Farseer: Kako smo pomogli Violeti detaljno računati plansku profitabilnost proizvoda

Excel je jedan od najkorištenijih alata u tvrtkama i uredima širom svijeta. Iako je nastao kao alat za produktivnost, u međuvremenu je preuzeo mnoštvo novih jednostavnijih i kompleksnih funkcija: osobni rokovnik i planer, kalkulator, alat za budžetiranje, baze podataka, project management, CRM… Neki čak i muziciraju u Excelu.

U svijetu financija je i dalje nezaobilazan, no tvrtke koje koriste isključivo Excel za planiranje svojih financija prije ili kasnije dožive ozbiljne probleme jer alat jednostavno nije osmišljen za tako kompleksne operacije i kolaboraciju korisnika. Excel u većim tvrtkama jednostavno počinje “pucati” pod teretom ogromne količine podataka, izračuna i formula te otežanim procesima suradnje korisnika – razmjenjivanje proračunskih tablica putem e-maila očito nije optimalan način za praćenje financija.

Od “zakopavanja” u Excelu…

Jedna od tvrtki koja se donedavno, u svom financijskom planiranju oslanjala na Excel je i domaća tvrtka Violeta. Osnovana 2001., Violeta je najveći domaći proizvođač higijenskih proizvoda. Trenutačno imaju četiri tvornice u dvije države, poslovnice u BiH, Hrvatskoj i Sloveniji, više od 1200 zaposlenika i asortiman od 300 proizvoda iz vlastite proizvodnje. Osim proizvodnje vlastitih, Violeta distribuira i brendove drugih proizvođača kao što su Ferrero, PIK, Paladin, Barilla, Mulino Bianco, Filiz, Dr. Oetker, bave se izvozom, maloprodajom i hotelijerstvom, a u svom vlasništvu imaju čak i vrtić i starački dom.

S tako šarolikim poslovnim aktivnostima i godišnjim prihodima grupe većim od 200 milijuna eura, razumno je za pretpostaviti da je planiranje prodaje i financija u Violeti nemalo kompleksan zadatak. Potvrdili smo to i mi u Farseeru nakon što smo im se javili i razgovarali o njihovim izazovima u financijskom planiranju i analizi. Saznali smo tada da im je jedan od ključnih izazova planiranje prodajnih ciljeva.

Naime, tim od 35 prodajnih predstavnika i brend menadžera u Violeti zadužen je za planiranje prodaje. To znači da oni moraju što detaljnije definirati strategiju prodaje za 30 brendova iz Violetinog portfelja, isplanirati aktivnosti i količine proizvoda koje planiraju prodati, uspostaviti specifične cijene i generalne rabate te popuste za pojedinačne ključne kupce.

…Do detaljnog planiranja prodaje u Farseeru

Ono što su u Violeti vidjeli kao najveći izazov je kompleksnost detaljnog planiranja ulaganja pomoću kojih ostvaruju ciljane promete za svakog ključnog kupca/partnera.

Želja planera bila je spustiti se na niže razine plana i olakšati detaljno preciziranje prodajnih brojki na razini SKU-a (stock keeping unit), tj. artikla. Također, htjeli su dodatno optimizirati dobivanje brojki planske profitabilnosti na razinama brenda, kategorije, ključnog kupca, poslovnice itd. 

Farseer je specijaliziran upravo za ovakve situacije. U koordinaciji s Violetinim IT timom, povezali smo Farseer s njihovim ERP (enterprise resource planning) i BI (business intelligence) sustavima, kako bismo mogli lako uvesti sve povijesne prodajne podatke i napraviti početnu točku za kreiranje budućih planova. Centralizirano modeliranje u Farseeru omogućilo je svim korisnicima spajanje i rad na istom izvoru podataka.

Optimizacijski algoritmi i pametno planiranje prilagođeno uvjetima stvarnog svijeta

Jedna od ključnih funkcionalnosti Farseera za Violetu bila je automatska top-down distribucija svih prodajnih brojki. Ova funkcionalnost omogućuje korisnicima postavljanje samo jedne ciljne brojke na vrhu, na osnovu koje sustav automatski, “pametno”, popuni ostatak plana.

Naime, proizvodne i distribucijske tvrtke kao što je Violeta imaju tisuće artikala, te stotine kupaca i prodajnih/distribucijskih lokacija. U njihovim planovima to rezultira desecima milijuna vremenskih serija, što je poprilično nepraktično za stvaranje detaljnih planova. U Farseeru je moguće unijeti broj prodanih komada na bilo kojoj od razina – artikl, kupac, poslovnica, ili bilo kojoj kombinaciji ovih varijabli. Optimizacijski algoritam potom raspoređuje željene količine na sve relevantne dimenzije, rješavajući sustave od nekoliko tisuća jednadžbi.

Za razliku od standardnih machine learning sustava, Farseerov optimizacijski algoritam ne funkcionira kao black box koji “izbacuje” nasumične rezultate na koje nije moguće utjecati, već korisnika stavlja u centar procesa, dajući mu mogućnost da bilo koju brojku u svakom trenutku prilagodi stanju u “stvarnom svijetu”, a ostatak plana se automatski optimizira i prilagođava ručno unesenoj brojci.

Primjerice, kao cilj u Violeti mogu postaviti brojku od 500 tisuća prodajnih pakiranja artikla u sljedećoj godini, a sustav na osnovu svih dostupnih podataka automatski izračuna prodajne ciljeve za svakog klijenta, s količinama, detaljnim cijenama i specifičnim rabatima za pojedine klijente. Ako suradnja s određenim klijentom ide bolje nego što je inicijalno planirano, korisnici mogu ručno unijeti vrijednost prodajnih pakiranja artikla samo za njega, a sve ostale dimenzije se automatski i trenutačno prilagođavaju novoj vrijednosti.

Farseer je od Violete dodatne bodove dobio i na drastično lakšem izračunu planske profitabilnosti: u samo par klikova, korisnici mogu generirati kompleksne i detaljne izvještaje o profitabilnosti bilo kojeg segmenta njihovog portfelja proizvoda, klijenta ili poslovnog partnera.

Također, korisnicima su se svidjeli Dashboard izvještaji, koji u stvarnom vremenu pokazuju ključne izračune, koje su u Excelu svaki put morali ručno izrađivati i osvježavati.

Više vremena za prodaju

Od trenutka kad su korisnici iz Violete dobili pristup svojim korisničkim računima do samostalnog korištenja Farseera i gotovog modela prodaje bilo je potrebno ukupno mjesec dana aktivnog rada. Onboarding i edukacija korisnika su trajali relativno kratko, zbog toga što se Farseer oslanja na UX/UI prakse iz Excela koje su korisnicima (mahom naprednim korisnicima Excela) već poznate.

Nakon uvođenja Farseera, iz Violete kažu da im je sve “sjelo” na mjesto. Budući da je plan postao centraliziran i da Farseer većinu ključnih izračuna automatizira, planiranje je postalo značajno brže i učinkovitije pa ljudi koji rade u prodaji konačno imaju više vremena za bavljenje samom prodajom, i ne gube vrijeme na sporedne aktivnosti.

Trenutno, osim planiranja prodaje, softver koriste za planiranje kapitalnih investicija, praćenje troškova, te izradu računa dobiti i gubitaka.