Reorganizirali su ured po aktivnostima zaposlenika i uštedjeli stotine tisuće eura

O tome kako Amplexor svojim pristupima radu zaposlenika pozitivno utječe na procese u tvrtki, već smo pisali, a sad je ova IT tvrtka specijalizirana za cjelovita softverska rješenja za farmaceutske tvrtke iz cijeloga svijeta napravila korak više: njihovi inženjeri, konzultanti, voditelji projekata i ostali zaposlenici radit će manje i u doba dana kada im to najviše odgovara, iz ureda, od kuće ili s neke druge lokacije te na radnim mjestima u čijem dizajnu su neki od njih i sami sudjelovali.

Redizajn koji može utjecati na kulturu i organizacijske procese?

Amplexor je već u ranoj fazi pandemije u potpunosti prešao na hibridni način rada, a svoj su novi ured – u koji su se preselili u veljači ove godine – željeli oblikovati po principima organizacijske strategije dizajna radnih mjesta prema najvažnijim aktivnostima.

Ovaj koncept, poznat još i pod eng. terminom activity-based working, u svijetu se sve više koristi kao troškovno učinkovita poslovna strategija optimizacije radnih zadaća kojima se zaposlenicima nudi višestruki izbor prostora i radnih mjesta na kojima će obavljati svoj posao, ovisno o tome što u datom trenutku trebaju obaviti. 

Primjena tog koncepta dokazala se kao dobar način redizajna poslovnih prostora, ali i kao katalizator promjene korporativne kulture iz klasične, s otvorenim radnim prostorima i kojekakvim pogodnostima – kakvu smo viđali posljednjih desetljeća u tehnološkim kompanijama u svijetu i Hrvatskoj – u novu, dinamičniju poslovnu kulturu, usmjerenu na užu suradnju snažnije angažiranih zaposlenika koji postižu višu razinu produktivnosti i organizacijske učinkovitosti.

No, što to, zapravo, znači? Pojednostavljeno rečeno, to znači da će softverski inženjeri, konzultanti, voditelji projekata i ostali zaposlenici Amplexora i dalje zarađivati onoliko koliko ih tvrtka plaća za posao za koji ih je angažirala no radit će manje i u doba dana kada im to najviše odgovara, iz ureda, od kuće ili s neke druge lokacije te na radnim mjestima u čijem dizajnu su neki od njih i sami sudjelovali.

Prostor bi trebao biti resurs, a ne teret

Amplexoru je u ostvarenju tog ideala pomogla profesionalna konzultantska kuća DC&T, specijalizirana baš za osmišljavanje inovativnih activitiy-based rješenja u radnim prostorima i poslovnim nekretninama. Prije Amplexora, DC&T je svoju stručnost dokazala u osmišljavanju zagrebačkih ureda tvrtki kao što su Oracle i Hewlett-Packard, a u Amplexoru su riješili i nekoliko novih izazova.

Timi Kovačević, osnivač i izvršni direktor tvrtke DC&T, pojašnjava kako današnji uredi jako nalikuju jedni drugima, jer se mnoge kompanije povode za trendovima i ne razmišljaju o tome kako svoj prostor mogu obogatiti i iz njega izvući maksimum.

[Tvrtke] se često zateknu u situaciji da prostor koji im je na raspolaganju ne koriste adekvatno, vremenom ustanove da ga nemaju dovoljno, da im je preskup, ukratko, nekretnina u kojoj rade postane im teret, a ne resurs.

Razlog tome je što nisu napravile dubinsko istraživanje mogućnosti prostora. Nisu ustanovile je li prostor optimalan financijski i iz aspekta produktivnosti te odgovara li onome čime se tvrtka bavi.

Kako analizirati radno mjesto i aktivnosti?

Prvi korak u redizajnu ureda softverske tvrtke u agenciju pogonjenu aktivnostima bila je sustavna analiza radnih mjesta i aktivnosti pojedinih timova.

Gledalo se na koji način se koriste određeni prostori, kako ljudi surađuju, kada dolaze u ured, koliko dugo su u njemu – koliko borave u kuhinji, a koliko u drugim zajedničkim prostorima, što rade kada su u uredu, koliko su pojedine prostorije prazne i zašto.

Do tih podataka došlo se anketiranjem zaposlenika, kako pojedinaca tako i timova te održavanjem tematskih radionica. Ti uvidi upotpunjeni su izradom projekcija radnih zahtjeva u bliskoj budućnosti te se tako došlo do spoznaja na temelju kojih se Amplexorov ured transformirao u puno produktivnije i ugodnije mjesto za rad, dodaje Timi.

Prvo što smo zaključili je da zauzetost prostora ne bi trebala biti veća od 55 posto. Drugim riječima niti u jednom trenutku u uredu ne bi trebalo biti više od 55 posto zaposlenih – osim u pojedinim fazama određenih projekata (u danima kada se održavaju edukacije i radionice).

Već samo na temelju te informacije mogli smo Amplexoru pomoći i odrediti koliko im poslovnog prostora zapravo treba. Ustanovili smo da im od 1400 kvadrata koliko su koristili u starom poslovnom prostoru, treba 600 do najviše 800 kvadrata u novom uredu.

Pitanje prave mjere – i kompromisa

Dakle, „štos” je u nalaženju prave mjere. Ako je riječ o prostoru u uredskoj zgradi A kategorije, organizacijski dizajner može biti više kreativan i u njega ugraditi tihe sobe, razgovaraonice, sobe za projektne timove, brainstorm zone, kabine za telefoniranje, itd. No, Timi pojašnjava ako je riječ o poslovnom prostoru u nekoj starijoj gradnji tada su i mogućnosti za intervencije u prostoru puno manje.

Ključno je postići optimalan dizajn za svaku pojedinu kompaniju, s time da treba naglasiti da su u tome važniji parametar timovi unutar organizacije, a ne kompanija gledana u cijelosti. U mnogim tehnološkim kompanijama ima timova koji se nikada nisu vidjeli uživo, ali i timova koji su najbolji kad su zajedno na istom mjestu.

Primjerice, u Amplexoru najviše “glavobolje” zadao nam je tim Voditelja projekata i jedan tim tehničkih konzultanata. Oni su dosta vremena provodili u uredu i htjeli su zadržati vlastiti prostor. Njihove želje su, naposljetku, integrirane u prostor.

Svi dijelovi čine funkcionalnu cjelinu

U Amplexoru danas gotovo nitko nema vlastitu sobu niti neko posebno, svoje radno mjesto i to je promjena na koju se trebalo naviknuti, komentira Lorna Luketić Mažić, voditeljica ljudskih resursa u Amplexoru.

U tome nam je trebala podrška menadžmenta, ali i samih voditelja timova. Imali smo više radionica u kojima smo s ljudima razmotrili sve ideje o uređenju interijera i dizajnu radnih mjesta. Primjerice, u starom prostoru nismo imali kuhinju, a sad je to središte našeg svakodnevnog života.

Dubravka Kovačević, direktorica marketinga tvrtke DC&T pak ističe kako su u ovom projektu najviše ponosni na samu strukturu novog Amplexorovog poslovnog prostora i činjenicu da svi dijelovi čine funkcionalnu cjelinu:

U smislu osiguranja privatnosti i zvučne izolacije, dobrim su se pokazali i određeni stolarski elementi, pregrade, zvučne barijere i druge intervencije kojima smo, s jedne strane, omogućili kompaktnost ureda, a s druge strane, ljudi nisu toliko izloženi otvorenom radnom prostoru, kao u drugim kompanijama.

Postigli smo i to da se neki timovi, prema potrebi, mogu odvojiti od “opće populacije” i tako dobiti više privatnosti za rad koji traži veću pozornost. Istodobno, postignuta je i veća dostupnost ljudi. Ako nekoga trebate ne morate proći kroz labirint dugih hodnika – u najvećem broju slučajeva, on vam je u vizualnom dometu.

Mnogo više od “samo” uštede novca

Amplexor je u nove prostore ušao prije nešto više od dva mjeseca, a cilj je da se nakon pola godine napravi analiza uspješnosti dizajna radnih mjesta prema aktivnostima i vidi jesu li postignuti željeni ciljevi te naprave izmjene, budu li potrebne. U tome će pomoći posebna aplikacija putem koje svaki zaposlenik može upravljati svojim potrebama – rezervirati svoje radno mjesto ili tihu sobu ili bilo što drugo što mu je potrebno za posao. Aplikacija će omogućiti dodatne uvide u to kako ljudi koriste pojedine prostore i pojedine zone u tvrtki.

Na kraju, izazov koji su imali, a na koji su donekle odgovorili, u prvom je redu promjena korporativne kulture – napominje Lorna:

U novom prostoru moramo se prilagođavati dinamici prostora, biti svjesni prisutnosti i potreba drugih kolega, ali istovremeno, činjenica da smo stalno „svjesni“ jedni drugih doprinosi osjećaju pripadanja, generiranju ideja, inovacija i stvaranju „kulture“ što nam je posebno u COVID periodu najviše nedostajalo.

Prema projekcijama radnih zahtjeva tijekom sljedećih pet godina, koje su iz DC&T napravili u sklopu projekta, Timi dodaje kako se može već sada reći da je Amplexor boljim dizajnom radnih mjesta prema poslovnim aktivnostima u prostoru manje kvadrature povećao produktivnost i ostvario uštedu u iznosu od više stotina tisuća eura.

“Taj novac sad mogu investirati u razvoj zaposlenika i proizvoda čime će povećati svoju konkurentnost na globalnom tržištu” zaključuje Timi.

Evo sneak peak i na još par fotki za one znatiželjne 🙂