Kako uspješno raditi od kuće, biti produktivan i ne izgubiti živce?

Dobili ste naputak da radite od kuće ili ste nedavno to sami odlučili? Čestitamo, dobro došli u svijet rada na daljinu, ono što mnogi dugo najavljuju kao budućnost rada koja polako postaje sadašnjost ubrzana donedavno nepoznatim virusom. Tko bi rekao!

No, ako se tek upuštate u rad na daljinu (OK, od kuće), niste možda ni svjesni koliko ljudi oko vas zapravo već radi na taj način. Većinom su to freelanceri, iako ima i čitavih tvrtki koje rade od početka na taj način (dobar je primjer hrvatski startup TestDome), a globalno najpoznatiji u IT industriji zasigurno je Basecamp. Također, neke su hrvatske tvrtke već uvele djelomičan rad od kuće, bilo da je to petak ili ponedjeljak ili izbor između petka i ponedjeljka (iako bi po meni dobar izbor bila i srijeda, taman da razbije dinamiku radnog tjedna). U isto vrijeme, mnoge su to željele uvesti, ali su zazirale od tog načina rada, brinući se zbog zakonskog okvira (posebice zaštite na radu), ali i kako će to utjecati na sam rad (odnosno, hoće li neki smatrati rad od kuće – odmorom).

Kako smo se preko noći digitalno transformirali

No, fascinantno je kako se radni okoliš, barem u tehnološkoj i tehnologijom potpomognutoj industriji, može brzo prilagoditi ovoj situaciji. Odjednom je sve fleksibilnije, isprobavaju se novi alati, događa se prava digitalna transformacija, koja može rezultirati povećanjem produktivnosti te samopouzdanja djelatnika, koji odjednom postaju samostalniji i ne rade pod nadzorom kao do sada. No, ujedno ovakva situacija može psihički teško pasti zaposlenicima zbog izostanka socijalizacije, o čemu su nedavno pričali i u Infobipu, jednoj od prvih ovdašnjih tehnoloških tvrtki koja se upustila u privremeni rad od kuće zbog tada epidemije, a danas već pandemije virusa COVID–19.

Iako će svaka tvrtka imati svoje procese, alate i načine kako obavljati svoje zadatke na daljinu, odlučila sam podijeliti kako to radim i sama, budući da je Netokracija oduvijek djelomično organizirana na daljinu, a i da često radim od kuće ili “na terenu”. Iako mi je to na početku bilo neobično, s godinama sam se saživjela s ovakvim načinom života i rada te ga ne bih mijenjala za stalan rad u uredu ni za što.

Ipak, nisu svi ni u Netokraciji oduševljeni ovim načinom rada, nekima će odluka da radimo od kuće od danas biti pomalo i nelagodna, stoga dijelim svoje iskustvo i za interne potrebe, ali i za sve one koji ne znaju što očekivati i s kakvim će se sve izazovima susretati.

Glavna stvar? Alati i način na koji ih koristite!

Alati za rad za tim na daljinu

Neću puno duljiti na ovom dijelu jer svaka tvrtka koristi druge alate za rad, ali mogu podijeliti što je za nas specifično. Naš se posao, kako smo online medij, vrti oko pisanja za njega i objavljivanja stvari na internetu. Komuniciramo s našim sugovornicima uživo, preko poziva, video poziva, maila, a sav naš sadržaj objavljuje se putem CMS-a – naša web stranica pogonjena je WordPressom. Tu objavljujemo i članke, ali i unose u kalendar događanja (koji je poprilično dinamičan ovih dana zbog otkazivanja i odgađanja mnoštva konferencija za neka bolja vremena), oglase za posao, podstranice za naše projekte, poput konferencija i edukacija itd. Imamo i interni dio na istom CMS-u, bazu znanja gdje raspisujemo razne procese, što nam iznimno pomaže kad uvodimo novu osobu u našu radnu okolinu.

No, osim sadržaja, bavimo se i organizacijom događaja, poput spomenutih specijaliziranih konferencija i edukacija. Tu je, pak, potrebno mnogo koordinacije i operative, a sve zadatke, bilo koje prirode, organiziramo u alatima za upravljanje zadatcima (trenutno je to Flow), prodaju kroz Pipedrive, a tu su i mnogi drugi popratni alati, poput Mailchimpa koji koristimo za slanje newslettera, tablice itd.

Snimamo i podcast koji je i nastao zbog rada na daljinu! Kako sam se prije nekoliko godina vratila u Osijek, Ivan Brezak Brkan i ja smo shvatili da nam iznimno nedostaju naši razgovori, i o temama koje su aktualne u industriji, ali i o privatnim stvarima. Za snimanje zvuka na daljinu odlučili smo koristiti alat Squadcast, dok video svatko od nas snima lokalno, što uploadamo na Google Drive (koji i inače koristimo za dijeljenje dokumenata) i prepuštamo našoj montažerki da preuzme i odradi svoje – i ona radi na daljinu!

Nositelji smo i franšize škole programiranja SmartNinja. Može li se ona organizirati na daljinu? Ako je sve dobro posloženo – da. Ja sam, recimo, većinu vremena u Osijeku, a od početka godine vodim organizaciju tečajeva koji se održavaju u Zagrebu, uz alat koji je razvijen baš za interne potrebe, gdje bilježimo sve, od prijava polaznika do kurikuluma, ali i uz komunikacijske alate – primarni su mail, telefon i Slack. Naravno, samu nastavu provode instruktori uživo, ali zbog ove situacije okušat ćemo se i u nastavi online za dio postojećih tečajeva. Vidjet ćemo kako će i taj, za nas, eksperiment proći!

Jesam li spomenula da je naša office administratorica zapravo virtualna asistentica? Ana ima svoj obrt, Matrix, i već godinu dana radi s klijentima na daljinu, a sad vrlo uspješno i s nama!

Kao što vidite, ne bavimo se razvojem tehnologije, ali nam tehnologija itekako pomaže u provođenju našeg posla, bilo da je on novinarstvo, event management, edukacija ili nešto četvrto.

Alati za komunikaciju

Komunikacija često može biti kamen spoticanja u ovakvoj vrsti posla, a o tome sam pisala još prije tri godine kad sam nabrajala svu silu alata koje koristimo za te potrebe. U međuvremenu se dio alata reducirao, a primarni nam je Slack, čije su “sobe” organizirane po projektima, Google Hangouts, koji je povezan s Googleovim kalendarom u koji stavljamo sve sastanke i preko kojeg organiziramo video i audio pozive (ima i mogućnost dijeljenja ekrana!), te mail, koji je i dalje neizbježan.

Naravno, i alati za upravljanje zadatcima predstavljaju neku vrstu komunikacije jer se upravo bez suvišne komunikacije kroz njih može vidjeti na čemu tko radi, što je odrađeno, kao i što su prepreke da se nešto odradi (kroz bilješke). To je prava asinkrona komunikacija, dok se u stvarnom vremenu usklađujemo putem Slacka i poziva.

Inače, mnoge tvrtke koje kreiraju alate za rad na daljinu, ovih su dana ponudile brojne besplatne opcije – tako je Microsoft besplatno ponudio premium verziju alata Teams na šest mjeseci, Google je povećao svoje pakete, kao i Discord.

Savjeti za komunikaciju

Komunikacija bi trebala biti jasna i precizna, a ako koristite tekstualnu komunikaciju, imate taj luksuz da razmislite prije no što natipkate sve, umjesto da tipkate dok razmišljate – ne mora svatko pratiti vaš tijek misli, niti je to produktivno. Jasnom komunikacijom smanjujete mentalni napor kod druge strane da shvati što ste htjeli reći te smanjujete nepotrebna potpitanja koja mogu nastati ako je komunikacija nejasna.

Osobno sam za više komunikacije, nego manje, jer se tako smanjuju buke u komunikacijskom kanalu, ali ne treba pasti u zamku pretjerane i ASAP komunikacije, što će opet stvoriti buku i smanjiti fokus. Slack, primjerice, može biti alat za komunikaciju u stvarnom vremenu, ali može i funkcionirati i za asinkronu komunikaciju – potrebno je poštivati drugu stranu, a i druga strana se treba zaštititi, uz isključivanje notifikacija i obavještavanja da je u fazi fokusiranja na određene zadatke.

Meni rad od kuće donosi veću produktivnost baš zato što imam veću kontrolu nad time hoću li pustiti vanjska ometanja da me dotiču ili ne (jedan “iksić” me dijeli od toga!), ali, nerijetko, čak i ako sam osigurala neometan način rada, fokus se gubi.

Kako održati motivaciju?

Rad od kuće nešto je što se mora vježbati da bi se postigla i samodisciplina, održala motivacija, ali i da bi se izbjegli neželjene posljedice, poput osjećaja izoliranosti i osamljenosti. U ovoj specifičnoj situaciji, kada ćemo svi morati više boraviti kod kuće, to je gotovo pa neizbježno, ali u redovnim se situacijama ovo može izbjeći povremenim radom iz coworking prostora, kafića, pa čak je i klupa u parku dobra, ako imate internet. Malo sunca i zraka učine čuda – pokušajte si to i sada osigurati, kroz balkon, prozor ili šetnju!

Nemojte da vam rad iz kreveta i pidžame postane navika! Iznimno je važno da imate mjesto za rad – moguće je da će to sada biti nešto priručno, ali stol, odgovarajuća stolica i mjesto sa što manje distrakcija iznimno su važni. Kad radim od kuće, ponašam se kao da idem na posao – spremim krevet, spremim sebe (OK, kućno izdanje), brinem se da mi je i radno mjesto uredno. Svako popuštanje, poput jela za radnim stolom ili rad iz kreveta, privremeno su donijeli osjećaj opuštenosti, ali ako bi to postala konstanta, doveli bi do osjećaja nezadovoljstva i neproduktivnosti.

Kad me uhvate takve faze, ostavljam posao po strani i bacam se na pospremanje – što nereda u mojoj okolini, što nereda u glavi! Nakon što organiziram prioritete i zadatke koje moram odraditi, osjećam se puno bolje, jasnije i spremnije da se ponovno uhvatim u koštac s raznim obvezama.

(Usput, fantastično mi je što uz rad od kuće mogu usput obavljati i neke kućne zadatke, poput spremanja suđa ili rublja, što mi ostavlja više slobodnog vremena “poslije” posla. Upravo je ta fleksibilnost najbolji dio ovakvog načina rada.)

Imajte radno vrijeme! Iako to ovisi dosta o samoj organizaciji vašeg posla, bez barem osobno određenog radnog vremena možete se uvesti u zamku da radite stalno ili da ne radite ništa. Nekad i oboje u isto vrijeme! Iako je ovdje prednost fleksibilnost, neki okvir stvorit će vam naviku i lakše ćete se prebacivati u radni mod i obrnuto kad za to dođe vrijeme. Pa čak i ako ste si odredili da ćete raditi samo navečer, kad klinci odu spavati, to je OK ako za vas funkcionira!

Društveni život u doba korone?

Za kraj, ne zaboravite i na socijalizaciju. Ako ste navikli s kolegama piti kavu ujutro ili pivo poslije posla, napravite virtualnu kavu ili pivo u isto vrijeme! Možete držati i “liniju” otvorenom tijekom dana za sva pitanja uživo, ako je i drugoj strani to u redu – kad sam bila u vezi na daljinu, znala sam s dečkom, danas suprugom, gledati navečer film uz otvorenu liniju na telefonu. Čak i ako smo šutjeli, osjećala sam onu blizinu koja mi je nedostajala. To je sasvim u redu, to je primarna ljudska potreba, a ako je ne zadovoljite, bit ćete frustrirani.

Naravno, vidite s tvrtkom da vam se poveća podatkovni paket ili paket razgovora, ako je to potrebno. 🙂

Svi ćemo se morati prilagoditi ovoj situaciji, ali ne mora to nužno biti loše – zapravo, mislim da ne postoji bolji trenutak u čovječanstvu za testiranje masovnijeg rada od kuće. Imamo svu silu alata za komunikaciju, a imamo i na raspolaganju mnoštvo zabavnih sadržaja na zahtjev, imamo zajednicu koja dijeli mnoštvo korisnih informacija (hvala Rakaru na ovom zgodnom linku u zadnjem newsletteru, a posebno bih istaknula tablicu aktivnosti za djecu jer, s obzirom na to da se zatvaraju škole, mnogi će morati raditi od kuće uz djecu, što je poseban nivo izazova).

Ja sada idem nastaviti s radom, a sutra, umjesto druženja uživo, družim se s prijateljicama i njihovim klincima virtualno, preko Skypea, a nakon toga gledamo virtualnu predstavu kazališta Mala scena. Ako se jedno kazalište može prilagoditi ovoj situaciji, onda zasigurno možete i vi. 🙂

Sretno i javite nam svoja iskustva!