Employee (user) friendly

UX/UI izazovi: Kako to ide kad Bruketa&Žinić&Grey redizajniraju aplikaciju za 8 tisuća kolega iz Grey grupe

Sviđa vam se članak?

Preporučite ga prijateljima i kolegama putem društvenih mreža!

Zamislite da radite u kompaniji s uredima diljem svijeta i da zahvaljujući online aplikaciji za samo nekoliko minuta možete posložiti najbolji mogući globalni tim koji će raditi na nekom projektu, na temelju njihovog dosadašnjeg znanja i iskustva. Bruketa&Žinić&Grey upravo redizajniraju jednu takvu aplikakaciju za svojih 8 tisuća kolega…

Foto: Domagoj Kunić

Interna organizacija više desetaka ili stotina ljudi neke tvrtke ili veće korporacije izazov je sam po sebi, a kada u računicu uzmemo i da bi među njima trebali izdvojiti i konkretan tim za neki projekt, situacija postaje malo kompleksnija.

Zamislite još da imate par podružnica i htjeli biste baš spojiti najbolje ljude iz svih ureda da rade na rebrendingu vizualnog identiteta vašeg najunosnijeg XY partnera. Znači, kaos.

Mislite da je vama teško, zamislite da imate 8 tisuća stručnjaka, pojedinaca s različitim znanjima i vještinama na različitim lokacijama, a vi to ne možete iskoristiti.

Rješenje? Aplikacija, naravno. Jednu takvu koristi Grey grupa koja je kao dio najveće svjetske grupacije za komunikacijske usluge WPP prisutna u 99 zemalja. Njihov njujorški ured nedavno je angažirao domaću agenciju Bruketa&Žinić (sada i &Grey) – koja djeluje kao jedan od njihovih digitalnih hubova specijaliziran za performance marketing – da redizajnira i unaprijedi korisničko iskustvo aplikacije nazvane Grey People Finder (ne, ne traže sive ljude).

Zanima vas kakav redizajn aplikacije donose Bruketa&Žinić&Grey za osam tisuća zaposlenih? Zanima i nas. Zato smo razgovarali s Ivanom Zebićem, UX/UI Art direktorom agencije o izazovima redizajna i stvaranja novog vizualnog jezika koji bi zaposlenicima olakšao pretragu i formiranje uspješnih timova.

Budućnost interne suradnje

Grey grupa zahvaljujući (sada redizajniranoj) online aplikaciji za samo nekoliko minuta može posložiti najbolji mogući globalni tim koji će raditi na nekom projektu, na temelju njihovog dosadašnjeg znanja i iskustva.

Svrha je aplikacije, kako pojašnjava Ivan, ukinuti udaljenost između agencijskih ureda i pretraživati ne samo ljude već i njihova znanja te vještine. Ovo je samo prva faza projekta, a glavni cilj je napraviti temelj za budućnost interne suradnje agencija u grupi.

Aplikacija je postojala i ranije, ali se slabo koristila pa je naš zadatak bio napraviti potpunu analizu trenutnog stanja, poboljšati korisničko iskustvo i kreirati vizualni jezik koji će postaviti standard za sve buduće faze projekta.

Filter zamka: ‘Ponekad je manje više’

Tko to ne bi htio imati efikasnu internu suradnju koja povezuje najbolje od najboljih? No čak i ona jednostavna rješenja samo se naizgled doimaju takvima. Prvotna verzija aplikacije Grey People Finder i nije se toliko proslavila. Potrebna je bila potpuna analiza trenutnog stanja.

Agencijski je tim napravio interno istraživanje unutar cijele grupe kako bi vidjeli na koji način njihovi kolege diljem svijeta, koriste postojeću aplikaciju i kakve su im potrebe. Rezultate su iskoristili kako bi ocijenili trenutne ideje, definirali buduće smjerove i napravili ključne promjene za reaktivaciju korisnika.

Zanimalo me kakva situacija je dočekala zagrebački hub u staroj verziji. Ivan objašnjava kako se pojavilo nekoliko zanimljivijih saznanja koja su odskakala od očekivanih rezultata:

Loše imenovanje filtera dovelo je do poteškoća pri odabiru ispravnog filtera i na kraju do netočnog rezultata pretraživanja. Također smo primijetili da veliki broj filtera od samog početka stvara konfuziju kod korisnika. Fokus na osnovne parametre pretraživanja poput lokacije, odjela u kojem zaposlenik radi ili njegovih industrijskih ekspertiza je uvijek vodio do željenog rezultata pretraživanja. Ponekad je manje više. :)

Za 8 tisuća profila mogu biti dovoljni ‘pretraživač i 7 različitih filtera’

Ipak, kada je u pitanju nekolicina različitih agencija, pa i samih specijalizacija u okviru područja kojim se bave, Ivan ističe kako su na istraživanjima i intervjuima primijetili kako i sami odjeli unutar grupe koriste potpuno različite filtere.

S tim podacima definirali smo zajednički skup osnovnih filtera koji zadovoljavaju 80% filtriranja (Paretovo pravilo), te na ekranu s rezultatima prikazujemo sve filtere koji omogućuju još veću preciznost pretraživanja. Korištenjem samog alata izmjerit ćemo kvalitetu naših odluka i prema potrebi osvježiti naš izbor.

Grey People Finder stoga je pojednostavljen na dvije osnovne funkcije – pretraživač i sedam različitih filtera koji mogu segmentirati zaposlenike prema lokaciji, disciplini u kojoj je specijaliziran, industriji s kojom ima iskustva, klijentima s kojima je radio, agenciji, funkciji i vještinama.

Cilj nam je bio maksimalno pojednostaviti pretragu i broj klikova pa smo kreirali i custom komponentu za filtriranje korisnika u obliku automatskog padajućeg izbornika.

Put do prepoznatljivog vizualnog jezika

Kako bi sva ta jednostavnost pretrage i ostala jednako vizualno jednostavna, potrebno je bilo definirati i smjernice za izradu prepoznatljivog i user-friendly vizualnog jezika. Ivan navodi kako su dizajnerski principi za Grey People Finder bili:

  • Laser Focused,
  • Minimalistic,
  • Seamless i
  • Friendly

Za svaki smo se osnovni element poput linije, radijusa elemenata, gumba i ostalih osnovnih oblika zapitali, kako bi oni trebali izgledati s obzirom na postojeći brending Grey grupe, definiranih principa i poslovnih ciljeva aplikacije. Kako je projekt napredovao shvatili smo da ne želimo definirati samo osnovne elemente, nego i cijele komponente koji slijede naše principe.

Definiranjem novih vrsta komponenti koje su im olakšale pretraživanje, ili su im na interaktivan način prezentirale rezultate, omogućilo im je da user experience dignu na viši nivo, ističe Ivan.

Uz to uveli su i svojevrsni avatar koji signalizira aktivnosti korisnika kroz nekoliko stanja – unošenje, pretraživanje, učitavanje i spremanje rezultata. Avatar je jedna od prvih komponenti koja je nastala iz dizajnerskog principa “Friendly”, objašnjava Ivan:

Radi se o komponenti koja korisniku prikazuje sam karakter alata, broj rezultata kod pretraživanja, te stanja u kojem se klijent može nalaziti poput success, error ili no results. Osim toga avatar nam služi kako bi se naš vizualni jezik bolje pozicionirao među ostalim vizualnim jezicima. Možemo ga nazvati statementom. Vjerujemo da će jednog dana ta komponenta postati više od avatara, pravi osobni asistent svakom zaposleniku naše grupacije.

GDPR friendly

Jedna od zanimljivosti redizajna Grey People Finder aplikacije dolazi i u susret GDPR-a, zakonske odredbe za korištenje osobnih podataka prema kojoj će od kraja svibnja EU početi utjerivati dugove.

O izazovima koji su u tom kontekstu zahvatili i njihov projekt, komentirao je uz Ivana i Robert Petković, voditelj analitike u agenciji Bruketa&Žinić&Grey:

U tom smislu važno je istaknuti kako u analitici koristimo isključivo šifre, a ne osobna imena, oko čega je Google vrlo strog, tako da ni mi ni Google ne možemo imati uvid u osobne podatke korisnika. Iako ne zvuči popularno, mi smo analitici pristupili na e-commerce način, promatrajući osobe unutar aplikacije kao proizvode u nekom web shopu.

Stvarno ne zvuči popularno, ali je jedno od rješenja. Kako naglašava Ivan Zebić, u slučaju njihove aplikacije, iako se radi o internom alatu Grey grupe, i u ovom slučaju postoji treća strana zbog koje je važno biti pripremljen:

Podaci o korisnicima su dostupni isključivo zaposlenicima Greya, ali bez obzira na to što je riječ o internom alatu, podaci o korištenju aplikacije šalju se u Google Analytics (3rd party), u kojeg se ne smiju slati osobni podaci. Korištenjem samo šifri djelatnika uspjeli smo riješiti taj izazov.

Što ako složeni tim ne bude savršen spoj?

S obzirom na to da će u mnogim slučajevima u pitanju biti rad na daljinu, što ne isključuje i pokoje šumove u komunikaciji koje takva suradnja donosi, zanimalo me što ako sinergija timova ne bude baš tako idealna kao što su njihove profesionalne predispozicije za projekt. Ivan je to zanimljivo usporedio s plaćenim i vlastitim kanalima oglašavanja:

Cilj plaćenih je da dovede korisnika na web na način da mu ponudi najrelevantniji mogući sadržaj sukladno njegovom upitu, a na webu je da „zatvori konverziju“. Mi možemo osigurati preduvjete da svaki korisnik pronađe kolegu koji može odgovoriti njegovom upitu na najbolji mogući način, na temelju podataka koji postoje o traženom korisniku. Što će se dalje događati je izvan naših ruku, no prikupljat ćemo iskustva korisnika i nadograđivati aplikaciju.

Potencijal za dalje… beyond UX/UI

Naravno, na kraju će uspješnost same aplikacije ovisiti o tome koliko će ju i u koju svrhu kolege unutar grupe koristiti, ističe i Ivan Kovačević, digitalni direktor agencije Bruketa&Žinić&Grey:

Grey People finder projekt primjer je korištenja ekspertize u području performance marketinga koju imamo u sklopu našeg Digital shopper huba u nekoliko različitih područja sa ciljem unaprjeđenja korisničkog iskustva koje će se evaluirati kroz rezultate izražene u konkretnim KPIjevima. Nakon istraživanja koje smo napravili prije početka projekta postavli smo i naprednu analitiku te definirali user storyje koje ćemo pratiti i, sukladno rezultatima, optimizirati aplikaciju kroz dodatne iteracije.

Grey People Finder aplikacija temelji se na velikom skupu podataka, bazi koja može biti korisna i izvan svoje temeljne svrhe, pitala sam Ivana Kovačevića za kraj i da li su već razmišljali na koje načine bi se to moglo iskoristiti.

Podaci o ljudima koje ovdje pretražujemo su samo početak šire priče. Povezivanjem drugih internih baza s People Finderom, poput onih u kojima se nalaze materijali studija slučaja i komplementarnih informacija postoji potencijal da zaista na pametan način iskoristimo podatke i izvučemo ih iz naftalina te učinimo dostupnim svima kojima bi mogli biti od koristi.

Što može biti dobar nagovještaj za ono što mi ni jedan ni drugi Ivan nisu htjeli otkriti, a to su ideje za neki budući update :) – za sada otkrivaju samo da je počeo pravi posao optimizacije.