Žig ili potpis: Što nam donosi likvidiranje dokumenata?

Žig ili potpis: Zašto ćemo u 2016. morati svakih nekoliko dana obilaziti računovođu?

Ovih dana nakon razmišljanja i komentiranja ozbiljnih tema političke situacije u zemlji, bilo u tvrtkama, bilo na kavama, te je teme zamijenila jedna puno nevjerojatnija - likvidiranje dokumenata. Koliko god se tematika činila smiješnom, visoke kazne mogu vam vrlo brzo obrisati osmijeh s lica ne ispoštujete li nove propise.

likvidirano_1naslovna

Što, kada, kako?

Krenimo redom: od 1. 1. 2016 stupio je na snagu novi Zakon o računovodstvu (NN 78/15, 134/15), u kojem nakon mnogih izmjena i odgoda i dalje stoji nesretni članak 9. stavak 5. koji glasi:

Poduzetnik je dužan odrediti odgovornu osobu za kontrolu vjerodostojnosti isprava koja će prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige, provjeriti ispravnost i potpunost knjigovodstvene isprave te istu potpisati, odnosno odobriti na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet.

Iako smo svi s veseljem dočekali još jednu od novina iz ovog Zakona, oslobođenje od potpisivanja i ovjeravanja izlaznog računa koji šaljemo svojim klijentima, koji nam omogućava slanje dokumenata digitalnim putem bez kršenja zakona, situacija se obrnula i stvorio se novi problem.

Potreba potpisivanja ama baš svakog dokumenta prije nego ga dostavite svom računovođi na knjiženje.

Kada podvučemo crtu, dobili smo jedan potpis manje na izlaznim računima i hrpu potpisivanja sve ostale dokumentacije… Neobičan oblik napretka i modernizacije, u najmanju ruku, i to sve u svrhu usklađivanja s EU propisima. Kako će to funkcionirati u praksi, bit će zanimljivo za vidjeti.

Osobe za kontrolu ispravnosti računa

Da se razumijemo, veliki sustavi, firme s velikim brojem zaposlenih i kompleksnim strukturama poslovanja, imaju razvijene interne procese likvidacije dokumenata, kao sustav kontrole koje im donekle osigurava vjerodostojnost i ispravnost dokumentacije. Ono što je nevjerojatno jest da se sustav likvidacije određuje Zakonom.

Dio dokumentacije, kao što su putni nalozi te donedavno izlazni računi, ionako je bilo obvezno ovjeriti potpisom odgovorne osobe/direktora, no prema novom zakonu, društvo mora odrediti osobu/osobe koje će biti likvidatori i kontrolirati ispravnost računa.

Ono što se nije promijenilo je činjenica da je direktor ionako taj koji u slučaju poreznog ili inog nadzora snosi odgovornost pa bi bilo logičnije da ih on mora potpisati.

Kako se uopće prilagoditi ovoj novosti?

Svi ovdje teško dolazimo do odgovora. Procesi koje smo već prisvojili poput slanja Izvoda mailom, pa čak i računa u svoje knjigovodstvo, kako bi se dokumentacija što prije provela te kako bismo što prije imali realnu sliku situacije i poslovanja, sada po svemu sudeći postaju nemoguće. Vraćamo se na dobro staro obilaženje računovođa svakih nekoliko dana.

Pogledajmo kako bi prema trenutno dostupnim informacijama to trebalo izgledati u praksi:

  • Izlazni računi – konačno odradite posao do kraja i možete klijentu izdati račun, napravite ga i pošaljete mailom, ali onda ga isprintate, potpišete i predate svom računovođi. Na kraju balade, umjesto dva primjerka, printate jedan i umjesto dva potpisa, stavljate jedan – veliki napredak zar ne?
  • Ulazni računi – svaki račun koji vam je dobavljač poslao mailom ne možete proslijediti svojem računovođi, nego ga trebate isprintati, prekontrolirati i potpisati, te tek onda poslati ili odnijeti svome računovođi.
  • Izvodi – po svemu bi i ovdje trebao biti isti proces kao i kod ulaznih računa.
  • Ostala dokumentacija – dio dokumentacije ste ionako već potpisivali (razni ugovori, odluke, putni nalozi…), no sada biste trebali potpisivati i svaki mogući dokument koji se generira u računovodstvu na temelju vaših odluka.

Uzmimo za primjer nalog za obračun plaće – ako ste jedini zaposleni i sklopili ste sami sa sobom ugovor o radu te si isplaćujete iznos iz ugovora, zar na svakom obračunu koji vam generira računovodstvo trebate doći i potpisati taj obračun?

Koliko nas to vraća unazad, koliko to utječe na potrošnju vašeg dragocjenog vremena, vremena vašeg računovođe – očito je u samome startu.

Što sad – žig ili potpis?

Zakon kaže da se svaki dokument treba potpisati ili imati očiti dokaz tko je taj dokument likvidirao. Razna su tumačenja što i kako to u praksi odraditi. Dio naše struke slaže se da bi žig bio racionalno rješenje ovom neracionalnom zahtjevu, dok programeri različitih poslovnih programa tvrde da bi se to moglo riješiti dodavanjem oznake likvidatora u samom programu.

Osobno nisam sigurna koliko jedan žig s potpisom ili imenom likvidatora može biti “jasan pokazatelj” osobe koja je likvidirala dokument, jer žig nije ekstenzija vas samih do te mjere da je nemoguće da ga netko drugi upotrijebi umjesto vas. S druge strane, to je možda dobar kompromis, s time da moram priznati nisam se osobno usudila to svojim klijentima nametnuti kao najbolje rješenje. Žig kao podloga za potpis je sasvim uredu, ali opet oduzima dragocjeno vrijeme, jer ga netko treba staviti na dokument, a onda tek potpisati.

Prisjetite se što se dogodilo kada smo počeli slati digitalne račune. Mudro smo stavili napomenu:

Dokument je izrađen na računalu, pravovaljano bez žiga i potpisa.

Mislili smo kako će Porezna uprava to prihvatiti kao alternativu klasičnom potpisivanju i udaranju žiga, a ta praksa se zaista proširila i ukorijenila u poslovnoj praksi, sve dok jednog dana inspekcije nisu počele pisati kazne za takve račune i nastala je panika.

Takva napomena nikada nije bila u nijednom zakonu ili propisu spominjana, već su ljudi “krivo” protumačili što je zakonodavac mislio kada je pričao o digitalno izdanom računu i digitalnom potpisu.

Nažalost, ovaj tren nemamo ni jedno očitovanje, niti službeno mišljenje Porezne uprave o ispravnom postupanju prema tom Zakonu, stoga jedino vrijeme i praksa će pokazati što je “ispravno”.

Dok se ne uvidi besmislenost procedure…

U svakom slučaju, zakon trenutno postoji i ovaj čas je važeći, stoga kako bi mogli nesmetano funkcionirati unutar njegovih okvira preporučujem da ipak sastavite Odluku o odgovornoj osobi za likvidiranje dokumentacije u suradnji sa svojim računovođom, s obzirom na to da je odluka obvezna.

Također, probajte i implementirati taj proces koliko je moguće u svoje poslovanje, u nadi da će se ubrzo uvidjeti besmislenost ovakve procedure i zaista krenuti prema stvaranju moderne e-države čiji zakoni prate tehnološke napretke raznih sustava u poslovanju, jer je e-poslovanje u privatnom sektoru već odavno uspostavljeno.

Pravila ponašanja

Na Netokraciji za vas stvaramo kvalitetan, autorski potpisan sadržaj i zaista se veselimo vašim kvalitetnim, kontruktivnim komentarima. Poštujmo stoga jedni druge prilikom komentiranja držeći se sljedećih pravila ponašanja:

  • Ne budite 💩: Nema vrijeđanja, diskriminiranja, ni psovanja (osim ako nije osobni izričaj, ali onda neka psovka bude općenita, a ne usmjerena prema nekome)
  • Samo kvalitetna rasprava, manje trolanja: Ne morate se ni sa kim slagati, ali budite konstruktivni i doprinesite raspravi! Svako trolanje, flameanje, koliko god "plesalo" na granici, leti van.
  • Imenom i prezimenom, nismo Anonymous 👤: Autor sadržaja stoji iza svog sadržaja, stoga stojite i vi iza svog komentara. Koristimo ime i prezime (Hrvoje Lončar) ili barem ime i inicijala (Hrvoje L.) te pravu email adresu. Kako koristimo podatke koje tamo ostavljate? Bacite oko na našu izjavu o privatnosti.

Sve ostale komentare ćemo s guštom spaliti, jer ne zaslužuju svoje mjesto na internetu.

Komentari

  1. Zimon_says

    Zimon_says

    05. 02. 2016. u 5:13 pm Odgovori

    Moje pitanje je, što ste se tek sad probudili. Ovakav zakon he u postupku zadnjih, pa skoro 6 mjeseci. Da ste prije pričalu možda bi se nešto promijenilo. A što je s propisanim kontnim planom kojeg taj isti zakon propisuje. Svi koji imaju bilo kakav sustav morati će uložiti dodatne novce. Svojim klijentima sam to pričao, neki su se na to žalili.

  2. Iva

    Iva

    06. 02. 2016. u 11:40 am Odgovori

    Trivijalno rješenje bi bilo kad bismo mi, vlasnici d.o.o.-a mogli svoje računovođe Odlukom proglasili svojim likvidatorima.
    Samo nisam sigurna je li to po Zakonu. Koliko ja vidim, i koliko se kužim (a kužim se zbilja vrlo, vrlo malo) za to baš i nema prepreke.
    No, rado bih čula i vrlo stručno mišljenje: mogu li Odlukom svoju računovotkinju odrediti likvidatoricom za svoj d.o.o., pa s njom nastaviti komunicirati kao i do sad, a ona da “likvidira” račune za moju tvrtku?

  3. Mojca Volk

    Mojca Volk

    13. 02. 2016. u 6:27 pm Odgovori

    Iva, vezano uz Vaše pitanje, kao što sam i navela u tekstu, nema još službenog očitovanja zakonodavca oko navedenog članka Zakona. Tako da ostaje na nama protumačiti navedeno u praksi. Mišljenja sam da računovođa nije baš uvijek u mogućnosti jamčiti za potpunu vjerodostojnost dokumenta, već samo formalnu ispravnost. No svakako preporučam da prokomentirate pitanje i sa vašim računovođom, kako bi vidjeti postoji li volja s njene/njegove strane da se napravi takva punomoć/odluka.

  4. ariana

    ariana

    02. 03. 2016. u 10:49 am Odgovori

    Treba natjerati HGK – kojoj svaka firma plaća članarinu po sili zakona, pa da oni izvrše pritisak na debile koje donose ovakve zakone i objavljuju ih na Badnjak u NN (ili malo ranije)!! Treba se boriti protiv ovakvih bedastoća, a ne samo slegnuti ramenima! Ako treba i postaviti šator ispred vlade!

  5. birokratskishowprogram

    birokratskishowprogram

    26. 05. 2016. u 1:13 am Odgovori

    A i ovi elektronski potpisani računi ne vrijede ukoliko se kupac ne složi pismeno da ih želi primati – a što su zakomplicirali “mudraci”. I što sad treba pitat svakog novog kupca želite li primati elektronski račun? evo vam izjava pa je potpišite i odnesite u javnog bilježnika pa mi je vratite 🙂

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Tehnologija

Brate, trebam li stvarno uzeti Šaomi?

Xiaomi je u relativno kratkom vremenu postao brend koji se daleko najviše preporučuje u Hrvatskoj i regiji. Zašto?

Kolumna

Što će nam uopće kriptovalute?

Iako o kriptovalutama slušamo već godinama, rijetko kad nam je netko dao suvisao odgovor na pitanje, a što će nama kriptovalute zapravo? U vremenima kada se centralizirani sustavi poput banaka igraju s našim povjerenjem, nikada nije bilo jasnije. Evo odgovora...

Izrada web stranica

Kad vam u 2021. padne server, što očekivati od svog hosting poslužitelja?

Po muci se poznaju junaci pa tako i hosting poslužitelji. Kako izgleda posao s druge strane vašeg weba, otkrili smo.

Što ste propustili

Tehnologija

Manfred Spitzer: “Ne smijemo žrtvovati zdravlje i obrazovanje svoje djece najbogatijim tvrtkama na Zemlji”

Pametni telefoni negativno utječu na djecu u svakom pogledu - od povećanog rizika za kratkovidnost do smanjenih kognitivnih sposobnosti. Oni se zato, smatra neuroznanstvenik i psihijatar, ne bi smjeli koristiti niti za zabavu, ali ni za učenje.

Tehnologija

Nakon pada sustava u nedjelju, samopopisivanje se produžuje do danas u ponoć!

Nije dobro odrađivati stvari u zadnji tren, istina, ipak... u redu je očekivati da online rješenje koje treba podržati popis stanovništva jedne države funkcionira kad god ti treba - makar bio i zadnji. Srećom, dobili smo dan gratis.

Startupi i poslovanje

Znate li kako nastaju roboti? Pitali smo Gideonovog Chief Robotics Officera

Ako vas imalo zanimaju roboti i automatizacija gotovo sigurno ste čuli za Gideon Brothers. Međutim, uz sve dobre vijesti o investicijama i primjeni u industriji, malo inženjera imalo je dosad priliku upoznati se s procesima razvoja jednog robota. Više nam je otkrio Edin Kočo, direktor odjela za robotiku u samom Gideonu.

Digitalni marketing

Sean Ellis: “Prošlo je vrijeme kad jedan jedini growth hacker može dobiti vrtoglave rezultate”

Skovan kao termin prije više od 10 godina, growth hacking je osigurao strelovit rast mnogim poznatim firmama u tehnološkom svijetu, ali mu je ta popularnost osigurala i dozu notornosti. O kontroverzama i budućnosti ove metodologije imala sam priliku pričati s njenim utemeljiteljem, Seanom Ellisom, koji će uskoro nastupiti i uživo u Zagrebu na konferenciji SuperMinds: Don’t Code What You Don’t Understand.

Digitalni mediji

Što svaki developer treba znati o web analitici

Svaki put kad netko kaže da je web stranica gotova i “sad možemo instalirati analitiku”, analitičaru negdje na svijetu pametni telefon padne na pod, kaže stručnjak za web analitiku Robert Petković.

Startupi i poslovanje

Head of Growth: Ima li takvih superjunaka u Hrvatskoj?

Domaćim tehnološkim tvrtkama ojačanima investicijama na putu prema rastu trebaju iskusni multidiscplinarni stručnjaci koji će taj rast ubrzati. Analiziramo kako Head of Growth razmišlja, što treba znati te gdje ga i kako naći, a svoja razmišljanja dali su i Filip, vlasnik growth agencije te Tana, suosnivačica Bazzara, koji upravo zapošljava jednog.