Male do srednje tvrtke

Jedna aplikacija da zavlada svima: Kako odabrati pravi alat za razvoj ICT tvrtke?

Sviđa vam se članak?

Preporučite ga prijateljima i kolegama putem društvenih mreža!

Kao vlasnik male tvrtke, koja se bavi razvojem različitih rješenja na internetu sada već više od desetljeća, susreo sam se s potrebom donošenja različitih odluka u različitim fazama razvoja. Svake smo godine podizali letvicu i planirali aktivnosti rasta što nas je, korak po korak, dovelo do točke gdje smo danas. U tom periodu (od 2004.) preboljeli smo neke dječje bolesti, a sada smo itekako svjesni da nas mnoge razvojne još čekaju, a preventivnog cjepiva naravno nema. Samo evolucija.

agroklub-bitrix

Danas naši projekti žive i stvaraju vrijednost (i novac) na internetu, a za njih su krivi entuzijazam i ambicija kao glavni pokretači. Sada, kada imamo žive online usluge, klijente i prihode, vidimo jasnu razliku između stvaranja proizvoda/usluge i stvaranja dugoročno jednako uspješne tvrtke. Puno je toga što nazivamo iskustvom, nepisanim pravilima koja pomalo liče budućim politikama kompanije. Moramo napraviti fazni pomak od entuzijazma do realne matematike. Radimo i učimo se u hodu.

U prvoj fazi bili smo relativno uspješni, a čeka nas sljedeća i jednako važna s aspekta održivosti. Uvidjevši isto, a kako dolazimo iz sfere razvoja ICT alata, logično je da smo se okrenuli internetu u potrazi za adekvatnim rješenjima koje će pomoći našim nastojanjima. I tu odmah naišli na prepreku.

Puno alata, a malo rješenja

Zamišljali smo jedan idealan alat (uslugu) koja će nam pomoći u optimizaciji procesa. Koji će omogućiti dijeljenje podataka, lakšu komunikaciju, brže uklapanje i praćenje novih zaposlenih, više pametno strukturiranih informacija o našim klijentima, organizaciju dokumentacije i kreiranje/ažuriranje procedura. Želimo i bolje organizirati vođenje projekata, želimo kadrovske i druge evidencije na jednom mjestu, sve one izvan nužnih reguliranih okvira, koje već imamo. Htjeli smo naći i podršku za praćenje većeg broja subjekata i projekata paralelno.

Danas koristimo tablice, knjigovodstvene aplikacije, brojne online alate za vođenje pojedinih dijelova poslovanja. Svaki od njih služi svojoj svrsi, ali ti podaci nisu međusobno povezani, a procesi nisu dovoljno optimizirani. Za neke radnje gubimo više vremena nego što trebamo. Zaključili smo da s ciljem optimizacije procesa i stvaranja platforme za daljnji razvoj moramo potražiti alat koji omogućuje veću efikasnost.

Nakon mnogo guglanja, klikanja... Suzili smo izbor na tri alata koja smo smatrali dobrima za naše poslovanje. No, tu nije bio kraj nedoumici.

Nakon mnogo guglanja, klikanja… Suzili smo izbor na tri alata koja smo smatrali dobrima za naše poslovanje. No, tu nije bio kraj nedoumici.

Guglali smo, klikali i čitali recenzije tražeći ono što želimo, a da se koliko-toliko uklapa u našu strukturu i logiku. Duže vrijeme smo istraživali tržište i tražili optimalno. Skupa je to odluka i nismo htjeli napraviti krivi korak. Implementacija tih razmjera traži veliki utrošak vremena (vrijeme = novac) i nema prostora za greške u odabiru. Preklikali smo sigurno 20-ak različitih sustava, a u užem izboru smo se sveli na tri alata: Zoho, Bitrix24 i Insightly. Gledali smo i druga domaća i strana rješenja, ali su najčešće bili eliminirani zbog tehnoloških zahtjeva ili strukture.

Došli smo tako do ta tri alata sa zajedničkim nazivnikom, ali uvelike različita s aspekta cijena/licenciranja, mogućnosti, skalabilnosti, jednostavnosti integracije i korištenja pa izbor nije bio lagan.

3 favorita, jedan izbor

zohoZoho

Zoho nam je u prvotno bio favorit. Modularnost, kompatibilnost, ogroman set mogućnosti alata stavio ga je u prvi plan. Detaljno su razradili sve module i stvorili realno respektabilan set online alata. Vidjeli smo i primjere primjene na tržištu SAD-a gdje je Zoho uparen sa sustavom Xero koji ima integriran sustav knjigovodstva i naplate kartica. Što u slučaju web trgovine znači da ne postoji potreba za izlaznim dokumentima tvrtke. Sve je automatizirano, kupac naklika narudžbu, Xero preuzme naplatu i fakturiranje, a Zoho brine o dijelu podataka CRM-a izvještajima i slično. Potpuna automatizacija prodajnog procesa i analitike iliti konkurentnost. Kako je lijepo raditi u SAD-u, jel’?!

Za razliku od drugih sustava, Zoho ima i integratora za tržište Hrvatske. Barem deklarativno. Ta opcija nam je na koncu otpala jer su pokušaji komunikacije s lokalnim zastupnikom bili neuspješni, a kada smo zbrojili same troškove, licenciranja došli smo do daleko većih iznosa nego kod konkurenata. Iako je pitanje cijene, naravno, relativno.

insightlyInsightly

Insightly se pokazao daleko pristupačnijim u smislu financija, ali nije odgovorio na sve potrebe koje smo mi zamislili. Konkurentski proizvodi su nam očito podigli očekivanja. Vrlo dobar CRM i alat za projektni menadžment, ali je popis drugih mogućnosti bio manji nego kod drugih. Dodatno, nismo mogli pronaći referencu na našem području, kao niti integratora koji ima iskustva s tim alatom.

Bitrix24 se pokazao optimalnim u našoj logičkoj matrici. Brojne mogućnosti, vrlo prihvatljiva cijena za veliki broj korisnika, a čak smo našli i zastupnika za ovo tržište u susjednoj Srbiji. Nema mogućnosti koje ima Zoho, ali je povoljniji i jednostavniji za implementaciju. Nudi više opcija od Insightlyja, a i način licenciranja nam je bio prihvatljiviji – Bitrix24 Pro licenca nije limitirana brojem korisnika.

bitrix24Bitrix

A konačni izbor pao je na… Bitrix24

I pao je konačni izbor na Bitrix24. Da ne bude sve tako jednostavno, navedenog zastupnika u Beogradu nismo uspjeli kontaktirati, bez obzira na količinu i frekvenciju naših pokušaja. Pa smo potragu za pomoći u uvođenju potražili unutar naše osječke ICT zajednice (Osijek Software Cityja) i pri tome imali dosta sreće, jer smo vrlo brzo našli tvrtku čiji su vlasnici imali odgovore na naše pitanja.

U međuvremenu smo pronašli mogućnost financiranja implementacije na natječaju za uvođenje ICT rješenja u poslovanje tvrtke, doduše uz procedure i troškove prijave i čekanje od godinu dana. Uz strpljenje uspjeli smo projektom te troškove djelomično financirati iz namjenskih fondova. Preciznije: fonda koji je financiran sredstvima Europske unije iz Europskog fonda za regionalni razvoj i Operativnog programa KONKURENTNOST I KOHEZIJA u sklopu poziva za dostavu projektnih prijedloga: “Poboljšanje konkurentnosti i učinkovitosti MPS u područjima s razvojnim posebnostima kroz informacijske i komunikacijske tehnologije (IKT)”.

bb

Iako su čekali godinu dana, pronašla se i mogućnost financiranja implementacije alata Bitrix24 u poslovanje tvrtke.

Trenutno smo u fazi prijenosa podataka u Bitrix24 i konfiguriranju pojedinih dijelova sukladno našim potrebama i specifičnostima. Koncem godine planiramo imati punu funkcionalnost sustava, pa ćemo biti kompetentniji u smislu iskustva same implementacije i precizniji u definiraju vrijednosti koju smo time dobili.

Ne mogu se oteti dojmu kako je upravo taj tržišni prostor – online rješenja za malo i srednje poduzetništvo – velika prilika za integratore budućnosti. Pogotovo uz jednostavno povezivanje s popularnim online rješenjima koje svakodnevno koristimo.