlike dobrog PM-a?

Zapravo ne postoji formalno obrazovanje za projektnog menadžera, ako izuzmemo certifikate i sve specijalizacije koje slijede – nakon fakulteta. Kako smo mogli čuti od moderatorice Ene Čajko, na početku samog panela: studenti inženjerskih smjerova, uz neke iznimke, ne dobivaju previše informacija o upravljanju projektima niti što ono sve obuhvaća pa ni kakve se vještine za takve pozicije traže. Na FER-u ne postoji zapravo smjer posvećen upravljanju projektima, ali prije 3 godine pokrenut je Specijalistički poslijediplomski studij.

Ipak, u krajnjoj liniji, svi su se panelisti složili da nikakve knjige ne pomažu ako nemate iskustvo da razumijete pozadinu tih savjeta i definicija. Knjige o menadžmentu bit će vam stoga dosadne, dodaje prof. Car, “ali kad krenete raditi, vrlo brzo ćete teoriju povezati s praksom”. I to vrijedi za upravljanje projektima i menadžment neovisno o kojoj industriji govorimo, zaključuje.

Čovjek da bi imao autoritet mora imati znanje. Primjerice, na građevinskom projektu, ti ne možeš znati svaki detalj kao majstor koji radi to svaki dan, ali moraš razumjeti njegov posao. I to vrijedi svugdje. Isto tako kad se PM-ovi certificiraju moraju imati određeno iskustvo da bi uopće mogli pristupiti tom certifikatu.

Osim nužnog znanja o poslu, najbitnije su organizacijske vještine. Neki imaju prirodne tendencije za to, a primijetit ćete to brzim testom – razmislite jeste li upravo vi oni koji uvijek organiziraju putovanja, druženja i roštilje… Mogućnost da se efikasno poslože zadaci i tim su ključne, ističe Katarina, ali dodaje i koliko je važan “razvoj timskog duha”.

Koliko god zvučalo otrcano, važno je da PM funkcionira kao integrator i da mu je u fokusu integracija tima, da tim radi zajedno, da svi zajedno doprinose i zajedno rade prema cilju. Na to se nadovezuju komunikacijske vještine prema unutra i prema van, zatim sposobnost praćenja samog projekta i izvedbe. Te zadnja, ali ključna stvar – motivacija tima. Svaki projekt će naići na neke prepreke, trebate znati prepoznati probleme u timu ili kod članova, da li je netko negdje zapeo – i pomoći im naći rješenje.

Vama je cilj izvući maksimum iz tog tima, dodaje Katarina, a svaki je tim različiti i ima tu dosta prilagodbe na situaciju, na projekt, na klijente i na tim koji si dobio: da li su u pitanju seniori ili juniori, da li su pomiješani i kako svi članovi međusobno funkcioniraju – cilj je prilagoditi se i prepoznati utjecaj svega toga na funkcioniranje tima i razvoj projekta.

Što kad projekt zapne?

Kako ističe Mladen, 70% IT projekata nikad ne uspije ili ne zaživi, a tu je i pitanje definicije uspješnog projekta, pojašnjava:

Smatramo li da je projekt uspješan ako je unutar zlatnog trokuta “scopea, tajminga i budžeta”, onda se to zapravo jako rijetko događa. Ako kažemo da je projekt svejedno uspješan čak i ako ispadne 30% van budžeta ili 50% (ovisi koje su vam granice), onda je to druga stvar – uspješnost ovisi o okolnostima.

Ali prosjek uspješnosti projekata ovisi i o zrelosti industrije, što baš i nije slučaj za tehnološku. Ona je relativno mlada, ističe Mladen, pa ne postoje dovoljno utabani procesi za mnogo toga u IT industriji.

Nismo imali 100 godina za učiti neke stvari, a i tehnologije se često mijenjaju. Stalno se događaju tako neki novi trenutci tijekom projekta. Najbolji pristup tome je uzeti to u obzir, da si dopustimo taj amortizer, i da računamo na njega u svim aspektima.

Na kraju, najbitnije je biti prema svim dionicima transparentan i konzistentan u komunikaciji, zaključuje Mladen. Ako vidimo da nešto ne funkcionira, odmah treba nastupiti prema klijentu ili naručitelju – gledajte, ovo ne funkcionira, što ćemo sad. A kako do toga ne bi došlo bitno je dobro postavljanje očekivanja na početku suradnje, složili su se svi panelisti, a Katarina savjetuje:

Dajte im specifikacije na početku koliko je detaljno moguće. Naravno, nekada ni klijent ne zna što želi. No, što je to bolje napravljeno na početku, projekt ima veće šanse da uspije.

Ukratko, ne možete od klijenta očekivati da zna sve probleme na koje ćete vi naići u realizaciji svoje ideje, zato je najbolje pristupiti im i tako da se klijenta educira. Ne možete doći klijentu i pričati o “wireframeovima” pa očekivati da vas razumije kao kolega iz tima, napominje Mladen.

Kako spriječiti da sastanci postanu beskoristan kaos?

Sastanci se moraju voditi kao projekt. Ne pustite ga teče kao rijeka, poetično će Jasmina s par dobrih savjeta za kraj:

Za sastanke, kao i za svaki posao potrebna je priprema. Zašto smo se mi našli? Jesmo se našli samo zato što nam stoji nešto u kalendaru. Koji je cilj sastanka, pričamo li na široko, odgovaramo li na pitanja, dogovaramo li se i dijelimo posao… S druge strane, bez obzira na to što se raspravlja, više od 5 do 7 osoba nema što raditi u istoj sobi, osim ako sastanak nije informativne prirode.

Uz to, trebate osobu koja je zaslužna za vođenje tog sastanka. U slučaju da treba moderirati sastanak – da se prekine neka besmislena rasprava i fokusira na pravo pitanje ili da se zaustavi razgovor o nekoj točki i ostavi za kasnije.

Poruka za buduće voditelje projekata i menadžere?

Mladen studentima poručuje da se već za vrijeme faksa samostalno angažiraju u okviru različitih udruga ili institucija gdje mogu steći prva iskustva u organizaciji i vođenju projekata. Katarina pak smatra da će vas vođenje projekata samo “zakačiti” ako se već u toj ulozi donekle nalazite. Uz to, dodaje, važno je da ste motivirani raditi takav posao, a onda će vas netko lakše prepoznati i kao kandidata za tu ulogu.

Jasmina pak završava u upozoravajućem tonu da se pazite menadžment titula dok ste još u formativnim godinama svoje karijere jer je to jedna široka uloga u kojoj se mnogi izgube. Zato savjetuje da se ugledate i usmjerite na ljude oko sebe koji su već na takvim pozicijama i da pomno pratite kako oni rade prije nego sami budete u menadžerskoj poziciji ili budete u prilici imati adekvatnog mentora.

Zanima li vas više detalja i o čemu su još pričali panelisti, skoknite na 2:21:00 snimke prvog dana Job Fair Meetupa: