Naša tvrtka koja radi isključivo na daljinu sastala se prvi put uživo u 10 godina

Kao što ste možda primijetili, dvije godina Covida učinilo je više za rad na daljinu od desetljeća poslovnih konferencija i svih Dilbertovih stripova. I zagovaratelji i protivnici rada na daljinu bili su prisiljeni zatvoriti urede i raditi u pidžami. No, čim je lockdown završio, protivnici su brzo zahtijevali povratak u urede. Uredi su “produktivniji” i “razvijaju timski duh”, ili barem tako tvrde. Isto iskustvo — rad na daljinu — dvije su strane doživjele posve drukčije.

Ali postoji i treća strana — oni koji nisu uopće primjetili lockdown tijekom svog radnog vremena. Ova strana nema jak stav jer su već odavno prihvatili rad na daljinu, sa svim prednostima i manama. Trenutne online rasprave ih zabavljaju i podsjećaju na ranije dane kada su tek počeli raditi bez ureda.

Naša tvrtka za testiranje vještina prije zapošljavanja, TestDome, je već dugo na trećoj strani. Krenuli smo od startupa s četiri zaposlenika, sad ih imamo 20, i svi rade na daljinu. Ove smo se godine prvi put upoznali uživo na proslavi 10 godina postojanja. Prije nego što podijelim zabavne anegdote s druženja, objasnit ću kako smo došli do ovdje i što smo naučili o radu na daljinu.

Naše virtualno radno iskustvo

Započeli smo raditi na daljinu skoro pa slučajno. Osnivači su svi iz Hrvatske, ali jedan od developera htio je raditi s Krka, a drugi iz Koprivnice, a ja sam htio putovati. Tako smo 2013. odlučili koristiti Assemblu za tickete i hosting koda, Google Docs za dokumente, email i Skype za komunikaciju. No, specifični alati manje su bitni od pristupa. Naučili smo da:

Rad na daljinu zahtijeva asinkronu komunikaciju, nasuprot radu u uredu, gdje su kolege samo par koraka dalje, što omogućava istovremenu komunikaciju.

Mnoge tvrtke koriste Slack ili Discord za chat kako bi simulirali osjećaj zajedništva. To nam nikad nije funkcioniralo. Nikad se ne zna hoće li ti kolega odgovoriti na poruku za 30 sekundi ili 30 minuta. Probali smo razne alate, ali:

Nismo našli nikakav chat software koji točno pokazuje je li druga osoba za računalom, odsutna ili usred poziva ili sastanka.

Ako računate na to da će ljudi sami mijenjati svoj status svaki put kad odu na WC, sretno s time. Zahtijevati da svaki zaposlenik odmah pridaje pozornost svakoj poruci u Slacku, bila ona bitna ili zabavna, ubija produktivnost. Umjesto toga smo usvojili stil komunikacije koji funkcionira za chat, email i ticket mentions:

Objasnite cijeli kontekst kad nešto pitate ili tražite, i onda se vratite na taj zadatak kad osoba odgovori na poruku.

Na primjer, kada je kolega dao jedan prijedlog za objavu novog sadržaja na društvenim mrežama, pružio je cijeli kontekst:

Pisana je komunikacija kralj rada na daljinu. Trebate pisati kratko i jasno, u ticketima, dokumentima, emailovima, internom wikiju, itd. Sve se zapisuje, zato što:

Smrtni grijeh rada na daljinu je blokiranje kolega u radu. Najlakši način da nekoga blokirate je da ne zapišete bitnu stvar i onda vas oni moraju pitati direktno te čekati da odgovorite iz svoje vremenske zone.

To objašnjava suprotna mišljenja o radu na daljinu. Ako ste strukturirana osoba koja voli biti fokusirana i “u zoni” dok radi, bez smetnji, a onda zapisati bitne stvari, vjerojatno će vam odgovarati rad na daljinu. S druge strane, ako preferirate spontane razgovore s kolegama, fleksibilnu strukturu rada, mogućnost da odete do kolega i osobno ih pitate nešto ili mrzite zapisivati stvari — vjerojatno ćete mrziti rad na daljinu. Uglavnom, čini se da:

Rad na daljinu više odgovara introvertima, dok rad u uredu više odgovara ekstrovertima.

Kako smo na daljinu slučajno zaposlili osobu – iz Hrvatske

Sve navedeno omogućilo nam je da narastemo s četiri osobe na početku, do 20 ljudi danas. Imamo zaposlenike u Brazilu, Kostariki, Maroku, Portugalu, Finskoj, Hrvatskoj, Poljskoj, Azerbajdžanu, Indiji, Kini, i Australiji. Većinu smo našli koristeći manje poznatu stranicu za oglašavanje poslova koja se zove We Work Remotely. Kako joj ime kaže, stranica objavljuje oglase za poslove koji su isključivo remote.

ZABAVNA ČINJENICA: We Work Remotely je započeo kao sporedni projekt 37 signalsa i bio je predstavljen u njihovoj knjizi Remote: Office Not Required. Toplo preporučujem ovu knjigu jer objašnjava mnoge ideje koje se ovdje spominju.

Lokacija tvrtki ili kandidata za posao je nebitna na We Work Remotely, što je dovelo do jedne zabavne situacije. Jedan kandidat, Bruno, je odlučio probati rad na daljinu. Imao je loša iskustva s hrvatskim tvrtkama, pa je odlučio raditi za stranu tvrtku. Javio se na oglas na We Work Remotely i riješio je test prije razgovora za posao na TestDomeu. Kad je došlo vrijeme za razgovor, bio je iznenađen što sugovornik govori hrvatski umjesto engleskog. Prvo je pomislio da se radi o velikoj međunarodnoj tvrtka, gdje su mu dodijelili nekoga iz regije za intervju. Tek je na kraju shvatio da su osnivači TestDomea iz iste države koju je pokušao izbjeći — Hrvatske!

Za rad na daljinu trebaju i korisnici koji nisu pretjerano blizu

Osim zaposlenika, postoji još jedan ključan sastojak:

Za tvrtku koja radi na daljinu potrebno je imati i udaljene korisnike.

Ako vaši korisnici zahtijevaju osobne sastanke ili žele doći u vaš ured, nijedna knjiga o radu na daljinu vam neće pomoći. Srećom, TestDome nudi SaaS usluge s plaćanjem unaprijed, a većina korisnika nas pronađe kroz SEO (Search Engine Optimization). Naš tipičan korisnik je CTO ili voditelj projekta koji je odgovoran za tehničke intervjue. Obično krenu tražiti automatizirano rješenje jer im se prijavljuje previše nekvalificiranih kandidata. Kada na Googleu potražite npr. “Angular coding test,” besplatan TestDome test se nalazi na vrhu rezultata:

Ako im se svide naša besplatna pitanja, mogu napraviti korisnički račun i obaviti plaćanje karticom, odnosno mogu se sami poslužiti bez ikakvog kontakta s nama. Imamo velike korisnike s kojima nikad nismo razmijenili ni riječi i, iskreno, vjerojatno ni ne žele da ih gnjavimo mailovima ili pozivima.

Drugim riječima, za isključivo udaljene kupce je potrebno puno truda. Dajemo 30% našeg sadržaja besplatno kako bismo imali dobru landing stranicu i pokazali vrijednost sustava. Dajemo i besplatne certifikate onima koji dobro riješe javno dostupne testove. Onboarding, globalni CDN i responzivne web stranice osiguravaju da korisničko iskustvo bude što glađe. Ako vaš proizvod zahtijeva fizičku podršku, teško je raditi na daljinu.

No, nije sve med i mlijeko kod rada na daljinu. Najznačajniji nedostaci su:

• Manjak timskog duha.
• Osamljenost koju možete osjetiti ako ne izađete iz kuće cijeli dan.
• Ponekad samo želite popričati s kolegama.

Pokušali smo riješiti ove probleme na nekoliko načina:

• Dnevni timski pozivi (eng. daily) — imamo odvojene pozive za timove za sadržaj i proizvod, a održavaju se usred radnog dana kako bi odgovarali svim vremenskim zonama.
• Plaćeni coworking — odaberite bilo koje lokalno coworking mjesto i mi ćemo platiti za njega. Osobno sam radio iz coworking mjesta u Oxfordu, Berlinu, Tajlandu, i Hrvatskoj.
• Virtualni team building — 2-3 puta godišnje, imamo virtualni team building u kojem cijela tvrtka igra zabavne timske igre. 

Dnevni pozivi daju svima do znanja na čemu tko radi. Na coworking mjestu ste okruženi ljudima koji su u sličnoj situaciji i možete se družiti tijekom ručka ili pauze za kavu. Igre na virtualnom team buildingu pomažu ljudima da se opuste i prestanu pričati o poslu. Neki klasici koje smo igrali kroz godine su:

• Dvije istine i laž — svaki zaposlenik kaže tri osobne stvari, a ostali moraju pogoditi koja je laž. Kako to obično bude u biznisu, najbolji lažljivac pobjeđuje.
• Geoguessr — pogađa se točna lokacija u svijetu na temelju Google Street view-a. Osoba koja vodi kviz obično odabere jednu lokaciju iz svakog grada u kojem je jedan zaposlenik, tako da svatko ima jednake šanse, a usput imamo i priliku vidjeti kako izgledaju mjesta na kojima žive kolege.
• Kviz o zabavnim failovima u firmi — npr. tko je napravio code commit u 3 ujutro, tko je odgovorio korisniku s nepromijenjenim email predloškom, tko je srušio server u petak popodne. Najbolje je iskoristiti stvari koje su se dogodile davno, inače nekima možda neće biti smiješno.

Ipak, održavanje timskog duha i upoznavanje kolega je izazov za tvrtku koja radi isključivo na daljinu. To nas dovodi do prvog team buildinga uživo.

Svi letovi vode u Rim

Prvo pitanje bilo je: gdje na svijetu se naći? S obzirom na to da imamo zaposlenike od Brazila do Australije, najviše smisla je imala lokacija blizu velikog međunarodnog aerodroma. Rim je pobijedio Istanbul i Barcelonu, jer ima bolje povezane letove (svi letovi vode u Rim) i zato što su svi htjeli posjetiti Vječni Grad.

Ipak, možda smo trebali smo provjeriti stanje s EU vizama. Ispada da je za neke nacionalnosti teško dobiti poslovnu vizu za EU. Osobe koje su mlade, nisu u braku, nemaju nekretninu i nemaju djece (kriterij “jakih veza”) dobile su odbijenicu, bez obzira na jamstvo tvrtke. Naučili smo da je nepisano pravilo međunarodnog team buildinga:

Za firme iz SAD-a je najbolje organizirati team building u Meksiku. Za firme iz EU je najbolja opcija Turska. Dobivanje viza za SAD ili EU je jako teško nekim međunarodnim zaposlenicima.

Nažalost, naši zaposlenici iz Maroka i Indije nisu mogli doći na team building jer nisu dobili vize. No to ističe jednu ogromnu prednost rada na daljinu:

Tvrtke koje rade na daljinu imaju pristup ogromnom fondu talenta, a radnici imaju šanse za poslove koje inače ne bi mogli dobiti.

Lako je zaboraviti koliko je svijet podijeljen ako imate zapadnu putovnicu. Naši zaposlenici su visokoobrazovani i imaju dugogodišnje iskustvo u IT-u, ali nisu mogli dobiti poslovnu vizu za EU. Apsurdno.

Rezervirali smo hotel u Rimu koji ima prostor za sastanke i blizu je gradskih sadržaja. Vize su bile ovjerene, karte za avion pripremljenei preletjeli smo iz osam vremenskih zona da se nađemo na četiri dana, počevši od 22. svibnja.

Nepotrebno je reći, ali svi su bili uzbuđeni.

Kad su se svi pojavili u ponedjeljak, stiglo je i prvo iznenađenje. Međunarodni zaposlenici su vidjeli osnivače (Marija, Josipa, i mene) samo u video pozivu, gdje nam glave zauzimaju isti broj piksela. U stvarnosti, recimo samo da ne zauzimamo jednaki volumen:

Kroz sljedeća četiri dana team buildinga, još jedno malo iznenađenje je bilo da smo u firmi većinom tihi introverti. Kažem “malo” iznenađenje jer smo to djelomično i očekivali — IT i rad na daljinu privlači introverte, a naša firma je oboje.

Predviđajući da će ljudi biti sramežljivi jer se prvi put upoznaju uživo, upakirali smo sljedeća tri dana društvenim aktivnostima: treasure hunt u Rimu, tečaj kuhanja tjestenine, organizirana tura te prezentacija povijesti TestDomea kroz smiješne događaje iz zadnjih 10 godina. Dok smo se time bavili, nastavile su se događati zabavne anegdote za neke buduće prezentacije.

Na primjer, uspio sam iz prvog pokušaja pronaći najgoru pizzeriju u Rimu. Pizza Romana inače ima tvrđe tijesto, ali ova je bila tvrda kao kamen i jako mala — savršeni frizbi!

Saznali smo da jedan član senior tima obnavlja svoju kuću već 10 godina, ali i dalje ima problema s građevinskim dozvolama i statikom zgrade. On je, igrom slučaja, prvi TestDomeov softverski arhitekt.

Senior iz tima za razvoj pitanja je impresionirao tako što je održao zanimljivu jednosatnu prezentaciju od samo pet slideova. Strategija mu je bila jednostavna — spomenuo je kako će ChatGPT promijeniti način na koji radimo pitanja i odjednom su svi uskočili u žustru raspravu.

Šalili smo se da se kolegi iz Brazila toliko svidio team building da je odlučio ostati u Europi — i da, iskoristio je priliku da se iz Brazila preseli u Portugal. Sad se bojimo prerano organizirati sljedeći team building.

Rad bez ureda: što dalje?

Planirali smo imati team building uživo za obljetnice, poput 10, 15, ili 20 godina TestDomea. Sada ga svi žele imati svake dvije do tri godine. Ljudima je sad lakše pitati ili tražiti nešto od kolega nakon što su proveli par dana s njima. Komunikacija lakše teče, iako je i dalje uglavnom kroz mailove i mentione. Priznat ću protivnicima rada na daljinu — ima nešto u kontaktu uživo.

Ali ne vidim kako bismo mogli prijeći u fizički ured. Zaposlenici su nam po cijelom svijetu i ne znam kako bih ikad mogao skupiti sličan tim samo u Zagrebu. Potraga za talentom bio je inicijalni razlog zbog kojeg smo započeli s radom na daljinu. Sasvim smo slučajno postali primjer uspješne lokalne firme koja radi na daljinu. Čak i kad bismo mogli privući talent lokalno, zahtijevati od svih da prolaze prometnu špicu kako bi bili u uredu od 9 do 5 djeluje neučinkovito. Rad na daljinu, uz povremeni team building uživo, je i dalje naš preferirani način rada.