Žig ili potpis: Što nam donosi likvidiranje dokumenata?

Žig ili potpis: Zašto ćemo u 2016. morati svakih nekoliko dana obilaziti računovođu?

Ovih dana nakon razmišljanja i komentiranja ozbiljnih tema političke situacije u zemlji, bilo u tvrtkama, bilo na kavama, te je teme zamijenila jedna puno nevjerojatnija - likvidiranje dokumenata. Koliko god se tematika činila smiješnom, visoke kazne mogu vam vrlo brzo obrisati osmijeh s lica ne ispoštujete li nove propise.

likvidirano_1naslovna

Što, kada, kako?

Krenimo redom: od 1. 1. 2016 stupio je na snagu novi Zakon o računovodstvu (NN 78/15, 134/15), u kojem nakon mnogih izmjena i odgoda i dalje stoji nesretni članak 9. stavak 5. koji glasi:

Poduzetnik je dužan odrediti odgovornu osobu za kontrolu vjerodostojnosti isprava koja će prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige, provjeriti ispravnost i potpunost knjigovodstvene isprave te istu potpisati, odnosno odobriti na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet.

Iako smo svi s veseljem dočekali još jednu od novina iz ovog Zakona, oslobođenje od potpisivanja i ovjeravanja izlaznog računa koji šaljemo svojim klijentima, koji nam omogućava slanje dokumenata digitalnim putem bez kršenja zakona, situacija se obrnula i stvorio se novi problem.

Potreba potpisivanja ama baš svakog dokumenta prije nego ga dostavite svom računovođi na knjiženje.

Kada podvučemo crtu, dobili smo jedan potpis manje na izlaznim računima i hrpu potpisivanja sve ostale dokumentacije… Neobičan oblik napretka i modernizacije, u najmanju ruku, i to sve u svrhu usklađivanja s EU propisima. Kako će to funkcionirati u praksi, bit će zanimljivo za vidjeti.

Osobe za kontrolu ispravnosti računa

Da se razumijemo, veliki sustavi, firme s velikim brojem zaposlenih i kompleksnim strukturama poslovanja, imaju razvijene interne procese likvidacije dokumenata, kao sustav kontrole koje im donekle osigurava vjerodostojnost i ispravnost dokumentacije. Ono što je nevjerojatno jest da se sustav likvidacije određuje Zakonom.

Dio dokumentacije, kao što su putni nalozi te donedavno izlazni računi, ionako je bilo obvezno ovjeriti potpisom odgovorne osobe/direktora, no prema novom zakonu, društvo mora odrediti osobu/osobe koje će biti likvidatori i kontrolirati ispravnost računa.

Ono što se nije promijenilo je činjenica da je direktor ionako taj koji u slučaju poreznog ili inog nadzora snosi odgovornost pa bi bilo logičnije da ih on mora potpisati.

Kako se uopće prilagoditi ovoj novosti?

Svi ovdje teško dolazimo do odgovora. Procesi koje smo već prisvojili poput slanja Izvoda mailom, pa čak i računa u svoje knjigovodstvo, kako bi se dokumentacija što prije provela te kako bismo što prije imali realnu sliku situacije i poslovanja, sada po svemu sudeći postaju nemoguće. Vraćamo se na dobro staro obilaženje računovođa svakih nekoliko dana.

Pogledajmo kako bi prema trenutno dostupnim informacijama to trebalo izgledati u praksi:

  • Izlazni računi – konačno odradite posao do kraja i možete klijentu izdati račun, napravite ga i pošaljete mailom, ali onda ga isprintate, potpišete i predate svom računovođi. Na kraju balade, umjesto dva primjerka, printate jedan i umjesto dva potpisa, stavljate jedan – veliki napredak zar ne?
  • Ulazni računi – svaki račun koji vam je dobavljač poslao mailom ne možete proslijediti svojem računovođi, nego ga trebate isprintati, prekontrolirati i potpisati, te tek onda poslati ili odnijeti svome računovođi.
  • Izvodi – po svemu bi i ovdje trebao biti isti proces kao i kod ulaznih računa.
  • Ostala dokumentacija – dio dokumentacije ste ionako već potpisivali (razni ugovori, odluke, putni nalozi…), no sada biste trebali potpisivati i svaki mogući dokument koji se generira u računovodstvu na temelju vaših odluka.

Uzmimo za primjer nalog za obračun plaće – ako ste jedini zaposleni i sklopili ste sami sa sobom ugovor o radu te si isplaćujete iznos iz ugovora, zar na svakom obračunu koji vam generira računovodstvo trebate doći i potpisati taj obračun?

Koliko nas to vraća unazad, koliko to utječe na potrošnju vašeg dragocjenog vremena, vremena vašeg računovođe – očito je u samome startu.

Što sad – žig ili potpis?

Zakon kaže da se svaki dokument treba potpisati ili imati očiti dokaz tko je taj dokument likvidirao. Razna su tumačenja što i kako to u praksi odraditi. Dio naše struke slaže se da bi žig bio racionalno rješenje ovom neracionalnom zahtjevu, dok programeri različitih poslovnih programa tvrde da bi se to moglo riješiti dodavanjem oznake likvidatora u samom programu.

Osobno nisam sigurna koliko jedan žig s potpisom ili imenom likvidatora može biti “jasan pokazatelj” osobe koja je likvidirala dokument, jer žig nije ekstenzija vas samih do te mjere da je nemoguće da ga netko drugi upotrijebi umjesto vas. S druge strane, to je možda dobar kompromis, s time da moram priznati nisam se osobno usudila to svojim klijentima nametnuti kao najbolje rješenje. Žig kao podloga za potpis je sasvim uredu, ali opet oduzima dragocjeno vrijeme, jer ga netko treba staviti na dokument, a onda tek potpisati.

Prisjetite se što se dogodilo kada smo počeli slati digitalne račune. Mudro smo stavili napomenu:

Dokument je izrađen na računalu, pravovaljano bez žiga i potpisa.

Mislili smo kako će Porezna uprava to prihvatiti kao alternativu klasičnom potpisivanju i udaranju žiga, a ta praksa se zaista proširila i ukorijenila u poslovnoj praksi, sve dok jednog dana inspekcije nisu počele pisati kazne za takve račune i nastala je panika.

Takva napomena nikada nije bila u nijednom zakonu ili propisu spominjana, već su ljudi “krivo” protumačili što je zakonodavac mislio kada je pričao o digitalno izdanom računu i digitalnom potpisu.

Nažalost, ovaj tren nemamo ni jedno očitovanje, niti službeno mišljenje Porezne uprave o ispravnom postupanju prema tom Zakonu, stoga jedino vrijeme i praksa će pokazati što je “ispravno”.

Dok se ne uvidi besmislenost procedure…

U svakom slučaju, zakon trenutno postoji i ovaj čas je važeći, stoga kako bi mogli nesmetano funkcionirati unutar njegovih okvira preporučujem da ipak sastavite Odluku o odgovornoj osobi za likvidiranje dokumentacije u suradnji sa svojim računovođom, s obzirom na to da je odluka obvezna.

Također, probajte i implementirati taj proces koliko je moguće u svoje poslovanje, u nadi da će se ubrzo uvidjeti besmislenost ovakve procedure i zaista krenuti prema stvaranju moderne e-države čiji zakoni prate tehnološke napretke raznih sustava u poslovanju, jer je e-poslovanje u privatnom sektoru već odavno uspostavljeno.

Komentari

  1. Zimon_says

    Zimon_says

    05. 02. 2016. u 5:13 pm Odgovori

    Moje pitanje je, što ste se tek sad probudili. Ovakav zakon he u postupku zadnjih, pa skoro 6 mjeseci. Da ste prije pričalu možda bi se nešto promijenilo. A što je s propisanim kontnim planom kojeg taj isti zakon propisuje. Svi koji imaju bilo kakav sustav morati će uložiti dodatne novce. Svojim klijentima sam to pričao, neki su se na to žalili.

  2. Iva

    Iva

    06. 02. 2016. u 11:40 am Odgovori

    Trivijalno rješenje bi bilo kad bismo mi, vlasnici d.o.o.-a mogli svoje računovođe Odlukom proglasili svojim likvidatorima.
    Samo nisam sigurna je li to po Zakonu. Koliko ja vidim, i koliko se kužim (a kužim se zbilja vrlo, vrlo malo) za to baš i nema prepreke.
    No, rado bih čula i vrlo stručno mišljenje: mogu li Odlukom svoju računovotkinju odrediti likvidatoricom za svoj d.o.o., pa s njom nastaviti komunicirati kao i do sad, a ona da “likvidira” račune za moju tvrtku?

  3. Mojca Volk

    Mojca Volk

    13. 02. 2016. u 6:27 pm Odgovori

    Iva, vezano uz Vaše pitanje, kao što sam i navela u tekstu, nema još službenog očitovanja zakonodavca oko navedenog članka Zakona. Tako da ostaje na nama protumačiti navedeno u praksi. Mišljenja sam da računovođa nije baš uvijek u mogućnosti jamčiti za potpunu vjerodostojnost dokumenta, već samo formalnu ispravnost. No svakako preporučam da prokomentirate pitanje i sa vašim računovođom, kako bi vidjeti postoji li volja s njene/njegove strane da se napravi takva punomoć/odluka.

  4. ariana

    ariana

    02. 03. 2016. u 10:49 am Odgovori

    Treba natjerati HGK – kojoj svaka firma plaća članarinu po sili zakona, pa da oni izvrše pritisak na debile koje donose ovakve zakone i objavljuju ih na Badnjak u NN (ili malo ranije)!! Treba se boriti protiv ovakvih bedastoća, a ne samo slegnuti ramenima! Ako treba i postaviti šator ispred vlade!

  5. birokratskishowprogram

    birokratskishowprogram

    26. 05. 2016. u 1:13 am Odgovori

    A i ovi elektronski potpisani računi ne vrijede ukoliko se kupac ne složi pismeno da ih želi primati – a što su zakomplicirali “mudraci”. I što sad treba pitat svakog novog kupca želite li primati elektronski račun? evo vam izjava pa je potpišite i odnesite u javnog bilježnika pa mi je vratite 🙂

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Startupi i poslovanje

Saša Fišter platformom Sliceer planira dobiti gem, set i meč digitalizacije teniskih klubova

Aplikacija za digitaliziranje teniskih klubova i gemifikaciju igranja tenisa Sliceer danas ima više od 1400 aktivnih korisnika koji putem nje organiziranju mečeve i turnire.

Društvene mreže

Treći svjetski rat borit će se… influencer marketingom (pa i u Hrvatskoj)

Dok se pitamo koliko će eskalirati #blacklivesmatter prosvjedi u SAD-u, jedno je sigurno: Influenceri koje prate Millenials i Gen Z bit će oružje propagande svih uključenih strana!

Tehnologija

Kako otvoriti webshop? Važan korak je odabir platforme – što nudi WooCommerce?

Došla je pandemija i odjednom vam je pokretanje web trgovine postalo glavni prioritet? Važna odluka koja vas čeka je odabir platforme na temelju koje ćete napraviti svoje eCommerce carstvo. U moru alata čudnih imena, jedan iskače više od drugih - WooCommerce.

Što ste propustili

Izvještaj

FOI, Neuralab, Infobip i Flow and Form na Digitalnoj karijeri: “Dobar mentor će vam pomoći 10%, ne više”

Na jučerašnjem online izdanju Digitalne karijere govorilo se o krizi, praksama, mentorstvu i - pisanju.

Startupi i poslovanje

Hrvatski Farseer, pobjednik Podima, planira postati Excel na steroidima

Promiče li se na obzoru još jedan uspješan domaći SaaS? Farseer je aplikacija za financijsko planiranje koja ubrzano izrasta u Excel na steroidima i pobire nagrade u inozemstvu.

Startupi i poslovanje

Ruski gaming div Playrix akvizirao hrvatski Cateia Games

Hrvatska game dev scena, a posebno Cateia Games, dobiva ozbiljno pojačanje ulaskom ruskog diva, Playrixa na domaće tržište. Hrvatska podružnica upogonjena domaćim stručnjacima već radi na novom naslovu.

Kultura 2.0

Treniranje od doma: Najisplativija dugoročna investicija u vašem sjedilačkom životu

Kao i svako zlo, koronavirus nam je donio i nešto dobro – svjesnost o važnosti redovite tjelesne aktivnosti i njenog utjecaja na snažan imunitet. Jeste li razmišljali o opremanju kućnog gyma?

Startupi i poslovanje

Jan de Jong, splitski zet i poduzetnik: Uvijek jednim okom gledam na Nizozemsku, ali ideje primjenjujem u Hrvatskoj

Iako smo svi naviknuli na loše vijesti o odlasku ljudi iz Hrvatske, uvijek je lijepo saznati za obrnute situacije. Nema boljeg primjera od Nizozemca koji je kao student pokrenuo biznis i zaposlio 35 ljudi tijekom prve godine života u Hrvatskoj.

Intervju

Zašto smo angažirali virtualnog asistenta, iako to nismo planirali?

Krajem 2019. tražili smo novu osobu koja će se pridružiti našem timu, a koja će biti zadužena za administraciju. Kako smo manja tvrtka, nismo imali potrebu za zapošljavanjem takve osobe na puno radno vrijeme, stoga smo se nadali da ćemo naći nekoga tko bi bio voljan raditi pola radnog vremena.