Inbox zero: kako ćete ukrotiti svoj e-mail uz arhiviranje i filtriranje

Inbox zero: kako ćete ukrotiti svoj e-mail uz arhiviranje i filtriranje

Priznajte, bojite se svog e-mail inboxa. Ne da vam se prolaziti e-mailove i ponovno čitati pročitano. Da, mogli ste si organizirati filtre ili nabaviti asistenta, ali niste. Vaš inbox je pun, a živci tanki. Vrijeme je da razmislite biste li se mogli baviti pametnijim stvarima od newslettera i obavijesti o tome tko vas prati na Twitteru. Koliko god društvene mreže bilo popularne, naši virtualni životu i dalje završavaju u ponekad i pretjerano stvarnim e-mail inboxovima. Inbox zero je odsad jedino pravilo.

Priznajte, bojite se svog e-mail inboxa. Ne da vam se prolaziti e-mailove i ponovno čitati pročitano. Da, mogli ste si organizirati filtre ili nabaviti asistenta, ali niste. Vaš inbox je pun, a živci tanki.

Vrijeme je da razmislite biste li se mogli baviti pametnijim stvarima od newslettera i obavijesti o tome tko vas prati na Twitteru.

Koliko god društvene mreže bilo popularne, naši virtualni životu i dalje završavaju u ponekad i pretjerano stvarnim e-mail inboxovima. Inbox zero je odsad jedino pravilo.

Inbox zero je pojam i serija članaka koju je prije nekoliko godina napisao productivity bloger Merlin Mann. Na žalost, Merlin odavno više ne blogira aktivno i navodno priprema knjigu na temu Inboxa zero.

Pripremu ovog članka podržao je Vip: Nokia Mail usluga dostupna je samo u Vip ponudi a omogućuje neograničenu e-mail komunikaciju na Nokia mobilnim telefonima, poput Nokije E5 ili C7. Ako ste stalno u pokretu, a ne želite trošiti svoj data promet na dokumente i slike koje svakodnevno dobivate, za samo dvadesetak kuna mjesečno ne morate više brinuti.

Zbog prirode posla svakodnevno razmijenim barem 30 do 100 pojedinačnih e-mailova, od kratkih upita do detaljnih ponuda i rasprava. Vaša e-mail komunikacija vjerojatno nije ništa drugačija. Hrpa e-mailova na koje trošite vrijeme.

Zašto prazan inbox?

Dobili ste stotinu pa i tisuću e-mailova koje ostavljate za sutra. Pa što? Sigurno ste se već naučili označavati važnije e-mailove zvjezdicama te pripremati draftove onih na koje trebate odgovoriti… jučer. Uostalom, sigurno vam nije problem svakodnevno prolaziti jedne te iste e-mailova, čitati ih iznova i na kraju se pitati što uopće rade u vašem inboxu.

Da, možete ostavljati e-mailove u svom inboxu, ali zamislite da sve što kupite ostavljate na jednoj velikoj hrpi usred dnevnog boravka i vraćate mu se svakodnevno. Poanta Inboxa zero nije u dostizanju nule kao brojke uz vaš inbox, već dugoročna ušteda vašeg vremena i živaca. Budite realni, riješite se svojih e-mailova i čitajte dalje…

Bankrotirati je ljudski

Posebice kad je u pitanju e-mail. Mnogi geekovi su počeli objavljivati vlastite e-mail i RSS bankrote kad se više ne mogu nositi sa stotinama nepročitanih poruka i članka u svom Gmailu, Outlooku ili pak Google Readeru. Dosta im je previše virtualne gnjavaže i stoga brišu sve i počinju iznova. Ah, te američke fore.

Filtriranje je majka učinkovitog inboxa.

Ukoliko zaista imate jako puno e-mailova kojima se ne bavite, zašto ih se ne biste riješili? Počnimo polako: prebacite svoj pročitane e-mailove u folder koji ćete nazvati “arhiv”. Sad možete početi lagano i sigurno – filtrirajući e-mailove.

Filtar po filtar, prazniji inbox

Prije nego što uopće e-mailu dopustite da vas gnjavi, riješit ćemo se svega što možete automatizirati. Što sve možete (i morate) filtrirati?

  • Obavijesti s društvenih mreža – prate vas na Twitteru i postaju prijatelji na Facebooku? Zaista ne morate svakodnevno pratiti sve te obavijesti;
  • Newsletteri – iako ste se pretplatili na njih, sigurno ih nećete čitati danas, već kad nađete vremena. Dotad bi ostajali u inboxu među e-mailovima s kojima se zaista trebate baviti, ali sad će biti u posebnoj datoteci temeljenoj na vašem filtru koju ćete proći kada zaista budete imali vremena;
  • “Kvalitetan spam” – Prolaze vam spam poruke od jednog te istog pošiljatelja. Nemojte ih nekoliko puta označavati kao spam kako bi Gmail ili Outlook naučili, već napravite filtar.
  • Računi i izvještaji – Dnevno, tjedno ili mjesečno dobivate račune i izvještaje u obliku e-mailova iz kojih ćete izvući PDF i potom ih izbrisati? Može, ali filtrirajte ih i jednom tjedno se riješite muke i spremanja dokumenata.

Vjerojatno imate i previše ideja kako biste mogli koristiti filtre, ali njima ćemo se baviti drugom prilikom. Prva crta obrane u obliku Outlook ili Gmail filtara je spremna. Sad je vrijeme – za brisanje.

Briši pa… briši

Taj e-mail je tako bitan. Tako bitan. TAKO bitan. Ukoliko je tako bitan, zašto se nalazi u vašem inboxu? Ne biste ga zadržali zauvijek? Onda možda nije baš toliko bitan. Većina e-mailova koje ćete dobiti srećom nije toliko bitna, a čak i kad jest trebali biste je arhivirati, a ne zadržavati u svom inboxu za sva vremena.

Spam? Brišite. Nećete nikada odgovoriti? Brišite. Naviknite se brisati nebitne informacije, a zadržavati samo one s kojima nešto možete učiniti. Možda odgovoriti na njih?! Nečuveno.

Arhiviraj, odgovori ili organiziraj

Kad sljedeći put dobijete e-mail, otvorite ga samo jednom. Ako odmah možete odgovoriti, kliknite na reply i riješite se muke. Da, trebat će vam cijele 2 minute. Ako se njime ne želite sad baviti, nećete ga ostaviti u inboxu kao inače.

Inbox mi je tijekom pisanja članak bio prazan, uz samo 4 poruke spremne za "reply"

Označit ćete spomenute e-mailove kako biste na njih kasnije odgovorili, ali odmah ćete nešto s njima učiniti. Možete otvoriti datoteku koja se zove “Odgovorite” ili primjerice zvjezdicom označiti e-mailove. U Gmailu sam primjerice upravo zvjezdicom označene e-mailove organizirao tako da se kao poseban inbox pojavljuju na naslovnici, ograničivši prikaz na zadnjih 10 e-mailova. Kad pređe 10, vrijeme je za odgovaranje.

Je li većina ovih savjeta očita i već ste za njih znali? Svakako, ali zašto ih onda ne primjenjujete? 😉 U detalje organizacije Gmail filtara, Outlook datoteka ili pak vaših e-mailova kod Vipove Nokia Mail usluge lako ćemo se baciti kad odlučite počistiti svoj inbox i olakšati si virtualnu komunikaciju. Možete raditi pametnije stvari od čitanja e-mailova iznova, primjerice komentirati na ovaj članak. Stoga, recite: kako ste si dosad organizirali inbox i muči li vas višak poruka?

Sukladno članku 94. Zakona o elektroničkim medijima, komentiranje članaka na Netokraciji dopušteno je samo korisnicima koji ostave svoje ime i prezime te mail adresu i prihvate pravila ponašanja.

Pravila ponašanja

Na Netokraciji za vas stvaramo kvalitetan, autorski potpisan sadržaj i zaista se veselimo vašim kvalitetnim, kontruktivnim komentarima. Poštujmo stoga jedni druge prilikom komentiranja, kao i Zakon, držeći se sljedećih pravila ponašanja:

  • Ne budite 💩: Nema vrijeđanja, diskriminiranja, ni psovanja (osim ako nije osobni izričaj, ali onda neka psovka bude općenita, a ne usmjerena prema nekome). Također, upoznajte se sa stavkom 2. članka 94. Zakona o elektroničkim medijima prije no što ostavite komentar.
  • Samo kvalitetna rasprava, manje trolanja: Ne morate se ni sa kim slagati, ali budite konstruktivni i doprinesite raspravi! Svako trolanje, flameanje, koliko god "plesalo" na granici, leti van.
  • Imenom i prezimenom, nismo Anonymous 👤: Autor sadržaja stoji iza svog sadržaja, stoga stojite i vi iza svog komentara. Koristimo ime i prezime te pravu email adresu.

Kako koristimo podatke koje ostavljate? Bacite oko na našu izjavu o privatnosti.

Sve ostale komentare ćemo s guštom spaliti, jer ne zaslužuju svoje mjesto na internetu.

Komentari

  1. Hedera

    Hedera

    14. 06. 2011. u 12:12 pm Odgovori

    Naš posao je isključivo i odgovaranje mejlova i nikako sa organizacijom izaći na kraj. Brišem sve što mi ne treba iz inboxa odmah, riješeno samo arhiviram, što ostaje u inboxu se mora riješavati dok ne bude prazan. Uglavnom mi do 10 stavaka uvijek u inboxu za riješiti.

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Startupi

Osnivač Njuškala uz Hanza Mediju pokreće novi digitalni oglasnik – Dealio

Dealio u tržišnom okršaju za korisnike u Hrvatskoj i šire ima stratešku podršku medijske grupacije Hanza, ali čini se kako se neće zaustaviti na tome.

Izvještaj

Metaverse nije mrtav. Njegov zli brat iz Mete možda jest…

Rebrendingom u Metu, Facebook je pokušao preuzeti vlasništvo nad pojmom metaversea, no svjedoci smo koliko mu je to uspjelo. Metaverse više nije u hypeu kao nekad, ali oni koji su se nastavili baviti njime - znaju da priča tek počinje.

Veliki intervjui

Program Forward to Health Innovation otvara prijave za treću generaciju polaznika

U modernom post pandemijskog okruženju u kojem se tehnologija ubrzano razvija nikad nije bilo važnije ulagati u zdravstvene inovacije. Forward to Health Innovation je tu da pomogne onima koji imaju ideju, ali ne znaju kako bi je ostvarili.

Što ste propustili

Novost

AI developeri, AI glasovni asistenti, AI dejtanje…

U tjednu koji su obilježile pomalo distopijske AI vijesti u podcastu smo ugostili suosnivača hrvatskog startupa koji svoj proizvod zove - AI developerom.

Startupi

Gorjan Jovanovski: “Bio sam dobar programer, odlučio sam to iskoristiti u borbi za čisti zrak”

Ekološki aktivist, softverski inženjer i poduzetnik ne nalaze se često u jednoj osobi, zbog čega je Gorjan Jovanovski vrlo zanimljiv sugovornik za sve teme koje se dotiču ovih triju područja, a pogotovo u slučajevima kad se ona isprepliću.

Novost

Lorenzo Mayola novi je generalni direktor Glova za Hrvatsku

Glovo, višekategorijska platforma koja korisnicima omogućuje pristup raznim vrstama proizvoda i jela na zahtjev, slavi pet godina rada na hrvatskom tržištu.

Startupi

Hrvatski Hypefy na natjecanju slovenskog Podima odnio pobjedu među 148 startupa

Na natjecanju Podim Pitching Competition birao se najbolji od 148 startupa iz 24 zemlje. Na glavnu pozornicu izašlo je 5 finalista, ali titulom najboljeg pitcha okrunjen je Hypefy iz Hrvatske.

Obrazovanje

STEMwave Innovation Day hrvatskim je učenicima još jednom omogućio tehnološki spektakl

Četvrtu godinu zaredom, Stemi i Infobip, uz podršku generalnog partnera A1 Hrvatska, uspješno su proveli sezonu 23/24 edukacijskog projekta STEMwave - Škola budućnosti te ga obilježili uz učeničku konferenciju ‘Innovation Day’.

Veliki intervjui

Lada Borovina Kovjanić, Inženjerka godine: Programiranje se uči – programiranjem, a najbolje na greškama

U seriji intervjua s iskusnim inženjerima domaće IT industrije otkrivamo kako su izgledali njihovi karijerni putovi, kako se postaje senior i ostaje u tijeku s novim tehnologijama, je li bolje specijalizirati se za određenu tehnologiju ili biti generalist i - što bi savjetovali juniorima.