Kako formirati tim za agilni način rada u samo dva sata?

Sviđa vam se članak?

Preporučite ga prijateljima i kolegama putem društvenih mreža!

Agilni način rada je de-facto standard u IT okruženjima. Da bi se ostvarili svi benefiti, potrebno je na organizacijskoj razini pripremiti određene preduvjete. No, kako ne postoji srebrni metak koji će magično riješiti sve probleme, tako ni agilni pristup, vrijednost i način razmišljanja neće biti od koristi ako se ne razumije o čemu se tu ustvari radi. Ova serija članaka razjašnjava agilne mitove i legende koji lebde tu negdje oko nas. Prvi u seriji je mit o formiranju timova.

Odmah da razjasnimo na početku, tim se ne može formirati u dva sata, tako da je naslov ustvari navlakuša. Ono što se može postići u dva sata je da se ljudima pomogne preskočiti uobičajene prepreke i da se cijeli proces nastanka tima vidljivo ubrza. Čitajte dalje za detalje.

U agilnom načinu rada sve se vrti oko tima. Tim planira, dnevno se koordinira, obvezuje se na rezultate na kraju iteracije. Dobar tim sve to radi skladno, uvažavajući potrebe i ciljeve svakog svog člana i usklađujući ih s poslovnim zahtjevima. Divno je imati dobar tim.

U svom poslu kao agilni coach većinu vremena radim s timom. I onda na početku angažmana (projekta, tranzicije) ponekad dobijem “tim” sastavljen od ljudi koje kao da je netko lopatom nabacao na hrpu. Dogodi se da članovi nemaju pojma zašto su tu, nemaju nikakvu ideju tko su ti ljudi oko njih, a pogotovo ne znaju što će raditi. Bolje bi bilo da su pokupili nekoliko ljudi s tramvajske stanice: oni bar imaju isti cilj – doći do nekog odredišta i razumiju sredstvo kojim će to ostvariti – tramvaj, naime.

Nagledao sam se svakakvih zanimljivih situacija. Na pitanje zašto imamo takve ljude u timu dobivao sam odgovore poput: sam si je kriv što nije vikao na vrijeme; život nije bajka, neka trpi malo; eh, kad bi se meni svaka želja ispunila… Tužno, bezobrazno i glupo u isto vrijeme. Poštivanje ljudi i njihovih potreba temeljno je načelo kojeg se moramo držati.

Timska dinamika

S druge strane, dobro je da su gotovo svi čuli za Tuckmanov model od prije pedesetak godina, forming-storming-norming-performing, koji opisuje faze kroz koje prolazi tim u svom nastajanju.

Na Tuckmana se dobro naslanja i model koji su opisali Katzenbach i Smith prije dvadeset i koju godinu, a koji u kontekst dodaje i performanse tima u nastajanju; pogledajte ilustraciju.

Autor ilustracije: Nino Zeljko

Dinamika formiranja tima, ilustracija s jedne od naših radionica.

Ipak, sami modeli ne govore puno o aktivnostima koje se trebaju događati u timu, ali i u okruženju, kako bi se tim stvarno i formirao.

No nekoliko stvari se mogu pročitati:

  • Tim ne nastaje sam od sebe.
  • Strpati šest-sedam-osam ljudi u istu sobu, mahnuti čarobnim štapićem i zalupiti vratima nije dovoljno.

Obično se kaže da timu treba 6-12 mjeseci kako bi iz forminga prešao u performing. Naša (ne baš znanstvena) opažanja na terenu kažu da se dvije osobe usklade i počnu se uvažavati i razumijevati nakon 10-15 dana zajedničkog rada. Za tri osobe i tri komunikacijska kanala, to je ukupno mjesec do mjesec i pol. Za tim od 7 ljudi je to 200-300 dana, dakle vrlo blizu onih spomenutih 6-12 mjeseci. (Iz istog razloga timovi od 10, 12 ili 15 članova nisu dobra ideja.)

Tu se možemo nadovezati i početi raditi u tom smjeru, jer…

Nastanak tima se može ubrzati

Nema garancija da će se skupina ljudi stvarno i pretvoriti u tim, odnosno da će proći kroz sve faze i doći do performinga. Ponekad su ljudi neiskusni ili im okruženje smeta čestim promjenama fokusa ili se netko u timu jednostavno ne podnosi – razloga je stvarno i previše.

Također, mijenjanje ljudi uvijek vraća tim nekoliko tjedana unatrag, ako ništa drugo onda zbog potrebe uspostavljanja novih komunikacijskih kanala, kako je opisano gore.

Treba znati da spomenuti modeli nisu linearni. To znači da tim možda nikad neće prijeći iz storminga u norming, osim ako ne dobije pomoć sa strane i tako ubrzamo proces nastanka.

A da bi se nastanak tima ubrzao…

Uzmite profesionalce da vam pomognu

S obzirom na to kakav tim gradite, uzmite odgovarajuće profesionalce da vam pomognu. Trebate nogometni klub? Uzmite nogometne trenere. Trebate zbor koji pjeva tradicionalne pjesme? Uzmite dirigente. Trebate tim koji će brzo i kvalitetno isporučivati softverske proizvode ili marketinške kampanje? Agilni coach vam može pomoći. Uzmite nekoga tko nije direktno uključen u sami sadržaj isporuka i tko može objektivno i sa strane promatrati tim i navigirati ga u pravom smjeru.

Što će (agilni) coach raditi, ovisi o fazi u kojoj se tim nalazi. Prije par tjedana tako sam pomogao u formiranju šest timova od tri do šest ljudi: cilj je bio znatno ubrzati, ali ipak ne i preskočiti forming i odmah dati odgovore na ona pitanja s početka (o svrsi, bitku, postanku i vezanim pojmovima :)).

Ako ste u sličnoj situaciji, ostatak teksta može poslužiti kao recept. Naravno, pamet u glavu i prilagodite savjete svom okruženju. Također, rado bih čuo komentare ili eventualne preinake, ako ćete ih isprobati.

Kako smo formirali timove za studentsku praksu u CROZ-u

Svake godine biramo nemali broj studenata koji preko ljeta odrađuju svoju praksu kod nas. Tijekom prakse želimo da studenti osjete što to znači raditi u pravoj firmi, na pravim projektima, s pravim korisnicima. Ove godine smo pripremili 6 potencijalnih projekata, odnosno produkata koji će, kad se implementiraju, olakšavati neke aktivnosti ljudima u firmi. Produkti su prikladni za manje iskusnu ekipu, nisu prekomplicirani ali nikako nisu niti trivijalni.

Svaki produkt ima svog “vlasnika”, to jest najzainteresiranijeg korisnika, koji zna što želi imati na kraju. Također, ima i “mentora”, kojemu je zadatak pomagati budućem razvojnom timu.

Dodatno, želimo da se studenti osjećaju dobro i korisno, da se sami dogovaraju oko načina rada, godišnjih odmora (ipak su na praksi, a ne u zatvoru) i svega ostalog.

U jednoj rečenici, želimo imati timove koji funkcioniraju.

Ove smo godine odlučili ubrzati formiranje timova, iz dva razloga: da studentima odmah na početku damo odgovore na ona famozna pitanja (‘Što me čeka na praksi? Tko su ovi ljudi oko mene?’), ali i zato što je firma dovoljno zrela da prihvati ovakav “mekani” pristup.

Dali smo si cijeli dan za potrebne aktivnosti, s tim da je fokusirana i vođena radionica ograničena na dva sata. Ostatak dana ćemo prepustiti ljudima – studentima, vlasnicima produkata i mentorima – da se bolje upoznaju i zbliže.

Priprema je ključna

Iako je sama radionica trajala oko dva sata, za pripremu smo odvojili nekoliko dana, ako ne i tjedana. Osigurali smo da je sve na svom mjestu: dovoljno veliki prostor, materijal (flomasteri, post-it naljepnice), posteri, a na inzistiranje većine čak i Powerpoint prezentacije, iako vrlo kratke. Održali smo i generalnu probu. Čim manje improvizacije na licu mjesta, značit će bolji fokus na stvarni zadatak.

Kažu da dobar facilitator vrijedi svoju težinu u zlatu (ja bih bio zadovoljan kad bih dobio toliko litara piva) pa sam si dao truda i pripremio backlog aktivnosti za dan. Tu tehniku i inače koristimo na svim svojim radionicama, treninzima i tečajevima jer je dobro imati jasno istaknuto što se trenutno radi, a što još slijedi. Dogovor o vođenju i ponašanju tijekom radionice je uobičajena stvar za ovakva događanja.

“Pravilnik” događanja tijekom i stanje backloga prije samog kraja radionice. Trenutna aktivnost je skupljanje ocjena i komentara, a čeka nas još pizza!

Uvod

Uvod, ali vrlo kratki, potreban je kako bi svi znali koji je cilj današnjeg dana i kako očekujemo doći do njega. Vrlo je bitno pojasniti što se očekuje od samih sudionika, kako studenata tako i mentora i vlasnika projekata, jer nisu baš svi navikli na ovako interaktivni pristup. Nismo željeli zagnjaviti ekipu, pet minuta i idemo dalje.

Jelena Gašpar

Studenti su imali “zadatak” zapisivati pitanja i komentare tijekom prezentacija, da bismo ih kasnije mogli iskoristiti tijekom Q&A dijela radionice.

Prezentacije

Bez obzira na broj ponuđenih projekata, nismo željeli da prezentacije budu duže od 5 minuta. Htjeli smo izbjeći beskonačno detaljiziranje, ulaženje u kojekakve finese projekata ili razjašnjavanje problema koji nisu bitni u ovom trenutku — to je ionako zadatak za budući tim. Prezentacije su ustvari bile fokusirane na probleme koje želimo riješiti danim projektom i poziv timu da pomogne.

Prezentacije moraju biti čim zanimljivije, kako sadržajem, tako i formom. Nismo uspjeli izbjeći Powerpoint (iako sam se svojski trudio, ali većina je odlučila), no bar nije bilo suhoparno i dosadno. Imali smo i postere na zidovima cijelo vrijeme koji su omogućili studentima da se lakše povežu s projektima.

Poster za Teamwatch, sustav za interni HR.

Željeli smo da cijela “ceremonija” prezentiranja projekata potraje najduže pola sata, što znači da smo mogli prikazati 5-6 projekata; više od toga bi bilo radionicu pretvorilo u šumu zbunjujućih informacija upitne kvalitete.

Pitanja i odgovori

Nakon prezentacija uslijedio je najzanimljiviji dio gdje su studenti imali mogućnost obići sve vlasnike i mentore po projektima i raspitati se o detaljima, tehnologijama, načinu rada – u principu sve što ih je zanimalo.

Ovdje smo vidjeli koliko se ulaganje u dobru pripremu isplatilo. Svaki je poster imao sve bitne informacije, bio je dostupan i vidljiv cijelo vrijeme i omogućio je da se ljudi okupe na jednom mjestu i popričaju.

Jelena Gašpar

Razgovor oko projekta Timely, svojevrsnog meta-kalendara.

Pinboard je oglasna ploča koja povezuje stvari i digitalni svijet.

Klasični timeboxing je ovdje najdraži alat svakog facilitatora. Odlučio sam se za blok od 15 minuta što je, naravno, bilo nedovoljno (ali tako i treba, jer drži ljude fokusiranima).

Svaka je aktivnost vremenski ograničena, što je bilo jasno vidljivo svim sudionicima radionice.

Uz dva produžetka, bili smo gotovi za pola sata.

Nakon ovakvih aktivnosti gdje se svi muvaju po sobi i razgovaraju jako je bitno napraviti sažetak: svaki vlasnik je u dvije minute istaknuo koja su bila najzanimljivija pitanja, komentari ili ako je trebalo nešto dodatno pojasniti. Nemojte zaboraviti ovaj korak ako ćete i sami držati sličnu radionicu!

Odlučivanje u tišini

Ovo je najkritičniji dio i moram reći da sam podcijenio i sudionike radionice i sebe.

O čemu se radi? Sad kad smo prošli kroz prezentacije i kad su studenti imali dovoljno vremena raspitati se i saznati što ih dodatno zanima o projektima, trebali smo oformiti timove. Cijelo jutro ne bi imalo smisla da smo sad podijelili ljude u grupe i poslali ih raditi. Htjeli smo da studenti sami odaberu što ih zanima, što mogu očekivati tijekom projekta, što žele naučiti, a na kraju krajeva i koja im je tema najzanimljivija.

Postavili smo samo dva vrlo jasna ograničenja: veličina timova mora biti “taman” za svaki projekt i raspored vještina po timovima mora biti takav da ljudi stvarno i mogu odraditi posao. Sve ostalo je dopušteno.

Enabling constraints, ograničenja koja daju slobodu u ponašanju i odlučivanju.

I sada šok: želim da se ljudi dogovore, ali u potpunoj tišini! Svatko treba otići do onog postera projekta na kojem želi raditi tijekom ljeta, s tim ako je gužva, to jest ako je broj ljudi veći nego što treba, netko mora odabrati drugi projekt.

Očekivao sam da će nam trebati 15 minuta za ovu aktivnost, no sve se dogodilo u manje od tri. Očekivao sam i da će se ljudi sudarati i naguravati 😃 , ali ne: Ekipa se jednostavno rasporedila po projektima kao da su to radili već bezbroj puta.

Vjerujem da su se svi pomalo iznenadili kako je sve glatko prošlo. Provjerili smo jesu li ograničenja zadovoljena: jedan projekt je bio kratak za jednog člana tima, na što je kolega s drugog projekta jednostavno napravio par koraka i došao do njih. Bravo!

Objasnili smo da ovako formirani timovi nisu vječni i da postoji mogućnost promjene projekta nakon prvog sprinta (da, radit će po Scrumu).

I to je to!

Jelena Gašpar

Ljudi koji se ne poznaju, ali su pokazali interes za isti projekt, već imaju nešto zajedničko, što je dobar vjetar u leđa tijekom forming faze. A formiranju tima pomažu aktivnosti koje nisu direktno vezane uz posao, poput zajedničke pauze za ručak.

Imamo timove, stigla je pizza, svi skupa mogu početi raditi na novim projektima. Ne treba se zavaravati, u ovom trenutku imamo samo dobro postavljenu jezgru tima, dalje je na coachu (u našem slučaju ScrumMasteru) da od ove nakupine ljudi stvori pravi tim, ali bar imamo razjašnjene detalje poput zašto, tko su ovi ljudi, što se očekuje od mene, netko me nešto pitao prije nego me poslao u nepoznato i slično. Dodatno, nema prigovora jer su ljudi sami odlučili biti tu.

Na kraju…

Ne puštajte ljude dok vam nisu dali ocjenu radionice 😃 . Meni se uvijek čini korisnim ovakav vizualni pristup skupljanju feedbacka.

Komentari se protežu od ‘Fantastična organizacija i atmosfera’, preko ‘Odlični posteri i prezentacije’ do ‘Iznenadila sam se da se ljudima može ovako jednostavno pomoći da se samoorganiziraju. To je… neobično.’

Što reći…

Nekoliko nedoumica nepovjerljivog menadžera

  • Što ako svi navale na jedan projekt?

Imaj zanimljive projekte pa će i ljudi doći. Ako svi navale na jedan projekt, to više govori o lošem odabiru ostalih projekata ili o lošoj pripremi.

  • Što ako nitko ne odabere određeni projekt?

Vidi gore. Očito projekt ima problema: možda nije zanimljiv, možda je loše prezentiran. Kako ste ga odabrali? Jeste li ga usporedili s drugim projektima? Kako uopće odlučujete koji projekt ćete pokrenuti a koji ne? (Ovo je posebna tema koju ćemo obrađivati u budućnosti.)

  • Što ako nitko ne odabere ključni projekt?

Vidi gore. Ključni projekt koji nikome nije zanimljiv vjerojatno nije baš ključni. Ili imate ljude koji imaju različito razumijevanje što je u vašoj organizaciji ključno, a što nije, a to je svakako veći problem.

  • Što ako sve propadne?

Ne može propasti jer uvijek možete dekretom rasporediti ljude po projektima. Da bi ipak izgledalo kako imate bar nekakvu ideju zašto ste ove ljude stavili na ovaj projekt, a one na onaj, upotrijebite svima poznat mehanizam razvrstavanja – abecedu. Od A do K idu na Projekt 1, od L do Ž na Projekt 2. Tako će ljudi bar znati zašto su tu i, ako nisu zadovoljni, moći će kriviti vlastitog oca, a ne vas.

U svakom slučaju, sretno!