Inbox zero: kako ćete ukrotiti svoj e-mail uz arhiviranje i filtriranje

Priznajte, bojite se svog e-mail inboxa. Ne da vam se prolaziti e-mailove i ponovno čitati pročitano. Da, mogli ste si organizirati filtre ili nabaviti asistenta, ali niste. Vaš inbox je pun, a živci tanki.

Vrijeme je da razmislite biste li se mogli baviti pametnijim stvarima od newslettera i obavijesti o tome tko vas prati na Twitteru.

Koliko god društvene mreže bilo popularne, naši virtualni životu i dalje završavaju u ponekad i pretjerano stvarnim e-mail inboxovima. Inbox zero je odsad jedino pravilo.

Inbox zero je pojam i serija članaka koju je prije nekoliko godina napisao productivity bloger Merlin Mann. Na žalost, Merlin odavno više ne blogira aktivno i navodno priprema knjigu na temu Inboxa zero.

Pripremu ovog članka podržao je Vip: Nokia Mail usluga dostupna je samo u Vip ponudi a omogućuje neograničenu e-mail komunikaciju na Nokia mobilnim telefonima, poput Nokije E5 ili C7. Ako ste stalno u pokretu, a ne želite trošiti svoj data promet na dokumente i slike koje svakodnevno dobivate, za samo dvadesetak kuna mjesečno ne morate više brinuti.

Zbog prirode posla svakodnevno razmijenim barem 30 do 100 pojedinačnih e-mailova, od kratkih upita do detaljnih ponuda i rasprava. Vaša e-mail komunikacija vjerojatno nije ništa drugačija. Hrpa e-mailova na koje trošite vrijeme.

Zašto prazan inbox?

Dobili ste stotinu pa i tisuću e-mailova koje ostavljate za sutra. Pa što? Sigurno ste se već naučili označavati važnije e-mailove zvjezdicama te pripremati draftove onih na koje trebate odgovoriti… jučer. Uostalom, sigurno vam nije problem svakodnevno prolaziti jedne te iste e-mailova, čitati ih iznova i na kraju se pitati što uopće rade u vašem inboxu.

Da, možete ostavljati e-mailove u svom inboxu, ali zamislite da sve što kupite ostavljate na jednoj velikoj hrpi usred dnevnog boravka i vraćate mu se svakodnevno. Poanta Inboxa zero nije u dostizanju nule kao brojke uz vaš inbox, već dugoročna ušteda vašeg vremena i živaca. Budite realni, riješite se svojih e-mailova i čitajte dalje…

Bankrotirati je ljudski

Posebice kad je u pitanju e-mail. Mnogi geekovi su počeli objavljivati vlastite e-mail i RSS bankrote kad se više ne mogu nositi sa stotinama nepročitanih poruka i članka u svom Gmailu, Outlooku ili pak Google Readeru. Dosta im je previše virtualne gnjavaže i stoga brišu sve i počinju iznova. Ah, te američke fore.

Ukoliko zaista imate jako puno e-mailova kojima se ne bavite, zašto ih se ne biste riješili? Počnimo polako: prebacite svoj pročitane e-mailove u folder koji ćete nazvati “arhiv”. Sad možete početi lagano i sigurno – filtrirajući e-mailove.

Filtar po filtar, prazniji inbox

Prije nego što uopće e-mailu dopustite da vas gnjavi, riješit ćemo se svega što možete automatizirati. Što sve možete (i morate) filtrirati?

• Obavijesti s društvenih mreža – prate vas na Twitteru i postaju prijatelji na Facebooku? Zaista ne morate svakodnevno pratiti sve te obavijesti;
• Newsletteri – iako ste se pretplatili na njih, sigurno ih nećete čitati danas, već kad nađete vremena. Dotad bi ostajali u inboxu među e-mailovima s kojima se zaista trebate baviti, ali sad će biti u posebnoj datoteci temeljenoj na vašem filtru koju ćete proći kada zaista budete imali vremena;
• “Kvalitetan spam” – Prolaze vam spam poruke od jednog te istog pošiljatelja. Nemojte ih nekoliko puta označavati kao spam kako bi Gmail ili Outlook naučili, već napravite filtar.
• Računi i izvještaji – Dnevno, tjedno ili mjesečno dobivate račune i izvještaje u obliku e-mailova iz kojih ćete izvući PDF i potom ih izbrisati? Može, ali filtrirajte ih i jednom tjedno se riješite muke i spremanja dokumenata.

Vjerojatno imate i previše ideja kako biste mogli koristiti filtre, ali njima ćemo se baviti drugom prilikom. Prva crta obrane u obliku Outlook ili Gmail filtara je spremna. Sad je vrijeme – za brisanje.

Briši pa… briši

Taj e-mail je tako bitan. Tako bitan. TAKO bitan. Ukoliko je tako bitan, zašto se nalazi u vašem inboxu? Ne biste ga zadržali zauvijek? Onda možda nije baš toliko bitan. Većina e-mailova koje ćete dobiti srećom nije toliko bitna, a čak i kad jest trebali biste je arhivirati, a ne zadržavati u svom inboxu za sva vremena.

Spam? Brišite. Nećete nikada odgovoriti? Brišite. Naviknite se brisati nebitne informacije, a zadržavati samo one s kojima nešto možete učiniti. Možda odgovoriti na njih?! Nečuveno.

Arhiviraj, odgovori ili organiziraj

Kad sljedeći put dobijete e-mail, otvorite ga samo jednom. Ako odmah možete odgovoriti, kliknite na reply i riješite se muke. Da, trebat će vam cijele 2 minute. Ako se njime ne želite sad baviti, nećete ga ostaviti u inboxu kao inače.

Označit ćete spomenute e-mailove kako biste na njih kasnije odgovorili, ali odmah ćete nešto s njima učiniti. Možete otvoriti datoteku koja se zove “Odgovorite” ili primjerice zvjezdicom označiti e-mailove. U Gmailu sam primjerice upravo zvjezdicom označene e-mailove organizirao tako da se kao poseban inbox pojavljuju na naslovnici, ograničivši prikaz na zadnjih 10 e-mailova. Kad pređe 10, vrijeme je za odgovaranje.

Je li većina ovih savjeta očita i već ste za njih znali? Svakako, ali zašto ih onda ne primjenjujete? 😉 U detalje organizacije Gmail filtara, Outlook datoteka ili pak vaših e-mailova kod Vipove Nokia Mail usluge lako ćemo se baciti kad odlučite počistiti svoj inbox i olakšati si virtualnu komunikaciju. Možete raditi pametnije stvari od čitanja e-mailova iznova, primjerice komentirati na ovaj članak. Stoga, recite: kako ste si dosad organizirali inbox i muči li vas višak poruka?