Digitalizacija tradicionalnog zanimanja: Kako izgleda odvjetničko društvo iz 21. stoljeća?

Digitalizacija nikome nije lagan i jednostavan zalogaj, a pogotovo nije tradicionalnim zanimanjima koja postoje od pamtivijeka. Jedno od takvih tradicionalnih zanimanja je pravna struka koja se sve više okreće digitalnom vijetu što možemo vidjeti po raznim uslugama e-Građana, ali i tržištu raznih specijaliziranih softvera.

Htjeli smo otkriti detaljnije kako izgleda digitalizacija jednog tipičnog odvjetničkog ureda u Hrvatskoj pa smo razgovarali s Markom Bohačekom, partner u odvjetničkom društvu BDV; Tihanom Anom Reljić, odvjetnicom u odvjetničkom društvu Rezime te Sergijem Ulrichom, softverskim inženjerom u tvrtki Subnet, koja razvija softver za takva društva.

“…rad odvjetničkih društava prije digitalizacije bio je sporiji i s više administrativnih zadataka”

Prije digitalizacije, rad se odvijao sporije, s više manualnog rada i papira. Na primjer, kada bi odvjetnici primili novi predmet, taj bi predmet bio otvoren u papirnatom registratoru, a nove informacije biste ručno unosili, ističe Marko:

To bi značilo puno uloženog vremena i truda dok je istovremeno postojala i mogućnost da se neke informacije izgube ili se krivo unesu.

Također, znalo je biti poteškoća u praćenju napretka predmeta. S obzirom na to da su se većinom koristili registratori, kada bi klijent zvao ili slao e-mail kako bi provjerio status svog predmeta, tako bi odvjetnici morali fizički provjeriti registrator:

Ukratko, rad odvjetničkih društava prije digitalizacije bio je sporiji i s više administrativnih zadataka što je moglo dovesti do pogrešaka, gubitka vremena i neefikasnosti.

Digitalizacija je prilično promijenila način rada u BDV-u. Klijenti sada mogu transparentnije pratiti njihov rad na pojednom predmetu ili postupku, kao i utrošeno vrijeme, objašnjava Marko.

S druge strane, proces digitalizacije Rezimea trenutno je u tijeku. Digitalizacija će imati status in progress sve dok zadnju stavku koja oduzima previše vremena ne pretvore u povezani automatizirani proces uz adekvatno digitalno rješenje, navodi Tihana Ana:

Glavni razlog zbog kojeg kažem da je naša digitalizacija „in-progress“ jest to da se i dalje nismo odlučili za nijedan od postojećih „odvjetničkih“ softvera.

Na tržištu realno ima već gotovih primjera (npr. Clio (UK), Legalboards (CND), ProSoft Coloud (HR), Legal-IS (HR) itd.) i nekoliko takvih smo isprobavali, međutim uvijek smo pronašli neki “ali“.

Jedan od tih “ali” je sekcija naplaćivanje nekih postojećih rješenja koja su za Rezime nedostatne:

Praćenje vremena i sati rada su uglavnom baza takvih kategorija softvera te unatoč tome što uglavnom imaju solidnu automatizaciju kalkulacija, to nije sasvim dostatno s obzirom na druge moduse naplate u praksi.

Usprkos tome što Rezime još nije dovršio proces digitalizacije, Tihana je brzo primjetila prednosti: dokumentacija je sistematiziranija, protok informacija bolji, dostupnost dokumenata i informacija neusporedivo bolja. Kolektivna produktivnost je veća, a zaborav i traženje informacija po spisima praktično postaju nepoznati pojmovi.

Naime, promišljena digitalizacija ide rame uz rame s općim imperativom produktivnosti današnjice. Međutim ta produktivnost u pravilu nije sama sebi svrha već je ona, rekla bih, u službi maksimizacije profita kao čistog tržišnog cilja.  

U digitalizaciji poslovanja “najveći izazov smo si mi sami”

BDV je na početku svoje digitalne transformacije odlučio digitalizirati većinu internih procesa – od projektnog menadžmenta, upravljanja dokumentacijom, usluga u oblaku, a pogotovo softvera vezanih za menadžment klijenata. Proces im je u početku bio izazovan, ali su od početka znali da je digitalizacija neminovna:

Znali smo da je bolje ustrojiti poslovanje odmah s implementiranim različitim alatima i softverima, nego uspostaviti poslovanje pa tek u kasnijoj fazi prelaziti na nove alate i softvere.

Za BDV najteži dio proces bio je prelazak na nove digitalne platforme i softver što je zahtijevalo opsežnu obuku svih članova tima. Uz to, morali su voditi računa da svi njihovi podaci i dokumenti budu sigurno i točno prebačeni u nove sustave s dovoljnom razinom IT sigurnosti, dodaje Marko.

Osim toga, svakako je investicija u digitalizaciju jedna od bitnih odluka koju svako odvjetničko društvo mora donijeti u određenoj fazi. Međutim, prednosti digitalizacije nadmašile su početne izazove, zbog čega se proces na kraju svakako isplatio.

Tihana Ana pak navodi da je njima u Rezimeu najveći izazov kod digitalizacije bio shvatiti ju ozbiljno, a ne samo kao još jedan buzzword:

Pritom mislim na izdvajanje vremena za osvijestiti procese koje trebaš i želiš digitalizirati, a potom i izdvojiti sredstva i vrijeme da pronađeš adekvatno rješenje, implementiraš ga i osiguraš dosljedno korištenje od strane cijelog tima. Zapravo, sad kad to tako kažem čini se da sam mogla i jednostavnije: najveći izazov smo si mi sami. 

Odvjetnici žele automatizirati svaku evidencijsku i administrativnu stavku posla

Digitalizacija o kojoj govorimo danas, kod Rezimea i vjerojatno kod ostalih odvjetnika, počela je napuštanjem slavnog “ročišnika” u tiskanom izdanju te integracijom sinkroniziranog digitalnog kalendara s automatiziranim podsjetnicima, objašnjava nam Tihana Ana.

Upravo taj primjer “ročišnika” za nju je ključan kada želi objasniti što točno želi od digitalizacije, a to je digitalno rješenje koje će maksimalno automatizirati svaku evidencijsku i administrativnu stavku posla: 

Primjera radi, kad se vratiš s ročišta sa zapisnikom u ruci – moraš evidentirati preko nekoliko stavki: da si ročištu pristupio te obračunati svoju naknadu za to, evidentirati i obračunati druge eventualne troškove poput putnih, evidentirati ključne informacije o sadržaju ročišta da bi po potrebi bilo tko iz ureda mogao efikasno preuzeti predmet, evidentirati rok koji ti je za nešto dan rješenjem na ročištu, evidentirati datum idućeg ročišta i planirane radnje koje ćeš do tada poduzeti, evidentirati krajnji zakonski rok za narednu radnju koju moraš poduzeti prije tog idućeg ročišta… 

Kako bi izgledao odvjetnički softver kada bi ga razvijali odvjetnici?

Adekvatno rješenje za trebalo bi osigurati da odvjetnik ne propušta evidentirati sve predvidivo bitne informacije, objašnjava Tihana Ana. Na primjer, softver bi mogao automatski dodati task-formular s evidencijskim poljima na popis stvari koje odvjetnik mora napraviti na dan ročišta:

Nakon što uneseš sve podatke vezane za to ročište/sastanak, softver unesene podatke i automatski bilježi na određena mjesta rokove u kalendar, ključni sadržaj ročišta u historijat predmeta, opaske i daljnje upute u evidenciju spisa, pristojbu i troškove u mjesečni troškovnik klijenta… et voila, check!

Govorimo o 10 zadataka manje za koje je prije trebalo otvoriti 10 različitih tabova kako bi sve bitno bilo upisano na dedicirano mjesto:

Kod postojećih softverskih productivity rješenja, uglavnom mi nedostaje da netko vodi brigu, podsjeća me i prisili da odmah nakon sastanka ili ročišta koji su bili u kalendaru, sistematizirano i svaki puta na određenom istome mjestu, evidentiram sve bitno s tog ročišta i sastanka te plan daljnjih aktivnosti s rokovima. 

Specijalizirani softver za odvjetnike je potreban svakom odvjetniku i odvjetničkom društvu, smatra Tihana Ana, ali primjerice, kada bi ona razvijala takav softver, ona se ne bi ograničila na izradu jedan-za-sve modela:

Odvjetnički uredi i društva imaju različite potrebe – s obzirom na veličinu i tip interne organizacije, na sastav portfelja klijenata i vrste odvjetničkog posla koji pretežno obavljaju, načine suradnje s vanjskim suradnicima i kolegama, načine naplate itd. 

Manje zadataka, a više predmeta?

BDV je stavio naglasak na razvoj internih procesa jer su htjeli htjeli postati dostupniji i responzivniji za svoje klijente. Također, to im je pomoglo u boljem upravljaju troškovima klijenata, ističe Marko:

Od početka poslovanja koristimo vrhunski softver za upravljanje odvjetničkim društvima te također održavamo našu interno dizajniranu platformu za kontrolu pružanja usluga.

U tom smislu koristimo i softver za praćenje vremena kako bismo mogli dati preciznije procjene troškova klijentima, kao i “live” kontrolu utrošenog vremena na pojedinom zadatku. 

Osim toga, BDV koristi i web usluge koje omogućavaju pristup zakonskim propisima, različitim bazama sudske prakse i drugim relevantnim pravnim sadržajima – to im omogućuje brzo i učinkovito pretraživanje informacija. Također, koriste i poseban softver za projektni menadžment kako bi osigurali efikasnu raspodjelu zadataka među zaposlenicima, objašnjava nam Marko:

Na taj način u bilo kojem trenutku se može vidjeti koliko je tko opterećen, koji su rokovi za određene zadatke, kao i status izvršenja pojedinih projektnih zadataka (milestones). 

Implementacijom digitalnih alata i platformi, pojednostavili su tijek rada, eliminirali mnoge administrativne zadatke i smanjili vrijeme koje je potrebno utrošiti na obavljanje pojedinih zadataka. Zato sada preuzimaju više predmeta i učinkovitije pružaju usluge klijentima.

Marko nam navodi kako ne preferiraju dijeliti sa svima koja softverska rješenja koriste jer u BDV-u smatraju kako im to daje prednost, ali zato nam je Tihana Ana navela nekoliko softvera u koje se Rezime uzda. Tu je Nextcloud kojeg koriste kao kolaboracijsku platformu te za pohranu i pristup podacima koje koriste zbog sigurnosti podataka. Također, koriste Proxmox Mail Gateway iz istih razloga, a Google Drive i Dropbox koriste ovisno o pojedinačnoj situaciji dijeljenja dokumenata s klijentom:

Koristimo naravno dosta drugih softvera i alata specifične namjene, pretežno za interne organizacijske potrebe i time tracking.    

Sve u svemu, ono što zasad na stalnoj bazi koristimo su donekle automatizirana rješenja za internu i eksternu komunikaciju i suradnju, praktično upravljanje i pristup dokumentima, minimiziranje rizika od propuštanja rokova i bazičnog task managementa. 

Kada govorimo o digitalizaciji, imamo dva tipa odvjetnika…

U pogledu digitalizacije najveći izazov je izdvojiti vrijeme i priviknuti se na promjene u načinu rada koje donosi specijalizirani softver, potvrđuje nam i Sergije koji radi na odvjetničkom softveru 18 godina. 

Odvjetnici su na neki način primorani na digitalizaciju jer, primjerice, već postoji e-Komunikacija sa sudovima, elektroničke zemljišne knjige i sustav e-Ovrha. Ipak, ovi alati mogu biti jako komplicirani prosječnom korisniku:

Većini alata koje država pruža nedostaje mogućnost strojne komunikacije s drugim softverima. E-Ovrhe su trenutno jedini servis koji omogućuje direktnu komunikaciju sa specijaliziranim softverom.

Sergije smatra kako postoje dva profila odvjetnika, oni koji shvaćaju prednosti digitalizacije i koji guraju u što veću digitalizaciju te oni koji još vole sve držati „na papiru“ i nisu razumjeli sve prednosti koje digitalizacija nosi:

Također, se ponekad javlja i određeni otpor kod administrativnog osoblja iz straha da će postati tehnološki višak. Iz našeg iskustva to se nikad do sad nije dogodilo, već su zbog novog načina rada uspjeli povećati količinu obrađenih predmeta.  

Digitalizacija dolazi prekasno i nakon neugodnih iskustava

Nerijetko se korisnici odlučuju na uvođenje specijaliziranog rješenja tek kad je ured već narastao ili nakon neugodnih iskustva koja su se mogla izbjeći višim stupnjem digitalizacije (npr. otuđivanje podatka, gubitak istih, itd.), napominje Sergije.

Prepoznavanje potrebe za uvođenjem specijaliziranog softvera i podizanja digitalizacije na vrijeme dok je ured još manji je poželjno kako bi se postavila podloga za rast.

Nakon uspješne digitalne transformacije i prelaska na “ured bez papira”, većina ureda si ne bi mogla zamisliti povratak na staro, dodaje, ali svejedno veliki broj ureda još uvijek funkcionira na bazi registratora i rokovnika.

To u nekoj mjeri može funkcionirati kod malih ureda i samostalnih odvjetnika koji ne barataju velikom količinom podataka. Međutim u jednom trenutku dogoditi će se previd i izvršena pravna radnja će se zaboraviti naplatiti. To je iz našeg iskustva prvi razlog zašto se mali uredi odlučuju za uvođenje specijaliziranog softvera.