Inbox zero: kako ćete ukrotiti svoj e-mail uz arhiviranje i filtriranje

Inbox zero: kako ćete ukrotiti svoj e-mail uz arhiviranje i filtriranje

Priznajte, bojite se svog e-mail inboxa. Ne da vam se prolaziti e-mailove i ponovno čitati pročitano. Da, mogli ste si organizirati filtre ili nabaviti asistenta, ali niste. Vaš inbox je pun, a živci tanki. Vrijeme je da razmislite biste li se mogli baviti pametnijim stvarima od newslettera i obavijesti o tome tko vas prati na Twitteru. Koliko god društvene mreže bilo popularne, naši virtualni životu i dalje završavaju u ponekad i pretjerano stvarnim e-mail inboxovima. Inbox zero je odsad jedino pravilo.

Priznajte, bojite se svog e-mail inboxa. Ne da vam se prolaziti e-mailove i ponovno čitati pročitano. Da, mogli ste si organizirati filtre ili nabaviti asistenta, ali niste. Vaš inbox je pun, a živci tanki.

Vrijeme je da razmislite biste li se mogli baviti pametnijim stvarima od newslettera i obavijesti o tome tko vas prati na Twitteru.

Koliko god društvene mreže bilo popularne, naši virtualni životu i dalje završavaju u ponekad i pretjerano stvarnim e-mail inboxovima. Inbox zero je odsad jedino pravilo.

Inbox zero je pojam i serija članaka koju je prije nekoliko godina napisao productivity bloger Merlin Mann. Na žalost, Merlin odavno više ne blogira aktivno i navodno priprema knjigu na temu Inboxa zero.

Pripremu ovog članka podržao je Vip: Nokia Mail usluga dostupna je samo u Vip ponudi a omogućuje neograničenu e-mail komunikaciju na Nokia mobilnim telefonima, poput Nokije E5 ili C7. Ako ste stalno u pokretu, a ne želite trošiti svoj data promet na dokumente i slike koje svakodnevno dobivate, za samo dvadesetak kuna mjesečno ne morate više brinuti.

Zbog prirode posla svakodnevno razmijenim barem 30 do 100 pojedinačnih e-mailova, od kratkih upita do detaljnih ponuda i rasprava. Vaša e-mail komunikacija vjerojatno nije ništa drugačija. Hrpa e-mailova na koje trošite vrijeme.

Zašto prazan inbox?

Dobili ste stotinu pa i tisuću e-mailova koje ostavljate za sutra. Pa što? Sigurno ste se već naučili označavati važnije e-mailove zvjezdicama te pripremati draftove onih na koje trebate odgovoriti… jučer. Uostalom, sigurno vam nije problem svakodnevno prolaziti jedne te iste e-mailova, čitati ih iznova i na kraju se pitati što uopće rade u vašem inboxu.

Da, možete ostavljati e-mailove u svom inboxu, ali zamislite da sve što kupite ostavljate na jednoj velikoj hrpi usred dnevnog boravka i vraćate mu se svakodnevno. Poanta Inboxa zero nije u dostizanju nule kao brojke uz vaš inbox, već dugoročna ušteda vašeg vremena i živaca. Budite realni, riješite se svojih e-mailova i čitajte dalje…

Bankrotirati je ljudski

Posebice kad je u pitanju e-mail. Mnogi geekovi su počeli objavljivati vlastite e-mail i RSS bankrote kad se više ne mogu nositi sa stotinama nepročitanih poruka i članka u svom Gmailu, Outlooku ili pak Google Readeru. Dosta im je previše virtualne gnjavaže i stoga brišu sve i počinju iznova. Ah, te američke fore.

Filtriranje je majka učinkovitog inboxa.

Ukoliko zaista imate jako puno e-mailova kojima se ne bavite, zašto ih se ne biste riješili? Počnimo polako: prebacite svoj pročitane e-mailove u folder koji ćete nazvati “arhiv”. Sad možete početi lagano i sigurno – filtrirajući e-mailove.

Filtar po filtar, prazniji inbox

Prije nego što uopće e-mailu dopustite da vas gnjavi, riješit ćemo se svega što možete automatizirati. Što sve možete (i morate) filtrirati?

  • Obavijesti s društvenih mreža – prate vas na Twitteru i postaju prijatelji na Facebooku? Zaista ne morate svakodnevno pratiti sve te obavijesti;
  • Newsletteri – iako ste se pretplatili na njih, sigurno ih nećete čitati danas, već kad nađete vremena. Dotad bi ostajali u inboxu među e-mailovima s kojima se zaista trebate baviti, ali sad će biti u posebnoj datoteci temeljenoj na vašem filtru koju ćete proći kada zaista budete imali vremena;
  • “Kvalitetan spam” – Prolaze vam spam poruke od jednog te istog pošiljatelja. Nemojte ih nekoliko puta označavati kao spam kako bi Gmail ili Outlook naučili, već napravite filtar.
  • Računi i izvještaji – Dnevno, tjedno ili mjesečno dobivate račune i izvještaje u obliku e-mailova iz kojih ćete izvući PDF i potom ih izbrisati? Može, ali filtrirajte ih i jednom tjedno se riješite muke i spremanja dokumenata.

Vjerojatno imate i previše ideja kako biste mogli koristiti filtre, ali njima ćemo se baviti drugom prilikom. Prva crta obrane u obliku Outlook ili Gmail filtara je spremna. Sad je vrijeme – za brisanje.

Briši pa… briši

Taj e-mail je tako bitan. Tako bitan. TAKO bitan. Ukoliko je tako bitan, zašto se nalazi u vašem inboxu? Ne biste ga zadržali zauvijek? Onda možda nije baš toliko bitan. Većina e-mailova koje ćete dobiti srećom nije toliko bitna, a čak i kad jest trebali biste je arhivirati, a ne zadržavati u svom inboxu za sva vremena.

Spam? Brišite. Nećete nikada odgovoriti? Brišite. Naviknite se brisati nebitne informacije, a zadržavati samo one s kojima nešto možete učiniti. Možda odgovoriti na njih?! Nečuveno.

Arhiviraj, odgovori ili organiziraj

Kad sljedeći put dobijete e-mail, otvorite ga samo jednom. Ako odmah možete odgovoriti, kliknite na reply i riješite se muke. Da, trebat će vam cijele 2 minute. Ako se njime ne želite sad baviti, nećete ga ostaviti u inboxu kao inače.

Inbox mi je tijekom pisanja članak bio prazan, uz samo 4 poruke spremne za "reply"

Označit ćete spomenute e-mailove kako biste na njih kasnije odgovorili, ali odmah ćete nešto s njima učiniti. Možete otvoriti datoteku koja se zove “Odgovorite” ili primjerice zvjezdicom označiti e-mailove. U Gmailu sam primjerice upravo zvjezdicom označene e-mailove organizirao tako da se kao poseban inbox pojavljuju na naslovnici, ograničivši prikaz na zadnjih 10 e-mailova. Kad pređe 10, vrijeme je za odgovaranje.

Je li većina ovih savjeta očita i već ste za njih znali? Svakako, ali zašto ih onda ne primjenjujete? 😉 U detalje organizacije Gmail filtara, Outlook datoteka ili pak vaših e-mailova kod Vipove Nokia Mail usluge lako ćemo se baciti kad odlučite počistiti svoj inbox i olakšati si virtualnu komunikaciju. Možete raditi pametnije stvari od čitanja e-mailova iznova, primjerice komentirati na ovaj članak. Stoga, recite: kako ste si dosad organizirali inbox i muči li vas višak poruka?

Pravila ponašanja

Na Netokraciji za vas stvaramo kvalitetan, autorski potpisan sadržaj i zaista se veselimo vašim kvalitetnim, kontruktivnim komentarima. Poštujmo stoga jedni druge prilikom komentiranja držeći se sljedećih pravila ponašanja:

  • Ne budite 💩: Nema vrijeđanja, diskriminiranja, ni psovanja (osim ako nije osobni izričaj, ali onda neka psovka bude općenita, a ne usmjerena prema nekome)
  • Samo kvalitetna rasprava, manje trolanja: Ne morate se ni sa kim slagati, ali budite konstruktivni i doprinesite raspravi! Svako trolanje, flameanje, koliko god "plesalo" na granici, leti van.
  • Imenom i prezimenom, nismo Anonymous 👤: Autor sadržaja stoji iza svog sadržaja, stoga stojite i vi iza svog komentara. Koristimo ime i prezime (Hrvoje Lončar) ili barem ime i inicijala (Hrvoje L.) te pravu email adresu. Kako koristimo podatke koje tamo ostavljate? Bacite oko na našu izjavu o privatnosti.

Sve ostale komentare ćemo s guštom spaliti, jer ne zaslužuju svoje mjesto na internetu.

Komentari

  1. Hedera

    Hedera

    14. 06. 2011. u 12:12 pm Odgovori

    Naš posao je isključivo i odgovaranje mejlova i nikako sa organizacijom izaći na kraj. Brišem sve što mi ne treba iz inboxa odmah, riješeno samo arhiviram, što ostaje u inboxu se mora riješavati dok ne bude prazan. Uglavnom mi do 10 stavaka uvijek u inboxu za riješiti.

Odgovori

Tvoja e-mail adresa neće biti objavljena.

Popularno

Startupi i poslovanje

Dvije strane Porscheovog ulaganja u Greyp: Mali ulagači ljuti i nezadovoljni dok se Neufund hvali povijesnim exitom

Iza najave da Porsche preuzima većinski udio u Greyp Bikes krije se priča malih ulagača koji su 2019. u Greyp uložili kroz Equity Token Offering i sad se osjećaju - izigrano i izgurano.

Novost

Developeri, recite što doista želite: šareni ured, pivo petkom, veliku plaću, dobrog šefa….

Traženi, maženi, paženi i razmaženi. Tako mediji i društvo u zadnje vrijeme doživljavaju developere. Zagrebačka IT tvrtka odlučila je provjeriti jesu li doista takvi te pitati developere što oni doista žele.

Tehnologija

Može li popravi.to, najnovija platforma za prijavu štete u gradovima, zaživjeti na razini cijele Hrvatske?

Dobili smo još jednu servisnu aplikaciju za prijavu štete u našem gradu, ova je izgrađena na open-source tehnologiji, za cijelu Hrvatsku, nastala volonterskim radom udruge Code for Croatia. Hoće li joj to pomoći da zaživi?

Što ste propustili

Startupi i poslovanje

Hrvatski BE-ON za pomoć blokiranim građanima osigurao 1,3 milijuna eura od Feelsgood fonda

Prema najnovijim dostupnim podacima u Hrvatskoj je preko 240.000 ovršenih potrošača. Hrvatski BE-ON želi im pomoći financijskim savjetovanjem.

Društvene mreže

Stiže Huuk. Nova globalna društvena mreža iz Rijeke?

Gradski autobus veselih boja s pitanjem "What the Huuk are we doing tonight" koji u zadnje vrijeme vozi Rijekom i obećanje da ćete od danas, 1. prosinca moći "Proširiti svoje pleme" najavili su lansiranje nove aplikacije u tom gradu. Kakve točno saznali smo u razgovoru sa suosnivačem Mateo Starčevićem Filipovićem.

Startupi i poslovanje

Otvoren najmoderniji podatkovni centar u regiji vrijedan 11 milijuna eura

Drugi po redu podatkovni centar A1 Hrvatska diči se sa čak šest ISO certifikata.

Društvene mreže

Zašto svaki brend, koji želi mjeriti uspješnost na Facebooku, treba odraditi Brand Lift studiju?

Ako ljudi koji su izloženi oglasu zapamte brend ili njegovu poruku više od onih koji nisu bili izloženi, znamo da kampanja ima učinak. No, kako to mjeriti?

Mobilno

Što vam prijeti na vašem smartphoneu kad se najmanje nadate?

Zahvaljujući razvoju brojnih aplikacija za udaljeno i digitalno upravljanje svim sferama života i poslovanja, danas jedino što trebamo je mobitel. Do koje mjere su naši podatci, a time i bankovni računi te privatne informacije sigurni od ulaska nepozvanih gostiju... najčešće se izbjegavamo zapitati.

Netokracija Podcast

100 epizoda Netokracija Podcasta, otkrivamo kako ga radimo!

Preživjeli smo, a i vi s nama, objavu 100. (STOTE!) epizode Netokracija Podcasta pa smo odlučili približiti vam malo naše najdraže trenutke, ali i kako stvaramo vodeći hrvatski tehnološki podcast.